記事のカテゴリはどう分ける？｜増えすぎる前に決める

「カテゴリが20を超えて、自分でもどこに入れればいいのか分からなくなりました」「1本の記事が3つのカテゴリに入っていて、どの一覧を開いても同じ記事が並びます」——記事が100本を超えたメディアの運用担当から届く声です。どちらも記事の中身ではなく、記事を入れる棚のほうが先に限界を迎えたという話にあたります。カテゴリは、記事が増えてから足していくものではありません。本当は、記事が増える前に上の段を決め切り、あとは決めた段の中でしか増やさないと約束しておくための仕組みです。この記事では、切り方が3通りしかないこと、そのうちどれを基本に置くか、上の段をいくつで止めるか、下限本数を割ったカテゴリの畳み方、そして切り直すときに壊れるものまでを、決める順番どおりに整理します。

カテゴリが増えたメディアで、実際に何が起きているか

記事が100本を超えたあたりから、カテゴリの一覧が20を超えるメディアが出てきます。増えた理由はたいてい同じで、新しい記事を書くたびに「これはどこにも入らない」と感じ、その場で1つ足してきたからです。1回ごとの判断は、それぞれ正しく見えます。書き手は目の前の1本を置く場所を探しているだけで、棚の全体を見ているわけではないためです。棚は、1本の記事の都合で足すと必ず増える方向にしか動きません。減らす判断は、誰かが棚の側を見に行かないかぎり発生しないからです。

増えた棚は、次の4つの形で壊れます。起きる順番もだいたいこの通りで、最初の2つは運用している側にはほとんど見えません。

• 1本の記事が3つのカテゴリに入る：どの一覧を開いても同じ記事が並び、それぞれの棚が何の棚なのかが読む人に伝わらなくなる
• どこにも入らない記事が出る：その場でカテゴリを1つ足して置くため、あとから1本しか入っていない棚が残る
• 同じ意味のカテゴリが2つ並ぶ：「集客」と「リード獲得」のように、名前を付けた人が違うだけで中身が重なる棚ができる
• 1件しか入っていないカテゴリが残る：一覧を開いた人が1本読んで行き止まりになり、次に読むものが見つからない

4つに共通しているのは、読む人ではなく書く人の都合で棚が決まっていることです。読む人は自分の困りごとを持って来ます。書く人は書き上げた記事を持って来ます。この2つは形が違うので、書いた記事を置けるように棚を足していくと、読む人の困りごとと棚の名前が少しずつずれていきます。カテゴリの一覧を見て自分の困りごとがどこにあるか分からない状態は、記事が足りないのではなく、棚の名前が読む人の言葉になっていない状態です。

切り方は3通りしかない

カテゴリの軸は、無数にあるように見えて実際には3通りに収まります。読者の課題で切るか、商材・サービスで切るか、記事の形で切るかの3つです。「業種で切る」「担当者の役職で切る」といった案も出ますが、これらは読者の課題を別の言い方にしたもので、1つ目に含まれます。「入門・応用で切る」は記事の形の一種です。3つのどれでもない軸が出てきたときは、たいてい2つを混ぜたものになっています。

3通りしかないと分かっていると、議論の進め方が変わります。案を出し合って良さそうなものを選ぶのではなく、3つのどれを上の段に据えるかを決め、残りの2つは下の段かタグに落とす、という順番で決められるからです。選ばれなかった軸を捨てる必要はありません。上の段に置けるのが1つだけ、というだけの話です。

問題になるのは、3つを同じ階層に並べてしまう場合です。「資料作成」という課題の棚と、「事例記事」という形の棚と、「勤怠管理システム」という商材の棚が横に並んでいると、読む人は何を基準に選べばよいのか分からなくなります。同じ階層に違う軸の棚が並んでいる状態は、棚が多いことよりも深刻です。数が多いだけなら探す手間が増えるだけですが、軸が混ざっていると探し方そのものが決まらないためです。

切り方①：読者の課題で切る

読者の課題で切るとは、「採用に困っている」「請求の作業が重い」「問い合わせが増えない」のように、読む人が抱えている状態を棚の名前にする切り方です。読む人は自分の困りごとを持って来るので、棚の名前と持ち込むものの形が一致します。検索から入った人が、隣の記事に手を伸ばす確率がいちばん高いのもこの切り方です。

向くのは、扱う話題の幅が広く、記事が特定の商材に紐づいていないメディアです。たとえば1つの棚に「日程の調整が終わらない」「議事録が残らない」といった記事が並んでいれば、1本読んだ人が次も読みます。逆に壊れるのは、課題の粒の大きさがそろわないときです。「業務効率化」という大きな棚と「見積書の作成」という小さな棚が横に並ぶと、大きいほうに記事が集まり、小さいほうは数本で止まります。課題の粒をそろえる作業が、この切り方のいちばん難しいところです。

