社内規程の改定案を、用語の定義・条番号の参照・社内の表記ルールで校正し、取締役会や規程委員会に出す新旧対照表を作る

処理の起点を決める

所管部門が改定案を規程の改定フォルダに置き、総務の担当者に Teams で知らせたことを起点にします。 改定案は、規程委員会の締め切りに合わせて月の中旬に集まります。届いた順に、その日のうちに流します。 まとめて流すと、所管部門に指摘を返す時間が締め切りの直前に寄ります。

改定案を置くときの決まりを2つ作ります。現行の規程のファイルには手を付けず、改定案は別のファイルとして置くこと、そして改定案に改定の理由のメモを付けることです。現行のファイルを直接書き換えられると、比べる元がなくなります。

所管部門が直した版を置き直したときも、同じ手順を最初から流します。直した版だけを校正すると、直したときに新しく生まれたずれを見落とします。 直すたびに条や項が動くことがあるからです。

入力データを集める

質を決めるのは表記ルールの書き方です。 「接続詞は法令の用例に従う」と書かれていても、何をどう直せばよいかは分かりません。「A及びB並びにC」のように、誤った例と正しい例を並べた一覧にすると、Copilot も新しい担当者も同じように当てはめられます。

「例外」の列を必ず作ります。 例外を書いていないルールは、例外の箇所まで指摘を出させ、担当者がそのたびに採らない判断をすることになります。

改定の理由のメモは、用語の揺れを判断するために使います。 メモに「対象を契約社員にも広げるため」とあれば、定義の外の語が使われていても意図的かもしれません。メモが無いと、意図的な変更と単なる書き損じの区別がつきません。

データの取得方法を決める

比較の文書は、Copilot に読ませるためではなく、人が確かめるために作ります。 5番目の工程で、比較の文書の変更箇所を上から順に見て、新旧対照表に載っているかを確かめます。AI が作った対照表を、AI に作らせていないもので確かめるという分担です。

比較の設定で、書式の変更は比べる対象から外します。 規程の改定で見たいのは文の変更で、フォントや段落の書式の違いまで変更として出ると、確かめる箇所が増えすぎます。比較の結果は既定で新しい文書に出し、元の文書や改定案の側に出す設定にはしません。 その設定では選んだ文書のほうが書き換わるとされているためです。

AIへ渡す前に整形する

1. ファイルの版を確かめる … 現行の規程が施行中の版であること、改定案が最新の版であることを、ファイル名と表紙の施行日で確かめます
2. 改定案の変更履歴を反映する … 改定案に変更履歴が残っていれば、すべて反映した版にします。履歴の残った版を比べると、比較の文書が読めなくなります
3. 自動の段落番号を確かめる … 条・項・号の番号が Word の自動の段落番号で付いている規程は、文字として番号が入っていないことがあります。比べる前に、番号を文字に直した版を作ります
4. 別表と様式を分ける … 別表や様式は本文と分け、本文だけを校正の対象にします。別表の変更は担当者が別に見ます

3番目を軽く見ないでください。 自動の段落番号のままでは、条を1つ足したときに後ろの番号が自動で繰り下がり、比較の文書で番号の変化が変更として出ないことがあります。 一方で、本文中の「第12条」は手で打った文字なので、繰り下がりません。参照のずれが起きるのは、まさにこの組み合わせです。

AIに処理させる

させるのは4つの指示で、順に流します。

2番目が、この構成でいちばん効きます。 参照の一覧を作らせると、「第12条第2項による」の行に、改定前は「年次有給休暇の付与」を、改定後は「特別休暇」を指している、と並びます。指している条の見出しが変わっていれば、ずれの候補です。 人が見るのは見出しの並びだけで済みます。

最後の行が意外に効きます。 何も言わないと、読みやすくするための言い換えを指摘に混ぜてきます。ルールに無い指摘が増えると、担当者は一覧全体を信用しなくなります。

指示内容を固定する

指示2（参照）の例です。

あなたは総務部で、社内規程の改定案を校正する立場です。
参照先の「現行の規程」と「改定案」だけを使ってください。推測で埋めないでください。

【作るもの】
改定案の本文に出てくる、条・項・号を指す言葉をすべて拾い、表にしてください。
列は「改定案の条項｜参照の言葉（原文のまま）｜改定案で指している条項とその見出し｜
現行の規程で同じ言葉が指していた条項とその見出し｜判定」です。

【拾う言葉】
第◯条、第◯条第◯項、第◯号、前条、次条、前項、次項、同条、同項、前各号、
本条、本規程、別表第◯、様式第◯

【判定】
- 一致 ……… 現行と改定案で、指している条項の見出しが同じ
- ずれの候補 … 見出しが違う、または指している条項が改定案に無い
- 新規 ……… 改定で新しく足された参照
- 判断不能 …… 指している先が特定できない
迷ったときは「一致」を選ばないでください。

【厳守事項】
- 参照の言葉は原文のまま写してください。番号を直さないでください。
- 条の見出しは、規程に書かれた見出しをそのまま写してください。
- 他の規程を指す参照（「◯◯規程第◯条」）は、拾ったうえで判定を「他規程」とし、
  その先は確かめないでください。
- 改定の中身の当否や、言い換えの提案は書かないでください。

指示3（表記）の例です。

参照先の「表記ルール」の一覧だけに照らして、改定案の本文を校正してください。
一覧に無い観点で直さないでください。読みやすさのための言い換えもしないでください。
改定前から変わっていない条も対象にしてください。
指摘は「条項｜原文（該当箇所の前後10文字を含む）｜ルールの番号｜直した案」の表にしてください。
ルールの番号を書けない指摘は出さないでください。

