社内システムの担当者が交代するときに、メール・Teams・チケット・運用手順書から、定常作業・契約と更新の時期・未解決の課題・ベンダーの連絡先を引継ぎ書にまとめる

処理の起点を決める

情報システム部長が付け替えを決め、引継ぎのフォルダを作ったことを起点にします。 フォルダの名前は、台帳のシステムの番号（例：SYS-087）にします。番号で呼ぶことで、エージェントがどのシステムの素材を使うかを取り違えません。

前任者が素材を拾う期限は、異動や退職の2週間前に置きます。 前任者のメールとチャットに触れられるのは、前任者のアカウントが使えるあいだだけです。最終日の前日に始めると、前任者に聞くことに答える時間が残りません。

1人が複数のシステムを手放すときは、期限の近いものから順に作ります。 台帳で契約の更新や証明書の期限が3か月以内に来るシステムを先にし、期限の遠いものは後に回します。 時間が足りなくなったときに落ちるのが、影響の小さいシステムになるようにするためです。

エージェントを動かすのは、前任者の手作業です。 フォルダに素材がそろったら、前任者がエージェントに「SYS-087 の引継ぎ書を作って」と頼みます。自動で動かす仕組みは作りません。素材がそろったかを判断できるのは前任者だけだからです。

入力データを集める

質を決めるのは、1行目の前任者の素材です。 台帳と手順書と契約書は、後任でも読めます。前任者にしか読めないのは、メールと個人のチャットの中の約束です。 この素材が薄いと、引継ぎ書は台帳を言い直しただけのものになります。

前任者の素材は、次の頼み方で拾います。 頼み方は部で1つに決め、前任者ごとに変えません。

SYS-087（経費精算のSaaS、ベンダーは△△社）について、
過去12か月の私のメールと Teams のやり取りから、次の4つを表にしてください。
1. まだ片付いていない事項（誰が、何を、いつまでに）
2. ベンダーや利用部門と取り決めたこと（例外の扱いを含む）
3. 期限の記載（契約、ライセンス、証明書、ドメイン、保守の終了）
4. 認証情報らしき記載（パスワードや復旧用のコードなど）がある場所。
   値は書かず、メールの日付と件名だけを書いてください。
それぞれ出典のメールまたはチャットの日付を付けてください。
推測で埋めないでください。

4番目で値を書かせないのが要点です。 認証情報そのものが素材のファイルに写ると、引継ぎのフォルダを見られる人すべてに広がります。場所だけを拾い、値は前任者がその場で保管庫へ移すか変更します。

データの取得方法を決める

前任者の素材は、Copilot の答えに付く出典ごと残します。 Outlook のメールのスレッドの要約は、番号付きの出典を付けることがあり、選ぶと元のメールに移るとされています。Teams のチャットの要約も、応答の最後の「Sources」から出典の投稿に移れるとされています。出典の日付を残しておけば、後任が後から元のやり取りを開けます。

Teams のチャットを拾うときは、期間を指定します。 Teams のチャットの Copilot は、指定しなければ30日間の履歴を既定の範囲にするとされています。1年前に決めた約束を拾うには、「過去12か月」と期間を書きます。

手順書と契約書のライブラリは、URLで指定します。 SharePoint のURLを指定すると、そのURLの下の階層も探すとされています。引継ぎのフォルダは、引継ぎが終わったら別の場所へ移します。 終わった引継ぎのフォルダが残っていると、別のシステムの素材が混ざります。

台帳は、リスト自体のURLで指定します。 サイトを指定しても、そのサイトのリストは含まれないとされています。

チケットの一覧は、Excel の1枚のシートにまとめます。 エージェントは、Excel のデータが1つのブックの1枚のシートにあるときに最もよく答えるとされています。チケットの仕組みが ServiceNow なら、管理者が Copilot のコネクタを有効にし、エージェントの知識をチケットの分類で絞ることもできるとされています。

