デイサービスで家族と職員が手書きでやり取りする連絡帳を読み取り、家族からの依頼・体調の連絡・持ち物を利用者ごとの記録にそろえて、対応が要る連絡を拾う

処理の起点を決める

共有フォルダに写真が保存されたことを起点にします。 1日分をまとめて夕方に処理すると、朝の依頼が入浴の後に届くという（a）の失敗がそのまま残ります。撮った写真は数分以内に一覧へ載るように、Python のプログラムが1分おきにフォルダを見ます。

撮影は、送迎車から降りた利用者のかばんから連絡帳を出した、その場で行います。 相談室に積んでから撮ると、積んだ順と撮った順が入れ替わり、どの写真がどの利用者か分からなくなります。

保存先は事業所ごとに分け、ファイル名を「利用者番号_日付」で付けます。 タブレットの撮影アプリで利用者番号の一覧から選んでから撮る形にすれば、名前を手で打たずに済みます。処理が終わった写真は処理済みのフォルダへ移します。 移すのは成功したときだけにし、元のフォルダに残っている数が未処理の数になるようにします。

入力データを集める

質を決めるのは、利用者の情報の列です。 「お風呂は控えて」と書かれていても、その利用者がもともと入浴しない日なら要対応にはなりません。入浴の有無を持っていないと、毎日のように空振りの行が一覧に並びます。

直近の連絡を渡すのは、続いている話を拾うためです。 「先週お伝えした通院の件、やはり木曜になりました」は、先週の連絡が無いと予定の変更だと分かりません。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Form Parser のプロセッサを呼ぶだけです。オンラインの処理は1回の要求で最大15ページで、連絡帳の写真は1枚ずつ送るので上限に届きません。

チェックボックスは、印刷された「□薬」のような欄にだけ使えます。 公式のページでは、チェックボックスのモデルはラジオボタンに対応しないとされ、対応するキーの無いチェックボックスが検出されることもあるとされています。家族が手で丸を付けた欄は、チェックボックスとしてではなく文字として扱います。

利用者の情報と勤務表は、スプレッドシートを読むだけです。利用者の特定はファイル名の利用者番号で行い、連絡帳に書かれた名前では行いません。 家族は名前を書かないことが多く、書いても愛称のことがあります。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … 公式の対応形式は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。タブレットの写真は JPEG で保存し、撮影後に圧縮し直さない設定にします
2. 解像度の確認 … 公式のページでは、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよいとされています。写真の場合は、ノートの見開きの左側が画面いっぱいに入る距離で撮ります
3. 向きと傾きの確認 … 横向きに撮られた写真は回転させます。ページの4隅が写っていないものは撮り直しに回します
4. 右側のページを切る … 見開きで撮った写真は、職員が書く右側を切り落としてから渡します。職員の記入を家族の連絡として拾わないためです
5. 利用者番号の確認 … ファイル名の利用者番号が利用者一覧に無ければ、処理せずに相談員へ戻します
6. 重複の確認 … 同じ利用者・同じ日の写真が2枚あれば、新しいほうを使い、古いほうは処理済みにします

4番目を省くと、一覧の質が大きく落ちます。 右側には前回の「デイでの様子」が残っており、「入浴しました」「お薬を飲みました」と書かれています。これを家族の連絡として読むと、依頼でも報告でもない行が毎回並びます。

2番目は、撮影の手順として最初に決めます。 送迎車の横で急いで撮ると、ノートが傾き、影が入ります。読み取りの信頼度が低い写真の多くは、AIではなく撮り方の問題です。

AIに処理させる

させるのは、家族の記載を1行ずつ5つの種類に分け、依頼には担当と期限の候補を付けることです。 体調の良し悪しや、依頼に応じるかどうかは判断させません。

依頼と予定には、期限の候補を付けます。 「今日」「次回の来所」「日付の指定あり」の3つです。日付の指定があれば、書かれた日付をそのまま写させ、曜日から日付を計算させることはしません。 計算は Python で、利用者の来所の曜日と合わせて行います。

