インテリアのコーディネート事務所が相談の申込を Zapier で受け、AI で部屋の条件と好みを整理して、初回の打合せの準備メモと確認のメールの下書きを作る

処理の起点を決める

フォームに申込が届いたら、Google Forms の New Form Response で Zap を動かします。 夜間や休日に届いた申込も、その時点で準備メモと下書きになります。担当が翌朝に開くと、準備メモとメールの下書きがそろっています。

回答の修正では動かしません。 New or Updated Form Response を使うと、お客様が回答を直すたびに Zap が動き、準備メモが2つ3つと増えます。 回答を直したいというお客様には、メールの返信で伝えてもらい、担当が準備メモを直します。

同じお客様の二度目の申込を見分けます。 送信のボタンを二度押した、前の申込の返事を待てずにもう一度出した、という形です。最初のステップで申込の記録の表をメールアドレスで引き、直近7日以内に記録があれば、準備メモを作らず受付に知らせます。 7日という幅は事務所で決めます。

入力データを集める

質を決めるのは、ヒアリングの観点の一覧です。 「リビング：窓の幅と高さ、窓の向き、テレビの位置、残す家具の寸法と色、床の色」「寝室：ベッドの大きさ、遮光の要否、照明のスイッチの位置」のように、部屋の種類ごとに聞くことを並べておきます。 これが無いと、未確認の一覧はAIの一般的な知識で作られ、事務所の打合せの進め方と合いません。

ベテランのコーディネーターの準備メモから作ります。 過去の準備メモを10件ほど並べると、部屋の種類ごとに必ず書かれている項目が見えます。それを一覧にします。

フォームの欄も少し直します。 好きな雰囲気は選択肢（ナチュラル、北欧、モダン、和モダン、ヴィンテージ、ホテルライク、まだ決まっていない）と自由記入の両方を置きます。選択肢だけだと「北欧とナチュラルの間」が書けず、自由記入だけだと何も書かれません。

データの取得方法を決める

AIに渡す回答の項目を選びます。 準備メモに要るのは、部屋の条件と困っていることと好みです。氏名、電話番号、住所は渡しません。 準備メモの雛形への氏名の差し込みは、AIを通さずに回答の項目からそのまま入れます。

AIへ渡す前に整形する

1. 二度目の申込の確認 … 申込の記録をメールアドレスで引き、直近7日以内にあれば受付に知らせて止めます
2. 項目の選び出し … AIに渡す回答の項目を、部屋・暮らし・好み・予算・時期・打合せの方法に限ります
3. 空の欄の印 … 空で送られた欄は「未記入」という値に置き換えて渡します
4. 取り出し（AI ①） … 条件・制約・好み・未確認を、根拠の文を付けて取り出し、相談の種類を判定します
5. 種類で分岐（Paths） … コーディネートの相談だけを先に進めます
6. 担当の割り当て … 打合せの方法と希望の曜日から、担当の候補を表で引きます（決めるのは受付）

3番目を省くと、空の欄が「何も無い」として読まれます。 空のまま渡すと、AIは書かれていない欄に気づかず、未確認の一覧から抜けます。 「未記入」と明示すると、その欄が未確認に入ります。

6番目の担当の割り当てを、AIにさせないのは意図してのことです。 担当は、得意な分野と予定の空きと、お客様との相性で受付が決めます。表で候補を出すところまでにし、決めるのは人です。

AIに処理させる

2つのステップに分けます。 ①は取り出しと種類の判定、②はお客様へのメールの文案です。

すべての項目に quote（根拠にした申込の文）を付けさせます。 根拠の文が無い項目は、準備メモに入れません。AIが書き足した印象が、お客様の要望として準備メモに残るのを防ぐためです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「リビングは12畳くらい」と書かれていると、AIは「掃き出し窓（幅180cm程度）」のように、それらしい寸法を書き足します。 準備メモに数字があると、担当は確かめずに見本を選びます。寸法は書かれたものだけ、書かれていなければ未確認に入れます。

