新しい取引の会計処理に迷ったときに、過去の判断メモと監査法人との協議記録から似た取引を探し、当時の判断と根拠を基準の版付きで引く

処理の起点を決める

取り込みは、判断メモが共有フォルダの「確定済み」の場所に保存されたときです。 下書きの場所に置かれたものは取り込みません。検討の途中で変わった結論が、先例として検索に出ないようにするためです。 判断メモの様式の最終行に「確定日」と「確定者」の欄を設け、空なら取り込みを止めて作成者に知らせます。

監査法人との協議記録は、協議が終わったときに担当者が判断メモの番号を付けて保存します。 番号が付いていない記録は取り込まず、一覧に載せます。協議記録は判断メモに結び付いて初めて意味を持つからです。

基準の版の対応表が更新されたときも、起点にします。 新しい基準の公表や改正の適用が始まったら、経理部が表に行を足します。表の更新で全カードの「改正前」の印を付け直します。

検索は、担当者が検索画面で「探す」を押したときに動きます。 相談の受付と同時に自動で動かさないのは、論点を担当者が整理してから探したほうが、先例の当たりがよくなるからです。

入力データを集める

質を決めるのは、基準の版の対応表です。 たとえば、改正企業会計基準第29号「収益認識に関する会計基準」は2020年3月31日に公表され、2021年4月1日以後開始する連結会計年度及び事業年度の期首から適用されています。企業会計基準第34号「リースに関する会計基準」は2027年4月1日以後開始する事業年度の期首から適用され、2025年4月1日以後開始する事業年度の期首からの早期適用も認められています。自社がいつから適用したかを、この表に書きます。

改正で終わる基準も、表に持たせます。 企業会計基準第34号の適用により、企業会計基準第13号「リース取引に関する会計基準」など4つの会計基準等の適用が終了するとされています。第13号を根拠にした先例には、自社の適用開始日以降の取引で「改正前」の印が付きます。

データの取得方法を決める

検索テンプレートは、次の形にします。

{
  "script": {
    "lang": "mustache",
    "source": {
      "query": {
        "hybrid": {
          "queries": [
            { "match": { "summary": "{{summary}}" } },
            { "neural": { "summary_vec": {
                "query_text": "{{summary}}", "model_id": "{{model_id}}", "k": 50 } } }
          ],
          "filter": { "bool": { "filter": [
            { "term": { "status": "verified" } },
            { "terms": { "company": {{#toJson}}companies{{/toJson}} } }
          ] } }
        }
      },
      "size": "{{size}}{{^size}}10{{/size}}"
    }
  }
}

size には、既定値の書き方を使います。 ドキュメントの {{var}}{{^var}}既定値{{/var}} の形で、画面が件数を渡さなければ10件にします。会社の一覧は toJson で配列のまま差し込みます。 親会社の担当者は全社、子会社の担当者は自社と親会社だけを、画面の側で決めて渡します。

テンプレートは、保存する前に Render API で確かめます。 ドキュメントでは、実行する前にテンプレートを検証する Render API があるとされています。会社の一覧が空のときに terms が壊れないかを、ここで確かめます。

AIへ渡す前に整形する

1. 基準の名称の正規化 … 「収益認識基準」「29号」「新収益認識」を、対応表の基準の名称にそろえます。そろえられないものは、作成者の確定のときに選んでもらいます
2. 条項の番号の形をそろえる … 「第35項」「35項」「par.35」を同じ形にします
3. 様式前の判断メモの扱い … 6年前より前のメモは、結論しか書かれていないものがあります。根拠の条項が無いメモは、カードに「根拠の記載なし」と印を付けて取り込みます
4. 協議記録のメールの整形 … 引用の履歴、署名、定型の挨拶を除きます。監査法人の見解の文が埋もれないようにします
5. 取引の金額の扱い … 判断メモの金額は、カードには桁の区分（百万円未満、1億円未満、それ以上）だけを持たせます。重要性の判断に金額の大きさが効いた先例を、区分で見分けるためです
6. 埋め込みの対象を絞る … 取引の概要と論点の文だけを埋め込みます。基準の名称と条項は keyword の項目として持ちます

1番目を軽く見ないでください。 基準の名称がそろわないと、対応表と突き合わせられず、「改正前」の印が付きません。 印が付かない先例は、改正の後でもそのまま使えるように見えます。

AIに処理させる

AIの仕事は2か所です。取り込み時のカードの下書きと、検索結果のまとめです。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 会計基準は広く公開されていて、AIもその内容を知っているように振る舞います。判断メモに書かれていない条項を足すと、その条項は当時の判断の根拠ではなかったのに、根拠のように読まれます。 足りない条項に気づいたら、担当者が今回の判断メモに書きます。

指示内容を固定する

取り込み時（カードの下書き）：

あなたは経理部で、確定した判断メモを先例として整理する担当です。
判断メモの本文だけを根拠にしてください。推測で埋めないでください。

【取り出す項目】
- 取引の概要（取引の相手、契約の主な条件、自社の役割）
- 論点（判断が分かれうる点を、メモの書き方のまま）
- 根拠の基準と条項、基準の版（メモに書かれたとおり）
- 結論、監査法人との協議の有無

【厳守事項】
- 根拠の条項が書かれていなければ空にし、no_basis を true にしてください。
- 基準の版が書かれていなければ空にしてください。判断日から推測しないでください。
- メモにない基準や条項を足さないでください。
- 返す形は指定のJSONだけにしてください。