2行目と4行目が、いちばん起きやすい失敗です。 「便が3日出ていない」に「便秘の可能性」と書き足したり、「熱っぽい」を体温の値にしたりすると、記録が家族の書いたことから離れていきます。 家族と職員のあいだで食い違いが起きたとき、拠り所にできなくなります。

指示内容を固定する

あなたはデイサービスの生活相談員の補助として、利用者の家族が
連絡帳に書いた内容を整理する立場です。OCRが返した読み取り結果だけを見て、
書かれていることを1つずつ分けてください。推測で埋めないでください。

【分ける種類】
- request ..... 事業所に何かをしてほしいという記載（入浴、服薬、介助、物の扱い）
- health ...... 家での様子の報告（睡眠、食事、排便、服薬、痛み、気分）
- belongings .. 持たせた物、持ち帰ってほしい物
- schedule .... 欠席、通院、迎えや送りの時間の変更
- other ....... 上のどれにも当たらないもの（お礼、感想など）

【担当の候補】bath（入浴）、nurse（看護）、transport（送迎）、counselor（相談員）、none
【期限の候補】today（今日）、next_visit（次回の来所）、dated（日付の指定あり）、none

【厳守事項】
- 1つの文に依頼と報告が混ざっているときは、分けて別の項目にしてください。
- quote には、根拠にした文字列を読み取り結果からそのまま写してください。
  言い換えたり、要約したりしないでください。
- 「控えて」「しないで」「やめて」「させないで」などの否定や中止の言葉が
  含まれる依頼は、has_negation を true にしてください。
- 体調の良し悪しや、受診が必要かを書かないでください。
- 入浴や服薬をしてよいかを判断しないでください。
- 数値や日付が書かれていないときに、補って書かないでください。
  「少し熱っぽい」は「少し熱っぽい」のまま写してください。
- 「来週火曜」のように曜日だけが書かれているときは、date_text に
  そのまま写し、日付に直さないでください。
- 読めない部分は「（判読不能）」とし、その項目の readable を false にしてください。
- 空欄の小欄は、値を書かずに blank を true にしてください。
  空欄と読めない欄を混ぜないでください。
- 家族への返事は書かないでください。

【読み取り結果】{ocr_result}
【利用者の情報】{resident_profile}
【直近4週の連絡】{recent_notes}

「否定の言葉に印を付ける」を指示に入れているのは、読み違いをAIに直させるためではありません。 印を付けさせ、印の付いた行は Python の側で必ず「写真で確かめる」に回します。 手書きの「控えて」がかすれて「して」と読まれれば、AIにはもう見分けようがありません。否定が読めた行にも印を付けておけば、人が写真を見る行が決まります。

quote を「そのまま写す」とするのは、確認の画面で写真の該当箇所と並べるためです。 要約されると、写真のどこを見ればよいかが分からなくなります。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Claude API の構造化出力（output_config.format に JSON スキーマを渡す方式）を使い、形を固定します。

{
  "resident_id": "",
  "visit_date": "",
  "items": [
    {
      "category": "request | health | belongings | schedule | other",
      "summary": "",
      "quote": "",
      "owner": "bath | nurse | transport | counselor | none",
      "due": "today | next_visit | dated | none",
      "date_text": "",
      "has_negation": false,
      "readable": true
    }
  ],
  "checkbox_fields": [
    { "name": "", "status": "checked | unchecked | blank | unreadable" }
  ],
  "unreadable_note": ""
}

1つ目の理由は、一覧の行をそのまま担当ごとに並べ替えられることです。 owner と due で並べると、入浴担当は bath の today だけ、送迎担当は transport だけを読めば済みます。朝の申し送りで全員が全部を聞く必要がなくなります。