4行目も同じくらい起きます。 準備メモに「おすすめの家具の配置」を書き始めます。準備メモは聞く準備で、答えではありません。

指示内容を固定する

取り出しのステップ（①）の指示に、次のように書きます。

あなたはインテリアのコーディネート事務所の受付として、相談の申込を読み、
担当のコーディネーターが初回の打合せの準備をするための材料を整理します。
提案はしません。担当が読んで直します。

【入力】
- 相談の申込の回答（空の欄は「未記入」と書かれています）
- 知識の元：サービスのメニュー、ヒアリングの観点の一覧

【やること】
1. 相談の種類を、coordinate／construction／other から1つ選ぶ。
   壁紙の張替え、床の張替え、造作家具、間取りの変更の見積が中心なら construction。
2. 部屋の条件、暮らしの制約、困っていること、好み、残したい家具を、
   申込に書かれていることだけで項目にする。
3. 各項目の quote に、根拠にした申込の文をそのまま写す。
4. ヒアリングの観点の一覧から、対象の部屋に当てはまる観点を選び、
   申込に書かれていないものを unconfirmed に入れる。
   「未記入」の欄も unconfirmed に入れる。
5. 観点の一覧とメニューから、持っていく見本の種類を選ぶ。

【厳守事項】
- 寸法、広さ、窓の大きさ、天井の高さを推し量って書かないでください。
  書かれていなければ unconfirmed に入れてください。
- 予算を金額に置き換えないでください。書かれた言葉のまま写してください。
- 好みは、お客様の言葉を customer_words にそのまま写してください。
  事務所のテイストの分類は style_candidates に候補として入れ、
  理由に quote を付けてください。言い切らないでください。
- 家具の配置、商品、色の組み合わせなどの提案を書かないでください。
- 賃貸の場合、壁に穴を開けられるかなどを判断しないでください。
  「賃貸のため、原状回復の決まりを確認」とだけ unconfirmed に入れてください。
- quote が付けられない項目は出力しないでください。
- 氏名や連絡先が本文に書かれていても、出力に含めないでください。

メールの文案のステップ（②）の指示は、次のように短くします。

相談の申込へのお礼と、初回の打合せの前にお願いしたいことを書いた
メールの本文を作ってください。送る前に担当が読みます。

【入力】{unconfirmed} / {meeting_type} / {preferred_dates}

- お願いすることは unconfirmed の中から多くて5つまで。
  写真と間取り図のお願いを先に書き、寸法は測り方を一言添えてください。
- 打合せの日時は決まったように書かないでください。
  「担当より日時のご連絡をいたします」と書いてください。
- 料金、提案の内容、商品の名前は書かないでください。
- 本文は400字程度。署名は入れないでください。

「quote が付けられない項目は出力しない」が、この指示の要です。 書かないと、困っていることの欄に「収納が足りないと感じている可能性があります」のような推測が入ります。根拠の文が無い行は、出力の段階で落とします。

「お願いは多くて5つ」も効きます。 未確認を全部書くと、10項目を超える質問票になります。

「日時を決まったように書かない」は、②でいちばん起きやすい誤りへの手当てです。 希望の日時が書かれていると、AIは「○月○日10時にお伺いします」と書きます。 日時は担当の予定を見て決めます。

出力形式を固定する

①の取り出しは、AI by Zapier の出力項目で次の形に決めます。 公式のヘルプでは、出力項目ごとに名前と型を決め、説明と必須かどうかを付けられます。

{
  "consult_type": "coordinate | construction | other",
  "room": { "target": "リビング", "size": "12畳くらい",
            "quote": "リビングは12畳くらいです" },
  "housing": { "type": "owned_condo | owned_house | rental | unknown",
               "quote": "" },
  "constraints": [
    { "item": "小さな子どもがいる", "quote": "子どもが小さいので汚れが心配" }
  ],
  "concerns": [
    { "item": "部屋が落ち着かない", "quote": "リビングがなんだか落ち着かない" }
  ],
  "customer_words": "北欧っぽくしたい",
  "style_candidates": [
    { "style": "北欧", "reason_quote": "北欧っぽくしたい" }
  ],
  "keep_furniture": [
    { "item": "ソファ（グレー、3人掛け）", "quote": "今のグレーのソファは残したい" }
  ],
  "budget_words": "あまりかけたくない",
  "unconfirmed": ["窓の幅と高さ", "床の色", "テレビの位置"],
  "samples": ["汚れに強いファブリックの見本", "北欧のテイストの照明のカタログ"]
}

