家政婦紹介所が手書きの就業の報告書を読み取り、利用者ごとの請求と家政婦ごとの支払いの明細を作る

処理の起点を決める

毎晩21時に、Python の処理が動きます。 動かす先は事務所のパソコンでも、小さなサーバーでも構いません。Windows のタスクスケジューラのような、決まった時刻に処理を呼び出す仕組みで足ります。家政婦が送った画像は、その日の夜のうちに読み取られ、翌日には確認の一覧に出ています。

画像を送るのは家政婦の仕事にしますが、週に1回で構いません。 毎日送るのは負担が大きく、紙の報告書は利用者のお宅に置いておく人もいます。週末にその週の分を1枚ずつ撮り、事務所の受付のメールの宛先か共有の受付の場所に送ってもらいます。 1通に何枚付いていても、処理の側で1枚1ファイルに分けます。

月末に届く紙は、元の記録として残します。 画像が届かなかった報告書は、紙が届いた時点で事務の担当者がスキャンして受付の場所に置きます。処理の終わった画像は月ごとのフォルダへ移し、移すのは台帳に行を足し終えたときだけにします。 受付の場所に残っている画像が、そのまま台帳に入っていない報告書です。

入力データを集める

質を決めるのは、就業先の一覧です。 報告書の利用者の欄は、家政婦が「〇〇様」「〇〇さん宅」「〇〇（奥様）」と書き、同じ苗字のお宅が2軒あることもあります。家政婦と曜日で就業先の一覧を引けば、多くの行は利用者の欄を読まなくても決まります。 利用者の欄の文字は、その確かめに使います。

契約の表は、金額を出すためだけでなく、交通費の行を確かめるために使います。 定額の取り決めのお宅で実費が書かれていたら、どちらで払うかを事務の担当者が決めます。取り決めの無い交通費は、請求にも支払いにも入れません。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Document AI の REST の process のメソッドを呼びます。公式の説明では、https://LOCATION-documentai.googleapis.com/v1/projects/.../processors/PROCESSOR_ID:process に、rawDocument として画像を base64 にした内容と MIME タイプを付けて送ります。版を固定したいときは、processorVersions の下の :process に送ります。 版を変えると読み取りの結果が変わりうるので、版を変える前に第8章の30枚で読み比べます。

作業の区分は、表の外の四角のチェック欄にします。 公式の説明では、チェックボックスは近くの文字をキーとするキーと値のペアとして取り出され、valueType で印が有るか無いかが示されます（filled_checkbox／unfilled_checkbox）。表の中のチェックボックスは ✓（印あり）や ☐（印なし）の文字で表されます。丸で囲む形の欄は、チェックボックスとして読めないので、四角に変えます。公式の説明では、ラジオボタンの読み取りには対応していないとされています。

確認の欄は、印やサインを読み取ろうとしません。 印の形や筆跡で本人かどうかを見分けるのは、この構成の仕事ではありません。様式に「確認済み」の四角のチェック欄を足し、その横に印かサインをもらいます。 仕組みが見るのは、チェック欄に印があるかと、欄の中に何か書かれているかの2つだけです。

空いたセルは、空として扱います。 公式の説明では、Form Parser は値の入っていないキーと値のペアを確実には読めないとされています。休憩の欄が空のときは、休憩を取らなかったとは見なさず、契約の表の決まりの休憩を仮に置いて、置いたことを行に残します。