AIへ渡す前に整形する

1. 台帳のその行を新しくする … 前任者が、契約の更新日とライセンスの数が今の値かを先に見ます
2. チケットの一覧を書き出す … 対応中のものと、過去1年の件名を、システムの番号で絞って1枚のシートにします
3. 前任者の素材を拾う … 決まった頼み方で拾い、出典の日付ごと Word に貼ってフォルダに置きます
4. 認証情報の場所を片付ける … 素材に出た「認証情報らしき記載」の場所を開き、保管庫へ移すか変更します
5. 複数のシステムを手放すときは、1件ずつ分ける … フォルダも素材もシステムの番号ごとに分けます

1番目を飛ばすと、台帳とメールの食い違いが大量に出ます。 食い違いは前任者に聞く項目になるので、台帳を先に直しておけば、聞く項目が本当に分からないものだけになります。

4番目は、引継ぎ書を作る前に済ませます。 引継ぎ書の下書きに「認証情報らしき記載あり」が残ったまま読み合わせに進むと、後任が元のメールを開いて値を見に行きます。 値は保管庫で引き継ぐもので、メールで引き継ぐものではありません。

AIに処理させる

させるのは、素材と台帳から引継ぎ書の欄を埋め、食い違いと分からないことを並べることだけです。

2行目がいちばん大事です。 台帳の更新日が「2026-03-31」、メールに「来年度から契約を2年に延ばしました」とあれば、AIは2年延ばした日付に書き換えがちです。どちらが正しいかは、契約書を開くまで分かりません。 両方を並べ、前任者に聞くことに回します。

定常作業は、頻度ごとに並べさせます。 毎日・毎週・毎月・四半期・年1回に分け、年1回の作業には「次はいつか」を台帳と手順書から添えさせます。 年1回の作業は、後任が最初の1年に必ず一度は初めて行う作業です。いつ来るかが引継ぎ書に書かれていれば、後任はその月の予定に先に入れられます。

指示内容を固定する

あなたは情報システム部で、社内システムの主担当の引継ぎ書の下書きを作る立場です。
ユーザーが伝えたシステムの番号のフォルダと、システム台帳のその行、
運用手順書と契約書のうちそのシステムのもの、埋め込んだ様式と手引だけを見てください。
他のシステムの番号のフォルダは使わないでください。

【引継ぎ書の欄】
1. システムの概要（台帳から）
2. 定常作業（作業名、頻度、手順書の場所）
3. 期限（契約の更新、更新の通知の期限、ライセンス、証明書、ドメイン、保守の終了）
4. 未解決の課題（内容、持ち主、期限、出典）
5. ベンダー・利用部門との取り決め（内容、出典の日付）
6. 窓口（ベンダーの担当、利用部門の担当、副担当）
7. 付け替えが要る管理者の権限
8. 前任者に聞くこと

【厳守事項】
- 期限は台帳と契約書の値を写してください。前任者の素材に別の記載があれば、
  横に並べて「要確認」とし、どちらかに寄せないでください。
- 取り決めは、出典の日付があるものだけを書いてください。
- パスワード、復旧用のコード、アクセスキーなどの値は書かないでください。
  素材にそれらしい記載の場所があれば「認証情報らしき記載あり（日付）」とだけ書いてください。
- 契約を更新すべきか、ベンダーを替えるべきかの意見を書かないでください。
- 分からない項目は空欄にせず、「前任者に聞くこと」に質問の形で書いてください。
- すべての行に、根拠にした文書の名前か出典の日付を付けてください。

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 前任者はシステムの番号を伝えるだけにします。毎回指示を貼り直すと、人によって欄が変わり、後任が読みにくくなります。

「分からない項目は質問の形で」としているのは、空欄が見落とされるからです。 空欄は読み合わせで読み飛ばされますが、「保守の終了日は契約書に無い。延長の見込みは」と質問になっていれば、前任者は答えます。

出力形式を固定する

エージェントには、欄ごとの表で返させます。 システムへの自動登録をしないため、JSON ではなく、前任者が直して後任とそのまま読み合わせられる形にします。

【期限】
| 項目 | 台帳・契約書の値 | 素材の記載 | 状態 | 根拠 |
| 契約の更新日 | 2027-03-31 | 「2年契約に延長」（2026-02-10 メール） | 要確認 | 台帳／素材 |
| 更新の通知の期限 | 満了の90日前 | － | 確定 | 契約書 第12条 |
| SSO の証明書 | 2027-01-15 | － | 確定 | 台帳 |

