主要な仕入先との月次の業績レビューの Teams 会議の記録から、納期・品質・価格の論点と仕入先の約束を議事録にまとめ、前回の約束の進み具合と並べる

処理の起点を決める

会議の終了と文字起こしの保存を起点にします。 書き出しを頼むのは購買担当の操作で、決まった時刻に全社の議事録を自動で作る形にはしません。会議の直後に担当者が頼むのが、いちばん早く確実です。

起点の手前に、会議の中での2つの決まりを置きます。 1つ目は冒頭の読み上げです。購買担当が台帳を画面に映し、「前回までのお約束が3件残っています。1件目、梱包材の変更による打痕の対策、期限は9月末でした。状況はいかがでしょうか」と1件ずつ声に出します。仕入先の答えが「対策済みです」でも「まだです」でも、その言葉が文字起こしに残ります。

2つ目は終わりの読み合わせです。「今回のお約束は、10月出荷分から全数の外観検査を行うこと、10月20日までに原因の報告書をいただくこと、の2点でよろしいでしょうか」と確かめます。仕入先が「報告書は月末にさせてください」と言えば、その言い直しも残ります。 約束と期限の境目を、後からAIに推し量らせずに、会議の中で言葉にしておきます。

業績レビューは毎月の定期の会議として招待しますが、議事録はその月の会議のうちに作り終えます。 会議の Copilot の説明では、定期的な会議では、シリーズの後の会議で文字起こしをすると、前の会議の Copilot の会話の履歴が失われるとされています。翌月のレビューが始まる前に書き出しを Word で保存しておくことが、この構成の決まりです。

入力データを集める

質を決めるのは、約束の台帳です。 担当者ごとの Excel を1つの SharePoint のリストにまとめ、列をそろえます。 状態の列は「未着手」「進行中」「完了の申告あり」「完了（確認済み）」「取り下げ」の5つに決め、「完了の申告あり」と「完了（確認済み）」を別の値にします。 第3章の（c）は、この2つが1つの印だったことで起きていました。

確かめた方法の列も持たせます。 「受入検査の記録で10月分の打痕0件」「納期の実績で遅れ0件」のように、閉じた根拠を書く欄です。 ここが空のまま「完了（確認済み）」にしない決まりにします。

データの取得方法を決める

書き出しは、会議のチャットから Copilot を開いて頼みます。 チャットから開けば、会議中に貼られた実績表のリンクや書き込みも材料になります。回答が長くなったときは、1,300字を超える回答は Word で開けるとされているので、そのまま Word で開いて仕入先のフォルダに保存します。

約束の台帳は、リストのURLを直接知識に指定します。 SharePoint のサイトを指定してもサイトの中のリストは含まれないとされています。リストの添付ファイルの列は、検索にも根拠にも使われないとされているため、約束の内容や期限は列に入れ、報告書のファイルは添付ではなくフォルダに置きます。

仕入先コードは、書き出しの冒頭とエージェントへの依頼の両方に入れます。 仕入先名だけで頼むと、似た名前の仕入先の行が混ざることがあります。

AIへ渡す前に整形する

1. 業績レビューの招待を自社から出す … 仕入先が主催する会議では、会議の Copilot が動きません
2. 会議の冒頭に、仕入先名と仕入先コードと対象の月を声に出す … 文字起こしの最初に「○○工業様、仕入先コードS0123、9月実績のレビュー」と残します
3. 文字起こしを始めることを仕入先に伝える … 最初のレビューで、議事録のために文字起こしを使うことを伝え、了承を得ておきます
4. 台帳から、その仕入先の残っている約束を画面に出しておく … 状態が「未着手」「進行中」「完了の申告あり」のものだけを絞り込んだビューを作っておきます
5. 実績表を会議のチャットに貼る … 会議で話す数字の出どころを、記録の中に残します
6. 仕入先が退出したら、そのことを声に出す … 「ここから社内です」と一言残すと、書き出しで社内の部分の範囲がはっきりします
7. 翌月のレビューの前に書き出しを保存する … 定期の会議の履歴が消える前に、Word で残します

