Teamsのウェビナーは何が変わる？｜AI要約の使いどころ

「ライブイベントが終わると聞いたけれど、次の社外説明会は何で開けばいいのか」「ウェビナーのAI要約を、そのまま参加者に配ってよいのか分からない」——この半年、Teamsでイベントを回すマーケ担当と情シスの両方から届く問いです。背景には、続けて出た公式の告知があります。マイクロソフトは2026年2月3日にライブイベントの終了を告知し、4月1日からはウェビナーとタウンホールが1つの「イベント」の体験にまとまりました。変わったのは画面の名前ではありません。本当は、形式を選ぶ判断と、AI要約を誰が確かめて誰に渡すかの決めごとが、運用側に移ったのです。この記事では、日付の整理、形式の選び方、旧ライブイベントからの移し替え、AI要約の扱い、登録者データの渡し方までを、運用が定着する順に整理します。

2026年に何が変わったのか：日付を公式の告知で並べる

まず日付をそろえます。社内で出回っている情報には、予約の停止日と終了日が混ざっているものがあるためです。マイクロソフト365のメッセージセンターの告知（2026年2月3日）と、マイクロソフトの導入支援ページで確かめた範囲を、次の表にまとめました。

日付	起きたこと	運用への影響
2026年2月3日	ライブイベントの終了を告知。この日から、6月30日より後の日程でライブイベントを予約できなくなった	秋以降の大型配信は、この時点でタウンホールへ切り替える必要が出た
2026年4月1日	ウェビナーとタウンホールが、統合された「イベント」の体験になった	作成画面が1つになり、形式ではなく人数と設定で選ぶ形に
2026年6月30日	ライブイベントが終了。開発者向けの仕組みで配信型の会議を示す設定もこの日まで	新しくライブイベントを作る道はなくなった
2027年2月28日	予約済みのライブイベントが動く最後の日	残っている予約は、この日までに開催を終えるか移し替える

前捌きの段階で、ライブイベントの新規予約の停止を「4月15日」とする情報を見かけましたが、公式の告知で確かめられたのは上の日付です。社内の案内文を書くときは、二次情報ではなくメッセージセンターの告知番号を添えると、後から日付の食い違いが起きても出どころをたどれます。

告知には、管理者が設定を変える必要はないとも書かれています。ただし「何もしなくてよい」という意味ではありません。どこでライブイベントを使っているかを洗い出し、移し替えの計画を立て、利用者向けの手順書を直すことが、告知の中で求められています。

「イベント」アプリで、作り方が1つになった

マイクロソフトの管理者向けの解説（2026年9月更新）によると、Teamsの「イベント」アプリ（以前の名前はミートアプリ）は、組織の全員にあらかじめ入っています。主催者は、ウェビナーかタウンホールかを最初に選ぶのではなく、1つの作成画面で、人数と場面に合わせて登録ややり取りの設定を選ぶ流れになりました。ウェビナーとタウンホールの型は、あらかじめ用意された雛形として残っています。

鍵になるのが「大人数向けに最適化」という設定です。これをオンにすると配信型になり、タウンホールの管理方針が適用されます。参加者はマイクやカメラを自分では使えず、少し遅れて映像を見る代わりに一時停止や巻き戻しができます。オフのままなら、ウェビナーの管理方針が適用され、マイク、カメラ、チャットを使える対話型になります。

運用上の落とし穴は、参加者が1,000人を超えると、この設定が自動でオンになり、オフにできないことです。「質疑を声で受けたいのに、人数を多めに見積もったせいで配信型になっていた」という事故は、作成の段階で人数の上限を決めておけば防げます。

管理者側の設定は、これまでのウェビナーとタウンホールの管理方針がそのまま使われます。新しい方針の仕組みを覚え直す必要はありませんが、どちらの方針が効くかは設定次第で入れ替わります。タウンホールの雛形でも大人数向けの最適化をオフにすればウェビナーの方針が効く、という逆転がある点は、手順書に1行書いておくと問い合わせが減ります。

