税理士・社労士事務所の毎月の無料セミナーの参加者に、アンケートの回答に合わせたお礼と個別相談の案内を下書きし、担当者の確認後に送る

処理の起点を決める

アンケートの回答が1件届くたびに、Zap を1回動かします。 回答の多くはセミナーの当日の夜から翌日にかけて届くので、届いた順に下書きができ、専門家の手が空いたときに順に承認できます。 セミナーの翌朝にまとめて処理する形にすると、担当者が60通を一度に読む今の形と変わりません。

トリガーは Google Forms の New Form Response にします。 回答の保存先のスプレッドシートの新しい行をトリガーにする方法もありますが、フォームのトリガーなら、質問の名前で回答の項目を受け取れます。 回答の保存先は、名簿と同じスプレッドシートのファイルに置かないようにします。後で名簿の列を足したときに、回答の行と混ざらないようにするためです。

フォームを有効にした後に届いた回答だけが対象です。 既に届いている回答を流したいときは、手で試しの回答を作るか、その回のセミナーの分は手で処理して、次の回から切り替えます。

入力データを集める

質を決めるのは、参加者名簿の3つの列です。 同意と配信の停止の列が空のままだと、送ってよい相手かどうかを判断できません。列が空の人は「同意なし」として扱い、案内を作りません。 名簿を整えないまま動かすと、第3章の（d）をそのまま自動で繰り返すことになります。

セミナーの一覧には、回ごとに資料のURLと次回の関連セミナーを書きます。 下書きに貼るURLは、AIに作らせずにこの一覧から差し込みます。AIにURLを書かせると、それらしい誤ったURLが入ることがあります。

データの取得方法を決める

名簿はメールアドレスで引きます。 氏名で引くと、申込とアンケートで漢字の表記が違う人を取り違えます。メールアドレスは前後の空白を取り、小文字にそろえてから引きます。 名簿の側も同じ形の検索用の列を別に持ちます。

名簿に行が見つからない人は、別の道に回します。 Lookup Spreadsheet Row には、見つからないときに新しい行を作る設定がありますが、この構成では使いません。 名簿に無い人は申込をしていない人で、案内メールの同意も確かめられていないからです。セミナー担当がアンケートの回答を見て、同意を確かめてから名簿に足します。

Google Sheets のヘルプでは、Zap で扱うにはスプレッドシートの書式をきちんとそろえる必要があるとされています。 1行目を見出しにし、途中に空の行や結合したセルを作らないようにします。

AIへ渡す前に整形する

1. メールアドレスをそろえる … 前後の空白を取り、小文字にします
2. 名簿の列で先に分ける … 同意なし・停止希望・名簿に無い人・顧問先は、AIに渡しません
3. 相談したい内容が空なら、AIを短い指示で動かす … テーマの分類を飛ばし、お礼と希望に合わせた案内だけを作ります
4. 個人を特定する項目を外す … AIに渡すのは、満足度、関心のあるテーマ、個別相談の希望、相談したい内容、セミナーの情報だけにし、氏名・会社名・メールアドレスは渡しません
5. 同じ人の重複を見る … 同じメールアドレスの回答が同じ回で2件あれば、後の回答だけを使い、名簿に印を付けます

4番目は、宛名をAIに書かせないためでもあります。 宛名と会社名は、下書きができた後に名簿の値を差し込みます。AIが宛名を書くと、回答の中の別の名前（相談したい内容に出てくる従業員の名前など）を宛名にすることがあります。

2番目で顧問先を外すのは、顧問先への連絡が営業の案内ではないからです。 顧問先の経営者が個別相談を希望したら、それは担当の税理士への相談です。担当者に回答をそのまま知らせ、担当者から連絡します。

AIに処理させる

させるのは、相談したい内容をテーマに分け、個別の判断を求める質問があるかに印を付け、回答に合わせたお礼と案内の下書きを書くことです。

案内の型は、次の表で決めます。 AIには型の名前を返させ、型ごとの決まった文は案内の部品のシートから差し込みます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「2割特例は使えますか」と書かれていると、生成AIは一般的な要件を親切に説明し始めます。 その説明が相手の会社に当てはまるかは、売上の規模や届出の状況を聞くまで分かりません。答えないことを、指示の中で何度も書きます。

