学習塾・スクールの体験授業のあと、講師の記録から保護者へ送るフォローの連絡文を生徒ごとに作り、入会を検討中の家庭へ連絡する時期を知らせる

処理の起点を決める

講師が体験授業の記録を Google フォームで送ったことを起点にします。 トリガーは「New Form Response（Instant）」です。紙の用紙をやめ、教室のタブレットからフォームに入力してもらいます。 授業が終わってから入力までを5分以内にするのが目安で、それより遅れると講師の記憶があいまいになります。

フォームは、紙の用紙の項目をそのまま写すのではなく、作り直します。 第3章の（b）と（c）は、書く項目が決まっていないことから起きているからです。選択肢で答えられるものは選択肢にし、自由記入は3つに絞ります。

再連絡の知らせは、記録の Zap の後ろに Delay Until を置いて行います。 保護者が示した日が記録の値として入っているので、その日付の翌日の17時まで待ってから台帳を見に行きます。 17時にするのは、教室長が出勤して授業が始まる前に、電話をかける時間を取れるからです。

30日を超える日を示した家庭は、別の Zap で拾います。 Delay の保留は最長30日なので、「夏休みが終わってから」のような家庭は Delay に入れず、Schedule by Zapier で毎週月曜の朝に台帳を見て、示した日が過ぎた家庭を拾います。 Schedule の時刻は Zapier のアカウントのタイムゾーンに従い、指定の時刻から数分以内に動くとされています。

入力データを集める

フォームの項目は次のように作ります。

質を決めるのは「できたこと」と「つまずいたこと」の2つです。 ここが具体的なら、連絡文も具体的になります。「がんばっていた」では連絡文も「がんばっていました」になります。 フォームの説明文に、「何の問題で、どこまでできたかを書く」と例を添えます。

申込のときの相談の内容も渡します。 「計算ミスが多いのが心配」と書いて申し込んだ保護者には、体験でその点がどうだったかを伝えるのが、いちばん響く連絡になります。

データの取得方法を決める

生徒IDは、体験の申込を受けた時点で台帳に作っておきます。 講師はフォームで生徒IDを選ぶだけにし、名前を手で打たせません。 打ち間違いで台帳の行が引けなくなるのを防ぎます。

Delay のあとに状態を取り直すのが大事です。 待っている間に保護者から入会の連絡が来ていれば、教室長は台帳の状態を「入会」に変えています。取り直さずに知らせると、入会した家庭への再連絡が教室長に届きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 生徒の台帳との照合 … 生徒IDで行が引けなければ、AIのステップに進まず教室長に知らせます
2. 状態の確認 … 台帳の状態が「連絡不要」なら、下書きを作りません
3. 記録の長さの確認 … 「できたこと」と「つまずいたこと」がどちらも10文字未満なら、AIに渡す前に講師へ Slack で書き足しを頼みます
4. 保護者が示した日の振り分け … 空欄なら再連絡の Delay に入れません。今日から30日以内なら Delay Until に、それを超えるなら台帳の日付だけを残して毎週の Zap に任せます
5. 名前を渡さない … AIに渡すのは学年と科目と記録だけにし、生徒の名前は下書きに「{生徒名}」として残し、教室長が送るときに入れます

3番目が、第3章の（b）への対策です。 記録が薄いままAIに渡すと、AIは薄い部分を一般的な言葉で埋めます。埋められた文は読みやすく見えますが、その生徒のことは何も書かれていません。 書き足しは、講師が次の授業に入る前に頼みます。

AIに処理させる

させるのは、次の3つです。

（1）保護者への連絡文の下書きを作る

「申込のときの相談への答え」は、記録にその点が書かれていなければ書かせません。 書かれていないのに「計算ミスも少なかったです」と書くと、講師が見ていないことを保護者に伝えることになります。

（2）記録で足りない項目を書き出す

連絡文を書くのに材料が足りなかった段落を missing に並べさせます。教室長は、これを見て講師に聞くか、その段落を省くかを決めます。

（3）注意が要る記載に印を付ける

印の付いた生徒は、連絡文に印の内容を書かせません。 学び方の特性や心の様子は、文字で伝えると誤解されやすく、教室長が電話か面談で伝えるかを決めます。

指示内容を固定する

あなたは個別指導塾の教室長の補佐です。
体験授業を受けた生徒の保護者に送る、フォローの連絡文の下書きを作ってください。

【材料】
- 学年・科目：{grade}・{subject}
- 扱った単元：{unit}
- できたこと：{did_well}
- つまずいたこと：{struggled}
- 授業中の様子：{behavior}
- 申込のときに保護者が書いた相談：{application_note}
- 保護者の質問：{parent_question}

【構成】
1. 体験授業へのお礼（1文）
2. その日の様子：扱った単元、できたこと、授業中の様子
3. つまずいたことと、次に取り組むとよいこと
4. 申込のときの相談について、体験で見えたこと
   （材料に当たる記載がなければ、この段落は書かない）
5. 質問はいつでも受けること、教室の連絡先は {教室の連絡先} のまま

