選考で見送った応募者と辞退した応募者への連絡文の案を、選考の段階と面接の記録から作り、理由の書き方と言ってはいけない表現を確かめてから送る

処理の起点を決める

採用管理のシステムで段階が「見送り」に変わったことを起点にします。 選考の会議の翌営業日の午前中に、その日の見送りをまとめて処理します。会議から連絡までを2営業日以内にするのが目安です。

辞退への返信は、応募者から辞退の連絡が届いた日のうちに作ります。 辞退の連絡は、応募者が他社に決めたことを伝えるものが多く、返信が遅いと、会社の印象がそのまま残ります。

応募者1人につき、チャットを1つにします。 同じチャットで次の応募者の案を作ると、前の応募者の事実が混ざります。チャットの名前は「応募者番号＋段階＋日付」にし、氏名は付けません。

一度に何人分もまとめて貼らないでください。 10人分を1回で頼むと、ある応募者の事実が別の応募者の文面に入る取り違えが起きたときに、気づきにくくなります。

最終面接の見送りは、文面の前に電話を入れる職種もあります。 役員まで会った応募者には、採用の責任者が電話で結果を伝え、その後に文面を送る決まりにしている会社もあります。その場合は、電話で伝えた内容をチャットに書き添え、文面が電話の内容と食い違わないようにします。 電話で理由を話したのに文面では触れない、という程度の差は問題ありませんが、電話と違う理由を文面に書くことは避けます。

入力データを集める

質を決めるのは、理由の書き方の方針です。 方針が無いままAIに頼むと、AIは丁寧さのつもりで理由を書き足します。方針には「書類選考と一次面接は理由を書かない」「最終面接は、求める要件に照らした一文までは書いてよい」のように、段階ごとに決めておきます。

言ってはいけない表現の一覧は、2つの部分で作ります。 1つ目は、厚生労働省のページが挙げる就職差別につながるおそれのある事項です。本籍・出生地、住宅状況、家族、生活環境・家庭環境、宗教、人生観・生活信条、思想、購読新聞・雑誌・愛読書、支持政党、尊敬する人物、労働組合や学生運動などの社会運動が並んでいます。2つ目は、社内で決めた避ける表現です。

厚生労働省のページは、公正な採用選考の基本として、応募者の基本的人権を尊重すること、応募者の適性・能力に基づいた基準により行うことを挙げています。 一覧の2つ目の部分は、この考え方から外れて読める表現を、社内で具体的に書き出したものです。

段階ごとの文例は、4つの部分で作ります。 面接へのお礼、結果、応募書類の扱いの案内、結びです。応募書類を返すのか、社内の決まりに沿って廃棄するのかは、会社の取り扱いの方針どおりに書きます。 この部分はAIに書き換えさせず、文例の文をそのまま使わせます。応募者の個人情報の扱いに関わる文なので、丁寧さのための言い換えも要りません。

データの取得方法を決める

面接の記録は、採用管理のシステムからコピーして貼ります。 貼る前に、氏名・連絡先・現職の会社名を伏せます。文面に必要なのは氏名ではなく、宛名の場所だけです。

触れてよい事実は、担当者が自分の言葉で書き出します。 記録の文をそのままコピーすると、「〇〇の経験は浅いが」のような評価の部分まで付いてきます。「前職でのデータ基盤の移行の取り組みについて伺った」のように、話題だけを書きます。

宛名は「{氏名}様」のまま残させます。 採用管理のシステムで送るときに、担当者が氏名を入れるか、システムの差し込みを使います。ChatGPT のチャットに氏名が入る機会を、最初から作りません。

AIへ渡す前に整形する

1. 氏名・連絡先・現職の会社名を伏せる … 面接の記録と辞退の連絡の両方から伏せます
2. 触れてよい事実を選ぶ … 1〜2つまでにし、評価の言葉を含めずに書きます
3. 段階と見送りか辞退かを書く … 文例と方針を選ぶために、チャットの最初に書きます
4. 辞退の連絡の要点を書く … 辞退の理由が書かれていても、返信で触れるかは担当者が決め、触れるなら要点だけを書きます
5. 記録の長さを確かめる … 面接が3回あった応募者は、記録を段階ごとに分けて貼ります