指示内容を固定する

Analyze and Return Data の指示の欄に、次のように書きます。

あなたは税理士法人と社会保険労務士事務所のセミナー担当です。
無料セミナーに参加した方のアンケートの回答を読み、お礼と案内のメールの
本文の下書きを作ってください。この下書きは、税理士または社会保険労務士が
確かめて直してから送ります。

【分けるテーマ】
tax_invoice / tax_ebook / tax_inheritance / tax_other /
labor_rules / labor_subsidy / labor_insurance / labor_other /
accounting_system / other
相談したい内容が空のときは theme を none にしてください。

【個別の質問の印】
自社の状況を書いたうえで、当てはまるか・使えるか・いくらになるか・
どうすればよいかを尋ねている文があれば has_specific_question を true にし、
その文を specific_question_quote にそのまま写してください。

【案内の型の選び方】
- 個別相談を「希望する」 → booking
- 「検討中」で has_specific_question が true → booking_soft
- 「検討中」で has_specific_question が false → next_seminar
- 「不要」 → thanks_only

【厳守事項】
- 相談したい内容に書かれた質問に答えないでください。要件、制度の説明、
  一般論も書かないでください。「個別相談の場で、状況を伺ったうえで
  お答えします」とだけ書いてください。
- 税額、助成金の額、手続の期限を書かないでください。
- 顧問契約を勧める文を書かないでください。
- URL、日時、電話番号、人の名前を書かないでください。
  差し込む場所には {予約ページ} {資料} {次回セミナー} {担当専門家} と
  書いてください。
- 宛名と会社名は書かないでください。本文は「このたびは」から始めてください。
- thanks_line には、感想または相談したい内容に触れた一文を、
  60字以内で書いてください。回答に書かれていないことを足さないでください。
- 満足度が低い、または不満が書かれているときは、お詫びや言い訳を書かず、
  complaint_flag を true にしてください。
- 本文は400字以内、です・ます調で書いてください。

【セミナー】{seminar_title}（{seminar_theme}）
【満足度】{satisfaction}
【関心のあるテーマ】{interest}
【個別相談の希望】{consult_wish}
【相談したい内容】{free_text}

「差し込む場所には {予約ページ} と書く」が、この指示の要です。 AIに書かせる文と、事務所が決めた値の境目を、本文の中の印で示します。印が残ったまま送られないように、差し込みの後に印が残っていないかを見る手順を、確認の画面の前に置きます。

「感想に触れた一文は60字以内、書かれていないことを足さない」を入れるのは、お礼の一文が膨らむからです。 長いお礼は、その人の書いたことを言い換えて繰り返す文になりがちで、読む側には定型の文より空々しく見えます。

出力形式を固定する

Analyze and Return Data の出力の項目を、次のように定義します。 見やすさのため JSON の形で示します。

{
  "theme": "tax_invoice | tax_ebook | tax_inheritance | tax_other | labor_rules | labor_subsidy | labor_insurance | labor_other | accounting_system | other | none",
  "has_specific_question": false,
  "specific_question_quote": "",
  "guide_type": "booking | booking_soft | next_seminar | thanks_only",
  "complaint_flag": false,
  "thanks_line": "",
  "body_draft": ""
}

theme、guide_type、has_specific_question、complaint_flag は必須の項目にします。

1つ目の理由は、theme で承認を頼む専門家を決められることです。 税務のテーマは税理士へ、労務のテーマは社会保険労務士へ回します。Paths は1つのグループに最大10本の分かれ道を持て、どの規則にも当たらないときに動く Fallback を1本置けます。

Paths の分かれ道は、条件が当たるものが左から順にすべて動きます。 complaint_flag が true の回答が税務の道でも動いてしまわないように、税務と労務の道の条件にも「complaint_flag が false」を入れて、互いに重ならないようにします。

2つ目は、guide_type を Zapier 側で確かめられることです。 AIが選んだ型が、個別相談の希望と第7章の表に合っているかを、Paths の手前の規則で見ます。「不要」と答えた人に booking が付いていたら、thanks_only に戻して印を付けます。 型の選び方は表で決まっているので、AIの選択を規則で上書きできます。

3つ目は、specific_question_quote を承認の画面に出せることです。 専門家は、質問があったことと、その質問に下書きが答えていないことを、本文と並べて確かめられます。

