営業担当の Outlook で、顧客からのメールのうち返信していないものを洗い出し、要件と期限を並べて返信の下書きを作る

処理の起点を決める

朝の始業時と15時の2回、担当が自分で Copilot を開きます。 仕組みで自動に動かすのではなく、担当の1日の段取りに2回の確認を組み込む形です。

朝の回は、前日の夕方からの分と、数日前からの確かめ中の分を拾います。 その日のうちに答えるものと、社内に問い合わせるものを決めるための回です。午後の回は、午前中に届いた分を拾います。 顧客の側が夕方までに答えを欲しがる問い合わせを、その日のうちに返すための回です。

時刻を決めるのは、漏れを「担当の記憶」から「決まった手順」に移すためです。 手が空いたときに見る、という運用では、忙しい日ほど見なくなります。予定表に2回の枠を入れ、外出の多い日は移動の前に済ませます。

月曜の朝の回だけは、期間を広げます。 金曜の夕方から週末に届いたメールに加え、前の週に「今日つなぎ」とした確かめ中のメールが残っていないかを見ます。洗い出しの文の「過去7日間」を「過去10日間」に変えて尋ねます。

入力データを集める

質を決めるのは、問いかけの文です。 担当ごとに思いついた言葉で尋ねると、拾う範囲が担当ごとに変わります。営業部で文を決め、全員が同じ文で尋ねます。

優先度設定の高い優先度の指示も、営業部で決めます。 例は次のとおりです。

ドメインは担当ごとに違うので、指示の1行目だけは担当が自分の顧客に合わせて書きます。 残りの行は営業部で共通にします。

「返信の状況」は、Copilot の内部の判断です。 学習用のページは、返信していないメールを尋ねられることは示していますが、どう判断しているかは書いていません。 そのため、一覧を候補として扱い、担当が確かめる前提で設計します。

データの取得方法を決める

要約の後の質問で、期限を取り出します。 学習用のページでは、要約を読んだ後に「気をつけるべき日付はあるか」「誰が何と言ったか」のような追いかけの質問ができるとされています。営業部では、期限と依頼の中身を聞く質問を決まった文にしておきます。

添付の要約は、PDF・PowerPoint・Word のファイルが付いたスレッドで使えます。 同じページでは、要約の画面からファイルを要約（Summarize a file）できるとされています。顧客から届いた見積依頼書や仕様書の要点をつかむのに使い、図面の寸法や数量のような数字は、要約ではなく元のファイルで確かめます。

要件と期限の表を作るときは、候補のメールを選んでチャットに差し込みます。 学習用のページでは、メールを選ぶか文を強調してチャットに差し込むと、答えがその中身に寄るとされています。受信トレイ全体に向けて「期限はいつか」と尋ねると、別の顧客のメールの日付が混ざることがあるため、1スレッドずつ差し込んで尋ねます。

AIへ渡す前に整形する

1. 受信トレイの優先度設定を有効にする … サポートのページでは、Windows 版は Copilot のボタンの横の矢印から「Prioritize」を選んで有効にし、少なくとも1つの高い優先度の指示が要るとされています
2. 高い優先度の指示を書く … 「顧客の会社のドメインから届いたもの」「見積・納期・在庫・注文に触れているもの」のように書きます。サポートのページでは、1語より「〜から届いた」「〜に触れている」のような言い方がよく効くとされています
3. 顧客のメールを別のフォルダに振り分ける仕分けのルールを見直す … 優先度設定は受信トレイ以外のフォルダのメールを評価しません
4. Copilot のカスタム指示を決める … 下書きの言葉づかいを営業部で決め、各自の Copilot に入れます
5. 問いかけの文を共有する … 洗い出し・要約・下書きの文を、営業部の Teams のチャネルに固定して置きます

3番目は、多くの営業担当が引っかかるところです。 顧客ごとのフォルダにメールを振り分けている担当は少なくありません。振り分けたメールには優先度が付かないので、顧客のメールほど優先度設定から漏れます。 振り分けをやめるか、優先度設定に頼らずに洗い出しの問いかけで拾うかを、担当ごとに決めます。

優先度設定は、有効にした後に届いたメールから効きます。 サポートのページでは、有効にする前のメールは評価されないとされています。導入の最初の週は、優先度の付いていない古いメールが残る前提で洗い出します。

AIに処理させる

させるのは3つです。返信していないメールを候補として並べること、スレッドの要件と期限を表にすること、つなぎの返信やすぐ答えられる返信の下書きを作ることです。

期限を「記載なし」にさせるのが、この表でいちばん大事な決まりです。 顧客が日付を書いていないのに、Copilot が「至急」「今週中」と読み替えると、担当はその期限を顧客の言葉だと思い込みます。

要件の区分は、次の6つに限ります。 区分を限るのは、表を見たときに社内の誰に確かめればよいかが決まるようにするためです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 前のメールに「通常2週間」と書いてあると、下書きにも「2週間で納品可能です」と入ります。その時点の仕入先の状況を確かめずに送れば、約束を破る原因を自分で作ることになります。

最後の行は、Copilot がメールの操作もできるためです。 学習用のページでは、アーカイブやフラグなどの操作を頼め、5通を超えるメールに及ぶ操作では、実行の前に確認が出るとされています。洗い出しの流れで「返信済みのものをアーカイブして」と頼むと、候補の判断の誤りが、メールの移動として残ります。

