社会人向けのスクールに届く資料請求フォームの回答から、関心のある講座・目的・受講の時期に合わせた個別の案内メールを下書きし、担当者が確かめてから送る

処理の起点を決める

フォームの送信を起点に、1件ずつ動かします。 資料請求は平日の夜と週末に多く届きます。届いた時点で下書きと承認の依頼まで作っておけば、担当者は出社した時点で承認だけをすればよくなります。 第3章の（a）の月曜の朝のたまりは、読む時間ではなく書く時間でできていました。

Catch Hook は本文を解析して項目に分けます。JSON の配列が届くと要素ごとに Zap が動くので、フォームの側は1件を1つのオブジェクトで送る設定にします。関心のある講座の複数選択は、カンマ区切りの1つの文字列として送らせると、後のステップで扱いやすくなります。

最初のステップの直後に、同意の Filter を置きます。 Filter の規則で、同意の項目が「true」に一致するものだけを先に進めます。同意の無い人の回答は、AIにも記録にも渡しません。

入力データを集める

質を決めるのは、講座案内の資料です。 文章の案内だけでなく、開講の日程は講座ごとの表で持たせます。 たとえば次のような表です。

表の形で持たせると、AIは受講の形と時期の2つの条件で行を選べます。 文章の中に日程が散らばっていると、通学とオンラインの日程を取り違えやすくなります。期ごとに改訂するたびに、知識のファイルを差し替え、古い期のファイルを外します。 新旧の資料が並んでいると、AIは古い期の日程を使うことがあります。ファイル名と1ページ目に、期と改訂日を書いておきます。

書いてはいけないことの一覧は、案内の決まりのファイルに入れます。 受講の成果の約束（「転職できます」「合格できます」）、資料に無い割引、他のスクールとの比較、給付金の対象になるかの断定です。給付金の対象かどうかは、受講する人の条件で変わるので、案内では「受講相談でご確認ください」とします。

データの取得方法を決める

承認の画面で担当者が直した本文は、「Edited Content」の項目として後のステップに渡ります。 Request Approval の設定で、承認者に内容の変更を許すを選んでおくと、直した値を後のステップに対応づけられるとされています。Gmail の本文には、AIの下書きではなく、この変更後の本文を入れます。 ここを取り違えると、担当者が直した内容が捨てられて下書きのまま送られます。

AIへ渡す前に整形する

1. 同意の無いものを除く … Filter で、同意の項目が true のものだけを進めます
2. メールアドレスの形を確かめる … 形の崩れたものは、記録だけ残して承認に回しません
3. 自由記入の欄の長さを見る … 目的も聞きたいことも空なら、関心のある講座と時期だけで下書きを作ります
4. 同じ人からの重複を見る … 同じメールアドレスの請求が直近14日に記録にあれば、記録に印を付け、承認の依頼の文に「再請求」と書きます
5. 講座案内の資料の期を確かめる … 知識のファイルの期が、今日の日付で案内している期かを、改訂のたびに担当者が確かめます

4番目で再請求を止めないのは、意図してのことです。 2回目の請求は、関心が強まったしるしのこともあります。案内を送るかは、承認の画面で担当者が前回の案内を見て決めます。

AIに処理させる

させるのは、回答と講座案内の資料から、件名と本文の下書きを作り、使った開講日と、資料で確かめられなかった点を書き出すことです。

時期と開講日の合わせ方は、次のように決めておきます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 生成AIは、聞きたいことに「分割払いはできますか」とあると、それらしい答えを書きがちです。資料に書かれていなければ答えず、確かめられなかった点に挙げさせます。 担当者は承認の画面でその一覧を見て、答えを書き足します。

4行目も見落としやすい失敗です。 「未経験の方でも安心です」は、回答に未経験と書かれていなければ、相手の経歴を勝手に決めた文になります。

目的への一言は、相手の言葉を短く受けて、講座の内容に結び付けるだけにします。

右の列は、どれも本人が書いていない結果を約束しています。 左の列は、本人の言葉と資料の事実だけでできています。

指示内容を固定する

Analyze and Return Data の指示の欄に、次のように書きます。

あなたは社会人向けのITスクールの受講相談の担当です。
資料請求をした方への、個別の案内メールの件名と本文を下書きしてください。
講座の内容・開講の日程・受講の形・受講料は、知識の講座案内の資料に
書かれていることだけを使ってください。

【本文の組み立て】
1. 資料請求のお礼（1文）
2. ご記入の目的に触れる一言（目的が空なら書かない）
3. 関心のある講座のうち、受講の形と時期に合う講座と開講日
   （時期と開講日の合わせ方は案内の決まりのとおり）
4. 聞きたいことへの答え（資料に書かれている範囲だけ）
5. 無料の受講相談の案内
本文は600字以内にしてください。

