情報システム部が停止の予定・Microsoft 365 の変更・不審メールの報告から、ChatGPT で社員向けの月次のお知らせを、社員がすることの順に下書きする

処理の起点を決める

月末の5営業日前を起点にします。 その日までに、予定表の翌月の行が固まり、メッセージセンターの翌月の変更が拾い終わっている状態にします。お知らせは月の最後の営業日に出すので、5営業日あれば照らす時間と部長が読む時間が取れます。

チャットは月ごとに分けます。 チャットの名前は月にします（例：「12月のお知らせ」）。前の月のチャットに続けて貼ると、前の月の停止の日時が文に混ざります。 毎月、新しいチャットで始めます。

お知らせを出した後に予定が変わったときは、同じチャットで訂正の文を作らせます。 変わった行だけを貼り、「この行の日時が変わりました。訂正の文を作ってください」と書きます。訂正の文は、変わる前と変わった後の日時を並べて書かせます。 どちらが新しいかが分からない訂正は、もう一度問い合わせを呼びます。

入力データを集める

質を決めるのは、予定表の「社員への影響」の欄と、言い換えの一覧です。 予定表に「影響：あり」とだけ書いてあれば、ChatGPT は影響の中身を推し量って書きます。 「拠点Bで有線のネットワークが使えない。無線とVPNは使える」のように、担当者が影響を1行で書いておくと、文がそのまま使えるものになります。

メッセージセンターの本文は、写して貼ります。 公式の案内では、メッセージセンターの投稿は機械翻訳で好みの言語に表示でき、週ごとのまとめのメールとメールで送られる投稿は英語のみとされています。どちらを写したかを書いておき、ChatGPT に訳させる場合も、元の英語を一緒に貼ります。 訳の違いで影響を読み違えないためです。

1か月分の入力は、次の形で貼ります。

【作業の予定表】
No.1 ／ 作業：拠点Bのコアスイッチ交換 ／ 開始：2026-12-05 22:00 ／ 終了：2026-12-06 06:00
      対象：拠点B ／ 影響：拠点Bで有線のネットワークが使えない。無線とVPNは使える
      問い合わせ：ヘルプデスク
No.2 ／ 作業：経費精算システムの版上げ ／ 開始：2026-12-12 20:00 ／ 終了：2026-12-13 08:00
      対象：全社 ／ 影響：経費精算システムに入れない ／ 問い合わせ：ヘルプデスク
【メッセージセンター】
MC-xxxxxx ／ タグ：User impact ／ 変更の時期：Next month ／ Act by：なし
      自社での影響：あり（全社）
      本文の写し：（英語の本文をそのまま）
【不審メールの報告】
手口：宅配の不在通知を装ったSMSとメール ／ 件数：38 ／ 件名の型：「お届けにあがりましたが…」
      社員が取るべき行動：リンクを開かず、報告用のメールボックスへ転送する

データの取得方法を決める

Sources には、決まりと一覧を置きます。 月ごとに変わるものは、チャットに貼ります。

予定表は、翌月の行だけを抜き出して貼ります。 共有のスプレッドシートには、過去の作業や社内だけの作業も並んでいます。社員に知らせない行（サーバーの内部の作業、管理者だけが影響を受ける作業）は、貼る前に外します。

メッセージセンターの拾い方は、管理者が決まった手順で行います。 変更の時期の絞り込みで「来月」を選び、タグの「User impact」と「Major update」、それに Act by に日付があるものを見ます。公式の案内では、Major update は対応が要る場合に少なくとも30日前に知らされ、Act by の列はまれにしか使われないので日付があれば特に注意するとされています。そのうえで、自社の設定で社員に影響するかを管理者が判断し、印を付けます。

メッセージセンターを見られる人を決めておきます。 公式の案内では、多くの管理者の役割で投稿を見られ、ほかの管理の権限を持たずに投稿を読んで共有できる「Message center reader」の役割があるとされています。お知らせの担当者がほかの管理の権限を持たないなら、この役割を割り当てます。

プロジェクトはパソコンのフォルダを直接は読みません。 公式の案内でも、ChatGPT のプロジェクトはパソコンのフォルダに直接アクセスしないとされています。用語の言い換えの一覧を直したら、Sources のファイルも差し替えます。