【未解決の課題】
| 内容 | 持ち主 | 期限 | 出典 |
| 承認経路の変更（営業部） | ベンダー | 11月末 | 2026-09-03 チャット |

【前任者に聞くこと】
・契約は2年に延長したか。延長なら台帳の更新日を直す
・認証情報らしき記載あり（2026-04-12 メール「管理者アカウント発行のお知らせ」）

1つ目の理由は、期限の値と素材の記載を別の列に置けることです。 台帳の値が正しいのか、メールの記載が新しいのかを、前任者が1行ずつ選べます。

2つ目は、すべての行に根拠が付くことです。 後任が引継ぎの後で迷ったとき、元のメールや契約書の条項に戻れます。 根拠の無い行が無いことは、前任者が下書きを信用してよいかの目安にもなります。

3つ目は、「前任者に聞くこと」が独立した欄になることです。 読み合わせの議題は、この欄そのものです。欄が空になった時点で、読み合わせは終わります。

付け替えが要る権限の欄は、手続きの一覧として使える形にします。 管理画面の名前、前任者が持つロール、後任に付けるロール、前任者から外すか残すか、の4列です。「外すか残すか」を空欄にしておき、読み合わせの場で部長が決めます。 副担当として残すのか、完全に外すのかは、システムの重さで変わるからです。

システムへ連携する

この構成には、自動で書き込む連携がありません。 台帳の主担当の書き換えも、管理者の権限の付け替えも、前任者と後任が読み合わせの後に行います。権限の付け替えをワークフローで自動にしないのは、誤って外せばシステムの管理者がいなくなるからです。

確定した引継ぎ書は、台帳のその行からリンクします。 台帳に「引継ぎ書」の列を足し、確定版のURLを入れておきます。次にこのシステムが付け替えられるとき、前回の引継ぎ書が素材の1つになります。 引継ぎのたびに一から遡る必要がなくなり、前回からの差分だけを拾えば済むようになります。

人が確認する

1. 期限の「要確認」を片付ける … 契約書を開き、正しい値を台帳に反映します
2. 取り決めの出典を開く … 今も効いている約束かを前任者が判断し、終わったものは消します
3. 認証情報の記載が片付いたかを見る … 保管庫へ移したか、変更したかを確かめます
4. 前任者に聞くことに答える … 答えを引継ぎ書の該当の欄に書き込みます
5. 後任と読み合わせる … 権限の一覧を見ながら、その場で付け替えの手続きを始めます

確認は、止まったときの影響の大きさで順番を決めます。 期限、権限、未解決の課題、取り決めの順に見ます。期限を誤れば、証明書が切れてシステムが止まるからです。

2番目の取り決めは、前任者にしか判断できません。 1年前に決めた例外の扱いが今も続いているのか、すでに終わったのかは、記録だけでは分かりません。終わった約束を残すと、後任は不要な例外を守り続けます。 前任者は、取り決めの1行ずつに「継続」か「終了」を付けます。

目標は、1件あたり確認と読み合わせを合わせて135分です。 前任者の素材の確認に40分、期限の照合に30分、引継ぎ書の手直しに35分、読み合わせに30分という配分です。

例外に対処する

1行目を防ぐのは、付け替えを決めた時点で前任者の素材の期限を決めることです。 退職の申し出から最終日までの短い期間に、他の引継ぎと重なって素材を拾う時間が取れないことがよくあります。

記録を残す

• 前任者の素材（出典の日付付き）と、チケットの一覧
• エージェントが出した引継ぎ書の下書きの原文
• 前任者が直した箇所 … どの欄を、なぜ直したか（期限の誤り／古い約束／拾い漏れ）
• 確定した引継ぎ書と、読み合わせの日付、権限を付け替えた日付
• 認証情報の記載を片付けた記録（場所と、移したか変更したか。値は残さない）

直しの記録で「期限の誤り」が多いなら、直すべきは台帳です。 引継ぎのたびに台帳の古さが見つかるのは、台帳の更新が担当者任せになっているからです。