会議・ウェビナー・タウンホールは、どう選ぶか

形式の選び方を、公式の解説にある人数とやり取りの範囲で整理しました。数字は、2026年4月以降のTeamsのエンタープライズ版の範囲です。

選ぶ形	人数の目安	参加者のやり取り	向いている場面
通常の会議	少人数	発言、画面共有、共同作業まで	商談後の個別説明、少人数の勉強会
ウェビナー（最適化オフ）	1,000人まで	マイク、カメラ、チャット、挙手、投票、質疑応答	製品説明会、参加者の声を拾いたいセミナー
大規模チャット付き	3,000人まで	大人数向けのチャット、反応、挙手、投票、質疑応答	顧客向けの年次説明会
タウンホール（最適化オン）	10,000人まで	視聴専用。質問は質疑応答の機能のみ	全社集会、大型の新製品発表

これより多い人数は、追加の人数パックで10万人まで広げられ、2万人を超える催しには、マイクロソフトの支援サービスの利用が推奨されています。社外向けのマーケティングのウェビナーなら、多くは最初の2行で足ります。迷ったら「参加者の声を拾いたいか」で決めるのが実務的です。声を拾いたいならウェビナー、一方向で確実に届けたいならタウンホールです。

もう1つの判断軸が、公開の範囲です。公開イベントにすると、登録の案内を知っている人なら誰でも登録でき、社外の匿名の人も登録できます。社内限定のイベントでは、登録の案内だけでは参加できません。社外説明会では公開、社内の研修や全社集会では社内限定、と用途ごとに既定を決めておくと、主催者が毎回迷わずに済みます。

旧ライブイベントからの移し替え手順

2027年2月28日までに片付けるべきは、予約済みのライブイベントと、ライブイベントを前提にした社内の手順です。次の順で進めると、抜けが出にくくなります。

手順3は省かれがちですが、配信型の画面の扱いはライブイベントと同じではありません。本番の1週間前までに、登壇者が実際の画面で入室と画面共有を試すだけで、当日の混乱の多くは避けられます。

配信の遅延や画質の問題が心配な拠点では、社内配信網の準備も並行して進めます。公式の解説は、社内配信網がない場合の必要な通信量を、拠点ごとに視聴者1人あたり毎秒2メガビット程度（高画質なら3メガビット）と見積もっています。大人数が同じ拠点で見る全社集会ほど、この数字が効いてきます。

移し替えで見落としやすい、ほかの製品からの予約

ライブイベントは、Teamsの画面から作ったものだけではありません。告知では、社内交流の基盤であるヴィヴァ・エンゲージや、顧客管理のダイナミクス365を通じてライブイベントを予約している組織も、同じ制限の対象だと明記されています。マーケティングの部署が顧客管理の画面からウェビナーを配信している場合、Teamsの一覧だけを見ていると漏れます。

もう1つは、社内で作った仕組みです。開発者向けの仕組みを使って配信型の会議を自動で作っていた場合、そのための設定は2026年6月30日までしか使えないと告知されています。情シスは、自動で会議を作る社内の仕組みがないかを、開発の担当に1度確かめておくべきです。

洗い出しの聞き取りでは、「ライブイベントを使っていますか」と尋ねても、利用者は画面の名前を覚えていないことが多くあります。「数百人以上に一方向で配信したことがあるか」「顧客管理の画面から配信の予約をしたことがあるか」と、行為で尋ねるほうが漏れが少なくなります。

• 告知の対象範囲は、組織の契約や地域で変わることがあります。自社の管理センターのメッセージセンターで、同じ告知番号の本文を確かめてください
• ほかの製品側の終了日程は、それぞれの製品の告知で別に確かめる必要があります

インテリジェント要約で、何が作られるのか

ここからがAIの話です。Teamsのインテリジェント要約は、会議やイベントの後に「要約」のタブで見られる機能で、公式の管理者向け解説（2026年8月更新）には、AIによる議事メモ、AIが提案する作業、自分の名前が呼ばれた箇所、話者ごとの発言の時間帯、話題ごとに区切った章が挙げられています。

録画と組み合わせると、音声で聞ける要約や、短い映像をつないだ動画の要約も作られます。ただし動画の要約は、会議が10分以上で、録画と文字起こしの両方がある場合に限られます。文字起こしだけで録画がない場合は、要約の一部は作られますが、映像の見どころは作られません。

マーケの担当にとって使いやすいのは、話題ごとの章です。1時間のウェビナーのどこで価格の質問が出たか、どこで事例の話をしたかにすぐ飛べるため、録画を最初から見直す時間が短くなるのが利点です。一方で、要約の文そのものはAIが作った下書きであり、登壇者の意図とずれることがあります。

