リラクゼーションの店が予約の前日の案内と来店後のお礼の文を、予約の台帳とセラピストのメモから Apps Script と Claude で作り、送る前に店で確かめる

処理の起点を決める

時間主導型のトリガーを2つ作ります。 1つは毎日17時台に翌日の予約を拾って前日の案内を作るもの、もう1つは毎朝10時台に前日の来店客のお礼を作るものです。ClockTriggerBuilder の everyDays(1) と atHour() で時刻を決めます。nearMinute() を呼ばないと分はランダムに決まり、呼んでも前後15分の幅があるとされています。

17時台にしているのは、夕方の来店のピークの前に確認を終えるためです。 公式の説明では、毎日9時のトリガーは9時から10時の間のどこかで動き、その時刻が日ごとに保たれます。17時台のどこかで下書きがそろい、受付は18時までに確認して送るという流れにします。

お礼を翌朝にしているのは、施術メモが前日の閉店までにそろうからです。 閉店の後にまとめて書くセラピストもいるので、当日の夜に作ると、遅い時間の客のメモが入っていません。

トリガーは店の Gmail のアカウントで作ります。 インストール型のトリガーは作った人のアカウントで動くので、受付の個人のアカウントで作ると、差出人が受付の名前になります。 失敗すると「Summary of failures for Apps Script」の件名のメールがそのアカウントに届くので、店長が毎朝そのアカウントの受信を見ることを手順に入れます。

トリガーの数にも上限があります。 公式の上限は1つのスクリプトにつき1人20個です。店舗ごとにトリガーを分けると数が増えるので、2つのトリガーで両店舗をまとめて処理します。

入力データを集める

質を決めるのは、施術メモと案内の同意の2つの列です。 施術メモが「圧は中、肩甲骨まわり重点、次は足も希望」くらいに書かれていれば、お礼はその客に向けた文になります。 メモが空なら定型のお礼だけを作り、受付に知らせます。

案内の同意は「同意あり」「同意なし」「未確認」の3つで持ちます。 Webの予約のページで聞いた答えと、店頭で口頭で聞いた答えを、同意の日と一緒に入れます。「未確認」は「同意なし」と同じに扱います。

氏名・電話番号・メールアドレスはAIに渡しません。 宛名と連絡先は、送るときに Apps Script が差し込みます。

データの取得方法を決める

すべて同じスプレッドシートの中にあるので、Apps Script のスプレッドシートのサービスで読むだけです。

キャンセルと無断の予約は対象から外します。 前日の案内を作った後にキャンセルが入ることもあるので、送る直前にもう一度台帳の状態を見ます。 確認のシートで印を付けてから送るまでの間にキャンセルが入れば、送らずに処理ログに書きます。

同じ客の予約が同じ日に2つあれば、前日の案内は1通にまとめます。 夫婦や友人と続けて受ける予約は、別々の客番号なら別々に送ります。

言葉の決まりのシートは、検査とAIへの指示の両方から読みます。 書かない言葉を1か所で持ち、店長が1行足せば、翌日から指示にも検査にも効くようにします。指示の文に言葉を直接書き込むと、検査の側と食い違っていきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 対象の予約を拾う … 前日の案内は翌日の予約、お礼は前日に来店した予約です
2. 連絡の方法で分ける … メールの客は下書きの対象、電話だけの客は電話の一覧に並べます
3. 記号にする … 日時、店舗、担当、コース、所要時間を {{日時}} {{担当}} などの記号にします
4. 施術メモの下ごしらえ … メモの中に、客の体の状態を表す言葉（言葉の決まりの「書かない言葉」）があれば印を付けて渡します。メモそのものは直しません
5. 広告の段落を決める … 案内の同意が「同意あり」の客だけ ad_allowed: true にし、その月のキャンペーンの記号を添えます
6. 送信者の表示を添える … 店の名称と、配信の停止の連絡先を記号にして最後の段落に差し込みます

