毎月の事業部の業績レビューの Teams 会議の記録から、経営からの指摘と事業部の宿題・期限を議事録にまとめ、前月の宿題の状況と並べる

処理の起点を決める

会議が終わり、文字起こしが保存されたことを起点にします。 Teams 会議の Copilot は、会議が終わった後に質問するには文字起こしが必要とされています。文字起こしを始め忘れた会議は、この構成に乗りません。

文字起こしの始め忘れを防ぐため、会議ポリシーで Copilot を「会議中と会議後」に固定します。 管理者の会議ポリシーで Copilot を「On with saved transcript required」にすると、主催者の会議オプションが「会議中と会議後」になり、主催者は変えられないとされ、これが既定の値です。経営企画部の担当者に、このポリシーを当てます。

会議は、事業部ごとに毎月1回ずつ、別の会議として設定します。 定期的な会議の繰り返しにすると、後の回で文字起こしをしたときに、前の回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。前月の会議を知識として指定し直せるよう、月ごとに独立した会議にしておきます。

エージェントを動かすのは、会議の後1時間以内の手作業です。 業績レビューは月の第2週と第3週に集中するので、同じ日に2つ、3つの会議が続くことがあります。 会議ごとに作らせて保存し、次の会議に移る、という順番を決めておきます。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の前月までの宿題の一覧です。 会議の中で宿題の番号が言葉になれば、AIはその番号で報告を拾えます。一覧には番号・宿題・担当・期限の4つだけを書き、冒頭に件数を書きます。 件数を書いておけば、出力の宿題の数と照らして拾い漏れが分かります。

【11月 第2事業部 業績レビュー 前月までの宿題（5件）】
D2-14 在庫回転の悪い品目の手当ての案      事業部長  11/10
D2-15 北米向けの値上げの交渉の結果        営業部長  11/20
D2-11 新工場の稼働の遅れの影響額          企画担当  10/31（継続）
...

書き方の手引は、経営企画部長と作ります。 「〜を出して」「〜を報告して」は宿題、「〜はどうなっている」は確認、「〜が心配だ」は懸念、のように言い回しの例を並べます。例が無いと、AIは社長のつぶやきまで宿題として拾います。

データの取得方法を決める

会議は、Agent Builder の知識で「その月の業績レビュー」を個別に指定します。 「自分の Teams のチャットと会議」をまとめて選ぶと、すべての会議の文字起こしと予定表を探すとされています。経営会議や取締役会の準備の会議が混ざるので、個別の指定に絞ります。 また、過去の文字起こしの大きさによっては、エージェントがすべての文字起こしを参照できない場合があるとされています。指定する会議は、その月の分に限ります。

宿題管理表のリストは、リスト自体のURLで指定します。 SharePoint のサイトを指定しても、そのサイトのリストは含まれないとされています。

リストの「状態」の列は、選択肢で固定します。 未着手・対応中・報告済み（継続）・完了、の4つに決めておけば、更新案もその言葉で出ます。 自由入力のままだと、Before の（b）と同じばらつきが残ります。

完了して半年たった宿題は、別のリストに移します。 知識に入れるリストを、いま追っている宿題に絞っておくと、照らす対象がぶれません。

AIへ渡す前に整形する

1. 会議を経営企画が主催する … 事業部から届いた招待は使わず、経営企画で設定し直します
2. 前月までの宿題の一覧を前日にチャットへ貼る … 宿題管理表から、その事業部の「完了」以外の行を書き出します
3. 会議の冒頭で、文字起こしを議事録に使うことを伝える … 出席者が変わる月もあるので、毎回ひと言伝えます
4. 前月の宿題を番号で呼ぶ … 議題の最後に「宿題の確認」の時間を5分取り、担当者が「D2-14 の在庫の手当てはいかがですか」と番号で聞きます
5. 今月の宿題を最後に読み上げる … 内容・担当・期限を一文ずつ言い、出席者に確かめます