音声の要約について、公式の解説は既知の制限として、AIが作った内容と声には誤りや音の乱れが含まれることがあると明記しています。要約はそのまま出すものではなく、確かめてから使うものという前提は、マイクロソフト自身の説明とも一致しています。

要約を見られる人と、必要なライセンス

イベントの要約で最初に押さえるべきは、見られる人の範囲です。公式の解説では、イベントのインテリジェント要約を見られるのは主催者、共同主催者、発表者だけで、参加者は要約を見られないと明記されています。社外の参加者が要約を自分で開くことはできません。

使うにはライセンスが要ります。マイクロソフト365のTeamsを含む契約に加えて、Teamsのプレミアムの追加ライセンスか、マイクロソフトのコパイロットのライセンスを、その利用者に割り当てる必要があります。音声の要約は、コパイロットのライセンスが前提です。

2026年4月1日には、Teamsのライセンスの見直しがありました。以前はプレミアムだけの機能の一部がエンタープライズ版に含まれるようになりましたが、公式の解説によると、知能系の機能はプレミアムに残っています。「4月からプレミアムの機能が全部無料になった」と受け取るのは誤りです。4月1日より前に買ったプレミアムの契約は、期限まで従来の機能が使えます。

運用で決めるべきは、ライセンスを誰に割り当てるかです。要約を見るのは主催側だけなので、全社員ではなく、イベントを主催するマーケの担当と、確認役の数名に絞るのが筋です。共同主催者や発表者にも割り当てが要るかは、誰が要約を確かめるかの役割分担とあわせて決めます。

録画・文字起こしとの関係

要約は、文字起こしがないと作られません。公式の解説では、要約を使う条件として、管理者が文字起こしを有効にしておくことが挙げられています。さらに録画を許可しないと、話者、話題、章が出ない簡易な要約になります。

つまり要約の運用を決めることは、録画と文字起こしの運用を決めることと同じです。社外の参加者がいる催しで録画するなら、開始の案内で録画と文字起こしを行うことを伝える必要があります。要約だけ使いたいから録画は黙って回す、という運用は成り立たないと考えておくほうが安全です。

録画の保管期限にも注意が要ります。大人数向けのイベントで公開した録画は、既定で30日後に期限が切れ、主催者は60日まで延ばせます。その後も共有を続けるには、ファイルを上げ直して公開し直す必要があります。見逃し配信を2か月以上続ける計画なら、この手間を予定に組み込んでおきます。

文字起こしの精度は、社名や製品名で落ちやすくなります。管理者がマイクロソフト365の管理センターで独自の辞書を登録すると、会議やイベントの文字起こしの精度を上げられると公式に書かれています。自社の製品名や業界の略語を辞書に入れておくと、要約の誤りも減らせます。なお、文字起こしを記事や資料に作り替える使い方は、この記事では扱いません。

要約を参加者や社外に配ってよいか

通常の会議では、要約のタブから、指定した社外の参加者にアウトルック経由で要約を共有できる機能があります。つまり仕組みの上では、要約を社外に渡すことはできます。問題は、渡してよいかどうかです。

判断の軸は3つあります。1つ目は誤りです。要約はAIの下書きで、登壇者が言っていない約束が書かれることがあります。2つ目は社外の発言です。質疑で他社の参加者が話した内容が要約に入っていれば、その人の発言を第三者に配ることになります。3つ目は社内の話です。登壇者同士の打ち合わせが録音に入っていれば、それも要約に混ざります。

• AIの要約を確認せずに、参加者全員へお礼のメールとして送る
• 質疑で社外の参加者が話した内容を、名前つきのまま要約に残して配る
• 価格や導入時期について、登壇者が言っていない内容が要約に入ったまま営業資料にする
• 録画の冒頭の、登壇者同士の打ち合わせが入った要約を社外に共有する

実務では、参加者に配るのは、人が確かめて書き直した「開催報告」にするのが安全です。AIの要約はその材料として主催側の内部で使い、社外に出す文は担当者が責任を持って仕上げます。AIに配布の可否を判断させないことを、手順書に明記しておきます。

社外の登壇者がいる回の扱い

協賛企業や顧客を登壇者に招く回は、要約の扱いがさらに難しくなります。公式の解説では、主催者は社外の発表者を招待でき、社外の発表者は専用の参加用リンクでロビーを通らずに入れます。管理者は、匿名や本人確認ができていない社外の発表者に、参加前の本人確認を求める設定もできます。

