眼鏡店がレンズの加工の完了と受取・調整の予約を Zapier でつなぎ、お客様ごとに受取の案内と保証の説明を送る

処理の起点を決める

受取の案内の Zap は、Google Sheets の Updated Spreadsheet Row で動かします。 見張る列は「加工完了の時刻」です。Zapier の公式のヘルプでは、このトリガーは見張る列に新しい値が入ったときだけ動き、その行で前に見た値に戻しても動きません。

「状態」の列を見張らないのは、この性質のためです。 レンズに不具合が見つかって加工をやり直し、状態を「加工中」に戻してまた「完了」にすると、2回目の「完了」は前に見た値なので動きません。 公式のヘルプが勧めるとおり、毎回違う値になる時刻の列を見張ります。加工の担当はチェックを入れるだけにし、時刻はチェックで入る形にしておきます。

予約の Zap は、Calendly の Invitee Created or Rescheduled で動かします。 お客様が予約したときと、日時を変えたときの両方で動くトリガーです。取り消しは Invitee Canceled で別の Zap にします。 どちらも、受取用の2つのイベントの種類だけを拾うよう、トリガーの絞り込みでイベントの種類を選びます。店のほかの予約（視力の測定の予約など）が混ざらないようにするためです。

未予約の一覧の Zap は、Schedule by Zapier の Every Day で毎朝の開店前に動かします。 店の定休日に合わせ、週末に動かすかどうかを選びます。

入力データを集める

質を決めるのは、保証の表の「期間の起点」の列です。 「受取の日から」「注文の日から」を列で持たせます。第3章の（c）は、この起点が担当の頭の中にあったことから起きていました。 表に書いてあれば、AIも担当も同じ起点で書きます。

AIに渡すのは、商品と保証と店の列だけです。 お客様の名前、メール、携帯の番号は、下書きを作るステップで台帳から直接差し込みます。度数の値も渡しません。 案内の文に度数は要らず、度数は受取のときに担当が確かめるものだからです。

データの取得方法を決める

保証の列は、トリガーの行ではなく引き直した行から取ります。 台帳の式は、完了の時刻が入った後に保証の終わる日を数え直すことがあり、引き直したほうが式の結果がそろっています。

予約の行は、メールで探します。 同じお客様が眼鏡を2本注文していることがあるので、探す条件に「状態が案内済み」を加えた列（メールと状態をつないだ列）を台帳に作り、その列で引きます。Lookup Spreadsheet Row は条件に合う最初の行を返すので、2本が同時に案内済みなら、2本目は人が確かめます（例外処理）。

未予約の一覧は、Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) で引きます。 Zapier の Google Sheets のページでは、この操作は条件に合う行を最大500行まで返します。台帳に「未予約で7日以上」を TRUE にする式の列を置き、その列で引きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 連絡の方法を決める … メールがあれば「メール」、メールが無く携帯の番号があれば「SMS」、どちらも無ければ「電話」の印を台帳の式で付けます
2. 予約のページを選ぶ … 初めての遠近両用なら30分のページ、それ以外は15分のページのアドレスを式で選びます
3. 保証の行を引く … レンズの区分、フレームの区分、子どもの眼鏡かで、保証の表から当てはまる行を式で引きます
4. 保証の終わる日の扱いを決める … 起点が「注文の日から」なら終わる日を式で数えます。起点が「受取の日から」なら、終わる日は書かず、「受取の日から◯か月」と書きます
5. AIに渡す列を絞る … 名前・メール・携帯の番号・度数を除いた列だけを、AIのステップに渡します
6. 電話の印のお客様は Zap を止める … 連絡の方法が「電話」なら Paths で AI のステップの前に分け、店の担当に電話の依頼を送ります

4番目が、言った・言わないを防ぎます。 受取の日はまだ決まっていないので、受取から数える保証の終わる日は、この時点では書けません。 受取の日が決まってから保証書に書きます。

6番目は、AIの手間を省くためでもあります。 電話で伝えるお客様に文を作っても、読み上げる担当が要約し直すことになります。電話のお客様には、台帳の保証の列をそのまま見ながら伝えてもらいます。

AIに処理させる

させるのは、受取の案内と保証の説明を、決まった型の文にすることだけです。

保証の説明は、行ごとに1つの段落にさせます。 「度数の交換」「レンズのキズ・破損」を1つの文にまとめると、期間と条件がどちらの保証のものか分からなくなります。

1行目がいちばん大事な禁止です。 「度数が合わないときは1回まで無料で交換」を「度数が合わないときは交換できます」と書くと、回数の条件が消えます。 お客様は何度でも交換できると読みます。条件の言葉を省かずに写すよう、指示に書きます。

5行目も、書かせると起きやすい失敗です。 遠近両用の案内に「1〜2週間で慣れます」とAIが書き足すと、店が言っていない見通しを約束したことになります。 慣れ方は人によって違い、担当が受取のときに話すことです。

指示内容を固定する

あなたは眼鏡店の店頭の担当として、加工が終わった眼鏡の受取の案内を書きます。
書いた文は担当が確かめてからお客様に送ります。

【入力】
- 店の名前：{store_name}／営業時間：{store_hours}
- 受取の予約のページ：{booking_url}
- 眼鏡の区分：レンズ {lens_type}／フレーム {frame_type}／子どもの眼鏡 {is_kids}
- 初めての遠近両用：{first_progressive}
- 保証の行（保証の種類｜期間｜期間の起点｜条件｜対象外｜費用）：
{warranty_rows}
- 受取のときに持ってきてほしいもの：{bring_items}