【厳守事項】
- 材料に書かれていないことを書かないでください。
  講師が見ていない様子や、記録にない褒め言葉を足さないでください。
- 成績が上がる、合格できる、といった見込みや約束に読める表現を書かないでください。
- 他の生徒や他の塾と比べないでください。
- 「今だけ」「残りわずか」のような急がせる表現を書かないでください。
- 料金、回数の契約、入会の手続きについて書かないでください。
- 材料が足りず書けなかった段落の番号を missing に入れてください。
- 次に当たる記載があれば flags に印を入れ、その内容は下書きに書かないでください。
  learning_concern / emotional / parent_question
- 生徒の名前は「{生徒名}」のまま残してください。
- 400字以内、です・ます調。保護者に向けた丁寧な文にしてください。

「記録にない褒め言葉を足さない」を独立した行にしているのは、 禁止の中でいちばん破られやすいからです。保護者向けの文を書かせると、AIは「素直で」「意欲的で」と性格を褒めたがります。講師がそう書いていなければ、それは誰も見ていない生徒の姿です。

4番目の段落を「書かない」と明記するのも同じ理由です。 書かなくてよいと言われなければ、AIは段落を埋めようとして、相談の内容をなぞる一般的な文を書きます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力項目として、次の項目を定義します。

{
  "student_id": "",
  "draft_subject": "",
  "draft_body": "",
  "missing": [],
  "flags": [],
  "flag_note": "",
  "used_facts": ["did_well", "struggled", "behavior", "application_note"]
}

構造化する理由の1つ目は、生徒の台帳の列に分けて入れられることです。 下書き、足りない項目、印をそれぞれの列に書き込めば、教室長は台帳の1行で、送ってよい下書きか、講師に聞くべき下書きかを判断できます。

2つ目は、flags で通知の仕方を分けられることです。 印があれば、Slack の通知に「電話で伝えることを検討」と添え、下書きの冒頭に【要確認】を付けます。

3つ目は、used_facts で下書きの根拠を確かめられることです。 下書きが記録のどの項目を使ったかを返させ、application_note を使ったのに記録に当たる記載がなければ、教室長に見直しを促します。

システムへ連携する

保護者への送信は Zap に入れません。 下書きは台帳に入るだけで、教室長がそれを直して、今の連絡の手段で送ります。塾の連絡用のアプリは Zapier につながらないことも多く、つながる場合でも、送信を自動にしない設計にします。

台帳の書き込みは、下書き、missing、flags、通知した日時の列だけにします。 状態の列（検討中、入会、見送り）は教室長だけが変えます。AIの出力で状態を変えると、Delay のあとの確認の意味がなくなります。

Slack の通知は、教室ごとの教室長に直接送ります。 チャンネルに送ると、他の教室の生徒の情報まで全員の目に入ります。通知に載せるのは生徒ID、学年、missing と flags の有無だけにし、 下書きの本文は台帳で読みます。

Slack の無料のプランでは、1つのワークスペースに入れられるアプリが10個までとされています。 教室の連絡に無料のプランを使っている場合は、Zapier のアプリを入れる枠が残っているかを先に確かめます。アプリの導入が管理者だけに制限されているワークスペースでは、管理者の権限が要ります。

人が確認する

教室長が、下書きの全件を確かめてから送ります。

目安は1件4分です。 下書きを読んで、記録と見比べ、必要なら一言足して送ります。記録と下書きを左右に並べて見られるように、台帳の列を並べておきます。

直した箇所は、講師にも返します。 「つまずいたこと」の書き方が具体的になると、次の体験の下書きがよくなります。週に1回、教室長が直した下書きを2〜3件選んで講師に見せるだけで、記録の質が上がっていきます。

再連絡の知らせが来たら、教室長が電話かメールかを決めます。 前回の連絡文と保護者の返事を台帳で見てから連絡します。保護者から「見送ります」と返事があれば、状態を「見送り」にし、以後の連絡はしません。

例外に対処する

8行目は、毎週月曜の Zap を保険にして防ぎます。 Zapier の説明では、Delay は Zap がオンのときしか動かず、止めていた間に予定されていたアクションはオンに戻しても実行されないとされています。毎週の Zap の条件を「状態が検討中で、示した日が過ぎ、まだ知らせていない」にしておけば、 Delay から漏れた家庭もそこで拾えます。

9行目は、プロンプトの禁止の外に置く守りです。 保護者の質問に「合格できますか」とあると、AIはそれを受けた文を書くことがあります。

記録を残す

• 体験授業の記録（フォームの回答のスプレッドシートに残る）
• 下書き、missing、flags、used_facts（生徒の台帳）
• 教室長が送った文（直したあとの文）と送った日時
• 講師への書き足しの依頼と、書き足された記録
• 再連絡の知らせを送った日時と、教室長が連絡した結果
• 入会・見送りの結果と、その日付

3つ目の「直したあとの文」が、いちばん役に立つ記録です。 教室長が毎回消している言い回しがあれば、プロンプトの禁止に足します。毎回足している一言があれば、それは講師の記録の様式に足すべき項目です。

AI by Zapier は実行のたびに知識がリセットされます。 前回の連絡を踏まえた再連絡の文を作るには、台帳に残した前回の文を入力として渡します。