1番目を省くと、チャットの名前と中身から応募者が特定できる状態になります。 業務用のワークスペースであっても、応募者の情報を必要以上に外部のサービスへ置かないのが原則です。

4番目で、辞退の理由に深入りしないことも決めておきます。 「他社に決めました」とあれば、どこの会社かを返信で尋ねないのはもちろん、「ご縁がなかった」以上の推し量りを書きません。 辞退の理由を聞き出したいときは、別の決まった手順で行います。

AIに処理させる

させるのは、決まった結果を伝える文面の案を作ることと、確認表を付けることです。

右端の列は、どれも「書かない」「止める」の側に倒しています。 見送りの連絡は、書き足した一文で応募者を傷つけることはあっても、書かなかったことで問題になることはほとんどありません。 迷ったら書かないのが、この業務での安全な側です。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「理由を一文添えて」と頼むと、AIは触れてよい事実から理由を組み立て、「〇〇のご経験は豊富でしたが、今回は△△を重視し」のように、実際の判断とは違う理由をもっともらしく書きます。 理由を書く段階でも、方針にある型から外れる理由は書かせません。

辞退への返信では、させることがさらに少なくなります。 お礼、辞退を受け付けたこと、今後の選考の連絡を止めること、そして会社が決めている場合だけ将来の応募の歓迎を書きます。辞退の連絡に書かれた事情（家族の事情、現職の引き留めなど）には触れさせません。 応募者が自分から書いた事情でも、会社の側が文面で繰り返すと、その事情を選考で気にしていたように読めます。

指示内容を固定する

次の文をプロジェクトの指示に置きます。 応募者ごとのチャットでは、選考の情報・触れてよい事実・面接の記録を貼るだけにします。

あなたは採用の担当として、選考で見送った応募者、または辞退した応募者に
送る連絡文の案を作る立場です。Sources の「段階ごとの文例」
「理由の書き方の方針」「言ってはいけない表現の一覧」に従ってください。

【やること】
1. 段階と種類（見送り／辞退への返信）に合う文例を選び、その形で案を作ってください。
   宛名は「{氏名}様」のまま残してください。
2. 「触れてよい事実」があれば、面接への感謝を述べる一文に使ってください。
   事実が無ければ、書き足しを省いてください。
3. 理由は「理由の書き方の方針」に従ってください。方針で理由を書かない
   段階では書かず、書いてよい段階でも方針の型から外れる理由は書かないでください。
4. 案の後に確認表を付けてください（列：確認の項目／結果／該当の箇所）。
   確認の項目は、使った事実、理由の有無、一覧に当たる表現、約束の表現です。
5. 面接の記録を読み、「言ってはいけない表現の一覧」の1つ目の部分の事項に
   関わる記述があれば、「記録への印」として記述をそのまま写してください。
   無ければ「なし」と書いてください。

【厳守事項】
- 面接の記録の評価の言葉を、言い換えても文面に使わないでください。
- 触れてよい事実に無い経験や発言を作らないでください。
- 年齢、性別、家族、出身、健康に触れる言葉を文面に入れないでください。
- 他の応募者との比較、再応募の約束、人柄への断定を書かないでください。
- 面接の記録が不適切かどうかの結論は書かないでください。印を付けるまでです。
- 辞退への返信では、辞退の理由を尋ねたり推し量ったりしないでください。
- 段階が分からないときは、案を作らずに尋ねてください。

【選考の情報】{応募者番号／職種／段階／見送りか辞退か}
【触れてよい事実】{採用の担当が書き出した1〜2つ}
【面接の記録（氏名等を伏せたもの）】{記録}
【辞退の連絡（辞退の場合）】{要点}

「言い換えても使わない」を明記しないと、AIは丁寧に言い換えて使います。 記録に「主体性に欠ける」とあれば、何も言わなければ「より主体的にご活躍いただける方を」と書きます。言い換えは丁寧に見えるので、読み直しで見落とされやすい型です。

5番目で記述を「そのまま写す」のは、人事の責任者が確かめるためです。 要約させると、記録に何と書かれていたのかが分からなくなります。面接官と話すときの材料は、記録の原文です。