指示1（用語）と指示4（対照表）の例です。

【指示1】
改定案の定義の条項（「この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は…」の条）
にある用語を一覧にしてください。
次に、改定案の本文で、定義した用語と同じ対象を指していると思われる別の語
（例：定義が「従業員」で、本文に「社員」「職員」）を拾い、
「条項｜使われている語｜対応すると思われる定義の語｜前後の文」の表にしてください。
改定の理由のメモに関係する記載があれば、その文を写してください。
語を直さないでください。意図的な使い分けかどうかを判断しないでください。

【指示4】
現行の規程と改定案を、条ごとに1行で並べてください。
列は「条（見出し）｜改定後｜改定前｜変更の印」です。
条文は、それぞれのファイルに書かれたとおりに写してください。要約しないでください。
新しく足された条は改定前を「（新設）」、削られた条は改定後を「（削除）」としてください。
変更の印は、改定後と改定前の文字が1文字でも違う行に「変更」と付けてください。
違いが無いと判断した条も省かずに並べてください。

指示4で「違いが無いと判断した条も省かない」と書くのは、人が比較の文書と突き合わせるためです。 全部の条が並んでいれば、比較の文書で変更履歴の付いた条が、対照表で「変更」になっているかを順に確かめられます。省かれた条は、突き合わせの対象から消えます。 規程委員会に出すときには、変更の無い条を担当者が外します。

指示3に「ルールの番号を書けない指摘は出さない」を入れるのは、好みの指摘を止めるためです。 番号を付けさせると、一覧のどの行に当てはめたかが担当者に見えます。当てはめが誤っていれば、ルールの書き方を直す手がかりにもなります。

「変わっていない条も対象にする」のは、改定の機会に既存の表記の誤りもまとめて直すためです。 ただし、変わっていない条の指摘は所管部門に返さず、総務で直すかを決めます。

出力形式を固定する

Word の文書に、新旧対照表と3つの指摘の一覧を出させます。 Notebook の回答を Word の Copilot に渡して、規程委員会の書式にそろえます。

参照の一覧の1行は、たとえば次の形になります。

用語の揺れと表記の指摘の1行は、次の形です。

1行目は、所管部門に意図を確かめる指摘です。 メモに記載が無いので、書き損じの可能性が高いものの、総務が勝手に「従業員」に直すと、対象を広げたかった意図を消すおそれがあります。 2行目は表記の指摘で、総務の判断で直します。

表にする1つ目の理由は、新旧対照表の変更の印と比較の文書を突き合わせられることです。 比較の文書で変更履歴の付いた条が、対照表で変更の印の付いた条とすべて一致しているかを、上から順に見ます。一致しない条があれば、対照表の漏れか、印の付け間違いです。

2つ目は、参照の一覧で見出しを並べられることです。 本文を読まなくても、見出しの組み合わせを見るだけでずれが分かります。

3つ目は、表記の指摘にルールの番号が付いていることです。 担当者は番号で指摘をまとめて採否を決められ、採らなかった指摘が多いルールは、書き方を見直す対象になります。

システムへ連携する

規程の原本には、この構成からは何も書き込みません。 原本を差し替えるのは、規程委員会と取締役会で承認された後に、総務の担当者が手で行います。承認前の改定案が原本のフォルダに入る経路を作らないためです。

人が確認する

1. 比較の文書と新旧対照表を突き合わせる … 変更履歴の付いた条が、対照表にすべて載っているかを確かめます。ここは省きません
2. 参照の一覧の「ずれの候補」と「判断不能」を見る … 本文を開いて参照先を確かめます
3. 用語の揺れを、改定の理由のメモと見比べる … 意図的な変更なら残し、書き損じなら所管部門に返します
4. 表記の指摘の採否を決める … ルールの番号ごとにまとめて決めます
5. 所管部門に返す指摘を選んで返す

所管部門に返すときは、指摘を3つに分けて書きます。 「直してください（参照のずれ）」「意図を教えてください（用語の揺れ）」「総務で直します（表記）」です。分けずに返すと、所管部門は表記の指摘まで自分で直そうとして、版が増えます。

1番目に時間を使い、4番目は速く済ませます。 対照表の漏れは承認の誤りにつながりますが、表記の揺れは読みやすさの問題です。1件40分のうち、半分ほどは1番目と2番目に使う想定です。

例外に対処する

6行目が、この構成の安全装置です。 一致しないときに AI の対照表を信じる運用にすると、比較の文書を作っている意味がなくなります。

記録を残す

• 現行の規程の版、改定案の版、比較の文書
• Copilot が出した新旧対照表と3つの指摘の一覧（直す前のもの）
• 担当者が採った指摘と採らなかった指摘、所管部門に返した指摘
• 確定した新旧対照表と、規程委員会に出した日
• そのとき使った表記ルールの版

所管部門ごとの指摘の件数も、月ごとに数えて残します。 同じ部門から同じルールの指摘が続くなら、その部門の起案者に表記ルールの一覧を渡すほうが、毎回直すより早く済みます。

採らなかった指摘を残すのは、表記ルールを育てるためです。 同じルールの番号で毎月採らない指摘が出ているなら、ルールの書き方か当てはめ方がずれています。新しい担当者は、採否の記録を読むことで、古参の担当者の判断を学べます。