【書くこと】
1. 眼鏡ができあがったこと。受取のときに掛け具合を合わせること。
2. 予約のページから受取の日時を選んでほしいこと。ページのアドレスをそのまま書く。
3. 保証の行ごとに1つの段落で、保証の種類、期間、期間の起点、条件、対象外、費用を書く。
4. 持ってきてほしいもの。
5. 初めての遠近両用が「はい」のときだけ、受取のときに掛け方の説明の時間を
   取ることを1文で書く。

【厳守事項】
- 保証の期間、起点、条件、対象外、費用は、保証の行の言葉をそのまま使ってください。
  回数、期間、費用の言葉を省いたり、言い換えたりしないでください。
- 保証の行に無い保証を書かないでください。
- 「必ず交換できます」など、保証が使えることを約束しないでください。
- 期間の起点が「受取の日から」の保証には、終わる日の日付を書かないでください。
- 見え方、度数、慣れるまでの期間について書かないでください。
- お客様の名前、宛名、署名は書かないでください。後で差し込みます。

「回数、期間、費用の言葉を省かない」を書かないと、AIは文を短くします。 短くした文は読みやすく見えますが、条件の言葉から先に消えます。 保証の説明で消えてはいけないのは、まさにその言葉です。

「宛名を書かない」は、名前を渡していないことと対になっています。 名前を渡さずに宛名を書かせると、AIは「お客様各位」や架空の名前を入れます。 宛名と署名は下書きのステップで台帳から差し込みます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力項目で、次の形に決めます。

{
  "subject": "眼鏡のお受け取りのご案内（受付番号の後に差し込み）",
  "pickup_text": "ご注文の眼鏡ができあがりました。お受け取りの際に掛け具合を合わせます。…",
  "warranty_paragraphs": [
    { "warranty_type": "度数の交換", "text": "受取の日から3か月のあいだ、度数が合わない場合に1回まで…" },
    { "warranty_type": "フレームの破損", "text": "…" }
  ],
  "bring_text": "今お使いの眼鏡をお持ちください。",
  "first_progressive_text": ""
}

1つ目の理由は、保証の段落を行ごとに確かめられることです。 warranty_type は保証の表の保証の種類と同じ言葉にさせ、下書きのステップで、台帳の保証の種類の列と数が合うかを Filter で見ます。数が合わなければ、AIが行を落としたか足したかなので、下書きを作らずに担当に知らせます。

2つ目は、下書きの組み立てを Zap の側に置けることです。 宛名、受付の番号、pickup_text、保証の段落、bring_text、店の署名の順に、Gmail の Create Draft の本文で並べます。 AIの出力に宛名と署名が入らないので、名前の取り違えが起きません。

3つ目は、空の項目を空のまま扱えることです。 first_progressive_text は初めての遠近両用でなければ空で返させ、空なら本文に何も入れません。

Paths は、連絡の方法の列で3つに分けます。 公式のヘルプでは、条件に合う分岐はそれぞれ動くので、「メール」「SMS」「電話」の3つの値で条件が重ならないように書きます。

システムへ連携する

SMS には、AIの文を入れません。 「◯◯眼鏡店です。受付番号◯◯の眼鏡ができあがりました。お受け取りの予約はお渡しした控えのご案内からお願いします」のような決まった文面にします。Twilio の日本向けの SMS の案内では、本文に電話番号を入れることは認められず、固定電話の番号には送れないとされています。注文の受付のときに、予約のページを載せた控えを渡しておきます。

予約が入ったら、店の担当に「用意するもの」を送ります。 受付の番号、日時、レンズとフレームの区分、初めての遠近両用か、子どもの眼鏡かを並べた短いメールです。初めての遠近両用なら、フィッティングに慣れた担当がその時間にいるかを、店で確かめます。

予約の取り消しが来たら、台帳の日時を消し、状態を「案内済み」に戻します。 戻した行は、7日を数え直して未予約の一覧に載ります。

人が確認する

店頭の担当が、案内の下書きを開いて保証の部分を確かめてから送ります。

1. 保証の段落を見る … 台帳の保証の列と並べ、期間、起点、条件、費用の言葉が抜けていないかを見ます
2. 起点を見る … 受取から数える保証に、日付が入っていないかを見ます
3. 予約のページを見る … 初めての遠近両用のお客様に、30分のページが付いているかを見ます
4. 送る … 合っていれば送り、台帳の状態を「案内済み」にします

受取のときは、保証書を担当が書きます。 受取の日が決まったので、受取から数える保証の終わる日をここで書きます。案内のメールの保証の段落と同じ言葉で書くので、口で説明するのは要点だけで済みます。

目標は、480本をならして1本1.5分です。 下書きを確かめて送る時間、予約が入ったときに用意を見る時間、未予約の電話と保証書を書く時間をならした値です。

例外に対処する

4行目は、完了の時刻を見張っているから成り立ちます。 状態の列を見張っていたら、やり直した眼鏡の案内が出ません。 逆に、1回目の案内がすでに送られていたら、担当がお客様におわびの連絡をします。 1回目を送る前にやり直しが分かるよう、加工の担当は検品の後にチェックを入れます。

記録を残す

• 注文の台帳（加工完了の時刻、AIの出力の全文、下書きを作った時刻、送った時刻、予約の日時、受取の日）
• 担当が下書きを直した記録 … どの保証の段落を、どう直したか
• そのときの保証の表の版（表を直した日）
• SMS の送信の結果と、電話の依頼の記録
• 予約の取り消しと、未予約の一覧に載った日

2つ目は、指示を直す材料です。 同じ保証の種類で言い換えが直されているなら、保証の表の言葉が分かりにくいか、指示の禁止が足りていません。

3つ目は、後で交換を頼まれたときのためです。 保証の表を改めた後に、前の条件で案内したお客様から交換を頼まれることがあります。どの版の表で案内したかが分かれば、 そのお客様にはその条件で応じられます。