司法書士事務所で、登記の依頼ごとに受け取る固定資産評価証明書を読み取り、物件の表示と価格を申請書の下書きと登録免許税の計算表に転記する

処理の起点を決める

Google Apps Script の時間主導型トリガーで、数分おきに案件のフォルダの「評価証明書」を見ます。 決済の日は月末と月初に集中し、その数日前に証明書がまとまって届くため、1日1回の定時実行にはしません。 まとめて処理すると、印の付いた物件を確かめる時間が決済の前日に押し込まれます。

入る経路は3つです。依頼者から受け取った写しをスキャンしたもの、事務所で取得してPDFにしたもの、依頼者がメールで送ってきた写真です。どれも同じ「評価証明書」のフォルダに保存し、そこから先は区別しません。

案件の一覧に、登記の目的と持分が入っていることを処理の条件にします。 目的が空のまま動かすと、税率を選べないまま計算表が埋まります。目的が空の案件は読み取りだけ行い、計算は止めて needs_review にします。 処理が終わったファイルには処理済みの印を付け、印を付けるのは書き込みまで成功したときだけにします。

入力データを集める

質を決めるのは、下の2つです。 登記事項証明書の表示がなければ、証明書から読んだ地番が正しいかを突き合わせる先がありません。様式メモがなければ、価格と課税標準額のどちらがどの列かを、AIが様式ごとに推し量ることになります。

登記事項証明書の表示を、評価証明書から作らないでください。 2つは別の役所が出す別の書類で、食い違いを見つけるために突き合わせます。 片方から片方を作ると、突き合わせる意味がなくなります。

データの取得方法を決める

読み取りは、Apps Script から Document AI の処理のAPIを呼ぶだけです。ファイルを渡すと、Document という形の応答が返ります。

表は見出しの行ごと取ります。 headerRows に「価格」「課税標準額」「登記」「現況」がどう並んでいるかが、どの列を写すかの根拠になります。見出しを捨てて値だけを渡すと、列の意味が分からなくなります。

案件の一覧と登記事項証明書の表示は、スプレッドシートを読むだけで足ります。 突き合わせの順は、所在と地番が先、地目と地積が後です。建物は所在と家屋番号で引きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … Form Parser の対象は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP です。それ以外は PDF にします
2. ページ数の確認 … 同期処理は15ページまでです。物件の多い証明書で超えるものは、バッチ処理に回します
3. 写真の補正 … スマートフォンの写真は、傾きと影を直してからPDFにします。影のかかった数字は、価格の読み違いに直結します
4. 案件の特定 … フォルダの名前から案件番号を取り、案件の一覧の行を引きます
5. 様式の推定 … 1ページ目の発行者の名称から市区町村を推定し、様式メモを引きます
6. 課税明細書との区別 … 依頼者が課税明細書の写しを送ってくることがあります。書類の種類を先に判定し、種類ごとに様式メモを引き分けます
7. 重複の検知 … 同じ案件に同じ年度の証明書が2つあれば、新しいほうを使い、古いほうに印を付けます

3番目と6番目を軽く見ないでください。 法務局の案内では、課税標準になる価格は毎年届く課税明細書に記載されているとされ、依頼者が課税明細書を送ってくるのは自然なことです。 ただし書類の並びは評価証明書と違うため、同じ様式メモでは列を取り違えます。

AIに処理させる

させるのは、物件ごとに項目を取り出し、どの見出しの列から取ったかを書き出すことだけです。

価格と課税標準額の両方を取らせるのは、取り違えを機械で見つけるためです。 両方を別の項目に入れさせておくと、価格より課税標準額が大きい、両方が同じ値といった並びを計算表の側で検出できます。 価格だけを取らせると、取り違えたときにそれが分かりません。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 私道の行の価格が空欄で、隣の行に価格があると、AIは行を詰めて隣の価格を持ってくることがあります。その瞬間、地番と価格の組み合わせが1行ずつずれます。

指示内容を固定する

あなたは司法書士事務所の補助者で、固定資産評価証明書から
登記の申請書と登録免許税の計算表に写す項目を取り出す立場です。
OCRが返した読み取り結果だけを見てください。推測で埋めないでください。

【やること】
証明書に並んでいる物件を1件ずつ、次の項目に分けて取り出してください。
土地：所在、地番、地目（登記）、地積（登記）、地目（現況）、地積（現況）、価格、課税標準額
建物：所在、家屋番号、種類、構造、床面積（階ごと）、価格、課税標準額
各項目について、どの見出しの列から取ったかを source_header に写してください。

【厳守事項】
- price には「価格」または「評価額」の見出しの列の値を入れてください。
  「課税標準額」「固定資産税課税標準額」「都市計画税課税標準額」の列の値は
  tax_base に入れ、price に入れないでください。
- 地目と地積は、登記の列と現況の列を分けてください。どちらか分からなければ
  status を needs_review にしてください。
- 価格の欄が空欄、または「非課税」などと書かれている物件は、price を空にし、
  status を no_value にしてください。隣の行や別の列の数字で埋めないでください。
- 行を詰めないでください。読めない行があっても、行の順番を保ってください。
- 地番・家屋番号・数字は読み取った文字列をそのまま写してください。
  桁を補う、似た番号に直すことをしないでください。
- 税額の計算、税率の選択、端数の処理をしないでください。
- 固定資産評価証明書でない書類（課税明細書、名寄帳、登記事項証明書）と
  判断した場合は、document_type に種類を書いてください。