粒をそろえる目安として使えるのが、その困りごとを誰が口にするかです。同じ役割の人が、同じ場面で口にする言葉であれば、粒はおおむねそろっています。経営層が言う「生産性を上げたい」と、現場が言う「この転記をやめたい」は、同じ階層に置けません。前者は上の段、後者は下の段になります。棚の名前を決めるときは、その言葉を誰が言うのかを1つずつ確かめると、階層が自然に分かれます。

切り方②：商材・サービスで切る

商材・サービスで切るとは、自社が売っているものの名前をそのまま棚にする切り方です。社内では圧倒的に通りがよく、決めるのも速い。営業資料の構成とそろうため、記事を営業に渡すときの説明も要りません。扱う商材が3つか4つに限られていて、記事のほとんどがそのどれかに紐づくメディアであれば、この切り方で回ります。

壊れるのは2つの場面です。1つは、商材の外側にある記事が入らないとき。業界の動向、法改正の解説、社内体制の作り方といった記事は、どの商材にも属しません。行き場がなくなり「その他」や「コラム」という棚が生まれます。もう1つは、商材そのものが変わったときです。名前を変えた、2つを1つに統合した、販売を終了した。商材の改廃はそのまま棚の改廃になり、棚を作り直すたびに一覧の住所が変わります。

もう1つ見落とされやすいのが、読む人の側から見た分かりにくさです。困りごとを持って来た人は、自社の商材名を知りません。棚の名前が商材名だと、どれを開けば自分の困りごとに当たるのかが読む前には判断できず、結局トップから順に見ることになります。商材で切った棚は、すでに自社を知っている人には速く、まだ知らない人には遅いという性質を持っています。

切り方③：記事の形で切る

記事の形で切るとは、「事例」「調査データ」「用語解説」「イベントの案内」のように、記事の型を棚にする切り方です。作っている側にとっては最も迷いがなく、新しい記事をどこに置くかの判断が一瞬で終わります。編集部の管理画面の中で使う分には、形で切った棚は運用がいちばん軽いのも確かです。

壊れるのは、読む人にとっての助けにならない点です。事例という棚には、採用の事例も、経理の事例も、製造現場の事例も同じように並びます。困りごとを持って来た人から見ると、その棚は絞り込まれていないのと同じで、結局1本ずつ題名を読むことになります。記事が30本を超えたあたりから、この棚は探す役には立たなくなります。

ただし、形の軸を捨てる必要はありません。形は上の段ではなくタグに置くと、そのまま横串として機能します。課題で切った棚の中から「事例だけ見たい」と絞り込める形にすれば、読む人の探し方を2段階にできます。上の段に据えると壊れ、横串にすると効く。記事の形は、この性質をいちばんはっきり持っている軸です。

3つを一枚で比べ、混ぜないと決める

3つの切り方は、向く場面・壊れる場面・棚としての寿命がそれぞれ違います。上の段に据える1つを決めるときは、今この瞬間の使いやすさではなく、2年後にその棚がまだ成り立っているかで選びます。

切り方	向く場面	壊れる場面	棚の寿命
読者の課題で切る	話題の幅が広く、検索から来る人が多い	課題の粒の大きさがそろわず、大小が混ざる	長い。商材が変わっても棚は残る
商材・サービスで切る	商材が3〜4つに限られ、記事がそこに紐づく	商材の外側の記事が入らず、その他が育つ	短い。商材の改廃でそのまま崩れる
記事の形で切る	同じ型の記事をまとめて見せたい	1つの棚に無関係な話題が並び、絞れない	中くらい。形は変わらないが探す助けにならない

表のうち、上の段に据えて2年もつのは1つ目だけです。2つ目は商材の改廃で崩れ、3つ目は記事が増えるほど探しにくくなります。ここで決めるのはどれが優れているかではなく、上の段に置くのはどれかです。残りの2つは、下の段かタグか、記事の中の見出しとして生き残ります。

決めたあとは、その軸から外れる棚を作らないことを運用の約束にします。約束がないと、半年後に「今回だけ」という例外が1つ入り、そこから元に戻ります。約束の書き方は難しくありません。棚を足すときの条件を1行で書いておくだけです。たとえば「上の段は読者の困りごとの名前でのみ作る。商材名・記事の型では作らない」と書いてあれば、次に足そうとした人が自分で止まります。