「判断日から版を推測しない」を書かないと、判断日に合わせた版を埋めてきます。 判断日が適用開始の後でも、早期適用の有無や子会社の決算期の違いで、実際に使った版は変わります。版を埋めるのは作成者の確定のときです。

検索時（引用付きのまとめ）：

あなたは経理部で、判断の難しい取引の会計処理を検討する担当者を助ける役です。
渡された判断メモと協議記録だけを根拠にしてください。

【今回の相談】{consultation}（取引の概要、論点、会社、契約の主な条件）
【先例】文書として渡します。題名は「判断メモ番号／判断日／根拠の基準と版」です

【書くこと】
1. 先例ごとに、取引の条件、論点、当時の判断、根拠の基準と条項
2. 監査法人と協議した先例は、協議記録に書かれた見解
3. 先例の取引の条件と、今回の相談の条件のうち、書かれている範囲で違う点
4. 「改正前」の印のある先例は、別の見出しの下にまとめる

【厳守事項】
- 今回の取引をどう処理すべきかを書かないでください。
- 先例が今も使えるかどうかを書かないでください。印に従って分けるだけにしてください。
- 判断メモに書かれていない基準や条項を書かないでください。
- 監査法人の見解は、協議記録の文を引用してください。言い換えないでください。
- 「根拠の記載なし」の印のある先例は、その旨を必ず書いてください。
- 似た先例がなければ「似た先例は見つかりませんでした」と書いてください。

先例は、プレーンテキストの文書として渡し、引用を有効にします。 Claude の引用機能では、プレーンテキストの文書は文の単位に自動で分けられ、引用には文字の位置（0から数える）が付きます。 判断メモ1件を1つの文書にし、題名に番号と判断日と基準の版を入れます。担当者は、まとめの1文から判断メモのどの文かへたどれます。

引用された文そのもの（cited_text）は、出力のトークンに数えられないとされています。判断メモの文を長く引用させても、出力の量が増えません。言い換えをさせず、引用で原文を見せる設計に向いています。

取り込み時のカードはJSONで返させ、検索時のまとめは引用付きの文で返させます。 引用と構造化出力は同時に指定できず、指定すると400エラーになるとされているからです。

出力形式を固定する

取り込み時のカードは、次の形のJSONで受け取ります。

{
  "memo_id": "AM-2023-041",
  "company": "子会社B",
  "decided_on": "2023-09-12",
  "summary": "",
  "issues": [""],
  "basis": [
    { "standard": "収益認識に関する会計基準", "paragraph": "", "version": "" }
  ],
  "conclusion": "",
  "auditor_consulted": true,
  "consultation_id": "",
  "amount_band": "百万円未満 | 1億円未満 | 1億円以上",
  "flags": { "pre_revision": false, "no_basis": false },
  "status": "unverified"
}

1つ目の理由は、basis を基準・条項・版に分けて持てることです。 対応表と突き合わせて「改正前」の印を機械で付けられるのは、基準の名称と版が独立した項目だからです。

2つ目は、flags を人とAIの両方から見える場所に置けることです。 pre_revision は Lambda が対応表から付け、no_basis は根拠の条項が無いときに付けます。AIはこの印を書き換えず、印に従って分けて並べるだけです。

3つ目は、auditor_consulted で協議の先例を絞れることです。 監査法人と協議した先例は、同じ論点で再び協議するときの出発点になります。

検索結果の画面は、次の2段に分けます。

改正前の先例も、消さずに出します。 改正の前後で論点がどう変わったかを見るには、改正前の判断の理由が材料になるからです。

システムへ連携する

会計システムには触れません。 この構成が出すのは先例の調査までで、仕訳を作るのも、会計処理を決めるのも人です。

人が確認する

1. 作成者がカードを確定する … 判断メモを確定した直後に、根拠の基準、条項、版を確かめます。ここで版が正しく入らないと、印が付きません
2. 担当者が引用の判断メモを開く … 先例として使う判断メモは、引用の文だけでなく全文を読みます。特に、取引の条件の違いが判断を分けていないかを見ます
3. 改正前の先例を扱う … 改正前の先例を参考にするときは、今の基準の条項を原文で読み、判断メモの下書きに「改正前の先例を参照した」と書きます
4. 責任者が判断する … 先例の調査を添えて、会計方針グループの責任者が判断します

1件あたり20分を目安にします。 上位10件のまとめを読み、先例として使う2〜3件の判断メモの全文を読み、今回との違いを下書きに書く時間です。基準の条文を原文で読み直す時間は、判断そのものの作業として、この20分の外に置きます。

3番目は、改正の移行期にとくに効きます。 リースに関する会計基準のように、原則の適用まで数年あり、早期適用もできる基準では、親会社と子会社で適用の時期が違うことがあります。 同じ取引でも、どちらの会社の先例かで使える版が変わるので、カードの会社と対応表の適用開始日を必ず突き合わせて読みます。

例外に対処する

上から3行目までが、取り込みの失敗の大半です。 どれも判断メモの書き方の問題で、様式に「根拠の基準・条項・版」の欄を設けると、大半はなくなります。

記録を残す

• 取り込んだ判断メモと協議記録の番号、取り込んだ日時、作成者が確定時に直した項目
• 基準の版の対応表の変更履歴と、そのときに印を付け直したカード
• 検索のたびの相談の内容、テンプレートに渡した値、返ってきた先例
• Claude に渡した判断メモと、返ってきたまとめと引用
• 担当者が先例として使った判断メモと、使わなかった判断メモ

2つ目の変更履歴は、後から説明を求められたときに効きます。 ある時点で、どの先例が「改正前」と表示されていたかを、表の履歴から再現できます。