2つ目は、「確かめる行」をプログラムの規則で決められることです。

信頼度の基準はAIに判定させません。 OCRが返した値を Python で比べます。基準の値は、始めの1か月の実際の写真から、人が読み違えた行の信頼度を見て決めます。

3つ目は、quote を残すことで、利用者ごとの記録が家族の言葉のまま積み上がることです。 ケアマネジャーへの報告や家族との面談の前に、何週分かの連絡を家族の書いた文面でたどれます。 （d）の失敗はここで解消します。

公式のページでは、列挙の値の大文字・小文字までは保証されないとされているので、category と owner は Python で小文字にそろえてから使います。応答の stop_reason が max_tokens のときは出力が途中で切れているので、記録に書かずに呼び直します。

システムへ連携する

介護記録ソフトへは書き込みません。 介護記録は、基準で整備と保存が求められる記録で、誰がいつ何を書いたかがはっきりしている必要があります。 体調の記載は、相談員が一覧で確かめたうえで、これまでどおり手で写します。

送迎表にも書き込みません。 予定の連絡は「反映の候補」として一覧に出し、送迎表を直すのは相談員です。 曜日から日付を取り違えたまま送迎表が書き換わると、迎えに行くべき日に行かなくなります。空振りより重い失敗です。

人が確認する

相談員が見るのは、要対応の一覧と、印の付いた行です。 体調の記録は看護職員が朝に流し見ます。

1. 「写真で確かめる」の行を先に見る … 否定の言葉を含む依頼、読めなかった行、信頼度の低い行です。写真の該当箇所に枠が出るので、そこだけを見ます
2. 今日の依頼を担当ごとに確かめる … 入浴を控える依頼は、その日の入浴の順番表と合わせて見ます
3. 予定の連絡を送迎表に反映する … 日付は Python が計算した候補を、カレンダーで確かめてから書きます
4. 確定する … 確定した行だけが担当ごとの一覧に出ます
5. 夕方に「済」を確かめる … 「済」の付いていない今日の依頼は、連絡帳を返す前に担当に確かめます

1番目を飛ばさないでください。 否定の読み違いは、入浴や服薬という、利用者の体に直接関わることで起きます。 確定するまで担当に出さない設計にしているのは、そのためです。

目標は、1,200冊をならして1冊1分です。 撮影に数十秒、依頼の無い連絡帳は一覧を流し見て終わり、印の付いた行のある連絡帳だけ写真を見ます。印の付く行が1割を大きく超える月は、撮影の手順か信頼度の基準を見直します。

例外に対処する

連絡帳以外の紙は、別の流れに分けます。 薬局の薬剤情報提供書や病院の予約票は、連絡帳より重要なことが多いのですが、連絡帳の記載として分類されると、依頼の一覧に紛れて見落とされます。

利用者番号を名前から推測しないのは、同姓の利用者が同じ日に来所することがあるためです。 別の利用者の連絡帳の依頼が載った一覧は、誰も気づかないまま入浴や服薬に影響します。

記録を残す

• 元の写真と、撮影日時・事業所・撮影した職員
• OCRが返したJSONの全文と、Claude API の応答の全文
• 一覧に出した行と、相談員が確定・修正・削除した記録（誰が、いつ、どの行を）
• 担当が「済」を付けた日時
• 送迎表へ反映した予定の連絡と、反映した相談員
• 利用者ごとの「写真で確かめる」の発生率

3つ目を残すのは、家族とのあいだで「書いたのに伝わっていない」という話になったときのためです。 写真、AIの分類、相談員の確定を順にたどれば、どこで止まったかが分かります。 苦情として受け付けたときは、基準で求められる苦情の内容等の記録として、別に残します。

最後の行は、撮影の手順を見直す材料になります。 特定の利用者だけ印が多いなら、ノートの紙質か、家族の書き方に理由があります。家族に書き方を頼む前に、撮り方を変えてみます。