読者の課題を基本に置く理由

3つのうち読者の課題を上の段に据えるのは、棚の寿命がいちばん長いからです。自社の商材は数年で入れ替わりますし、記事の型も編集体制が変わると呼び方が変わります。一方で、読む人が抱えている困りごとは、担当者が代わっても業界が変わっても、そう簡単には消えません。棚を作り直す回数がいちばん少なくて済む軸、という理由で選びます。

もう1つの理由は、棚の名前がそのまま記事の企画になることです。「請求の作業が重い」という棚があると、その棚に足りない記事が何かを考えやすくなります。商材で切った棚では、同じことを考えると商材の説明記事ばかりが増えます。棚は分類の道具であると同時に、次に何を書くかを決める道具でもあります。課題で切ると、この2つ目の働きが強く出ます。

ただし、課題で切るには読む人の言葉を先に集める必要があります。ここで役に立つのがカードソーティングという方法です。記事の題名を1枚ずつ書き出して、読み手に自由にまとめてもらう（オープンソート）か、こちらで用意した区分に振り分けてもらう（クローズドソート）。ニールセン・ノーマン・グループの解説では、傾向をつかむだけなら最低15人、数として扱うなら30〜50人以上を目安としています。人数がそろわなくても、営業に同席した人5人に聞くだけで、社内で考えた棚の名前と読み手の言葉のずれは見えてきます。

足りない軸はタグに逃がす

上の段を課題で切ると決めると、必ず「でも業種別にも見たい」「事例だけまとめたい」という話が出ます。ここで棚を足すと、2章で書いた軸の混在が始まります。上の段に入らなかった軸は、棚ではなくタグに置きます。タグには親子の関係がなく、1本の記事に何枚でも貼れるので、軸をまたいだ絞り込みに向いています。

タグに逃がす軸として実務で効くのは、業種、企業の規模、記事の型、扱っている道具の種類、想定する読み手の役割の5つです。これらは全部、課題の棚と直交します。「請求の作業が重い」という棚の中で「製造業」「事例」と絞れれば、読む人の探し方は2段階になります。棚を20個に増やすより、棚8個とタグ15枚のほうが、探せる組み合わせは多くなります。

ただしタグは、放っておくと棚より速く増えます。貼るのが軽い分、書き手がその場で新しい言葉を作れてしまうためです。防ぐには、タグも使ってよい語をあらかじめ決めた一覧から選ばせ、新しい語は編集の担当者だけが足せる形にします。1本の記事に貼る枚数も、3枚から5枚程度を上限にしておくと、絞り込みの役に立つ状態を保てます。

決める順番——上を固定してから下を足す

棚の設計でいちばん多い失敗は、細かいところから決め始めることです。手元にある記事を並べて似たものをまとめていくと、その時点の記事の偏りがそのまま棚の形になります。順番は逆で、上の段を先に固定し、下の段は記事が集まってから足します。次の5つの手順で進めると、途中で戻る回数が減ります。

この順番の要は、3つ目で数を決め切ることです。5〜8という幅は、読む人が一覧を見て選べる数と、1つの棚に記事がたまる速さの兼ね合いで決まります。3つだと1つの棚が大きくなりすぎ、12を超えると読む人が選べません。決めた数は棚の設計そのものなので、あとから増やすときは1つ足すのではなく、全体を見直す扱いにします。

1カテゴリの下限本数と、下回ったときの畳み方

棚には下限本数を決めておきます。目安は5本から6本です。オウンドメディアを立ち上げるときにカテゴリあたり最低5〜6記事を用意するという目安が挙げられていますが、これは開設時だけの話ではありません。一覧を開いた人が、そこで2本目・3本目に手を伸ばせる最低限の数という意味で、運用中もそのまま使えます。

下限を割った棚が出たときの畳み方は3通りあります。1つ目は近い棚に統合する。2つ目は上の段に戻して下の段をなくす。3つ目は棚は消してタグとして残す。どれを選ぶかは、その棚に今後記事が増える見込みがあるかで決めます。増える見込みがあるなら残し、半年増えていないなら畳みます。「そのうち増えるから」で残した棚は、ほぼ増えません。増える予定があるなら、その記事を書く日程まで決まっているはずです。

畳むときに確かめるのは、その棚に入っていた記事の行き先です。ワードプレスでは、カテゴリーを削除しても記事そのものは消えず、既定のカテゴリーに自動で移ります。つまり、移す先を決めないまま削除すると、記事が全部「未分類」に落ちます。既定のカテゴリー自体は削除できない仕様になっているため、先に1本ずつ移してから棚を消す、という順番を守ります。

