他社から受け取った資料の受領記録と、返却・破棄までを台帳で管理する

処理の起点を決める

受領登録フォルダにファイルが保存されたことを起点にします。 担当者が、紙はスキャンして、電子はそのまま同じフォルダへ置きます。経路で分けません。 紙だけ、メールだけと分けると、どれか1つの経路が記録から漏れます。

同時に受領フォームを出します。入れてもらうのは、経路（対面／メール／データルーム）、現物の所在、受け取った本人、案件名の4つです。資料に書かれていないのはこの4つで、それ以外は書かせません。

保存のたびに1件ずつ動かします。 一括処理にすると、受領フォームと資料の対応を後から結び直すことになり、取り違えが起きます。処理が済んだファイルは移し、残った数が未処理の数になるようにします。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の行です。 契約台帳に期限の条件が無ければ、読み取りが正確でも期限は出ません。この列を埋めるのは人の作業です。

相手先のドメインも列に持たせます。 表紙の社名は略称や旧社名のことがあり、名称だけでは契約に結び付きません。

データの取得方法を決める

読み取りは、ワークフローからレイアウトモデルを呼ぶだけです。このとき、読ませるページを pages で絞ります。 絞らないと、本文まで外部へ出ます。

表紙のページ番号は、機械が決めます。 既定は先頭2ページ、送り状が別ファイルならその全ページです。PowerPointは各スライドが1ページ単位なので、先頭スライドだけを指定できます。

契約台帳の照合は、契約番号・ドメイン・社名の順に引きます。名称から引くと、表記ゆれで引けない相手先が出ます。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDF・画像・Office形式を確かめ、それ以外はPDFに変換します
2. サイズとページ数の確認 … PDFとTIFFは最大2,000ページ、有料（S0）レベルで500MBが上限です
3. 画像の寸法の確認 … 50×50から10,000×10,000ピクセルの間である必要があります
4. 解像度の確認 … 抽出するテキストの最小高さは、1024×768の画像で12ピクセルです
5. ロックの解除 … パスワードでロックされたPDFは、提出前に解除する必要があります
6. ハッシュ値の取得 … 受領したファイルのハッシュ値を、この時点で計算して控えます
7. 読ませるページの決定 … 表紙と送り状に当たるページ番号を決め、それ以外は送りません

6番目を後回しにしないでください。 破棄の証跡は、受領した時点のファイルと消したファイルが同じものだと示せて初めて成り立ちます。 消す直前に取っても、差し替わっていないことは示せません。

AIに処理させる

させるのは、表紙と送り状に書かれていることを取り出し、根拠にした文字列を書き出すことだけです。

右端の列が、いちばん大事な区別です。 missing は書かれていないこと、unreadable は検出はされたが確定できないことで、前者は相手に確認し、後者はスキャンをやり直します。 分けるのは words と styles の信頼度です。

1行目と6行目は、同じ失敗の裏表です。 どちらも「それらしい日付」を作る動きで、台帳に入ると、期限を守っているという記録だけが残ります。

指示内容を固定する

あなたは知的財産部で、他社から受け取った資料の受領記録を作る立場です。
渡されたのは表紙と送り状の読み取り結果だけです。
そこに書かれていることだけで答え、推測で埋めないでください。

【取り出す項目】
issuer（差出元の社名）／ doc_title（資料名）／ doc_date（書面の日付）／
nda_hint（契約番号・契約名・目的の記述）／ marking（「秘」などの表示）

【status】ok（読み取れて解釈できる）／ missing（書かれていない）／
unreadable（検出はされたが信頼度が低く確定できない）／ ambiguous（候補が複数）
迷ったときに ok を選ばないでください。

【厳守事項】
- 返却期限、破棄期限、通知期限を書かないでください。「検討終了後30日」と
  いう記述があっても、日付に直さないでください。
- どの秘密保持契約に対応するかを決めないでください。契約番号や目的の記述を、
  そのまま nda_hint に写すだけです。
- 社名は書かれたとおりに写し、正式名称に直す、「株式会社」を補う、
  略称を展開することをしないでください。
- doc_date は書面の日付だけです。ファイルの更新日やメールの日付から
  埋めず、書かれていなければ missing としてください。
- 契約番号はそのまま入れ、桁を補う、枝番を足さないでください。
- 表紙と送り状の外にある記述を出力に入れないでください。資料の中身を
  要約しない、引用しない、言い換えないでください。
- evidence には根拠にした文字列をそのまま写してください。
- 資料でない書類（名刺など）なら doc_kind に種類を書いてください。