どれも、会議の進め方の決まりです。 システムの前処理ではなく、人が会議の中で行う前処理です。この構成では、ここを整えるほうが指示を工夫するより効きます。

4番目の「宿題の確認」の時間を取ることが、いちばん効きます。 番号で聞かれれば、事業部は何かしら答えます。答えが「まだです」でも、それが記録に残ります。 時間を取らずに会議を進めると、前月の宿題はほぼ必ず「言及なし」になります。

AIに処理させる

させるのは、会議で言葉にされたことを拾い、宿題管理表の前月までの宿題と照らすことだけです。

3行目がいちばん大事です。 会議が和やかに終わると、AIは「前月の宿題について特に問題は指摘されなかった」とまとめがちです。指摘されなかったのではなく、話題に出なかったのです。 言及の無い宿題は1件ずつ「言及なし」と書かせます。

4行目も外せません。 Microsoft Copilot の公式のページでも、従業員の職場でのやり取りをもとに、その人の業績や態度、内面、個人の特性を推し量ったり評価したりすることに生成AIを使わせない仕組みを持つとされています。議事録に必要なのは何が言われたかで、誰がどうだったかではありません。

指示内容を固定する

あなたは経営企画部の業績管理グループの担当者を手伝い、
事業部の月次の業績レビューの議事録と、宿題管理表の更新案を作る立場です。
指定した会議の文字起こしと会議のチャット、宿題管理表、
埋め込んだ様式と手引だけを見てください。

【拾うもの】
- 経営からの指摘：発言者、引用（言葉どおり）、種類（確認／指示／懸念／判断できない）、
  対象（業績資料のページか話題）、根拠の時刻。
- 今月の宿題：内容、担当、期限、根拠の時刻。
- 前月までの宿題：会議のチャットの一覧にある番号ごとに、
  報告あり（完了）／報告あり（継続）／言及なし／要確認 と、根拠の時刻。

【厳守事項】
- 指摘は、発言者の言葉どおりに引用してください。
  言い換えたり、要約したり、強めたり弱めたりしないでください。
- 数字（金額、率、数量）を、議事録の本文に書き写さないでください。
  数字が出た指摘は、業績資料のどのページの話かだけを書いてください。
- 前月までの宿題は、一覧の件数と同じ数だけ出力してください。
  会議で触れられなかった宿題は「言及なし」としてください。
  触れられなかったことを、完了や問題なしとして扱わないでください。
- 番号が言われず、話題だけで宿題を特定できない場合は「要確認」としてください。
- 今月の宿題で担当か期限が発言に無い場合は「要確認」としてください。
  推し量って埋めないでください。
- 事業部や出席者の評価、態度や意欲についての記述をしないでください。
- 宿題管理表とは、状態・期限が変わる行だけを並べてください。
  管理表を書き換えないでください。

【出力】
1. 経営からの指摘（表）
2. 今月の宿題（表）
3. 前月までの宿題の状況（表。一覧と同じ件数）
4. 宿題管理表の更新案（番号／項目／現在の値／更新後の値／根拠の時刻）
5. 担当者への注意（要確認・判断できない・言及なしの件数）

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 担当者は会議ごとに「今日の第2事業部の業績レビューの議事録と更新案を作って」と頼むだけにします。毎回指示を貼り直すと、人によって指示が変わります。

「一覧の件数と同じ数だけ出力」を明記しているのは、言及なしを落とさせないためです。 件数の指定が無いと、AIは話題に出た宿題だけを並べ、出なかった宿題は表から消えます。 消えたことに担当者が気づくのは難しいので、件数で機械的に縛ります。

出力形式を固定する

エージェントには、表の形で返させます。 この構成ではシステムへの自動登録をしないため、JSON ではなく、担当者と役員が読んで直しやすい表を出力の形にします。

【経営からの指摘】
| 発言者 | 引用 | 種類 | 対象 | 根拠の時刻 |
| 社長 | 「この在庫は来月までに手を打ってほしい。案を持ってきて」 | 指示 | 資料p.6 在庫 | 00:18:40 |
| 管理担当役員 | 「北米の値上げは、競合の動きを見てからでいいのか」 | 確認 | 資料p.9 価格 | 00:31:05 |