どこにも入らない記事と、3つに入ってしまう記事

棚を決めたあとに必ず出るのが、この2種類の記事です。どちらも棚の設計の問題に見えますが、原因は別のところにあります。どこにも入らない記事は、その記事が誰に向けて書かれたのかが決まっていないことが多く、3つに入ってしまう記事は、1本の中に3つの話題が同居していることが多いのです。

どこにも入らない記事が出たら、棚を足す前に、その記事の読み手を1人に絞れるかを確かめます。絞れるなら、その人の困りごとはどれかの棚に当たるはずです。絞れないなら、その記事は誰に向けたものでもない可能性があります。業界の動向をまとめた記事や、自社の受賞を伝える記事がここに引っかかります。これらは記事の棚ではなく、お知らせとして別の場所に置くほうが、棚を守れます。

3つの棚に入ってしまう記事は、分割の候補ではなく、主たる棚を1つ決める対象として扱います。1本の記事に複数のカテゴリを付けると評価が分かれてしまうおそれがあり、読む人も混乱するため、基本は1つに絞るよう勧められています。決め方は単純で、その記事を検索から見つける人がどの困りごとを持っているかを1つ選びます。書いた内容がどれに当たるかではなく、読む人がどこから来るかで決めます。

名前の付け方が、入る記事と入らない記事を決める

棚の名前は、境目そのものです。「業務効率化」という名前を付けると、ほとんどの記事が入ってしまい、棚として機能しません。「手作業の転記をなくす」という名前にすると、入る記事と入らない記事がはっきり分かれます。名前は、入らない記事が出るくらい具体的にするのが原則です。何でも入る棚は、棚がないのと同じです。

もう1つの原則は、社内でしか通じない言葉を使わないことです。自社が使っている造語、部署の名前、提供している方式の呼び名。これらを棚の名前にすると、読む人にはどこに何があるのか見当がつきません。読み手に馴染みのない言葉で区分すると動線が悪くなるとも指摘されています。名前の候補が出たら、その言葉を社外の人が口にするかどうかを1つずつ確かめます。

実務では、名前と一緒に「その棚に入る条件」を1行で書いておきます。たとえば「手作業の転記をなくす：紙や別のシステムからの書き写しを減らす話題。作業そのものをやめる判断は含まない」のように書く。この1行があると、半年後に別の人が記事を置くときも境目がぶれません。名前の重複も避けられます。ワードプレスでは棚の名前と住所に使う文字列の両方が重複できない仕様なので、似た名前を作ろうとした時点で気づける仕組みにもなっています。

切り直すと壊れるもの——住所、内部のリンク、集計の断絶

棚を作り直すと決めたら、先に壊れるものを把握しておきます。いちばん大きいのは一覧の住所です。棚の住所に使う文字列を変えると、その一覧の住所が変わり、外から張られていたリンクも、社内資料に貼ったリンクも外れます。次に内部のリンクです。記事の中から「この話題の一覧はこちら」と張っていた箇所は、手で張り替えないかぎり古い住所を指したままになります。

住所が変わるときは、恒久的な転送を設定します。検索セントラルの手引きでは、内部リンクを新しい住所に張り替えること、新しい住所を含むサイトマップを送ること、そして転送はできるだけ長く、一般的には1年以上維持することが示されています。移転の最中は掲載順位が一時的に変動しますが、これは通常のことで、時間とともに落ち着きます。中規模のサイトでは、新しい住所が表示され始めるまでに数週間以上かかることもあります。

• 棚の切り直しは一度に全部やらず、1つずつ変えて順位に問題がないかを確かめながら進める
• 一覧の住所を変える前に、社内資料・営業資料・メールの定型文に貼られたリンクを洗い出しておく
• 切り替えた日を記録しておく。記録がないと、あとで数字が落ちたときに棚の変更が原因かどうかを切り分けられない

見落とされやすいのが3つ目、集計の断絶です。棚ごとの閲覧数を追っていた場合、棚の名前と住所が変わった時点で、前後の数字がつながらなくなります。「ある棚の記事の合計」という集計は、棚が統合されると意味が変わります。切り直す前に、いまの棚ごとの数字を1枚の表に書き出して保存しておくと、あとから前後を並べて見られます。

決める人と、見直す間隔

棚を誰が決めるかを決めていないと、実際には最後に記事を書いた人が決めることになります。棚を足せる人を1人か2人に固定し、それ以外の人は「入らない記事があった」と報告するだけにします。足す権限を絞ることが、棚が増えない仕組みのほとんどすべてです。報告を受ける側は、足すのではなく、まず既存の棚の名前を直せないかを考えます。

