社会人のテニスクラブがコートの予約と雨天の中止の連絡を、スプレッドシートと Apps Script と AI で会員に送る

処理の起点を決める

トリガーは3つあります。

①毎日18時台の時間主導型のトリガー。 3日後に練習がある日だけ案内を下書きし、前日に練習がある日は確定の連絡を下書きします。時間主導型のトリガーは、9時に設定すると9時から10時のあいだに動くように、実行の時刻が少しばらつきます。 18時台のどこかで動けば足りる用途なので、この構成では問題になりません。

②予約表の編集時のトリガー。 予約係が判断の欄を変えたときに動きます。編集時のトリガーは、変わったセルの範囲と、1つのセルの編集なら変更の前後の値を受け取れます。判断の列のセルが1つだけ変わったときにだけ処理を進め、 他の列の編集や、複数のセルの貼り付けでは何もしません。

③送信待ちの表の編集時のトリガー。 幹事が「送る」の欄に印を付けたときに、その行の連絡を送ります。

②と③は、インストール型のトリガーにします。 インストール型のトリガーは作った人のアカウントで動きます。 クラブのアカウントでトリガーを作っておけば、どちらの幹事が編集しても、送信はクラブのアカウントから行われます。

スクリプトが書き込んだ変更では、トリガーは動きません。 公式の説明には、スクリプトの実行や API のリクエストではトリガーは動かないとあります。スクリプトが送信待ちの表に下書きを書いても③は動かず、人が印を付けたときだけ送られます。

入力データを集める

AIに渡すのは、上の3つだけです。 会員の名簿はAIに渡しません。メールアドレスはスクリプトが送信のときに使うだけで、当番も名前ではなく「当番A」「当番B」の記号で渡し、 文ができてからスクリプトが名前に置き換えます。

質を決めるのは、コートの一覧の「取消の扱い」の欄です。 「前日の17時までなら取消料なし。当日は全額。費用は参加予定者で割る」のように、幹事がコートごとに文で書いておきます。 AIはこの文を言い換えるだけで、取消料の有無を自分では決めません。

データの取得方法を決める

1. 予約表を読む … getDataRange().getValues() で全行を読み、①なら日付が3日後か1日後の行、②なら編集された行を選ぶ
2. コートの一覧を引く … その行のコート名でコートの一覧を引く。見つからなければ下書きを作らずに幹事へ知らせる
3. 出欠を数える … 出欠の回答のシートから、その練習の ID の参加・不参加を数える。確定の連絡と短縮の連絡に人数を入れる
4. 事実の表を作る … 1〜3をまとめて、AIに渡す事実の表（項目名と値の組）を作る
5. Claude API を呼ぶ … UrlFetchApp.fetch で Messages API を呼ぶ。muteHttpExceptions を true にして、失敗の応答でも例外で止めずに中身を記録する

呼び出しの形は、おおむね次のとおりです。

const res = UrlFetchApp.fetch('https://api.anthropic.com/v1/messages', {
  method: 'post',
  contentType: 'application/json',
  headers: {
    'x-api-key': PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('CLAUDE_KEY'),
    'anthropic-version': '2023-06-01'
  },
  payload: JSON.stringify({
    model: MODEL_ID,          // 使うモデルはスクリプトのプロパティで切り替える
    max_tokens: 1024,
    messages: [{ role: 'user', content: prompt }],
    output_config: { format: { type: 'json_schema', schema: NOTICE_SCHEMA } }
  }),
  muteHttpExceptions: true
});
if (res.getResponseCode() !== 200) { logError_(res.getContentText()); return; }