指示内容を固定する

洗い出し（朝と午後に Copilot のチャットに入れる文）

過去7日間に受信したメールのうち、私が宛先（To）に入っていて、
私がまだ返信していないものを一覧にしてください。
社外の会社のドメインから届いたものだけにしてください。
各行に、差出人の会社名、件名、受信日、メールへのリンクを付けてください。
返信が要らないと思われるものも外さずに含めてください。
返信が要るかどうかは、こちらで判断します。

要件と期限の表（候補のメールを選んでチャットに差し込み、要約の後に入れる文）

選んだメールのスレッドについて、次の4列の表を作ってください。
1. 顧客が頼んでいること（見積・納期・在庫・仕様・変更・その他）
2. 顧客が書いた期限（日付と時刻。書かれていなければ「記載なし」）
3. 返事に要る社内の確かめ（仕入先・物流センター・技術担当・不要）
4. 根拠にした文（メールの文のまま）
期限を推測しないでください。「至急」「早めに」と書かれていれば、
その言葉をそのまま書き、日付に置き換えないでください。

返信の下書き（返信の画面の「Help me reply」に入れる文）

この顧客に、依頼を受け取ったことと、確認して【期限】までに
お返事することを伝える返信を書いてください。
価格・納期・在庫・数量の数字は書かず、数字が入る箇所は
【要確認】と書いてください。
前のメールに書かれた数字を写さないでください。

洗い出しの文で「返信が要らないものも外さずに」と書いているのは、外す判断を担当に残すためです。 Copilot が「お礼のメールなので不要」と外したものの中に、追伸で質問が書かれたメールが混ざることがあります。

下書きの文で「前のメールに書かれた数字を写さない」と書いているのは、スレッドの過去の数字が最もそれらしく見えるためです。 前回の見積の単価や前回の納期は、今回の答えではありません。

出力形式を固定する

Copilot の答えは、チャットの欄の表と、返信の画面の下書きで受け取ります。 API で受け取るわけではないので、JSON ではなく決まった列の表にします。

【朝の洗い出しの表（例）】

列を決めておく1つ目の理由は、担当が毎回同じ順で判断できることです。 期限の列が「記載なし」か「至急」のように言葉のままかで、顧客に期限を聞き返すべきメールが一目で分かります。

2つ目は、右端の「判断」の列を担当が書くことです。 Copilot が埋めるのは左の6列までで、今日答える・つなぎを返す・社内に問い合わせる・返信不要を決めるのは担当です。この列が埋まった表が、その回の洗い出しの結果になります。

3つ目は、根拠の文を残せることです。 要件と期限の表には、根拠にしたメールの文を付けさせます。期限が本当に顧客の書いたものかを、メールを開かずに確かめられます。

システムへ連携する

販売管理の仕組みや在庫の照会画面とは、つなぎません。 価格・納期・在庫は、担当がこれまでどおり社内の画面と問い合わせで確かめます。数字の出どころを担当の確認に限ることで、Copilot が古い数字を持ち込む経路を断ちます。

送る前に文章を見直したいときは、「Coaching by Copilot」を使います。 学習用のページでは、下書きの言葉づかい・分かりやすさ・構成の改善を提案するとされています。謝罪を含む返信や、条件の変更を伝える返信で使います。

人が確認する

1. 候補から外すものを決める … 答え済み（電話・別のスレッド・同僚）、顧客以外、返信不要を外します。外した理由を表の「判断」の列に書きます
2. 期限を確かめる … 表の期限と根拠の文を見比べます。「記載なし」のものは、つなぎの返信で期限を聞き返します
3. 社内確認を出す … 仕入先・物流センター・技術担当への問い合わせは、担当が出します
4. 下書きの数字を書く … 【要確認】の箇所に、確かめた数字を自分で入れます
5. 送る前に宛先を見る … 返信の宛先とCCが、スレッドの途中で変わっていないかを見ます

目標は、1回の洗い出しと返信の準備を6分にすることです。 探す作業がほぼ無くなり、担当の時間は「返事が要るかを決める」「数字を書く」に集まります。

外出の多い日は、スマートフォンで高い優先度のメールだけを見ます。 サポートのページでは、モバイルでは高い優先度のメールだけに絞り込めるとされています。ただし、洗い出しの問いかけは事務所に戻ってから行い、移動中に見たメールも候補に入れ直します。

例外に対処する

1行目と2行目は、毎日出ます。 どちらも、Copilot の答えを候補として扱う設計なら困りません。困るのは、候補を「やり残しの全部」と信じた場合です。

記録を残す

• 送ったメールそのもの … 顧客への返信の記録はメールに残ります。新しい置き場所は作りません
• 確かめ中のメールのフラグ … 次の回の洗い出しで、フラグの残っているメールを確かめます
• 洗い出しの表の「判断」の列 … 週に1回、その週の表を営業部の個人のメモに貼って残します
• 催促の電話を受けた件数 … 担当が週に1回、数を書きます

最後の行が、この構成が効いているかを見る数字です。 催促の電話で返信の漏れに気づく件数が減っていれば、洗い出しは効いています。減らない担当は、問いかけの文か、振り分けのルールに理由があります。

課長は、週に1回、担当ごとの「判断」の列を見ます。 「今日つなぎ」が続いているメールは、社内の確かめが止まっている印です。仕入先や技術担当への問い合わせが止まっていないかを、課長が確かめます。