見直す間隔は、期間ではなく本数で決めるほうが動きます。「半年に1回」と決めると、増えていない時期にも会議が入り、増えた時期には間に合いません。「記事が50本増えたら見る」「どこにも入らない記事が5本たまったら見る」のように、数で引き金を引きます。日付の代わりに数を条件にすると、見直しが必要なときにだけ動きます。

見直しの場で確かめるのは3つだけです。下限本数を割った棚はないか、1本が2つ以上の棚に入っていないか、どこにも入らない記事がたまっていないか。この3つがすべて問題なければ、棚はまだ持ちます。1つでも当てはまったら、その棚だけを直します。全体を組み直すのは、上の段の軸そのものが合わなくなったときだけです。

AIに任せる範囲と、人が決める線

カテゴリの設計でAIが効くのは2か所です。1つは既存記事の仮の割り当て。記事の題名と冒頭を渡して、決めた棚のどれに当たるかを振り分けさせます。100本を超えると人手では1日仕事になる作業が、数十分に縮みます。もう1つは、どこにも入らない記事の洗い出しです。振り分けの結果から、どの棚にも当てはまらなかった記事だけを抜き出させると、棚の穴が見えます。

このとき必ず指示するのが、判定の根拠を1本ずつ書かせることです。「この記事はこの棚。理由は、読み手が抱えている状態がこの棚の条件に当たるため」という形で出させると、人が確認する時間が半分以下になります。根拠がない一覧は、結局1本ずつ開いて確かめることになるので、作業時間は減りません。迷った記事には印を付けさせ、その印が付いたものだけを人が見る、という分担にします。

一方で、棚の名前と境目はAIに決めさせません。名前は事業のどこを見せたいかという判断そのもので、記事の中身からは出てきません。境目も同じで、2つの棚のどちらに入れるかは、その記事を検索から見つける人がどんな困りごとを持っているかの読みで決まります。人が確認する範囲は先に決めておきます。上の段の名前、棚を足すか畳むかの判断、そして迷った記事の最終的な振り分け。この3つは人が押さえ、残りを任せる形にすると、速さと納得の両方が保てます。

よくある質問

カテゴリは全部でいくつが適正ですか

上の段は5つから8つを目安にします。解説記事では大区分を最大5つ程度にまとめる案も示されていますが、扱う話題の幅が広いメディアでは8つまで広げて構いません。数そのものより、その数で止めると決めて運用できるかのほうが効きます。下の段は、上の段が固まってから記事が集まった順に足します。

1本の記事に複数のカテゴリを付けてもよいですか

基本は1つに絞ります。複数付けると評価が分かれるおそれがあり、読む人もどの棚の記事なのか判断できなくなります。どうしても2つに当たる場合は、その記事を検索から見つける人がどの困りごとを持っているかで主たる棚を1つ選び、もう一方はタグで拾います。

記事が少ないうちからカテゴリを分けるべきですか

上の段は最初に決めます。ただし、1つの棚に5本から6本の記事がそろうまでは、下の段を作らずに運用します。記事が少ないうちから細かく分けると、どの一覧を開いても1本か2本しかない状態になり、読む人がそこで止まります。棚の数より、1つの棚に何本あるかを先に満たします。

カテゴリの名前を後から変えても大丈夫ですか

名前だけを変えて住所に使う文字列をそのままにすれば、リンクは切れません。住所まで変えるときは、恒久的な転送を設定し、内部リンクを張り替え、新しいサイトマップを送ります。転送は一般的に1年以上維持します。順位は一時的に動きますが、これは通常の変動です。一度に全部を変えず、1つずつ確かめながら進めます。

まとめ

記事のカテゴリは、記事が増えてから足していくものではなく、増える前に上の段を決め切るものです。切り方は読者の課題・商材・記事の形の3通りしかなく、上の段に据えて長くもつのは読者の課題で切る形です。商材で切った棚は商材の改廃で崩れ、記事の形で切った棚は記事が増えるほど探しにくくなります。上の段は5つから8つで固定し、そこに入らない軸は棚ではなくタグへ逃がす。1つの棚には5本から6本を下限として置き、下回ったまま半年増えなければ畳む。どこにも入らない記事が出たら、棚を足す前にその記事の読み手が1人に絞れるかを確かめる。切り直すときは、一覧の住所、内部のリンク、棚ごとの集計の3つが壊れることを先に把握し、恒久的な転送を1年以上維持します。AIには仮の割り当てと、どこにも入らない記事の洗い出しを、根拠付きで任せられます。棚の名前と境目、そして足すか畳むかの判断は、人が持ちます。

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