AIへ渡す前に整形する

1. 社員に知らせない行を外す … 管理者だけが影響を受ける作業、サーバーの内部の作業を外します
2. 予定表の影響の欄を1行で書く … 「影響：あり」で止めず、何が使えなくなり、何は使えるかを書きます
3. 日時を決まった形にそろえる … 「2026-12-05 22:00」の形にします。曜日は書かず、ChatGPT に暦から付けさせてから照らします
4. メッセージセンターの投稿に自社での影響の印を付ける … 「あり（全社）」「あり（一部の部署）」「なし」のいずれかです
5. 不審メールの報告から、社員の名前と本物のURLを外す … 手口と件名の型と件数だけにします

3番目で曜日を予定表に書かないのは、写し間違いを1か所に減らすためです。 予定表の日付と曜日の両方を人が書くと、どちらかが食い違います。日付だけを元にし、曜日は ChatGPT に付けさせて、担当者がカレンダーと照らします。 照らす場所が1か所になります。

5番目は、報告の中身を外に出しすぎないためです。 報告のメールには、報告した社員の名前、受け取った宛先、本物の不審なURLが入っています。注意喚起に要るのは手口の型だけです。

AIに処理させる

させるのは、決まりに沿った項目の文を作ることと、分け方の基準に従って並べることです。

分け方の基準は、Sources の決まりに書いておきます。 たとえば「社員が操作・設定・再起動・手続きをしないと仕事が止まるもの」は「社員がすること」、「その時間に使えないが、何もしなくてよいもの」は「知っておくこと」、「新しい機能の紹介など、知らなくても困らないもの」は「参考」とします。ChatGPT に基準を考えさせず、基準に照らさせるだけにします。

1行目が、いちばん起きやすい失敗です。 停止のお知らせらしい文として、ChatGPT は「前後30分ほど不安定になることがあります」のような一文を足したがります。予定表に無い時間が増えると、社員はその分だけ作業を避けます。 元に無い影響は、「確かめること」に出させます。

5行目には、別の理由もあります。 月例の更新の案内で「〇〇の脆弱性を直すため」と書きたくなりますが、更新が全端末に行き渡る前にそれを全社に出すと、直っていない端末があることを知らせる文になります。 更新の理由は「安全のための月例の更新」にとどめ、詳しい中身は書かせません。

指示内容を固定する

スキル「monthly-it-notice」の指示（プロジェクトの指示にも同じものを置く）：

あなたは情報システム部の担当者の補助です。
チャットに貼られた【作業の予定表】【メッセージセンター】【不審メールの報告】の
各行について、Sources のお知らせの書き方の決まりと分け方の基準に沿って、
次の順に返してください。

1. 項目の文：「何が」「いつ」「誰に」「社員がすること」「問い合わせ先」の5つの欄
   - 1項目120字まで。字数を（ ）で書く
   - 「社員がすること」が無い項目は「なし」と書く
2. 分け方：「社員がすること」「知っておくこと」「参考」のどれか。
   分け方の基準のどの条件に当たったかを一言で書く
3. 日時の欄：元の行の日時の文字のまま写し、暦から曜日を付ける
4. 確かめること（箇条書き。なければ「なし」）

【決まり】
- 日時・対象・問い合わせ先は、元の行の文字だけを使ってください。
  時間の幅を広げたり、「前後」「頃」を足したりしないでください。
- 影響は、元の行の「影響」「自社での影響」にあることだけを書いてください。
  書かれていない影響を思いついたときは、文に入れず 4 に挙げてください。
- メッセージセンターの行は、「自社での影響」が「なし」のものを項目にしないでください。
  変更の始まる日は、本文に書かれた日付だけを使い、無ければ「本文に日付なし」と 4 に書いてください。
- 用語は、用語の言い換えの一覧の言い換えを使ってください。
- 不審メールの行は、手口の型と社員が取るべき行動だけを書いてください。
  会社名・URL・送り主のアドレスを書かないでください。
- 脆弱性の番号や、更新で直す弱点の中身を書かないでください。
- 問い合わせ先は、問い合わせ先の一覧にあるものだけを書いてください。

Teams の短い版の指示（同じスキルの補助の資料に置く）：

担当者が直した項目の文のうち、分け方が「社員がすること」のものだけを使い、
Teams の全社のチャネルに載せる短い版を作ってください。
- 1項目40字まで。「いつ」と「社員がすること」を必ず入れてください。
- 日時は、直した項目の文の日時と同じ書き方にしてください。
- 最後に「日時の写し」として、挙げた項目の日時と曜日を並べてください。
- 全文はポータルのお知らせを見るよう、一行添えてください。

