事業部から法務への契約審査・相談の依頼を、AIとの対話で背景・相手方・金額・期限・懸念点まで聞き取り、審査依頼票にそろえてから法務へ回す

処理の起点を決める

依頼者が、法務へ依頼を出そうと思った時点が起点です。 社内の法務のページと依頼の案内メールに、プロジェクトへの入り口を載せ、「依頼の前に、まずここで依頼票を作ってください」と案内します。

メールやチャットで直接届いた依頼は、法務の受付担当が受け付けたうえで、プロジェクトへ案内します。 ただし急ぎのものは、その場で受け付けて聞き取りを法務が行います。AIを通すことを、急ぐ依頼の足かせにしません。 受付担当が直接聞き取った依頼も、同じ審査依頼票の形で依頼台帳に登録します。 経路が2つあっても、台帳の上では同じ形に見えるようにしておきます。

1件の依頼は、1つの新しいチャットで扱います。プロジェクトの中のチャットどうしは、知識に入れない限り文脈を共有しません。前の依頼の話が混ざらないので、依頼ごとに新しく始めるのが正しい使い方です。

入力データを集める

質を決めるのは、種類ごとに聞く項目の一覧です。 NDAなら「開示する情報の中身と方向（片方向か双方向か）」、業務委託なら「成果物と再委託の有無」、共同開発なら「持ち込む技術と成果の帰属の希望」というように、種類によって法務が最初に知りたいことが違います。 一覧が無いと、AIはどの依頼にも同じ一般的な質問をします。

種類ごとの項目は、たとえば次のように持ちます。 共通の項目（相手方、背景、金額、期限とその理由、書式、懸念点）に、種類ごとの項目を足す形です。

法律相談では「何が起きたか」を時系列で聞くのが要です。 依頼者は結論（「相手が契約違反だ」）から話しがちで、法務が知りたいのは、いつ、誰が、何をしたかの順番です。

よくある不足の例は、聞き方を良くする材料です。 過去の聞き返しのメールを法務が数十件読み、「何を聞き返したか」を一覧にします。 それが、そのまま質問の候補になります。

データの取得方法を決める

契約書の案から拾った値は、必ず依頼者に確かめます。 相手方の書式では、金額が別紙にあったり、期間が自動更新だったりします。AIが拾った値をそのまま依頼票に書くと、依頼者は読まずに提出します。 「この契約は1年ごとの自動更新と読めますが、合っていますか」と聞く形にします。

依頼台帳への登録は、これまでどおり法務が行います。 フォームの回答から台帳へ移す部分を自動にする方法もありますが、最初は受付担当が依頼票を読んで登録します。 依頼票の質を、受付担当が毎回目で見る期間を作るためです。

AIへ渡す前に整形する

この構成には、AIに渡す前の処理がほとんどありません。 依頼者が直接話しかけるためです。代わりに、知識に置く資料の側を整えます。

1. 審査依頼票の様式を、項目と定義の表にする … Word の様式のままではなく、項目名・意味・書き方の例・必須か任意かを1行ずつ並べます
2. 依頼の種類ごとに聞く項目を決める … 種類ごとに5〜8項目に絞ります。多すぎると依頼者が途中でやめます
3. 決裁の金額区分の早見表を置く … 金額を聞いたあとに「決裁はどなたになりますか」と聞くための材料です
4. ひな形の一覧を置く … 自社のひな形で済む可能性があるとき、「自社のひな形を使えるか相手方に聞けますか」と聞くための材料です
5. 社外秘の度合いを確かめる … 知識に置く資料に、個別の取引の情報や過去の審査の結論を入れません

5番目は重要です。 依頼者は閲覧の権限でも、プロジェクトの知識の中身を見られます。過去の審査で「この取引先には厳しく出た」といった記録を知識に置くと、全社に見える状態になります。 知識に置くのは、様式と一覧と聞き方だけです。