AIへ渡す前に整形する

1. 1枚1ファイルの確認 … 公式のプロセッサ一覧では、Form Parser の同期の処理は1回15ページまでです。報告書は1枚1ファイルにし、まとめて撮った画像は分けます
2. 向きと傾きの確認 … 横向きや斜めに撮られた画像は、向きを直してから送ります
3. ピンぼけの確認 … 画像の鋭さを測り、一定より低いものは読み取りに送らず、家政婦に撮り直しを頼みます
4. 就業先の引き当て … 家政婦と就業の日の曜日で、就業先の一覧からその日のお宅を引きます。2軒ある日は、時刻の行の数と合うかを見ます
5. 時刻の書式のそろえ … 「9:00」「9時」「900」を時刻にそろえます。「4時」のような12時間制の書き方は、そのお宅の通常の時間帯で午前か午後かを決め、決めたことを行に残します
6. 就業の時間の確かめ … 終了から開始と休憩を引いた時間が、通常の時間帯から大きく外れていないかを見ます
7. 重複の確かめ … 同じ家政婦・同じ日・同じお宅の行がすでに台帳にあれば、足さずに止めます

5番目の読み替えは、通常の時間帯で1つに決まるときだけにします。 午前と午後のどちらとも取れる時刻は、決めずに確認に回します。泊まりのお宅では、朝の4時と夕方の4時のどちらもありうるからです。

時刻を規則で直すことはしません。 「15:30」を通常の「16:00」に合わせると、本当に早く上がった日の賃金が増え、利用者に余計に請求します。 疑いの印を付けて、家政婦に確かめます。

AIに処理させる

時刻の計算、就業の時間、契約の表との照らし合わせ、金額の計算、集計は、Python の規則で行います。 生成AIには、作業の内容の文と交通費の経路の文を、決まった区分にそろえる仕事だけを渡します。

3つ目は、時給の区分に関わるので入れています。 チェック欄は「掃除」だけなのに文に「入浴の見守り」とあれば、身の回りの世話の時給が当たるかもしれません。生成AIには食い違いがあったことだけを返させます。

4行目を生成AIに渡さないのは、紹介手数料の扱いに法令の決まりがあるからです。 職業安定法は、有料職業紹介の事業者が手数料を受け取れるのを、省令で定める種類と額か、届け出た手数料表に基づく場合に限っています。手数料は手数料表のとおりに Python が出し、生成AIの答えが金額に入る経路を作りません。

指示内容を固定する

あなたは家政婦紹介所の事務の補助です。
就業の報告書に書かれた作業の内容の文と、交通費の経路の文を、
決まった区分にそろえてください。

【渡すもの】
- 作業の内容の文
- 作業の区分のチェック欄の結果（印のある区分の一覧）
- 交通費の行：経路の欄の文字、金額の欄の文字

【作業の内容の分け方】
- cleaning（掃除）、laundry（洗濯）、cooking（調理）、shopping（買い物）、
  personal_care（身の回りの世話）、escort（付き添い）、other に分ける。
  1つの文に複数あれば複数返す。
- 根拠にした語を evidence にそのまま写す。
- 文に書かれた作業が、チェック欄の印のある区分に無いときは、
  mismatch に true を入れ、その区分を mismatch_kinds に入れる。

【交通費の経路の分け方】
- 出発、到着、乗り物（電車・バス・徒歩・自転車・その他）、
  往復か片道かに分ける。
- 書かれていない項目は「不明」とする。補わない。

【厳守事項】
- 時刻、時間、金額を書き換えない。計算しない。
- 時給の区分、交通費を払うかどうか、手数料について何も書かない。
- 利用者や家族の様子、体調、家の中のことを要約しない。
- 読めない文字は「?」のまま残す。

【作業の内容】{work_text}
【チェック欄の結果】{checked_kinds}
【交通費の行】{fare_rows}

「時給の区分について何も書かない」を明記しないと、「身の回りの世話のため時給の区分は介助」と書き足します。 書かれた答えがもっともらしいほど、事務の担当者はそのまま使います。区分の判断を返す欄そのものを、出力の形から外しておきます。

構造化出力で、答えの形を固定します。 公式の説明では、Claude API の構造化出力は output_config.format に type: "json_schema" でスキーマを渡し、オブジェクトには additionalProperties: false が要ります。作業の区分と乗り物は enum で決まった値に限ります。金額の上限のような数の制約は、スキーマではなく Python の側で確かめます。 公式の説明では、数値の minimum・maximum のような制約には対応しておらず、配列の minItems は0か1しか使えません。

