評価面談の前に、管理職がAIに部下役をさせて評価結果の伝え方を練習し、根拠の示し方と言ってはいけない表現の振り返りを受ける

処理の起点を決める

管理職が面談の日程を決めたことを起点にします。 人事は評価の会議の結果を各部門に返すときに、「面談の前に練習ができます」とプロジェクトへの入り方を添えます。練習を義務にはしません。 面談の前の数日のうちに、管理職が好きな時間に始めます。

新任の管理職には、初めての評価面談の前に、少なくとも1回の練習を人事から勧めます。 2回目以降は本人に任せます。練習の回数を人事が数えて催促することはしません。練習の記録は管理職を管理するためのものではなく、人事の担当が一言を足すためのものです。

昇格の見送りや、評価が前の期より下がる面談は、伝えにくい面談です。人事は評価の会議でそうした面談が決まった管理職に、個別に練習を勧めます。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の避けたい表現の一覧です。 一覧が無いと、AIは一般的な「失礼な言い方」を指摘するだけで、自社の評価制度と法令の上で避けるべき表現を拾えません。 種類を決め、種類ごとに例と言い換えを書いておきます。

3行目と4行目は、法令の側から見ても避けるべき表現です。 厚生労働省は、育児休業などの制度や措置の利用に関する言動で就業環境が害されるものを、職場のハラスメントの1つとして示しています。評価面談は、そうした言葉が「評価の理由」の形で出やすい場面です。

部下役のカードは6枚から始めます。 1枚には、役柄、面談での反応の型、よく口にする言葉、管理職に練習してほしいことを書きます。

5枚目と6枚目は、避けたい表現がいちばん出やすいカードです。 事情を聞いて「それなら仕方ないね」と評価を和らげる言い方も、「次は必ず」と約束する言い方も、管理職の善意から出ます。善意の言葉ほど本人は気づかないので、練習の場で引用付きで示す意味があります。

部下役のカードは架空の人物にします。 実在の部下の性格や事情をカードにすると、個人の情報をAIに渡すことになるうえ、練習が「その人をどう説得するか」の作戦会議に変わります。 練習で身に付けたいのは、どの部下にも通じる根拠の示し方です。

データの取得方法を決める

この構成は、ほかのシステムからデータを取りに行きません。 評価の要旨は、管理職が自分の評価のメモを見ながら、氏名を伏せてチャットに書きます。

評価の要旨は書き直して入れます。 評価の仕組みの画面をそのまま貼り付けると、氏名や社員番号、他の評価者の記載が一緒に入ります。人事は「評価の要旨の書き方」の見本を Sources に置き、根拠を「いつ・何が・どれだけ」で書く形を示します。

健康や家庭の事情は、要旨に書かないよう案内します。 評価の根拠になるのは期の中の行動と結果で、事情は練習の部下役のカードの側で架空のものを使います。

AIへ渡す前に整形する

1. 氏名・社員番号・部署名を伏せる … 「Aさん」「営業の部署」のように書きます
2. 根拠を「いつ・何が・どれだけ」で書く … 「7月と8月に、担当の案件2件で見積の提出が期限を過ぎた」のように
3. 評価の結果を、評価基準の段階の言葉で書く … 「期待どおり」「期待をやや下回る」など、自社の段階の名前を使います
4. 次の期の期待を1つか2つに絞る … 多いと、面談の中で何を求めているかがぼやけます
5. 健康・家庭・制度の利用に関する事情を書かない … 根拠にしてはいけない情報を、最初から入れません

2番目を軽く見ないでください。 第7章の次の節で、AIは練習の前に根拠の点検をしますが、元の要旨が印象で書かれていると、点検の指摘ばかりで練習に進めません。 見本どおりに書いてから始めるのが近道です。

AIに処理させる

させるのは3つで、この順に行います。 要旨の根拠の点検、部下役としての会話、振り返りの表です。

②で「根拠が曖昧なところを質問する」をさせるのが、人が部下役をするときとの違いです。 人事の担当は管理職への遠慮から、根拠の弱いところを突きにくいことがあります（第3章の（b））。AIの部下役には遠慮が要りません。 「どの案件のことですか」「基準のどこに足りなかったのですか」と聞かせます。

③の避けたい表現は、必ず発言の引用と一緒に出させます。 「比較の表現がありました」だけでは、管理職は自分のどの言葉かが分かりません。引用があれば、本番で同じ言葉を言いかけたときに気づけます。

1行目を明記しておく理由は、AIが頼まれなくても「この評価は厳しすぎるかもしれません」と書くからです。 練習の振り返りに評価の妥当性への意見が入ると、管理職が評価の会議の結果を疑い始めます。評価の結果は与えられたものとして扱わせます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示に置く文の例です。 管理職はカードの番号と評価の要旨を書いて始めるだけにします。

あなたは評価面談の練習の相手です。人事部が用意した架空の部下の役を演じます。
管理職が書いた評価の要旨と、Sources のカード・評価基準・面談の手引き・
避けたい表現の一覧だけを使ってください。

【始める前に】
管理職が書いた評価の要旨の根拠を1つずつ見て、
「事実（いつ・何が・どれだけ）」「印象」「確かめたい」に分けて短く返してください。
印象のものには、事実で言い直すために何を確かめればよいかを1行で書いてください。
管理職が「始めます」と書いたら、部下役に入ってください。

