媒体社から届く掲載確定・入稿受領のメールを読み取り、案件ごとの進行表の状態と掲載日を更新して、日程の変更と入稿の不備を担当に知らせる

処理の起点を決める

媒体部の共有メールボックスに、媒体社の一覧にある送り主からメールが届いたことを起点にします。 一覧に無い送り主のメールは、フローの最初の条件で止めます。広告主や社内からの連絡まで読むと、進行表を書き換える元が増え、取り違えの余地が増えます。

添付は、トリガーで一緒に取らずに、Get Attachment (V2) で取ります。 コネクタの説明では、トリガーで添付を含める設定にすると、添付のある多くのメールが同時に届いたときに添付のダウンロードで時間切れになることがあるとされ、添付を含めずに Get Attachment (V2) で取る方法が示されています。

取りこぼしに備えて、毎朝8時に別のフローで突き合わせます。 前日に共有メールボックスに届いた媒体社からのメールと、処理の記録のリストにあるメールの識別子を比べ、記録に無いものを本体のフローに回し直します。 月末の集中日に1通落としても、翌朝には拾えます。

入力データを集める

質を決めるのは、発注番号が媒体社のメールに書かれているかです。 番号が無い連絡は、広告主・媒体・号・枠で探すしかなく、自動では書き込めません。発注書に「ご連絡の際は発注番号を件名にお書きください」と入れ、媒体社に頼むのが、この構成の最初の準備です。全社がすぐに応じるわけではないので、応じてくれた社から自動の範囲を広げます。

媒体社の一覧の「書き方の癖のメモ」は、AIに渡す補助の情報です。 「この社は『受注確認』を掲載確定の意味で使う」「この社の確定書は号を西暦の月で書く」のように、媒体部の担当が知っていることを1〜2行で書いておきます。

データの取得方法を決める

進行表は、発注番号の列で Filter Query をかけて引きます。 SharePoint コネクタの Get items では、OData のフィルター クエリで取る行を絞れます。番号で引いて1行だけ返ったときに限り、自動で書き込む候補にします。 0行や2行以上のときは、知らせる側に回します。

発注番号が無い連絡は、広告主と媒体で候補を引きます。 Get items の Top Count で候補の行を最大5行までに絞り、担当への知らせに「候補」として並べるだけにします。 候補から1行を選ぶのは担当です。

候補を引くときは、状態が「掲載済み」の行を外します。 過去の号まで候補に入れると、同じ広告主の連続する号が並び、担当が選ぶ手間がかえって増えます。 掲載日が受信日より前の行も、schedule_change の連絡でない限り外します。

AIへ渡す前に整形する

1. 送り主の確認 … 媒体社の一覧に無ければ止めます
2. 自動返信と配信停止のメールを外す … 件名と本文の決まった語で外します
3. 添付の形式とサイズの確認 … PDF・PNG・JPG・JPEG 以外の添付は渡さず、「添付は人が確認」の印を付けます。合計が25MBを超えるものも同じです
4. 電子署名付きのメールに印を付ける … コネクタの説明では、電子署名付きのメールでは、Get Attachment (V2) の出力に正しくない添付の内容が入ることがあるとされています。署名付きのメールは、添付を渡さず本文だけで読み、印を付けます
5. 本文の引用部分を削る … 返信の連鎖で過去のやり取りが下に続くメールは、最新の部分だけにします
6. 本文の長さをそろえる … 長いものは先頭3,000字までにします

5番目を省くと、過去の連絡を今の連絡として読みます。 「Re: Re: 掲載確定のお知らせ」の本文の下には、前回の確定の内容が残っています。最新の部分に「掲載日を変更します」と書かれていても、下の確定の内容を拾ってしまいます。

6番目は、指示のような文を入れないためでもあります。 プロンプトの入力については、セキュリティ上の理由により、入力に指示を含めることは禁止されているとされています。

AIに処理させる

させるのは、連絡の種類を決め、進行表の更新に使う項目を抜き出すことだけです。

material_issue と material_received を分けるのが、いちばん大事です。 「受領しました。ただし〜」の連絡は、不備が1つでも書かれていれば material_issue にします。 受領の言葉が先に出てくるので、何も言わなければ material_received を選びます。

指示内容を固定する

あなたは広告会社の媒体部で、媒体社から届いた連絡を読み、
案件の進行表の更新に使う項目を抜き出す担当です。
進行表を更新してよいかの判断はしません。

【連絡の種類 message_type】
- confirmed ........... 掲載が確定した
- material_received ... 入稿データを受け取った（不備の指摘が無い）
- material_issue ...... 入稿データに不備がある、差し替えを求めている
- schedule_change ..... 掲載日・号・枠が変わる
- cancelled ........... 掲載を取りやめる
- other ............... 上のどれでもない、または決められない

【厳守事項】
- 「受領しました」と書かれていても、不備や差し替えの依頼が1つでもあれば
  material_issue にしてください。
- 掲載日が以前の連絡と変わっていると読める場合は schedule_change にし、
  変更前と変更後の日を両方書いてください。
- 発注番号は、本文・件名・添付に書かれた文字列をそのまま写してください。
  桁を補ったり、似た番号に直したりしないでください。書かれていなければ空にしてください。
- 日付は書かれたとおりに読み、年が書かれていなければ year_written を false にしてください。
- 返信の引用部分の内容は使わないでください。
- 迷ったときは other を選んでください。
- evidence には、判断の根拠にした文を入力からそのまま写してください。
- 回答に JSON マークダウンを含めないでください。