API キーは、スクリプトのコードに書かず、スクリプトのプロパティに置きます。 スクリプトは幹事2人で共有するので、コードに書くと見えてしまいます。モデルの名前もプロパティに置き、 公式のモデルの一覧が変わったときにコードを開かずに差し替えられるようにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 日付と時刻の書式をそろえる … 予約表の日付は日付の型で持ち、AIへは「11月8日（土）」「9時00分」のような文字にしてから渡します。曜日はスクリプトが付けます
2. 空の欄を明示する … 集合の場所や費用が空なら、値を「（未記入）」にして渡します。空の欄を黙って省くと、AIが文の流れで埋めます
3. 当番を記号に置き換える … 当番の名前を「当番A」「当番B」にし、対応はスクリプトが持ちます
4. 判断の欄の値を確かめる … 「中止」「短縮」「変更」以外の値なら処理しません
5. 同じ練習の重複を止める … 送信待ちの表に同じ練習の ID・同じ種類の未送信の下書きがあれば、新しく作らずに古いものを上書きします

2番目が地味に効きます。 費用の欄が空のまま渡すと、AIは「費用はいつもどおりです」のように書きます。「いつもどおり」は会員によって思い浮かべる額が違うので、問い合わせのもとになります。 「（未記入）」を受けたら missing_facts に挙げさせ、幹事が埋めてから送ります。

AIに処理させる

させるのは、事実の表から連絡の文を組み立てることだけです。 連絡の種類は4つです。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 中止の連絡を書かせると、AIは「午後には天気が回復する見込みですが」のような一文を足しがちです。それを読んだ会員が「午後に再開するのか」と問い合わせてきます。 事実の表に無いことは書かせません。

指示内容を固定する

あなたは社会人のテニスクラブの連絡係として、会員へ送るメールの文を書きます。
下の【事実の表】に書かれたことだけを使ってください。

【連絡の種類】{notice_type}   （案内／確定／中止／短縮・変更）
【事実の表】
{facts}
【コートの取消の扱い（幹事が書いた文）】
{cancel_rule}

【書き方】
- 件名は「{日付} {コート名} 練習の案内」の形にしてください。
  中止なら頭に【中止】、短縮・変更なら頭に【変更】を付けます。
- 本文の最初の行に、日付・曜日・コート名をそのまま書いてください。
- 日付、時刻、コート名、面数、費用は、事実の表の文字をそのまま写してください。
  言い換えたり、別の書き方に直したりしないでください。
- 当番は「当番A」「当番B」のまま書いてください。
- 出欠のフォームの場所には {FORM_URL} とだけ書いてください。
- 丁寧すぎず、仲間うちの連絡として読みやすい文にしてください。300字以内を目安にします。

【厳守事項】
- 事実の表に無いことを書かないでください。天気の見込み、代わりの練習、
  次回の予定などを足さないでください。
- 値が「（未記入）」の項目は本文に書かず、missing_facts にその項目名を入れてください。
- 取消料・費用の扱いは、【コートの取消の扱い】に書かれた範囲だけで書いてください。
  書かれていなければ費用の扱いには触れず、missing_facts に「取消の扱い」と入れてください。
- 中止にした理由を推測して書かないでください。理由が事実の表にあればそれだけを書きます。

「事実の表の文字をそのまま写す」を明記するのは、後でスクリプトが照らし合わせるためです。 「11月8日（土）」が「8日の土曜日」と書き換えられると、文としては正しくても機械では確かめられません。 そろえておけば、送る前の確認を文字列の一致で行えます。

出欠のフォームのURLをAIに渡さないのは、URLを書き写すときの1文字の誤りを避けるためです。 差し込みの印だけ書かせ、スクリプトが本物のURLに置き換えます。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力で、次の形の JSON を受け取ります。 スキーマは output_config.format に type: "json_schema" で渡します。

{
  "subject": "【中止】11月8日（土） 中央公園テニスコート 練習の案内",
  "body": "11月8日（土） 中央公園テニスコートの練習は、雨のため中止にします。……",
  "missing_facts": [],
  "notes_for_organizer": ""
}

1つ目の理由は、件名と本文を分けて受け取れることです。 スクリプトは subject を MailApp の件名に、body を本文に入れるだけで済みます。

2つ目は、missing_facts で送る前に止められることです。 配列が空でなければ、送信待ちの表のその行に「要記入」の印を付け、「送る」の印を付けても送らずに幹事へ知らせます。