4番目のビューの件数は、冒頭で声に出します。 その件数が書き出しに残れば、対照表の行数と照らして拾い漏れを数で確かめられます。

AIに処理させる

させるのは、会議の記録から論点と約束を書き出すこと（会議の Copilot）と、それを議事録の形に整え、台帳の約束と並べること（レビュー用のエージェント）です。

対照表の「申告の種類」は、次の4つだけにします。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 仕入先が「先月の打痕は梱包材を変えて対策済みです」と言うと、AIは台帳の状態を完了にする案を出しがちです。言葉の上では完了ですが、受入検査の記録で10月の打痕が0件だと確かめるまでは閉じられません。 状態の案に「完了（確認済み）」を出させないことで、閉じる操作を人の側に残します。

指示内容を固定する

書き出しには、会議のチャットから開いた Copilot に次の指示を入れます。 指示文は購買部の共有フォルダに置き、毎回コピーして使います。

この会議の文字起こしとチャットだけを使って、次の6つに分けて書き出してください。
各行に、根拠にした発言の引用（文字起こしの文のまま）と時刻を付けてください。
冒頭に、会議で読み上げられた仕入先名・仕入先コード・対象の月・
残っている約束の件数を書いてください。

1. 納期の論点：遅れの件数、理由、仕入先の説明。数字は言われたとおり。
2. 品質の論点：不具合の内容、件数、原因と対策について仕入先が述べたこと。
3. 価格の論点：原材料の動き、価格の改定の申し入れ、当社の返答。
4. 仕入先の約束：誰が・何を・いつまでに。「お願いします」「承知しました」
   など合意の言葉があったものだけ。
5. 当社の宿題：誰が・何を・いつまでに。
6. 前回までの約束への発言：冒頭で読み上げた約束ごとに、仕入先が述べたこと。
   答えが無かった約束は「言及なし」と書く。

【決まり】
- 「検討します」「確認します」で終わったものは、4ではなく持ち帰りとして
  別に書いてください。
- 「来月中」「月末まで」は日付に直さず、言われたとおり書いてください。
- 数字が言い直されたときは、前の数字と後の数字の両方を引用してください。
- 仕入先が退出した後の発言は、時刻の範囲だけを書き、中身を書かないでください。

議事録と対照表への作り分けは、レビュー用のエージェントの「指示」の欄に次を入れます。

あなたは製造業の購買部で、仕入先との月次の業績レビューの記録を整える
補助の立場です。入力は、会議の Copilot が作った書き出し1件と仕入先コードです。
知識の約束の台帳と様式のファイル以外の情報を足さないでください。

【作るもの】
A. 議事録の下書き（仕入先へ送る版。様式の見出しのとおり）
   納期／品質／価格／今回のお約束／当社の宿題／次回の日時
B. 前回までの約束の対照表
   台帳で、仕入先コードが一致し、状態が「未着手」「進行中」
   「完了の申告あり」の約束を全件、1行ずつ並べる。
   列：約束ID／約束の内容／期限／今回の発言（引用と時刻）／申告の種類
C. 台帳の更新の案（新しい約束の追加、状態の変更の候補）
D. 確認が要る箇所の一覧

【厳守事項】
- 申告の種類は「完了の申告」「進行中の申告」「期限の変更の申し出」
  「言及なし」の4つだけを使ってください。
- C で状態を「完了（確認済み）」にする案を出さないでください。
  完了の申告があった約束は「完了の申告あり」とし、D に
  「受入検査の記録または納期の実績で確かめる」と書いてください。
- 書き出しのどの発言が台帳のどの約束の話か決まらないときは、
  対照表で「対応不明」とし、D に挙げてください。推し量って結び付けないでください。
- B の行数と、書き出しの冒頭に書かれた残っている約束の件数が違うときは、
  D の先頭にその旨を書いてください。
- 「検討します」を「対応します」「対策します」と言い換えないでください。
- 日付・数字・期限は書き出しに書かれたとおりに写してください。
  計算する、日付に直す、補うことをしないでください。
- 仕入先の評価（「改善した」「不十分」など）を書かないでください。
- 様式のファイルの「送ってはいけないこと」に当たる内容と、仕入先の退出後の
  発言は、A に一切入れないでください。

「完了（確認済み）の案を出さない」を明記しないと、仕入先の言葉どおりに閉じる案が出ます。 案であっても、台帳を更新する担当者が忙しい月にはそのまま反映されます。閉じる選択肢そのものをエージェントの出力から外しておくことで、閉じる操作が必ず人の手を通ります。

