毎月の部門会議の議題のメモと前回の宿題から、アジェンダ・時間配分・進行の台本・事前に配る資料の一覧を作る

処理の起点を決める

部門長から議題のメモが届いたところで、担当者が ChatGPT に貼ります。 メモの締切は会議の7日前、アジェンダの配布は会議の5日前と決めておきます。メモが締切までに届かなければ、担当者が部門長に催促してから始めます。 前月のアジェンダの使い回しで代わりにすることはしません。

会議ごとに新しいチャットを開きます。 1つのチャットで複数の部門の会議を続けて作らせると、前の部門の議題や宿題が混ざることがあります。1つの会議に1つのチャットにし、チャットの名前に部門名と会議の日付を入れます。

部門長が議題を足したり差し替えたりしたら、メモを更新して作り直します。 出てきたアジェンダに担当者が手で議題を足すと、時間配分と台本と資料の一覧に反映されず、 3つの出力が食い違います。

入力データを集める

質を決めるのは、会議の決まりのうち「議題の並べ方」と「決定の議題の書き方」です。 並べ方が無いと、AIはメモの順番のまま並べ、報告が先、決定が後になります。決定の議題の書き方が無いと、「新システムの件」がそのまま議題になります。

資料の締切は、担当者が日付で書いて渡します。 「会議の2営業日前」をAIに計算させると、祝日や会社の休日を考えずに日付を出すことがあります。日付と曜日は担当者が会社のカレンダーで決め、AIはそれを写すだけにします。

会議の決まりは、次のような形で作ります。

【会議の決まり】版 2026-10-01（経営企画室）
1. 議題の並べ方：①前回の宿題の確認 → ②決定 → ③協議 → ④報告
   決定の議題を前に置く。報告は最後にまとめ、資料を読んできた前提で質問だけを受ける。
2. 区分ごとの時間の目安
   前回の宿題の確認：1件1分（最大10分）
   決定：1件10〜20分　　協議：1件15〜25分　　報告：1件3〜5分
   時間枠の1割（60分なら6分）は予備として最後に残す。
3. 決定の議題の書き方：「〜を、〜するかどうか（どちらにするか）を決める」の1文。
   メモから読み取れなければ【決めること：要確認】とし、作らない。
4. 協議の議題の書き方：「〜について、〜の意見を集める（次回の決定に向けて）」の1文。
5. 報告の議題：資料の事前配布を必須とし、配布できない報告は議題にしない。
6. 宿題の状態：完了／進行中／未着手／期限超過。期限超過は担当に理由を一言もらう。

1番の「決定を前に置く」が、第3章の（b）をいちばん減らします。 報告に時間を取られても、決める議題は先に終わっています。 報告は資料を読んできた前提で質問だけにし、時間を短くします。

データの取得方法を決める

議題のメモと宿題の一覧は、担当者が社内のメールと議事録から集めます。 仕組みから自動では取りません。

前回の宿題は、議事録の宿題の欄だけを写します。 議事録の全文を貼ると、議論の中で出た発言が宿題として拾われることがあります。議事録のひな形に宿題の欄（内容・担当・期限）があれば、そこだけで足ります。 無ければ、ひな形に欄を足すところから始めます。

宿題の状態は、担当者が会議の3日前に各担当に聞いて書き込みます。 一覧の「状態」が空のまま渡すと、AIは「進行中」と書きがちです。分からないものは「未確認」と書いて渡し、 アジェンダにも「未確認」のまま出させます。

AIへ渡す前に整形する

1. 議題のメモを1行1議題にする … 1行に2つの議題が書かれていれば分けます。「受注と在庫の状況」は「受注の状況」と「在庫の状況」にします
2. 宿題の一覧を表にする … 内容・担当・期限・状態の4列にします。担当は役職か部署で書きます
3. 時間枠と開始時刻を書く … 「10:00〜11:00（60分）」のように、開始と終了と分数を書きます
4. 人事や個人の評価に関わる議題を確かめる … 「〇〇さんの異動」のように個人が特定できる議題は、名前を外して「人員の配置」と書くか、この構成に入れずに部門長が自分でアジェンダに足すかを決めます

4番目は、部門長と決めておきます。 個人の処遇に関わる議題は、出席者の範囲を絞って別の時間に扱うことも多く、通常のアジェンダに載せること自体が適さない場合があります。