4番目でメモを直さないのは、セラピストの書いたことを残すためです。 「張りが強い」はセラピストにとっては施術の記録です。直すのはメモではなく、お礼の文面に出る言葉です。

6番目は、特定電子メール法の表示義務を意識したものです。 法は、広告・宣伝のための電子メールを送るときに、送信者の氏名又は名称と、送信をしないよう求める通知を受けるための電子メールアドレスなどを表示するよう定めています。広告の段落を入れるお礼には、店の名称と配信の停止の連絡先を必ず付けます。

AIに処理させる

させるのは、2種類の文面を記号入りで組み立てることだけです。

お礼の「メモに沿った一言」が、この構成でAIに任せたい部分です。 「肩甲骨まわり重点、次は足も希望」から「肩まわりを中心にお手入れさせていただきました。次回は足もとのコースもご用意できます」のような一文を作ります。受付が一通ずつ考えていた部分です。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 メモに「張りが強い」とあると、AIは気を利かせて「お疲れが少しでも和らいでいれば」と書き、さらに「肩こりの改善に」と書き足すことがあります。前者は店として許せる範囲でも、後者は許せません。 どこまでを許すかは言葉の決まりのシートで店長が決め、検査で語を見ます。

指示内容を固定する

あなたはリラクゼーションの店の受付として、来店されたお客さまへのお礼のメールの文面を作ります。
渡された情報だけで書いてください。渡されていないことを足さないでください。

【書く順番】
1. ご来店のお礼（{{来店日}} と {{店舗}} は記号のまま）
2. 施術メモに沿った一言（1〜2文。メモに無いことは書かない）
3. 次回のご要望の受け止め（メモに次回の希望があるときだけ）
4. ご案内（ad_allowed が true のときだけ。{{キャンペーン}} {{期間}} は記号のまま）
5. 結びの挨拶

【言葉の決まり】
- 体の状態や不調の言葉（肩こり、腰痛、むくみ、冷え、不調、症状 など）を書かないでください。
  メモにそうした言葉があっても、文面では「お疲れ」「お体」のように言い換えてください。
- 「治る」「改善」「効く」「効果」「治療」「施術で〜が良くなる」と書かないでください。
- 施術を「マッサージ」「指圧」と呼ばないでください。「お手入れ」「トリートメント」「コース」と書いてください。
- セルフケア、ストレッチ、体の使い方の助言を書かないでください。

【厳守事項】
- ad_allowed が false のときは、次回の予約のおすすめ、キャンペーン、割引について
  一切書かないでください。次回の希望の受け止め（3）も、予約を促す書き方にしないでください。
- 日付・金額・割引の数字は、必ず渡された記号のまま書いてください。
- お客さまの名前は書かないでください。宛名はこちらで入れます。
- 本文は300字以内にしてください。
- メモが空のときは、2と3を書かず、notes に "memo_empty" と書いてください。

【情報】
course: {course}
first_visit: {first_visit}
therapist_memo: {memo}
flagged_words_in_memo: {flagged}
ad_allowed: {ad_allowed}

「メモに体の言葉があっても言い換える」と書くのは、メモをそのまま写させないためです。 flagged_words_in_memo で前処理が見つけた語を渡し、どの語に気を付ければよいかをAIにも知らせます。 それでも書いてしまうことはあるので、検査で同じ語を見ます。

前日の案内の一言の指示は、これを短くしたものです。 初回の客には「はじめてのご来店をお待ちしております」の趣旨、要望のある客には「ご要望を担当に伝えております」の趣旨で、体の状態には触れません。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Claude API の構造化出力を使い、output_config.format に type: "json_schema" でスキーマを渡します。

{
  "booking_ref": "R-2611-0418",
  "message_type": "thanks",
  "subject": "{{来店日}}のご来店ありがとうございました",
  "body": "",
  "ad_paragraph": "",
  "used_placeholders": ["{{来店日}}", "{{店舗}}"],
  "notes": []
}