スキーマの制約には注意します。 構造化出力では、数値の範囲や文字列の長さの制約（minimum・maxLength など）は使えず、指定すると400のエラーになります。 300字の目安はプロンプトに書き、長さはスクリプトの側で数えます。オブジェクトには additionalProperties: false を付けます。また、enum の値は大文字・小文字が変わって返ることがあるとされているので、種類の値を比べるときは大文字・小文字を区別しません。

応答が途中で切れることも考えます。 停止の理由が max_tokens のときは出力が不完全でスキーマに合わないことがあるとされているので、stop_reason が end_turn 以外なら下書きを使わずに作り直すか、幹事へ知らせます。

システムへ連携する

送る前に、スクリプトが3つを確かめます。 ①本文に事実の表の日付とコート名がそのまま入っているか、②中止・変更なら件名の頭に【中止】【変更】があるか、③{FORM_URL} などの差し込みの印が残っていないか。1つでも外れたら、送らずに送信待ちの表へ「要修正」と書きます。

宛先の数も送る前に数えます。 MailApp.getRemainingDailyQuota() で、その日にあと何件の宛先に送れるかが分かります。残りが会員の数より少なければ送らずに、幹事へ「今日は送れない。チャットで連絡を」と知らせます。 1通の宛先は50件までなので、会員が50名を超えたら2通に分けます。

会員へのメールは BCC で送ります。 宛先の欄にはクラブのアドレスを入れ、会員のアドレスは BCC に並べます。会員どうしでメールアドレスが見えないようにするためです。

人が確認する

幹事が見るのは、送信待ちの表の下書きだけです。

1. 件名と1行目 … 日付・曜日・コート名が合っているか。スクリプトも確かめていますが、「そもそも予約表の日付が違う」は人にしか分かりません
2. 費用と取消の扱い … 中止・変更の連絡では、取消料の扱いが今回のコートに合っているか
3. 「要記入」「要修正」の行 … 空の欄を埋めるか、文を直してから「送る」に印を付けます

中止の連絡は、判断した予約係本人が確かめて送ってかまいません。 2人のどちらかが見れば足りる設計にしています。連絡係の確認を待つと、(b) の遅れが戻ってしまうからです。

確定の連絡では、人数と面数の釣り合いも見ます。 参加が12名で予約が2面なら問題ありませんが、5名で3面なら1面を取り消せるかもしれません。この判断は文の確認のついでに幹事が行い、 面数を変えたら予約表を直してから下書きを作り直します。スクリプトは、参加の人数が面数×2を下回るときに送信待ちの表へ「面数を確認」と書くだけで、取消はしません。

目標は、24件をならして1件5分です。 下書きを読んで印を付けるだけなら1〜2分、空の欄を埋めたり文を直したりすると数分かかります。

例外に対処する

最後の行は、意図して自動にしていません。 「中止の中止」は会員を最も混乱させる連絡で、人が言葉を選んで書くべきだからです。

トリガーの失敗の知らせは、トリガーを作ったアカウントに届きます。 クラブのアカウントを誰も見ていないと、失敗に気づけません。

記録を残す

• 送信待ちの表の全行（下書き、missing_facts、確認の結果、「送る」を付けた人と日時）
• 実際に送った件名と本文、宛先の数、送った日時
• AIに渡した事実の表と、AIが返した JSON の全文
• 幹事が下書きを直した場合は、直す前と後の文
• Claude API のエラーの応答

3つ目を残すのは、文の誤りがどこで入ったかを見分けるためです。 事実の表が正しくて文が違えばAIの問題、事実の表が違えば予約表の問題です。直す場所が変わります。

4つ目は、指示を直す材料です。 幹事が毎回同じところを直しているなら、プロンプトの書き方の決まりに足します。

記録は1年分を残し、それより古い行は年に1回、別のシートへ移します。 送信待ちの表が長くなると、スクリプトが毎回全行を読む時間が延び、1回の実行の上限（6分）に近づくからです。 会員が退会したら、名簿の行は消さずに「連絡を受けない」にして、過去の送信の記録と食い違わないようにします。