AIに処理させる

させるのは、議題の区分け、時間配分、台本、資料の一覧の4つです。

3行目の「収まらないときに後ろに回す候補を示す」は、決める作業そのものはさせない、ということです。 どの議題を次の月に回すかは部門長が決めます。AIは「15分超過。報告の『在庫の状況』『展示会の報告』を資料の配布だけにすれば収まる」と、候補と分数を示すまでにします。

3行目は、台本を作らせると起きやすい失敗です。 司会のセリフとして「以上より、A案で進めることでよろしいでしょうか」と書かれていると、司会はそれを読み上げ、議論の前に結論が出てしまいます。 台本に書かせるのは、決めることを問いの形で示すセリフ（「A案とB案のどちらで進めるか、ご意見をお願いします」）までです。

指示内容を固定する

スキルの作業の指示として、次の文を置きます。

あなたは経営企画室で、部門の月次会議の段取りを作る担当です。
このスキルの「会議の決まり」「ひな形」「良い例」に従ってください。

【入力】
チャットに、議題のメモ、前回の宿題の一覧、会議の情報（日時・時間枠・出席者・司会）、
資料の締切の日付が貼られます。

【作るもの】
1. アジェンダ（表計算のファイル）
   列：番号／区分（宿題確認・決定・協議・報告）／議題／決めること・集めること／
       説明する人／時間（分）／資料
   最後の行に予備の時間を置き、時間の列の合計を表計算の式で出す。
   合計が時間枠を超える場合は、超過の分数と、後ろに回す候補の議題を表の下に書く。
2. 進行の台本（文書）
   開会 → 前回の宿題の確認 → 各議題（導入のセリフと、決めることを問う形のセリフ）→
   決まったことの読み上げの枠 → 次回の日程の確認 → 閉会
3. 資料の一覧（表）
   列：議題／資料名／作成する人／配布の締切（貼られた日付をそのまま使う）

【決まり】
- 議題は会議の決まりの1番の順に並べる。
- 決定の議題には「〜を決める」の1文を書く。メモから読み取れなければ
  【決めること：要確認】と書き、自分で作らない。
- 宿題は一覧のとおりに並べ、状態は一覧の値をそのまま写す。空なら「未確認」と書く。

【厳守事項】
- メモに無い議題を足さないでください。
- 台本に、議題の結論や「〜でよろしいでしょうか」のような結論を確かめるセリフを、
  議論の前に書かないでください。決めることは問いの形で示してください。
- 説明する人・資料がメモに無ければ【説明：要確認】【資料：要確認】と書いてください。
- 日付や曜日を計算しないでください。資料の締切は貼られた日付だけを使ってください。
- 時間の合計を文章の中で計算しないでください。表計算の式で出してください。
- 人の名前は書かず、役職か部署で書いてください。

「時間の合計を文章の中で計算しない」と書くのは、 文章の中で「合計58分」と書かせると、表の数字と合わないことがあるからです。表計算の式なら、担当者が時間を書き換えても合計が追いかけます。 部門長が時間を直したときも、そのまま使えます。

「人の名前は書かず、役職か部署で書く」のは、 議題のメモに人の名前が入っていても、アジェンダと台本は役職で書くほうが、担当が替わっても使い回せるからです。名前が要る場面は、配るときに担当者が足します。

出力形式を固定する

アジェンダは、次の形の表で受け取ります。

営業第二部 月次会議　2026年10月21日（水）10:00〜11:00（60分）　司会：課長（営業企画）

| 番号 | 区分 | 議題 | 決めること・集めること | 説明する人 | 時間 | 資料 |
| 1 | 宿題確認 | 前回の宿題（4件） | 状態の確認。期限超過は理由を一言 | 各担当 | 4 | 宿題の一覧 |
| 2 | 決定 | 新しい受注管理の進め方 | 【決めること：要確認】 | 【説明：要確認】 | 15 | 【資料：要確認】 |
| 3 | 決定 | 年末の展示会の出展 | 出展の規模をA案（2小間）とB案（1小間）のどちらにするかを決める | 課長（販促） | 10 | 見積の比較表 |
| 4 | 協議 | 来期の人員の配置 | 各課の必要人数の意見を集める（次回の決定に向けて） | 部長 | 15 | 各課の要望の表 |
| 5 | 報告 | 受注の状況 | 資料を読んできた前提で質問を受ける | 課長（営業一課） | 5 | 受注の月報 |
| 6 | 報告 | 品質のクレーム（2件） | 同上 | 課長（品質連絡） | 5 | クレームの報告書 |
| － | 予備 | － | － | － | 6 | － |
| | | | | 合計（式） | 60 | |