出力形式を固定する

チャットには、3つの部分で返させます。

【連絡文の案】
{氏名}様

先日は二次面接にお越しいただき、ありがとうございました。
前職でのデータ基盤の移行の取り組みについて伺えたことに、
面接官一同、感謝しております。
慎重に検討を重ねました結果、誠に残念ながら、今回はご希望に
沿いかねる結果となりました。
（以下、文例の結び）

【確認表】
| 確認の項目 | 結果 | 該当の箇所 |
| 使った事実 | 触れてよい事実の1つ目のみ | 2〜3行目 |
| 理由の有無 | 書いていない（二次面接は理由を書かない方針） | － |
| 一覧に当たる表現 | なし | － |
| 約束の表現 | なし | － |

【記録への印】
「ご家族の転勤の予定について伺ったところ」（二次面接の記録3行目）

3つに分ける理由の1つ目は、確認の順番が決まることです。 採用の担当は、確認表を先に読み、「使った事実」と「理由の有無」が方針どおりかを見てから案を読みます。 案を先に読むと、文面の自然さに気を取られて中身の確認が甘くなります。

2つ目は、記録への印を連絡文と分けられることです。 記録への印は応募者に送るものではなく、人事の責任者に回す社内の材料です。 連絡文の中に混ざらない形にしておけば、送る文面に記録の言葉が紛れ込みません。

3つ目は、確認表が後からの説明の材料になることです。 応募者から「理由を教えてほしい」と問い合わせが来たとき、送った文面がどの方針で書かれたかを、確認表で確かめられます。

システムへ連携する

ChatGPT と採用管理のシステムは、つなぎません。 連絡文は応募者に直接届くものなので、採用の担当が読み、氏名を入れ、送るボタンを押すまでを人が行います。 自動で送る経路を作ると、確認表で止めるはずの案がそのまま届きます。

記録への印は、応募者番号で伝えます。 人事の責任者は採用管理のシステムで記録を開き、面接官と話します。印の扱いは、面接官の教育の材料にします。

人が確認する

採用の担当は、すべての案を確かめてから送ります。

1. 確認表を先に読む … 使った事実が自分の選んだものだけか、理由の有無が方針どおりかを見ます
2. 案を読む … 宛名の場所、段階の書き方（「二次面接」など）、結びが文例どおりかを見ます。評価の言葉の言い換えが入っていないかを、最後にもう一度見ます
3. 氏名を入れて送る … 採用管理のシステムの差し込みか、手で入れます
4. 記録への印を回す … 印があれば、応募者番号と原文を人事の責任者に知らせます

2番目の「もう一度見る」を省かないでください。 指示で禁じていても、言い換えは丁寧な言い回しとして紛れ込みます。「より〜な方を」「〜の面で」という形が出てきたら、記録の評価を言い換えていないかを疑います。

最終面接の見送りは、送る前にもう1人が読みます。 採用の責任者か、別の採用の担当です。役員まで会った応募者への文面は、会社の印象をいちばん強く残すからです。 月の件数のうち最終面接の分は多くないので、全体の時間はほとんど増えません。

目標は、1件4分です。 触れてよい事実を選ぶのに1分、貼って案を受け取るのに1分、確認して送るのに2分の想定で、確認表があるので、読み直しが2分でも見る場所が決まっています。

例外に対処する

5行目で、連絡文を止めないことに注意してください。 記録への印は面接の問題で、応募者への連絡を遅らせる理由にはなりません。印の確認を待って連絡が遅れれば、応募者にとっては二重の不利益です。

記録を残す

• 送った連絡文と、送った日・段階・応募者番号（採用管理のシステムに残る）
• 確認表（送った連絡と一緒に採用管理のシステムのメモ欄に貼る）
• 記録への印と、人事の責任者が確かめた結果
• そのとき使った文例・方針・一覧の版
• 採用の担当が案から直した箇所（よく直す箇所を文例に戻すため）

ChatGPT のチャットは、送った後に消します。 連絡文と確認表は採用管理のシステムに残っているので、チャットを残す理由はありません。応募者の情報を置く場所を、採用管理のシステムの1か所に保ちます。

3つ目の記録への印は、件数を面接官ごとに数えます。 特定の面接官で印が続くなら、その面接官の質問の仕方に理由があります。面接官の練習の題材にすれば、印は次の面接で減ります。