面接官からの「この質問はしてよいか」「この場合の選考はどう進めるか」に、社内の採用の手引きと公正な採用選考の資料を根拠にチャットで答える

処理の起点を決める

起点は、面接官がチャットツールの面接官向けボットに質問を送ったことです。 ボットは社内のチャットツールに置き、社内の ID でログインした社員のうち、面接官として登録された社員だけが使えるようにします。登録の一覧には、面接官が担当する職種を持たせます。

職種は、登録から自動で受け取ります。 複数の職種を担当する面接官には、最初に選んでもらいます。職種が、どの評価基準で答えるかを決めます。

1件の問い合わせは、1つのセッションで最後まで続けます。 「では、転勤の可否はどう聞けばよいか」のような続けての質問も同じセッションでつなぎ、別の候補者・別の職種の話は新しいセッションで始めます。

入力データを集める

質を決めるのは、手引きの「聞きたいこと→職務に関わる聞き方」の表です。 例えば「家族の事情で転居できるか知りたい」には「配属先は○○です。この勤務地で働くことについて、確かめておきたいことはありますか」、「夜間の対応ができるか知りたい」には「この職務では月に数回、夜間の障害対応の当番があります。この勤務の形について確かめておきたいことはありますか」。この表が無いと、チャットは禁止を返すだけになります。

回す条件の表には、「もう聞いてしまった」「候補者から配慮の申し出があった」「候補者から苦情があった」「評価基準と違う判断をしたい」を必ず入れます。 どれも、採用担当が記録を残して対応を決めるものです。

データの取得方法を決める

手引き・評価基準・公正な採用選考の資料・問い合わせ集は、Cloud Storage に置いてデータストアに取り込みます。 文書ごとのメタデータに、文書の種類、職種、選考の段階、適用開始日、閲覧の範囲を持たせます。

公正な採用選考の資料は、特設サイトのページを保存して取り込みます。 取り込んだ日をメタデータに持たせ、半年に一度、ページが変わっていないかを採用担当が確かめます。 変わっていれば取り込み直し、旧版に終了日を付けます。

絞り込みの式は、職種と段階で書きます。 項目を索引可能にしておけば、(doc_type: ANY("guide", "public") OR (doc_type: ANY("criteria") AND job_family: ANY("engineering") AND stage: ANY("first"))) に valid_from <= "2026-10-07" のような日付の条件を加えて書けます。日付は ISO 8601 の形式でそろえます。

職種ごとの評価基準には、閲覧の範囲を付けます。 評価基準には合否の目安と、職種によっては提示する報酬の幅が書かれています。acl_info にその職種の面接官のグループを書き、他の職種の面接官の検索には出しません。 この設定はデータストアの作成時にしか選べず、データソースのアクセス制御はプレビューの機能です。 使わない場合は、職種ごとにデータストアを分け、中継プログラムが面接官の職種のものだけを呼びます。

AIへ渡す前に整形する

1. 手引きを章と節で分ける … 選考の流れ、評価、聞いてよい事項と避ける事項、候補者からの質問への答え方、の見出しを立てます
2. 「聞きたいこと→聞き方」の表を作る … 採用担当が過去の問い合わせから拾って作り、手引きの付録として取り込みます
3. 評価基準を職種と段階で分ける … 1つのPDFに複数の段階が入っているものは、段階ごとに分けます
4. 公的資料を保存する … 14事項のページと採用選考の具体的な方法のページを、取り込んだ日付付きで保存します
5. 問い合わせ集を整える … 候補者の氏名や応募番号を消し、回答の根拠のページを書き添えます
6. 見出しを断片に含める … データストアの作成時に分割を有効にし、includeAncestorHeadings を有効にします

5番目を省かないでください。 問い合わせの記録には、面接官が書いた候補者の名前や事情がそのまま残っています。検索に入れる前に消さないと、他の面接官の回答に別の候補者の事情が出ます。

6番目は、データストアを作る前に決めます。 分割はデータストアの作成のあとでは有効にも無効にもできず、見出しを含める設定は既定では無効です。 「避けてください」という断片は、見出しが無いと何を避けるのか分かりません。分割の大きさは100〜500トークンで、既定は500です。

AIに処理させる

させるのは、聞き取った職種と段階に当たる手引き・評価基準・公的資料の記載を見つけ、面接官が面接の前に読める短い答えを、根拠を付けて返すことです。 何を聞き返すか、何を回すかは、回す条件の表で中継プログラムが決めます。

answer メソッドの設定は次のようにします。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 「家族構成を雑談として軽く聞くのは」に、モデルは「雑談の範囲なら」と線を引きたがります。厚生労働省の資料は、面接の空気を和らげるために家族のことを聞いてしまうケースが多いと注意しています。 線引きの言葉を返させないことが、この構成の要です。

指示内容を固定する

answer メソッドの preamble に、次の指示を入れます。

あなたは人事部の採用担当として、
面接官から届く質問の可否と選考の進め方の問い合わせに答えます。
読むのは、面接の直前に確かめている社員です。短く答えてください。