「日時の写し」を最後に並べさせるのは、担当者の確認を短くするためです。 短い版の全体を読み直す前に、写しの数行が予定表と同じかだけを見れば足ります。

出力形式を固定する

項目の文は、次の形で受け取ります。

【社員がすること】
No.2 経費精算システムの版上げ
  何が：経費精算システムが新しい版になります
  いつ：2026-12-12 20:00（土）〜 2026-12-13 08:00（日）
  誰に：全社員
  社員がすること：12日（土）20:00までに、申請中の精算を保存してください
  問い合わせ先：ヘルプデスク
  分け方の根拠：保存しないと申請が消える＝手続きをしないと仕事が止まる
【知っておくこと】
No.1 拠点Bの有線ネットワークの工事
  何が：拠点Bで有線のネットワークが使えなくなります。無線とVPNは使えます
  いつ：2026-12-05 22:00（土）〜 2026-12-06 06:00（日）
  誰に：拠点Bで働く社員
  社員がすること：なし
  問い合わせ先：ヘルプデスク
【参考】
……
確かめること：
  ・No.2：「申請中の精算を保存」は元の影響の欄に無い。足してよいか確かめる
  ・MC-xxxxxx：本文に始まる日の記載なし

1つ目の理由は、5つの欄が分かれていることです。 社員は「いつ」と「社員がすること」だけを拾い読みできます。第3章の（b）の「自分が何かをしなければならない項目を見つけられない」は、この形と分け方で止めます。

2つ目は、分け方の根拠が書かれていることです。 担当者は、なぜ「社員がすること」に入ったかを読んで、基準の当てはめ方が正しいかを確かめられます。 根拠がおかしい項目は、基準の書き方を直す材料になります。

3つ目は、「確かめること」が分かれていることです。 上の例では、ChatGPT が「申請中の精算を保存」という行動を足しています。社員にとっては役に立つ一文でも、元の予定表に無いなら、担当者が業務システムの担当に確かめてから残します。 文に混ぜず別の欄に出させることで、担当者が読み落としません。

システムへ連携する

この構成には、ワークフローの製品もAPIも入りません。 月に一度、45件の項目を貼るだけなら、仕組みを組むより貼るほうが速く済みます。 メッセージセンターの拾い方も、社員に影響するかの判断が要るので、人が行います。

全社メールの送信も人が行います。 文は部長が読んでから出します。全社に届く文は、取り消せません。

人が確認する

1. 日時の欄を予定表と照らす … 日付・時刻・曜日をカレンダーと見比べます
2. 分け方と根拠を見る … 「社員がすること」に入るべき項目が「知っておくこと」に落ちていないかを見ます
3. 「確かめること」を見る … 元に無い影響、本文に日付の無い変更を、担当や管理者に確かめます
4. 言い換えが正しいかを見る … 言い換えで意味が変わっていないかを見ます
5. 部長が全体を読む … 先頭の「社員がすること」の数行で、社員が何をすればよいかが分かるかを見ます

1番目を省かないでください。 日時の誤りは、社員がお知らせを信じて作業の予定を組んだ日に表に出ます。 照らすのは日時の欄の1行だけなので、1項目あたり数十秒で済みます。

目標は、45件をならして1件8分です。 予定表の行で影響の欄がそのまま使える件は3〜4分、メッセージセンターの英語の本文を読み直す件や、確かめることに出た件は15分ほどかかります。

例外に対処する

6行目は、この構成の外に置きます。 月次のお知らせは、予定が立っているものを前もって知らせるためのものです。障害や緊急の更新まで月次に寄せると、知らせるのが遅れます。緊急のものは別の経路で、その都度出します。

記録を残す

• 月ごとに貼った予定表・メッセージセンター・報告の集計と、ChatGPT の文、担当者が直した最後の文
• 出したお知らせの全文と、出した日時、出した経路（全社メール・ポータル・Teams）
• 「確かめること」に出たものと、誰に確かめてどうしたか
• 訂正を出した記録（どの行の何を、いつ変えたか）
• お知らせを出した翌月の、停止の日の問い合わせの件数

最後の行が、お知らせの形を育てます。 停止の日に問い合わせが多かった項目は、分け方が「知っておくこと」になっていなかったか、影響の書き方が分かりにくかったかを見直します。 分け方の基準と言い換えの一覧に足していくと、翌月から同じ問い合わせが減ります。