社外の登壇者は発表者の扱いになるため、要約を見られる側に入る可能性があります。自社の打ち合わせの発言まで相手に見えてよいか、事前に確かめておきます。社外の登壇者には、録画と文字起こしとAI要約を使うこと、要約を誰が見られるかを事前に書面で伝えるのが基本です。

登壇者の発言を開催報告や記事に使う場合は、公開する前に本人に文面を確かめてもらいます。AIの要約は言い回しを縮めるため、相手の会社の公式な見解のように読める文になることがあるからです。確認を頼む相手と期限を、登壇の依頼の段階で決めておくと、後から慌てずに済みます。

本人確認の設定は、なりすましの登壇者が入り込むのを防ぐ意味もあります。社外向けの公開イベントでは、発表者用の参加リンクが転送されることもあるため、情シスは本人確認を既定で求めるかどうかを、マーケの担当と相談して決めておきます。

AI要約の使いどころは、下書きまで

ここまでを踏まえると、AI要約に任せてよい範囲ははっきりします。任せてよいのは、要約の下書き、話題ごとの見出し作り、質疑の分類の下書きまでです。社外に出すか、誤りがないか、どの発言を営業に渡すかは、人が決めます。

要約を使うときは、根拠をたどれる形で使います。章ごとの時間帯が付いているので、要約の一文を使う前に、その時間帯の録画か文字起こしを開いて原文を確かめる習慣をつけます。価格、日付、導入の条件など、数字と約束が絡む文は特に確認します。

主催者がイベントのコパイロットを使う範囲も決められます。公式の解説では、主催者は「会議中のみ」「会議中と会議後」「オフ」を選べ、管理者は既定値を決めたり、特定の値を強制したりできます。1,000人までのイベントでは、コパイロットのライセンスを持つ参加者が自分でコパイロットを使えることも書かれています。参加者の側がAIで記録を取ることがある前提で、話す内容を選ぶ必要があります。

要約の品質は、元の音声の品質で決まります。登壇者のマイクが遠い、複数人が同時に話す、専門用語が多いといった回は、要約の誤りも増えます。要約の出来が悪かった回は、AIのせいにする前に、音声と辞書の側を見直すほうが改善につながります。

質疑をAIで整理する流れ

ウェビナーの質疑は、営業につなぐ材料の宝庫です。公式の解説では、主催者と共同主催者は、イベントの質疑応答の機能に寄せられた質問と回答を、表計算で開けるCSVの形式で書き出せます。大人数向けのイベントでは、質疑応答の機能が参加者と登壇者をつなぐ唯一の手段とされています。

書き出した質問は、AIに分類の下書きを作らせると早く片付きます。たとえば「価格」「導入の手順」「他社製品との違い」「事例の要望」といった分類を先に人が決め、AIには各質問をどれに当てはめたかと、その理由を1行書かせます。分類の枠を人が先に決めることで、AIが勝手に作った分類で報告が回る事態を防げます。

回答しきれなかった質問は、誰がいつまでに答えるかを決めて、回答の文を人が書きます。AIに回答案を作らせる場合も、製品の仕様や価格は、社内の最新の資料と突き合わせてから送ります。質問者の会社名がわかる形で営業に渡すかどうかは、登録時の同意の範囲で決めます。

質疑の分類は、次回の企画にも効きます。同じ分類の質問が毎回上位に来るなら、その話題を本編に入れるか、専用の回を立てる判断材料になります。分類の結果を開催ごとに同じ枠で残しておくと、回をまたいだ比較ができます。

登録者データを営業に渡す流れ

Teamsのイベントでは、主催者が登録の人数の上限、手動の承認、キャンセル待ち、登録の受付期間を決められ、登録フォームの項目も管理者の設定の範囲で編集できます。出席とやり取りの記録も、管理者の許可があれば主催者が見られます。

営業に渡す流れは、次の順で決めておくと揉めにくくなります。まず登録フォームで、営業からの連絡に使うことへの同意を取る項目を設けます。次に、開催後に出席の記録と登録者の一覧を突き合わせ、「出席した」「登録したが欠席」「途中退出」に分けます。最後に、質疑の分類と合わせて、営業に渡す一覧を人が確定します。

AIの要約から拾った「関心が高そう」という判断を、そのまま営業の優先順位にしないことも大切です。要約は発言の一部を切り取ったもので、参加者の関心の強さまでは測れません。優先順位は、質問の中身や出席の記録といった、確かめられる事実で決めます。