出力形式を固定する

エージェントには、次の形で返させます。 A はそのまま Outlook に貼れる形、B と C は台帳の列の並びにします。

【A 議事録（送付版）○○工業様 9月実績レビュー（2026年10月8日）】
■ 納期
・9月の納期遅れは3件（00:06「遅れは3件で、うち2件は材料の入荷待ちです」）
■ 品質
・受入検査での打痕の不良2件について、原因は輸送中の擦れとのご説明（00:14）
■ 今回のお約束
| 内容 | 期限 |
| 10月出荷分から全数の外観検査を行う | 10月出荷分から |
| 原因の報告書を提出する | 月末（日付は未確定） |

【B 前回までの約束の対照表（残り3件／台帳のビュー3件）】
| 約束ID | 約束の内容 | 期限 | 今回の発言（時刻） | 申告の種類 |
| P-0412 | 梱包材を変更し打痕を防ぐ | 9月末 | 「梱包材は変えました」(00:03) | 完了の申告 |
| P-0418 | 鋳造の型の補修 | 10月末 | 「型は来週補修に出します」(00:04) | 進行中の申告 |
| P-0391 | 材料の代替の候補の提示 | 8月末 | － | 言及なし |

【C 台帳の更新の案】
・追加：全数の外観検査（10月出荷分から）／原因の報告書（月末）
・P-0412：完了の申告あり　・P-0418：進行中

【D 確認が要る箇所】
・P-0412：受入検査の記録または納期の実績で確かめる
・P-0391：期限を過ぎて言及なし。次回の扱いを決める
・報告書の期限「月末」の日付を決める

1つ目の理由は、B に台帳の全件を並べさせることです。 今回話題になった約束だけを並べると、話題にならなかった約束が表から消えます。 「言及なし」の行が残ることで、期限を過ぎて誰も触れていない約束が目に入ります。

2つ目は、B の見出しに件数を2つ並べることです。 知識の検索で台帳の行が漏れても、数が合わないことで一目で気づけます。

3つ目は、C を案に留めることです。 台帳の更新は購買担当が行い、完了の申告があった約束は、確かめた方法の列を書いてから閉じます。

システムへ連携する

どこにも自動で書き込みません。 エージェントは台帳を読むだけで、更新は購買担当が行います。この構成が出すのは案までで、どの約束を閉じるか、何を仕入先へ送るかは担当者の判断に残します。

人が確認する

購買担当が確かめるのは、B の全行と、A の今回のお約束、D の全項目です。 A の論点の言い回しは流し読みにします。

1. B の件数を確かめる … 見出しの2つの件数が合っているかを見ます。合わなければ台帳のビューと照らして漏れた約束を足します
2. 完了の申告を確かめる … 受入検査の記録と納期の実績を開き、効果が出ていれば確かめた方法を書いて閉じます。 出ていなければ「完了の申告あり」のまま残します
3. 言及なしの約束の扱いを決める … 期限を過ぎていれば、仕入先へ別に問い合わせるか、次回の読み上げで最初に聞くかを決めます
4. 今回のお約束の引用を見る … 合意の言葉があったかを文字起こしで確かめます
5. 期限を日付にする … 「月末」を何日とするかを決め、議事録と台帳の両方を同じ日付にします
6. 台帳を更新し、議事録を送る

2番目を省かないでください。 完了の申告を確かめずに閉じた約束は、第3章の（c）そのものです。確かめた方法の列が空の約束は閉じない、という決まりを守ります。

目標は、1件あたり18分です。 論点と今回の約束の確認に8分、対照表の確認と完了の確かめに6分、台帳の更新と送付に4分という配分を想定します。

例外に対処する

上の3行は、会議の前に防げます。 業績レビューの招待を自社から出し、会議のテンプレートで Copilot の設定を「会議中と会議後」にしておき、冒頭の10分を読み上げの時間として議題に入れておけば、毎回の忘れはなくなります。

記録を残す

• 会議ごとの書き出し（Word）と、使った指示文の版
• エージェントの出力（A〜D）と、購買担当が直した後の議事録
• 約束の台帳の変更の履歴（いつ、誰が、どの約束の状態を変えたか）
• 閉じた約束の確かめた方法（受入検査の記録の何月分、納期の実績の何月分）
• 送付した日時、宛先
• 対照表の件数が台帳と合わなかった回と、その理由

2つ目と3つ目で、再発が起きたときに誰がどの根拠で約束を閉じたかを遡れます。

最後の行が、この構成の物差しです。 件数が合わない回が続くなら、仕入先コードの入れ方か、台帳のビューの絞り込みが崩れています。