1つ目の理由は、項目ごとに quote を持てることです。 準備メモの雛形では、項目と根拠の文を2列の表に差し込みます。担当は右の列だけを読めば、AIの読みが申込とずれていないかを確かめられます。

2つ目は、customer_words と style_candidates を分けられることです。 打合せは「北欧っぽく、とお書きいただいていましたが」で始めます。事務所の分類の言葉で始めると、お客様は自分の言葉が受け取られていないと感じます。

3つ目は、consult_type を Paths の条件にそのまま使えることです。 文章で「工事のご相談のようです」と返されると、分岐の条件が書けません。3つの値のどれかに決めさせ、coordinate だけを先に進めます。

housing.type の unknown は、「マンションと思われる」と書かせないための値です。 賃貸かどうかで提案の幅が変わるので、未確認に入れます。

システムへ連携する

お客様あては Create Draft、社内あては Send Email と分けます。 Zapier の Gmail のページでは、Create Draft は件名と本文を必須とする下書きの作成、Send Email は新しいメールを作って送る操作です。送る操作を使うのは、宛先が事務所の中のアドレスに決まっているステップだけにします。宛先の欄に回答の項目を差し込むステップでは、送る操作を使いません。

準備メモは、担当ごとのフォルダではなく、申込の月のフォルダに置きます。 担当は受付が後で決めるので、Zap が動く時点では分かりません。準備メモのリンクを申込の記録に残し、担当が決まったら記録の表に書きます。

人が確認する

担当のコーディネーターが、すべての準備メモと下書きを読みます。

1. 根拠の文を読む … 準備メモの右の列（お客様の文）を読み、左の列の項目がずれていないかを見ます
2. 未確認の一覧を直す … 打合せで聞けばよいもの、前もって聞きたいものを分けます
3. 見本を決める … 見本の候補から、持っていくものを決めます
4. メールの下書きを直して送る … お願いの数と書き方を見て、日時の連絡を添えて送ります
5. 受付が電話で聞いた話を足す … 申込の後に電話で聞いたことがあれば、準備メモに書き足します

5番目が、第3章の（b）への答えです。 受付が電話で聞いた話は、申込の記録の表に一言書く決まりにします。準備メモと記録が同じ申込で結ばれているので、担当は両方を並べて見られます。

目標は、90件をならして1件6分です。 準備メモを読んで直すのに3分、メールの下書きを確かめて送るのに2分、記録に1分ほどです。自由記入が長い申込や、家族で意見が分かれている申込は、10分以上かかります。

例外に対処する

上から2行目は、月に数件あります。 「壁紙を変えたい」から始まる申込でも、読むと家具とカーテンの相談のことがあります。construction の判定は受付が申込を読んで確かめ、コーディネートの相談なら手で準備メモを作ります。

5行目は、AIが1つにまとめがちです。 まとめるともう一人の要望が消えるので、 指示に「意見が分かれていれば別の項目にする」を足します。

記録を残す

• 申込の記録（メールアドレス、受けた日時、相談の種類、担当、準備メモのリンク）
• AIの取り出しの結果（項目と quote、未確認の一覧、見本の候補）
• 担当が準備メモで直した箇所と、直した理由の一言
• メールの下書きを作った日時と、担当が送った日時
• 受付が電話で聞いて書き足したこと
• 打合せが行われたか、2回目の打合せにつながったか

3つ目は、ヒアリングの観点の一覧を育てる材料になります。 担当が何度も足している未確認の項目は、観点の一覧に足すべき項目です。 足せば、次から未確認に入ります。

6つ目は、準備の効き目を見る材料になります。 写真と寸法が打合せの前にそろった件と、そろわなかった件で、2回目の打合せにつながった割合を並べます。