【厳守事項】
- 資料に無い日程・受講料・割引・特典を書かないでください。
  合う開講日が資料に無いときは「担当者から改めてご案内します」と書いてください。
- 聞きたいことの答えが資料に無いときは、本文で答えず、
  unconfirmed に質問をそのまま入れてください。
- 転職・資格の合格・収入など、受講の成果を約束する言葉を使わないでください。
- 給付金の対象になるかを断定しないでください。
- 回答に書かれていない経歴や事情（未経験、忙しいなど）を前提にしないでください。
- 他のスクールの名前を出したり、比べたりしないでください。
- 使った開講日は、資料に書かれた表記のまま used_dates に入れてください。

【関心のある講座】{courses}
【受講の形】{format}
【受講したい時期】{timing}
【今日の日付】{today}
【受講の目的】{purpose}
【聞きたいこと】{question}

「今日の日付」を入力に入れているのは、時期と開講日を合わせるためです。 入れないと、AIは資料の中のどの開講日が「3か月以内」かを決められず、過ぎた開講日を案内することがあります。 日付は Zap の側で入れます。

「unconfirmed に質問をそのまま入れる」が、この指示の要です。 答えられない質問を本文から外すだけでは、担当者は質問があったこと自体に気づきません。 承認の画面に一覧で出すことで、答えを書き足す手がかりにします。

出力形式を固定する

Analyze and Return Data の出力の項目を、次のように定義します。 見やすさのため JSON の形で示します。

{
  "subject": "",
  "body": "",
  "recommended_courses": [""],
  "used_dates": [""],
  "unconfirmed": [""],
  "notes_for_staff": ""
}

1つ目の理由は、used_dates で日程を確かめやすくなることです。 承認の画面に、本文とは別に使った開講日が並ぶので、担当者は講座案内の資料と照らす箇所を探さずに済みます。 第3章の（b）の書き間違いは、ここで止めます。

2つ目は、unconfirmed で承認の依頼の文を変えられることです。 Paths で、unconfirmed が空かどうかで分け、空でなければ承認の依頼の文に「お客様の質問に、資料で答えられないものがあります」と添えます。Paths は1つのグループに最大10本の分かれ道を持て、どれにも当たらないときの Fallback を置けるとされています。

3つ目は、承認の結果を Filter で確かめてから送れることです。 Request Approval の出力には、承認されると Decision の項目に approved が入るとされています。Gmail の手前に Filter を置き、Decision が approved に一致するものだけを送ります。 却下されたもの、期限切れのものはここで止まります。

システムへ連携する

Request Approval の期限には、「期限切れなら実行を終える」を選びます。 期限切れのときにステップを飛ばして続ける設定にすると、承認の無いまま後のステップへ進みます。後の Filter でも止まりますが、止める場所を2か所にしておきます。 期限は2営業日を目安にし、催促の通知を1日後に送ります。

記録のテーブルには、同意の記録を残します。 特定電子メール法は、同意の通知を受けた者に、同意があったことを証する記録の保存を求めています。フォームの同意の文言の版も、記録の列に入れます。

人が確認する

担当者が承認の画面で確かめるのは、使った開講日、確かめられなかった点、目的への一言の3つです。

1. 使った開講日を資料と照らす … used_dates が、いま案内している期の日程かを見ます
2. 確かめられなかった点に答える … 分割払い、教室の設備などの質問に、本文で答えを書き足します
3. 目的への一言を読む … 回答の目的を言い換えすぎていないか、本人が書いていない事情を前提にしていないかを見ます
4. 勧める講座を決める … 関心の講座が複数あるとき、目的に照らして勧め方を直します
5. 承認する、または却下する … 却下したものは、担当者が別に連絡するかを決めます

1番目を省かないでください。 期の切り替わりの前後は、新旧の日程を取り違えやすい時期です。used_dates が資料の表記のまま出ているので、照らすのは数秒で済みます。

承認の依頼は、講座ごとに担当を分けて送ります。 Paths の規則で関心のある講座を見て、データ分析は担当A、デザインは担当Bのように送り先を変えます。関心の講座が複数のときは、最初に選ばれた講座の担当に送ります。 担当の休みの日は、承認者を受講相談の全員にした道に切り替えます。

目標は、450件をならして1件4分です。 確かめられなかった点の無い下書きは2分ほどで承認でき、質問への答えを書き足すものは数分かかる想定です。

例外に対処する

5行目は、法律の求めでもあります。 特定電子メール法は、送信をしないように求める旨の通知を受けたときは、その意思に反して送信をしてはならないとしています。記録のテーブルの印を、同意の Filter と同じ場所で見ます。

記録を残す

• 受け取った回答の全文と、送信日時
• 同意の有無と、同意の文言の版
• AIの出力の全文（件名、本文、使った開講日、確かめられなかった点）
• 担当者が承認の画面で直した後の本文と、承認者、承認の日時
• 送った日時、却下・期限切れの記録
• 受け取りを止める求めの日時

• 使った講座案内の資料の期と改訂日

4つ目で直した本文を残すのは、指示の改善の材料になるからです。 同じ種類の直しが続くなら、講座案内の資料か指示の言葉を直します。

最後の行は、案内の誤りが見つかったときに効きます。 古い期の日程を送ってしまったと分かったとき、同じ期の資料を使っていた送信を記録から洗い出して、訂正の連絡の範囲を決められます。