【前月までの宿題の状況（5件）】
| 番号 | 宿題 | 状況 | 会議での発言（引用） | 根拠の時刻 |
| D2-14 | 在庫回転の悪い品目の手当ての案 | 報告あり（継続） | 「対象は絞れました。案は来月お持ちします」 | 00:52:10 |
| D2-11 | 新工場の稼働の遅れの影響額 | 言及なし | － | － |

1つ目の理由は、根拠の時刻で文字起こしに戻れることです。 Copilot は、応答に使った情報源を示すとされています。担当者は時刻から該当の発言を開き、引用が言葉どおりかを確かめます。

2つ目は、「言及なし」を表の行として残せることです。 箇条書きの文章で書かせると、触れられなかった宿題は文章から自然に落ちます。表にして件数をそろえれば、空の行がそのまま確認の対象になります。

3つ目は、指摘と数字を分けられることです。 対象の列に資料のページを書かせておけば、数字は資料で確かめ、議事録には指摘の言葉だけが残ります。 議事録の数字と資料の数字が食い違う、という事故が起きません。

システムへ連携する

宿題管理表への書き込みは、担当者が手で行います。 エージェントの知識に入れたリストは読むためのものです。更新案を見ながら、担当者が状態と期限を直します。AIの更新案をそのまま反映すると、読み違いがそのまま管理表の事実になります。

議事録の様式は、エージェントの出力の見出しと同じ順に並べておきます。 貼り付けて整えるだけで済むようにするためです。

人が確認する

この構成では、全件を人が確かめます。 業績レビューの議事録は経営の指示の記録で、言い回しの1語で宿題の重さが変わるからです。

1. 「言及なし」の宿題を先に見る … 本当に会議で触れられなかったかを、文字起こしを宿題の言葉で検索して確かめます
2. 指摘の引用を確かめる … 根拠の時刻から発言を開き、言葉どおりかを見ます
3. 今月の宿題の「要確認」を埋める … 担当か期限が言われていなければ、事業部の企画の担当に確かめます
4. 管理担当の役員が指摘の言い回しを確かめる … 種類（確認・指示・懸念）の付け方を中心に見ます
5. 宿題管理表を更新する … 更新案を見ながら、担当者が手で直します

1番目を省かないでください。 宿題が会議で番号ではなく話題で触れられていると、AIが「言及なし」としても、実は報告があったということが起きます。 逆の向きの誤り（報告が無いのに報告ありとする）よりは害が小さいですが、事業部に確かめる前に文字起こしで探します。

目標は、1回あたり45分です。 録画の見返しが無くなり、確かめる箇所が時刻で示されることで、見る場所が決まります。 それより長い月は、前処理の「宿題の確認」の時間が取られていないことが多いです。

例外に対処する

上から3行目は、運用の初めの数か月に多く起きます。 番号で聞く習慣が根付くまでは、「要確認」が多くて当然です。件数を毎月数え、減っていくかを見ます。

記録を残す

• 会議の文字起こしと、会議のチャットに貼った前月までの宿題の一覧
• エージェントの出力（指摘・宿題・前月の宿題の状況・更新案）の全文
• 担当者が直した箇所 … どの引用を、どう直したか
• 役員の確認の記録（指摘の種類を変えたもの）
• 宿題管理表の更新の履歴（リストのバージョン履歴）
• 事業部ごとの「言及なし」の件数の推移

エージェントの出力は、議事録とは別に保存します。 Copilot とのやり取りの履歴は、文字起こしが使えなくなると、以前の履歴も消えるとされています。履歴に頼らず、出力を Word の別ファイルとして議事録と同じフォルダに置きます。

最後の行は、経営会議の材料になります。 「言及なし」が続く事業部は、宿題を出しっぱなしにしているか、会議の時間が足りていないかのどちらかです。経営企画部長が四半期に1回、この推移を経営会議に出します。