【前提】
検索の文の最初に、職種、選考の段階、問い合わせの種類が並んでいます。
その職種と段階に当たる記載だけを使って答えてください。

【質問の可否を聞かれたとき】
1. 手引きで避ける事項とされているか、公的資料の14事項に当たるかを、
   根拠の文書の言葉のまま書いてください。
2. 手引きの「聞きたいこと→職務に関わる聞き方」の表に当たる行があれば、
   その聞き方をそのまま書いてください。表に無い言い換えを作らないでください。
3. どちらにも当たらないときは「手引きに記載がありません。採用担当へ回します」
   とだけ書いてください。

【選考の進め方を聞かれたとき】
1. 手引きと評価基準に書かれた手順を、順番どおりに書いてください。
2. 誰に連絡するか、いつまでにするかが書いてあれば、それも書いてください。

【厳守事項】
- 検索結果の文書に書かれていることだけで答えてください。
  一般的な面接の考え方や他社の例で補わないでください。
- 「この程度なら」「雑談であれば」のような線引きを書かないでください。
- 候補者の合否や評価を書かないでください。
- 質問の文に候補者の事情が書かれていても、それには触れないでください。
- 最後に、根拠にした文書の名前と章・ページを書いてください。

「表に無い言い換えを作らない」が、この指示の要です。 例えば「出身地」の代わりに「どちらで育ちましたか」と言い換えれば、同じ事項を別の言葉で聞いているだけです。 モデルはこうした言い換えを自然に作れてしまうため、聞き方は採用担当が確かめた表からしか返させません。

検索の文は、中継プログラムが組み立てます。 例えば「職種：エンジニア、段階：一次面接、種類：質問の可否。通勤時間を聞いてよいか。聞いてよくない場合の聞き方を教えてください」のように、条件を先に並べ、面接官の質問の文を最後に足します。

出力形式を固定する

answer メソッドの応答を、中継プログラムが次の形に整えて、チャットツールと記録に渡します。

{
  "inquiry_id": "",
  "session_id": "",
  "job_family": "engineering | sales | customer_success | corporate",
  "stage": "screening | first | second | final",
  "category": "question_check | process | other",
  "status": "answered | escalated | skipped",
  "escalate_reason": "already_asked | accommodation_request | candidate_complaint | exception_to_criteria | not_in_guide | version_mismatch | skipped | user_request | none",
  "answer_text": "",
  "public_item": "family | birthplace | housing | living_environment | religion | belief | ideology | reading | political_party | respected_person | union_or_movement | background_check | health_check | none",
  "alternative_question": { "text": "", "guide_ref": "" },
  "refs": [ { "doc_type": "guide | criteria | public | qa", "title": "", "section": "", "version": "", "uri": "" } ],
  "feedback": "resolved | escalated_after | wrong | none"
}

1つ目の理由は、public_item で問い合わせの傾向を数えられることです。 family が多ければ、面接官の研修で家族の話題を重点的に扱う材料になります。 厚生労働省の資料が「家族に関すること」の質問が多いとしているのと同じ傾向が、自社でも出ているかを確かめられます。

2つ目は、alternative_question に guide_ref を必須にできることです。 中継プログラムは、guide_ref が空の代わりの聞き方を表示しません。手引きの表に無い言い換えが混ざったときの歯止めです。

3つ目は、escalate_reason で回った理由を数えられることです。 not_in_guide が多い話題は手引きの書き足しが要り、already_asked が多い職種は、その職種の面接官の研修を見直す材料になります。

システムへ連携する

応募者管理の仕組みと評価シートには、書き込みません。 チャットが出すのは手引きの案内までで、評価を書くのは面接官、合否を決めるのは面接官と採用担当です。

人が確認する

面接官は、回答を読んだあと、根拠の手引きのページを開いてから面接に臨みます。 回答の上には、選んだ職種と段階を必ず並べて表示します。

1. 職種と段階が合っているかを見る … 別の職種の評価基準で答えていないかを確かめます
2. 代わりの聞き方を読む … 自分の確かめたいことに合っているかを見ます
3. 評価を付ける … 解決した／採用担当へ回した／誤りを選びます

採用担当は、回ってきた問い合わせだけを見ます。 already_asked は当日のうちに面接官と話し、記録を残して候補者への対応を決めます。 回答した内容を手引きに足すかは、月に一度まとめて見直します。

目標は、240件をならして1件4分です。 チャットで解決した問い合わせの記録の確認と、回ってきた問い合わせへの対応の平均です。

例外に対処する

3行目と4行目は、運用の約束として面接官に伝えておきます。 聞いてしまったことを隠さずに報告できる窓口だと分かっていないと、面接官は「聞いてよかったか」という形で聞き、チャットの答えで済ませてしまいます。

記録を残す

• 質問の文、選んだ聞き返しの値、日時、面接官の仮の識別子、職種、段階
• 中継プログラムが組み立てた検索の文と、使った絞り込みの式
• answer メソッドの応答の全文（回答、出典、根拠のスコア、回答しなかった理由）
• 回す・回さないの判定と、その理由、採用担当が最終的に答えた内容
• そのとき効いていた手引きと評価基準の版、公的資料を取り込んだ日

最後の行は、候補者から問い合わせや申し立てがあったときに効きます。 その日の面接官が、どの版の手引きでどう案内されていたかを示せるようにしておきます。