1つ目の理由は、広告の段落を本文と分けて持てることです。 ad_paragraph は ad_allowed が true のときだけ中身が入り、Apps Script は同意の無い客の分で ad_paragraph が空でなければ、送らずに赤の印を付けます。 本文の中に広告が紛れ込んでいないかは、語の検査で見ます。

2つ目は、notes で施術メモが空だったことが分かることです。 memo_empty の下書きは確認のシートの上の方に並べ、受付がセラピストに一言を聞きます。

3つ目は、message_type で前日の案内とお礼を1つの確認のシートで扱えることです。

Claude の構造化出力は、文字列の長さ（minLength・maxLength）や数値の範囲の制約に対応しておらず、使うと400のエラーになります。 オブジェクトには additionalProperties: false を付けます。300字は指示で書き、Apps Script で長さを測ります。組み立てたスキーマは最後の利用から24時間キャッシュされるので、毎日動かすこの構成では、2日目からは組み立ての待ちがほとんどありません。

システムへ連携する

送るときは name と replyTo のオプションを使います。 name で差出人の表示を店の名前に、replyTo で返信の先を受付のアドレスにします。客が返信で予約の変更を伝えてきたときに、受付に届くようにするためです。

1日の送信先の数に気を付けます。 公式の上限は、メールの受信者の数が個人の Google アカウントで1日100、Google Workspace で1日1,500です。2店舗で前日の案内とお礼を合わせると1日に40通前後ですが、キャンペーンの時期に別の配信を同じアカウントから送ると、個人のアカウントでは足りなくなります。 店のアカウントは Google Workspace にし、送った数を処理ログで数えます。

送るのは確認のシートで印の付いたものだけです。 前日の案内は、18時半を過ぎても印が付かなければ、店の定型だけの文面（AIの一言なし）を店長に知らせて判断を仰ぎます。 印の付かないまま自動で送ることはしません。

人が確認する

受付が確認のシートで次の順に見ます。

1. 赤の印のものを直す … 体の言葉、同意の無い客への広告、数字の残りを直します
2. 施術メモが空のお礼を片付ける … 担当のセラピストに一言を聞き、書き足すか、定型のお礼のまま送るかを決めます
3. 初回の客の前日の案内を読む … 日時・店舗・駐車場の行を見ます
4. 残りを流し読みして印を付ける … 宛先と件名と日時の行を確かめます
5. 電話の一覧の客に電話する … 前日の確認の電話です

前日の案内とお礼で、見るところを分けます。 前日の案内で間違えて困るのは日時と店舗で、これは台帳の値の差し込みなので、台帳が正しければ正しく出ます。 お礼で間違えて困るのは言葉と広告で、こちらは検査の赤を見ます。

店長は週に1回、送ったお礼から10通ほどを読みます。 言葉の決まりで拾えない言い回し（「すっきりしていただけたら」が多すぎる、など）があれば、言葉の決まりのシートか指示に足します。

目標は、600通をならして1通0.5分です。 印の無い下書きは数秒で、時間を使うのは赤の印と、施術メモが空のお礼です。

例外に対処する

5行目を確実に回すことが、この構成の約束です。 特定電子メール法は、送らないよう求める通知を受けたときは、その意思に反して送ってはならないと定めています。停止の連絡を受けた受付が、その場で客の台帳を直すことを手順にします。

記録を残す

• 実行の日時、対象の日付、作った下書きの数、送った数
• Claude API に渡した情報（氏名・連絡先なし）と、返ってきた JSON
• 検査の結果（赤・黄の理由）と、受付が直したかどうか
• 送った文面の全文と、そのとき見た案内の同意の値
• 客の案内の同意の記録 … 同意した日、どの経路で聞いたか、停止の連絡を受けた日

最後の行は、法の求めに沿うためのものです。 特定電子メール法は、あらかじめ同意の通知を受けた者は、その同意があったことを証する記録を保存しなければならないと定めています。客の台帳の「同意の日」と「経路」は消さずに残します。