要約の確認担当を決める

運用が定着するかどうかは、要約を確かめる人が決まっているかで決まります。主催者が1人で登壇も運営も要約の確認もこなす体制では、要約の確認が真っ先に抜けます。

役割は3つに分けるのが現実的です。1つ目は主催者で、要約を最初に読み、社外に出す開催報告の下書きを作ります。2つ目は確認者で、登壇者か製品に詳しい人が、数字と約束の文を原文と突き合わせます。3つ目は情シスで、録画、文字起こし、要約の設定と、ライセンスの割り当てを管理します。

確認の期限も決めます。開催の翌営業日までに主催者が下書きを作り、その2営業日後までに確認者が見て、お礼のメールと開催報告を送る、といった流れです。期限を決めずに「確認してから送る」とだけ書くと、確認が終わらないまま送信されるか、何週間も送られないかのどちらかになります。

確認者が見るべき箇所は絞っておきます。価格、日付、数値、他社の名前、社外の発言者の発言、今後の約束の6つです。全文を細かく読むより、この6つを原文と突き合わせるほうが、短い時間で大きな誤りを拾えます。

情シスが先に決めておく設定

マーケの担当がイベントを回し始める前に、情シスが決めておくと後が楽になる設定があります。公式の管理者向け解説にある項目のうち、特に運用に効くものを挙げます。

1. 誰がイベントを作れるか。公開イベントを作れる人を限るか
2. 録画を許可するか。録画の期限をどうするか
3. 文字起こしと字幕を許可するか。独自の辞書を登録するか
4. 主催者のコパイロットの使用範囲の既定値を何にするか
5. 社外の発表者に本人確認を求めるか
6. 要約を使う人に、プレミアムかコパイロットのライセンスを割り当てるか

これらは、1つ変えると別の機能に響きます。たとえば文字起こしを止めると、要約は作られません。録画を止めると、要約から話者と章が消えます。設定を変える前に、マーケの担当に影響を伝える連絡の流れを作っておきます。

大人数向けのイベントでは、管理者はリアルタイムの監視や通話品質の画面で、配信の問題を追えます。主催者と共同主催者も、視聴者数や国・地域の内訳といった分析を開催中に見られます。当日の問い合わせ窓口を情シスとマーケのどちらが持つかを、事前に決めておくと混乱しません。

よくある質問

旧ライブイベントで予約済みの配信は、そのまま開催できますか

公式の告知では、予約済みのライブイベントは2027年2月28日まで動くとされています。ただしライブイベント自体は2026年6月30日で終了しているため、新しく作り直すことはできません。日程の変更が必要になった時点で、タウンホールかウェビナーへ移すと考えておくのが安全です。

参加者に要約を見せる方法はありますか

イベントのインテリジェント要約は、参加者は見られないと公式に明記されています。参加者に内容を届けたい場合は、主催側が要約をもとに開催報告を作り、確かめたうえで配るのが現実的です。通常の会議には社外の参加者に要約を共有する機能がありますが、確認前に送らない運用を決めておきます。

要約は日本語で作られますか

多言語の会議で要約を参加者ごとの言語に訳す機能は、公開プレビューの段階で日本語を含む9言語に対応していますが、大人数向けに最適化したイベントには対応していないと書かれています。日本語だけの回での要約の精度は、事前に社内の会議で試してから本番に使うことをおすすめします。

ウェビナーの要約のために、全社員にライセンスが必要ですか

要約を見るのは主催者、共同主催者、発表者だけなので、全社員への割り当ては要りません。イベントを主催する担当と、要約を確かめる役の人に絞って割り当てるのが筋です。

まとめ

Teamsのウェビナーとタウンホールは、2026年4月から「イベント」アプリの1つの作成画面にまとまり、旧ライブイベントは6月30日で終了しました。予約済みのライブイベントは2027年2月28日まで動くので、それまでに一覧を作り、タウンホールかウェビナーへ移します。形式は人数と「参加者の声を拾いたいか」で選び、1,000人を超えると配信型に固定される点に注意します。インテリジェント要約は主催者、共同主催者、発表者だけが見られ、プレミアムかコパイロットのライセンスと文字起こしが前提です。AIに任せるのは要約と質疑の分類の下書きまでとし、社外に出す文、数字と約束の確認、営業に渡す判断は人が持ちます。まずは予約済みのライブイベントの一覧を作り、要約の確認担当と期限を決めるところから始めてください。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。