AIに処理させる

させるのは、種類に応じた項目を順に聞き、答えを依頼票の形にまとめることだけです。

5番目で「理由」まで聞くのが、急ぎの依頼を拾う仕組みです。 「今週中」だけでは、依頼者の希望なのか相手方の都合なのかが分かりません。「相手方の決算前に署名したい」と書かれていれば、法務はその日が動かせないと分かります。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 依頼者は「この条項はどう直せばいいか」と聞いてきます。AIが修正案を書けば、依頼者はそれを相手方に送ります。 法務が見ていない修正案が社外に出ることになります。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示に、次のように書きます。

あなたは法務部の受付係として、事業部の依頼者から、法務へ出す依頼の内容を聞き取ります。
あなたの仕事は、審査依頼票を完成させることだけです。契約の審査や助言はしません。

【進め方】
- 最初に、契約審査か法律相談かを確かめてください。契約なら種類を知識の「依頼の種類の一覧」から選んでください。
- 種類ごとに、一覧にある項目を順に聞いてください。1回に聞くのは1〜2問までにしてください。
- 契約書の案が添付されたら、相手方の名称・契約の種類・期間・金額の記載を拾い、
  「この理解で合っていますか」と依頼者に確かめてください。確かめる前に依頼票に書かないでください。
- 期限を聞いたら、必ずその理由も聞いてください（相手方の希望、出荷の開始日など）。
- 最後に「法務に特に見てほしい点、相手方と話がまとまっていない点はありますか」と聞いてください。

【厳守事項】
- 条項が妥当か、問題があるかには答えないでください。聞かれたら
  「その点は懸念点として依頼票に書き、法務に判断してもらいます」と返し、懸念点に書き取ってください。
- 修正案や代わりの文言を書かないでください。
- 急ぐかどうか、優先順位は判断しないでください。
- 依頼者が分からない項目は「未確認」とし、誰に確かめれば分かるかを聞いて添えてください。推測で埋めないでください。
- 金額が決まっていなければ「未定」とし、見込みの幅があれば添えてください。
- 依頼者の言葉は、懸念点の欄ではそのまま書いてください。言い換えないでください。

【依頼票の形】
知識の「審査依頼票の様式」の項目順で、次の形で表示してください。
最後に「この内容を確認し、依頼フォームに貼り付けて、契約書の案と一緒に提出してください」と添えてください。

「確かめる前に依頼票に書かない」が、いちばん効く1行です。 これが無いと、AIは契約書の案から拾った値で依頼票を埋め、依頼者はそれを読まずに提出します。依頼者が一度でも「合っています」と答えた値だけが、依頼票に載ります。

「依頼者の言葉をそのまま書く」も意図してのことです。 懸念点をAIが整った言葉に言い換えると、依頼者が本当に何を心配していたのかが、法務に伝わらなくなります。

出力形式を固定する

対話の最後に、次の形の依頼票を表示させます。 依頼者がそのままコピーできるよう、1つのまとまったテキストにします。

【審査依頼票】
依頼の種類：取引基本契約（相手方の書式）
依頼者：〇〇事業部 営業2課 △△
相手方：株式会社□□（国内／新規の取引先）
取引の背景：当社の制御基板を、相手方の産業機械向けに年間供給する
金額：年額 約1.2億円（見込み。単価は別紙の見積書による）
期限：10月20日（理由：相手方が11月出荷分の発注を10月中に確定したいと言っている）
書式：相手方の書式。自社ひな形の提示は未打診
懸念点：「不良品が出たら全額を当社が負担する」と書いてあるのが気になる（依頼者の言葉のまま）
未確認の項目：これまでの取引の有無 → 購買部の取引先登録担当に確認
添付：取引基本契約書（案）第2版

自由な文章ではなく、項目の決まった形にしているのは3つの理由からです。

1つ目は、受付担当が依頼台帳に移しやすいことです。 項目の順番が様式と同じなので、台帳の列へそのまま写せます。 将来、フォームの回答から台帳へ移す部分を自動にするときも、この形が土台になります。

2つ目は、期限と理由が1行に並ぶことです。 受付担当は依頼票の「期限」の行だけを見れば、動かせない日付なのかどうかがその場で分かります。

3つ目は、未確認の項目が目に入ることです。 「未確認」と確かめる先が書かれていれば、法務はその点だけを聞けば足ります。聞き返しが、全項目の聞き直しから1点の確認に変わります。