出力形式を固定する

{
  "work": [
    { "kind": "cleaning", "evidence": "居間・台所 掃除" },
    { "kind": "shopping", "evidence": "スーパーで買い物" },
    { "kind": "personal_care", "evidence": "入浴の見守り" }
  ],
  "mismatch": true,
  "mismatch_kinds": ["personal_care"],
  "fares": [
    { "row": 1, "from": "〇〇駅", "to": "△△駅", "mode": "train",
      "round_trip": "round", "evidence": "〇〇→△△ 往復" }
  ]
}

Python は、この JSON と規則の結果を合わせて、就業の台帳の1行を作ります。

月末の明細は、この台帳を2通りに足し上げて作ります。

【請求の明細】 利用者：〇〇様  期間：10月1日〜10月31日
  就業：12日 延べ 72.0時間（家事 60.0／身の回りの世話 12.0）
  賃金：契約の表の時給による（家政婦へお渡しする分）
  交通費：12日分（定額）（家政婦へお渡しする分）
  立替金：3件（レシート添付）
  紹介手数料：手数料表による
  確認待ち：なし

【支払いの明細】 家政婦：△△さん  期間：10月1日〜10月31日
  〇〇様：12日 72.0時間 賃金・交通費
  □□様：8日 32.0時間 賃金・交通費
  立替金の精算：3件
  ※紹介手数料の行はありません

支払いの明細には、紹介手数料の行を作りません。 職業安定法は、有料職業紹介の事業者が求職者から手数料を受け取ることを、省令で定める場合を除いて禁じています。手数料の行は請求の側にしか出さない作りにします。

システムへ連携する

会計ソフトとネットバンキングには、仕組みから直接書き込みません。 月末の明細を事務の担当者が確かめてから、請求書を出し、振込を作ります。振込の誤りは、家政婦の暮らしに直接ひびきます。 仕組みが出すのは明細までにします。

人が確認する

事務の担当者は、週に2回、確認の一覧だけを見ます。

1. 確認の欄の空いた行を先に見る … 家政婦に事情を聞き、利用者の家族に電話で就業の日と時間を確かめます。確かめた日時と相手を行に残します
2. 時刻の合わない行を見る … 切り出したセルの画像を見て、読み違いか書き違いかを確かめます。書き違いなら家政婦に聞きます
3. 交通費の合わない行を見る … 契約の表の取り決めで払うか、家政婦に確かめます。取り決めを変えるなら、紹介の担当者が利用者と話します
4. 作業の区分の食い違いを見る … 身の回りの世話の時給が当たるかを、契約の表と家政婦の話で決めます
5. 月末に紙と画像を照らし合わせる … 紙の確認の欄と、画像の確認の欄が同じかを見ます

直したときは、直した人と理由を台帳の行に残します。 報告書の画像と紙はそのまま残し、どの値を何から何に直したかが後から追えるようにします。

目標は、900枚をならして1枚1分です。 印の付く行が週に十数行という想定です。

例外に対処する

2行目は、請求の前に止めることに意味があります。 請求したあとで「その日は来ていない」と言われると、家政婦に渡したお金を戻してもらう話になります。

記録を残す

• 報告書の画像と、送った日時・送った家政婦、月末に届いた紙のスキャン
• Document AI が返した JSON の全文と、使ったプロセッサの版
• 規則の結果、生成AIのそろえ方、そのとき参照した契約の表と就業先の一覧の版
• 事務の担当者が直した記録 … どの値を、何から何に、なぜ直したか。確認の欄の空いた日を誰に確かめたか
• 月ごとの請求の明細と支払いの明細、送った日、振り込んだ日
• 紙と画像の照らし合わせの結果

3つ目で契約の表の版を残すのは、時給や交通費の取り決めが途中で変わるためです。 当時の表が残っていないと、後から聞かれたときに説明できません。