【媒体社の書き方の癖】{media_notes}
【件名】{subject}
【本文】{body}
【添付】{attachment}

「受領しました、ただし」を明記しないと、受領に寄せます。 本文の最初の文で種類を決める傾向があるので、不備の言葉があれば優先することを、例の言い回しで書きます。

「年が書かれていなければ year_written を false」は、年をまたぐ号のためです。 12月に届く「1月15日号」の連絡を、その年の1月と読むと、過去の日付で進行表を書き換えることになります。 年はフローが受信日と発注の時期から補い、補った印を残します。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "message_id": "AAMkAGI2...",
  "message_type": "schedule_change",
  "order_no": "MD-2026-04187",
  "media": "〇〇新聞",
  "issue_or_slot": "全国版 朝刊 15段",
  "insertion_date": "2026-11-12",
  "previous_insertion_date": "2026-11-05",
  "year_written": true,
  "material_deadline": "2026-11-06",
  "issues": [],
  "evidence": [
    { "field": "message_type", "text": "掲載日を11月5日から11月12日に変更させていただきます" }
  ]
}

issues と evidence をキーの付いたオブジェクトの配列にしているのは、JSON の出力の決まりのためです。 フィールドのキーの無い JSON 形式の定義はサポートされないとされているので、文字列だけの配列にしません。

フローは次の規則で、自動で進めるか知らせるかを分けます。

「状態が1つ前の段階」を条件にしているのは、同じ連絡が二度届く場合のためです。 掲載確定のメールが再送されても、すでに「掲載確定」の行は動かしません。状態を飛ばして進めることも、戻すこともしません。

システムへ連携する

進行表に書き込むのは、状態と2つの記録の列だけです。 掲載日・枠・締切の列は、自動では書き換えません。掲載日が変わる連絡は、必ず担当が読んでから直します。

処理済みのフォルダへの移動は、Move email (V2) で行います。 コネクタの説明では、フォルダの名前を手で入力する場合にスラッシュの記号はサポートされないとされています。フォルダの名前に「/」を使わず、一覧から選ぶ形で指定します。

Teams の知らせは、1通の連絡につき1件にします。 投稿するメッセージの上限は約28KBとされているので、本文の全文は載せず、種類・発注番号・媒体・掲載日・不備の要点と、元のメールへのリンクだけを載せます。

人が確認する

人が見るのは、知らせのあった連絡と、自動で進めた行の一覧です。

1. 不備の連絡 … 不備の内容を読み、制作の担当と営業担当に差し替えを頼みます。入稿の締切までの時間を最初に見ます
2. 掲載日の変更 … 変更前と変更後の日を、進行表と媒体社のメールで照らし、営業担当に広告主への連絡を頼みます
3. 発注番号が引けなかった連絡 … 候補の行から1行を選び、状態を直します。番号を書いてくれない媒体社は、一覧の癖のメモに書き足します
4. 自動で進めた行 … 毎朝、前日の分を一覧で流し見ます。件数と媒体・広告主に違和感がないかだけを見ます

4番目を省かないでください。 媒体社が別の案件の発注番号を書き間違えて送ってきた場合、番号が実在すれば規則は通ってしまいます。 一覧の流し見で、「この広告主にこの媒体は出していない」と気づけるのは人だけです。

知らせを受けて直した行には、直した担当の名前が残ります。 自動で書き換えた行と人が直した行が記録の列で分かれているので、営業が進行表を見たとき、その状態が誰の確認を経たものかが分かります。

目標は、480通をならして1通2分です。 知らせのある連絡は1通ずつ読むので数分かかり、自動で進めた連絡は一覧で数秒です。知らせのある連絡が半分を超える月は、発注番号を書いてくれる媒体社が増えていません。

例外に対処する

1通に複数の案件が入った連絡は、すべて人に回します。 まとめて書かれた連絡では、どの日付がどの案件のものかを取り違えやすく、自動で進めると間違った行が進みます。

取りやめ（cancelled）の連絡は、最優先で知らせます。 媒体の都合で枠が無くなった場合、広告主への説明と代わりの枠の手配に時間が要ります。Teams の知らせの先頭に印を付け、営業担当にも同時に届けます。

記録を残す

• 元のメールの識別子、受信日時、送り主、件名
• AIに渡した本文・添付の名前と、AIが返した JSON の全文
• 自動で進めたか、知らせたかと、当てはまった規則
• 進行表の書き換えの前と後の値、書き換えた日時
• 担当が知らせを受けて直した内容と、直した人
• 毎朝の突き合わせで拾い直したメール

4つ目の「前と後の値」があれば、誤って進めた行を元に戻せます。 SharePoint のリストのバージョン履歴でも追えますが、どのメールで書き換えたかと一緒に残しておくと、媒体社に問い合わせるときに話が早くなります。