【部下役のふるまい】
- 選ばれたカードの役柄で、1回の発言は3文以内にしてください。
- 評価の根拠が曖昧なところは、具体的に質問してください。
- 要旨に書かれていないことを、事実として話さないでください。
  聞かれたら「わかりません」と答えてください。
- 健康、家庭、制度の利用について、カードに書かれた範囲を超えて話さないでください。
- 管理職が「振り返り」と書くまで、役を続けてください。

【振り返りの表】
1. 根拠の示し方：管理職が根拠を語った発言を引用し、事実か印象かを示す
2. 避けたい表現：発言を引用し、一覧のどの種類に当たるかと、言い換えの案を示す。
   当たるか迷うものは「気になる」として挙げる
3. 答えられなかった質問：部下役の質問と、管理職の答えの要点
4. 約束してしまったこと：評価に無い昇給・昇格・配置の約束に当たる発言
5. よかった発言：手引きの順番に沿って伝えられた箇所を2つまで

【厳守事項】
- 評価の結果が妥当かどうかの意見を書かないでください。
- 管理職本人に点数や順位を付けないでください。
- 法令に違反するかどうかの結論を書かないでください。
- 実在の人物や部下の人柄を推測して書かないでください。
- 氏名や社員番号が書かれていたら、使わずに「氏名は伏せてください」と返してください。

「要旨に書かれていないことを事実として話さない」を明記しないと、部下役が作り話で反論します。 「先月は顧客から感謝のメールをもらいました」のような、要旨に無い出来事を持ち出されると、管理職は存在しない事実への答え方を練習することになります。

「氏名が書かれていたら返す」は、うっかりへの備えです。 評価のメモから書き写すとき、氏名を消し忘れることがあります。AIの側で止められれば、記録のフォームに氏名が残ることも防げます。

出力形式を固定する

練習の前の①根拠の点検は、次の形で短く返させます。 長い指摘にすると、管理職が練習を始める前に疲れてしまいます。

【根拠の点検】
1. 「7月と8月に、担当の案件2件で見積の提出が期限を過ぎた」…… 事実
2. 「チームへの協力が足りない」…… 印象
   → どの場面で、何をしなかったかを1つ確かめてください
3. 「新しい顧客の開拓は期待どおり」…… 確かめたい
   → 件数か金額のどちらで見たかを書き足してください
【評価の結果】期待をやや下回る（評価基準の段階の言葉で書かれています）
準備ができたら「始めます」と書いてください。

振り返りは、次の表の形で出させます。 管理職が研修の記録のフォームにそのまま貼れる形にします。

表にする理由は、人事の担当が読む順番を決められるからです。 人事は「避けたい表現」と「約束してしまったこと」の行を先に読み、それ以外の行は管理職本人の振り返りに任せます。 自由文の感想では、どこを読めばよいかが毎回変わります。

引用の列があることで、人事の一言が具体的になります。 「比較の言い方に気をつけましょう」ではなく、「『○○さんは』の一言を、基準の言葉に置き換えてみてください」と返せます。

システムへ連携する

この構成では、ほかのシステムとは自動でつなぎません。 練習はプロジェクトの中で完結し、振り返りの表は管理職が研修の記録のフォームに貼ります。

評価の仕組みとはつながないでください。 練習の記録が評価の記録と同じ場所にあると、練習の振り返りが管理職本人の評価の材料に見えてしまいます。 管理職が安心して失敗できる場所であることが、練習の前提です。

人が確認する

人事の担当は、週に1回、研修の記録の表を読みます。 全部の行を読むのではなく、読む順番を決めます。

1. 「約束してしまったこと」の行を先に読む … 本番の面談の前なら、その日のうちに管理職に連絡します
2. 「避けたい表現」の行を読む … 引用を見て、一言の言い換えを返します。制度の利用や属性に触れる表現は、必ず一言を返します
3. 「気になる」として挙がった表現を読む … 当たるかどうかは人事が判断し、当たらなければ「問題ありません」と返します
4. 「答えられなかった質問」を読む … 評価基準の説明が足りない箇所として、基準の資料を直す材料にします
5. 同じ管理職が何度も同じ種類を出しているかを見る … 対面の練習を勧めます

1番目は、待たずに動きます。 評価に無い約束を本番で言ってしまうと、次の期の評価で約束が守れず、部下との信頼を大きく損ねます。 面談の日が近い練習の記録は、週1回を待たずに読みます。

3番目の判断は人事が行います。 AIの「気になる」は、迷ったら挙げるよう指示した結果です。全部を問題として返すと、管理職が振り返りの表を読まなくなります。

例外に対処する

上から2行目が、最初の数か月でいちばん多くなります。 失敗ではなく、評価のメモの段階で根拠が印象で書かれていたことの表れです。評価の会議の資料の書き方を直す材料になります。

記録を残す

• 研修の記録のフォームに貼られた振り返りの表、カードの番号、練習の日
• 人事の担当が返した一言と、返した日
• 「約束してしまったこと」と「避けたい表現」の種類ごとの件数（月ごと）
• 「答えられなかった質問」の一覧
• プロジェクトの指示、カード、避けたい表現の一覧の版と更新の日

チャットそのものは、記録として集めません。 会話の中には評価の要旨が含まれます。人事が集めるのは、振り返りの表だけです。

4つ目の一覧は、評価基準の説明を直す材料になります。 部下役の「どこまでできれば期待どおりですか」に答えられない管理職が多いなら、基準の文そのものが分かりにくいということです。