承認の依頼には、次の形で内容を並べます。

【承認のお願い】セミナーのお礼メール
セミナー：インボイス制度の見直しのポイント（10月第1回）
個別相談の希望：検討中／案内の型：booking_soft
個別の質問：「免税事業者の取引先が多いのですが、
             うちは2割特例を使い続けられますか」
宛先：〇〇 様（株式会社〇〇）
件名：セミナーへのご参加のお礼

このたびは、インボイス制度のセミナーにご参加いただき、
ありがとうございました。取引先との関係で迷われている点を
お書きいただき、ありがとうございます。
ご質問の点は、御社の状況を伺ったうえで、個別相談の場で
税理士の〇〇よりお答えいたします。
（予約ページのURL）
当日の資料はこちらからご覧いただけます。（資料のURL）

本文は「修正できる」設定にします。 Request Approval には、確認する人が内容を直せるかどうかを選ぶ設定があり、既定は直せない設定です。専門家が一文を直すたびに差し戻すより、その場で直して承認できるほうが早く終わります。 直した本文は、承認の後のステップでそのまま使えます。

システムへ連携する

送信は、承認の後にだけ置きます。 Request Approval の結果には Decision という項目が入り、承認されたときは approved になります。この値が approved のときだけ動く Filter を Send Email の前に置きます。 却下のときは止める設定にし、名簿に「却下」と書きます。

送る文面には、送信者の名称と、配信の停止の連絡先を必ず入れます。 特定電子メール法では、広告や宣伝のための電子メールについて、送信者の氏名又は名称と、受信拒否の通知を受けるための電子メールアドレス等の表示が求められています。署名の部品に入れておき、AIの下書きとは別に差し込みます。

人が確認する

1. 個別の質問への答えが入っていないかを見る … specific_question_quote と本文を並べて読み、制度の説明や一般論が入っていたら削ります
2. 案内の型が回答に合っているかを見る … 「不要」の人に予約の案内が入っていないか、「希望する」の人に予約ページが入っているか
3. 差し込みの印が残っていないかを見る … {予約ページ} などの印が本文に残っていたら、差し込みの設定の誤りです
4. 承認するか、却下して手で書くかを決める … 相談の内容が込み入っていて、定型の案内では失礼になると判断したら、却下して担当者が直接連絡します

1番目が、この構成の要です。 指示で禁じても、生成AIは「ご質問の制度は〇〇の場合に使えます」と書くことがあります。メールで答えた一般論は、相手の会社の事情を聞く前の説明として、そのまま残ります。 確かめる専門家が税理士・社会保険労務士である理由は、ここにあります。

承認の期限は3日にします。 Request Approval には、期限までに誰も応じなかったときに、そのまま先へ進めるか、実行を終えるかを選ぶ設定があります。この構成では「終える」を選びます。 期限を過ぎたものが確認なしで送られることがないようにするためです。期限切れのものは名簿に印を付け、セミナー担当が翌週に手で処理します。

目標は、120件をならして1件4分です。 下書きがそのまま使えるものは1〜2分で承認でき、質問の書かれた回答は本文を読み比べるので数分かかる想定です。

例外に対処する

上の2行の順番には意味があります。 申込のときに同意していても、その後に配信の停止を求めた人には送りません。特定電子メール法では、受信を拒否する通知を受けた後は、その意思に反して送ってはならないとされています。名簿の判定は「停止の希望」を先に、「同意」を後に見ます。

記録を残す

• アンケートの回答の全文と回答日時（回答の保存先のスプレッドシート）
• 名簿の判定の結果（同意・停止・顧問先）と、そのときの名簿の値
• AIの出力の全文（テーマ、質問の印と写した文、案内の型、下書き）
• 承認者、承認・却下の結果、承認者が直した後の本文
• 送った日時と件名、案内の型
• 個別相談の予約が入ったかどうか（予約ページの記録と照らして月に一度書き足す）

4つ目の「直した後の本文」は、指示を直す材料になります。 専門家が毎回同じところを削っているなら、それは指示の禁止の書き方が足りないところです。

最後の行が、この構成の物差しです。 案内の型ごとに、送った数と予約が入った数を並べると、どの型の案内が相談につながっているかが、初めて比べられるようになります。 第3章の（b）で比べられなかったものです。