1つ目の理由は、空欄が部門長への確認の一覧になることです。 【要確認】の付いたセルだけを部門長に見せれば、何を埋めればアジェンダが完成するかが一目で分かります。 担当者が「新システムの件は何を決めるのですか」と聞きに行く代わりに、空欄の並んだ表を送ります。

2つ目は、「決めること・集めること」の列があることです。 決定と協議の違いが列の中身で分かり、出席者は自分が答えを持って行くべき議題を、配られた時点で知れます。

3つ目は、合計が式であることです。 部門長が議題3を15分に延ばせば、合計が65分になり、時間枠を超えたことがすぐに見えます。

進行の台本は、次のような形で受け取ります。

【開会】（10:00）
「定刻になりましたので、10月の月次会議を始めます。本日は決定2件、協議1件、報告2件です。
 決定の議題を先に進め、報告は資料を読んできていただいた前提で質問だけをお受けします。」
【前回の宿題の確認】（10:00〜10:04）
「前回の宿題4件を確認します。一覧のとおり、完了2件、進行中1件、期限超過1件です。
 期限超過の件について、担当の方から一言お願いします。」
【議題3：年末の展示会の出展】（10:19〜10:29）
「出展の規模を、A案の2小間とB案の1小間のどちらにするかを決めます。
 販促の課長から比べた結果を3分で説明いただき、そのあとご意見をお願いします。」
（決まったことの読み上げ：「議題3は、【　】で進めることに決まりました。担当は【　】、期限は【　】です。」）

決まったことの読み上げの枠を、空欄で入れておきます。 司会がその場で空欄を埋めて読み上げることで、決まったこと・担当・期限が会議の中で口に出され、 議事録の宿題の欄にそのまま写せます。次の月の宿題の一覧は、ここから作られます。

システムへ連携する

ChatGPT と社内のメールやチャットは、つなぎません。 部門長が空欄を埋め、担当者が確かめてから配ります。空欄の残ったアジェンダが出席者に届く経路を作らないためです。

ファイルを直すときは、どこを直し、何を変えないかを書いて頼みます。 公式の案内では、直しを頼むときは対象のページ・シート・表を名指しし、変えずに残す部分も書くよう示されています。部門長が議題を1つ足したら、メモを更新して作り直すほうが、3つの出力がそろいます。

人が確認する

担当者が空欄と合計を確かめ、部門長が中身を決めます。

1. 担当者が合計を見る … 表計算のファイルを開き、時間の合計が時間枠に収まっているかを見ます。超えていれば、表の下の候補を部門長に示します
2. 担当者がメモと照らす … メモの議題がすべて載っているか、メモに無い議題が足されていないかを見ます
3. 部門長が【要確認】を埋める … 決めること、説明する人、資料を、自分の言葉で書きます
4. 部門長が順番と時間を決める … 決まりの順番から外したい議題があれば、部門長が決めます
5. 担当者が台本を読む … 結論を先に言うセリフが無いか、空欄を埋めた内容が台本にも入っているかを見ます

2番目を省かないでください。 AIはメモの議題をまとめたり、似た議題を1つにしたりすることがあります。「受注の状況」と「在庫の状況」が「受注と在庫の状況」に戻っていれば、 時間配分も変わります。

部門長が【決めること】を埋められない議題は、協議に回します。 決めることが言えない議題は、まだ決める段階に来ていないということです。「次回の決定に向けて意見を集める」協議にすれば、 会議で30分話して何も決まらない、ということが減ります。

例外に対処する

上から2行目が、最初の数か月にいちばん多く出ます。 時間の目安で割り振ると、多くの会議でメモの議題が時間枠に収まりません。それまでも収まっていなかったのが、表で見えるようになっただけです。 報告を資料の配布だけにする判断が、部門長のあいだで少しずつ増えていきます。

記録を残す

• 議題のメモ、宿題の一覧、会議の情報（会議ごと）
• ChatGPT が返したアジェンダ・台本・資料の一覧
• 部門長が埋めた【要確認】と、順番や時間を変えた箇所
• 配った確定版のアジェンダと台本
• 会議の決まりとスキルの版
• 会議のあと、決定の議題が決まったか持ち越されたか（議事録から）

最後の行は、この構成が効いているかを測る材料です。 決定の議題のうち、その会議で決まった割合を月ごとに数えると、決める議題が持ち越される回数が減ったかどうかが分かります。持ち越しの多い部門は、【決めること】の書き方を部門長と一緒に見直します。