【読み取り結果】{ocr_result}
【市区町村の様式メモ】{format_note}

「price に課税標準額を入れない」を、列の名前を3つ挙げて書いているのは、名前の違いで抜けるからです。 「課税標準額」とだけ書くと、「固定資産税課税標準額」を別のものと見て price に入れることがあります。禁じる列は、証明書に出てくる表記のまま並べます。

「行を詰めない」を書くのも同じ理由です。 読めない行を飛ばして次の行を詰めると、それより下の物件がすべてずれます。順番を保たせれば、ずれは1行で止まります。

出力形式を固定する

Gemini API の構造化出力で、次の形のJSONに固定して受け取ります。 公式には、指定したJSONスキーマに従う応答を生成させられ、enum で値の候補を限り、required で必須の項目を決められるとされています。

{
  "document_type": "valuation_certificate",
  "fiscal_year": "",
  "issuer": "",
  "properties": [
    { "kind": "land | building", "row_no": 0,
      "location": "", "lot_or_house_no": "",
      "registered_category": "", "registered_area": "",
      "current_category": "", "current_area": "",
      "price": "", "tax_base": "",
      "source_header": { "price": "", "tax_base": "" },
      "status": "ok | no_value | needs_review", "confidence": 0 }
  ]
}

1つ目の理由は、AIの仕事と計算の仕事を別の層に置けることです。 properties はAIが埋め、税額は Apps Script が計算表の規則で出します。法務局の計算例では、同じ税率の物件は価格を合計してから1,000円未満を切り捨て、税率の違う土地と建物はそれぞれに税率を掛けて合計してから100円未満を切り捨てています。 この手順を規則として書いておけば、AIの出力がどうであれ計算は同じになります。

2つ目の理由は、スキーマに合っていても値が正しいとは限らないことです。 公式にも、出力は構文として正しいJSONでも、値はアプリケーションの側で必ず検証するよう書かれています。物件の数が案件の一覧の数と合わなければ、全物件を needs_review にします。

3つ目は、source_header で確認が速くなることです。 価格をどの見出しの列から取ったかが残っていれば、画像を開く前に列の取り違えに気づけます。

システムへ連携する

税率は、案件の一覧の登記の目的から規則で引きます。 売買なら土地と建物で別の率、相続や保存は別の率というように、登記の目的と物件の種類の組で1つの率に決まる表を持ちます。 軽減や免税の候補になる案件には印を付けるだけで、適用は司法書士が要件を確かめてから入れます。

申請ソフトへは書き込みません。 下書きは、補助者と司法書士の確認を通ってから申請ソフトに取り込みます。書き込みを足すと、取り違えた価格がそのまま申請書になります。

人が確認する

補助者が開くのは、ok 以外の物件と、軽減・免税の候補の案件だけです。 ok の物件は一覧で地番と価格を流し見ます。

1. needs_review を先に見る … 証明書の画像で価格と課税標準額の列を確かめます。多くは列の取り違えか、写真の影です
2. mismatch を登記事項証明書と照らす … 分筆・合筆の後の証明書か、地番の読み違いかを見ます。登記事項証明書の取り直しが要ることもあります
3. no_value を司法書士に回す … 登記所に価額を確かめるか、評価額のない建物の認定基準で計算するかを決めます
4. 税率の軽減・免税の候補を確かめる … 住宅用家屋の証明書の有無、相続の土地の免税の要件を見ます
5. 直したら記録する … どの物件の、どの項目を、何から何へ直したかを残します

司法書士の照合は、この後に行います。 補助者の確認を省いて照合に回すと、照合が数字を追う作業に戻ります。

目標は、120件をならして1件4分です。 印の付く物件が全体の2割前後という想定で、それより多い月は、様式メモに無い市区町村の証明書が増えています。

例外に対処する

上の2行は、AIでは決められません。 法務局の案内では、固定資産課税台帳の価格がない場合は登記所が認定した価額とされ、東京法務局は評価額のない建物について認定基準表で算出した価格が課税標準になるとしています。どちらも、計算の前に司法書士が判断することです。

記録を残す

• 元の評価証明書のファイルと、受け取った経路（依頼者の写し／職務上の取得／写真）
• Document AI が返した Document のJSONの全文
• Gemini API が返した properties と、そのとき使った様式メモの版
• Apps Script が付けた状態と、そのとき突き合わせた登記事項証明書の表示
• 計算表の税率の表の版と、税額の下書き
• 補助者と司法書士が直した記録

税率の表の版を残すのは、軽減の期限で率が変わるためです。 国税庁の税額表では、土地の売買の税率が令和11年3月31日までの間は1,000分の15とされています。期限をまたいだ案件をあとから見直すとき、当時どの率で計算したかが残っていないと、誤りかどうかが決まりません。