法律相談の依頼票は、契約審査と形を変えます。 金額や書式の行の代わりに、経緯を時系列で並べます。

【法律相談依頼票】
依頼者：〇〇事業部 購買課 △△
相手方：□□工業株式会社（仕入先／取引歴8年）
経緯：
  9月10日 相手方から、10月出荷分より単価を15％上げると書面で通知
  9月18日 当社から据え置きを依頼、相手方は応じられないと回答
  9月25日 相手方から、合意できなければ10月分の出荷を止めると電話
相談したいこと：出荷を止めると言われたことに、どう対応できるか
社内で決まっていること：代わりの仕入先は未検討
期限：10月1日（理由：10月分の発注の確定日）
未確認の項目：取引基本契約の価格改定の条項の有無 → 購買課の契約書の保管先で確認

経緯の行には、依頼者の評価を混ぜません。 「不当な値上げ」ではなく「単価を15％上げると通知」と書きます。評価は法務がするもので、依頼票は事実を並べる場所です。

システムへ連携する

AIから依頼台帳へは、直接書き込みません。 提出するかどうかは依頼者が決め、登録するのは受付担当です。 依頼者が途中でやめた聞き取りが、台帳に半端な依頼として残ることもありません。

プロジェクトの中のチャットは、法務からは見えません。 共有のリンクを作れば見せられますが、提出の経路には使いません。 依頼票という決まった形で受け取るほうが、受付担当の手間が少なく、記録としても残ります。

人が確認する

依頼票は、2人の人が読みます。 依頼者と、法務の受付担当です。

1. 依頼者が依頼票を読んで直す … 拾われた値と、自分の答えの書き取りが合っているかを確かめます。提出する前の最後の確認です
2. 受付担当が依頼票を読む … 期限と理由、未確認の項目、懸念点を見て、担当を決めます
3. 担当の法務部員が足りない点だけを聞き返す … 未確認の項目と、依頼票から読み取れなかった点に絞ります
4. 聞き返した点を記録する … 何を聞き返したかを依頼台帳に残します。これが聞き方を直す材料になります

受付担当が依頼票で見る順番は、期限、未確認の項目、懸念点、の順です。 期限で担当の割り当てと着手の順を決め、未確認の項目で聞き返しの要否を決め、懸念点で担当者に読んでほしい箇所を伝えます。依頼票の行の順番は様式どおりでも、読む順番は決めておきます。

4番目を省かないでください。 AIの聞き取りで何が足りなかったかは、法務が聞き返した内容にしか表れません。月1回それを集めて、種類ごとの項目と聞き方を直します。

目標は、180件をならして1件5分です。 受付担当が依頼票を読んで登録するのに数分、聞き返しが要る依頼は1割前後という想定です。それより聞き返しが多い月は、項目の一覧に足りない種類の依頼が増えています。

例外に対処する

上の2行が、運用を始めてすぐに起きます。 どちらも、AIを通すことが依頼者の負担に感じられたときに起きます。急ぐ依頼の逃げ道を残し、聞かれたことに「答えない理由」を毎回短く返すことで、依頼者がプロジェクトを使い続けるかが決まります。

記録を残す

• 提出された依頼票と、提出の日時・依頼者
• 依頼台帳への登録と、担当の決定
• 法務が聞き返した内容（どの項目を、何と聞いたか）
• プロジェクトの指示と知識の版（いつ、何を変えたか）
• 依頼者がプロジェクトを使わずに直接依頼した件数

3つ目が、この構成を育てる記録です。 聞き返しが多い項目は、AIの聞き方か、項目の一覧のどちらかに足りないところがあります。

最後の行は、使われているかを見る数字です。 直接の依頼が減らないなら、案内の仕方か、聞き取りの長さに問題があります。聞く項目を増やしすぎると、依頼者は使わなくなります。

チャットそのものは、依頼者の側に残ります。 プロジェクトの中のチャットは既定では他のメンバーに見えないので、法務が記録として持つのは提出された依頼票だけです。 依頼票に要ることを書き切る形にしているのは、このためでもあります。