【読み取り結果（表紙・送り状のみ）】{layout_result}
【受領フォームの値】{intake_form}

「期限を書かない」を最初に置いているのは、書かせると書くからです。 表紙や送り状に「検討終了後30日以内に返却」と印刷されていることがあり、何も言わなければ日付に直して返します。禁じているのは計算であって、条項を読むことではありません。「本文の記述を出力に入れない」も同じ趣旨の歯止めで、 渡すのは表紙の領域だけですが、送り状に概要が数行書かれていることがあります。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "doc_kind": "received_material",
  "issuer":    { "value": "", "status": "ok",      "evidence": "" },
  "doc_title": { "value": "", "status": "ok",      "evidence": "" },
  "doc_date":  { "value": "", "status": "missing", "evidence": "" },
  "nda_hint":  { "contract_no": "", "contract_name": "", "purpose_text": "",
                 "status": "missing", "evidence": "" },
  "marking": "marked | none | unreadable",
  "page_count": 0
}

Claude API の構造化出力（structured outputs）を使い、このスキーマから外れない出力にします。 制約付きデコードでスキーマに沿った応答を保証する仕組みで、解析に失敗せず、型と必須項目が保証されるとされています。

ただし、縛れる範囲には限りがあります。 additionalProperties は false にする必要がある一方、数値の制約も文字列長の制約（minLength ／ maxLength）も使えません。 つまり本文を写して長くなった出力を、スキーマでは止められません。 止めるのは、渡すテキストを表紙に限る前処理のほうです。

status はAIが埋め、判定はPythonが規則で決めます。 層を分ければ、人に回す範囲が変わっても直すのは規則だけです。

contract_unknown は必ず人に回します。件数が増えても自動では閉じません。 契約が無いまま受け取っているなら、台帳の不備ではなく、受け取り方の問題です。

システムへ連携する

契約台帳へは書き込みません。 契約番号が台帳に無かったときも書き足しません。足すかは、相手先に確認したうえで法務が決めます。

期限の計算はPythonの側に置きます。 台帳の「起算点」と「日数」を読み、検討終了の登録日から計算するだけです。ここに生成AIを挟まないことが前提です。

人が確認する

人が開くのは needs_human と contract_unknown の行だけです。 registered の行は、週に一度、件数と相手先を流し見ます。全件を開く設計にすると、第10章の5.0時間には収まりません。

1. contract_unknown を先に見る … 契約はあるのに台帳に無いのか、そもそも結んでいないのかを分けます。後者は担当部署へ差し戻します
2. needs_human の根拠を確かめる … evidence を読み、必要なら表紙の画像を見ます。多くはスキャンのやり直しで解決します
3. 現物の所在を確定する … 受領フォームの値と実際の置き場所が合うかを見ます
4. 検討終了を登録する（担当者） … 案件が終わった時点で受領台帳に登録します
5. 通知文の下書きを直して送る … 返却または破棄を実行し、証跡を登録してから送ります。送信は人が行います

4番目は知財部の仕事ではありません。 検討が終わったかは担当部署しか知らないので、登録も担当部署に残します。 知財部は、登録の無い受領物の一覧を毎週見ます。

開くのは2割前後の想定です。 それより多い月は、契約台帳の整備が追いついていません。

例外に対処する

上から3行目までが、人が使う時間のほとんどです。 どれも契約と受領物の対応が決まらない場合で、読み取りの精度を上げても減りません。

記録を残す

• 受領物のファイル、受領時のハッシュ値、受領フォームの値
• レイアウトモデルへ送ったページ番号と、返ってきた読み取り結果（表紙と送り状のみ）
• 生成AIの出力（status と evidence）と、そのとき参照した契約台帳の内容
• 判定と、人が判定を覆した記録
• 検討終了の登録日、計算した返却・破棄の期限、実行日
• 破棄・返却の証跡と、相手へ通知した日時、通知文の本文

3つ目で「そのときの契約台帳の内容」を残すのは、条件が後から変わるためです。 期限の日数を直すと過去に計算した期限の意味が変わり、当時の条件が無いと、やり直す範囲が決まりません。

破棄の証跡は、電子と紙で残すものが違います。 紙は返送した送り状の控え、同梱した返却明細、相手からの受領の連絡です。社内で廃棄したなら、処理した日、立会者、廃棄業者の処理証明書の番号、対象の明細を残します。電子は削除の日時、実行者、ファイル名と件数、受領時に控えたハッシュ値を並べ、そのうえで共有フォルダ・担当者の端末・メールの添付・ごみ箱・バックアップという削除の範囲を先に宣言し、どこまで消したかを書きます。 バックアップに残る分は、保存期間が過ぎるまで残ることを通知文に書きます。