工場の毎朝の生産会議の Teams 会議の記録から、前日の実績・問題・当日の段取りの変更・担当と期限を議事録にまとめ、現場に掲示する要点を作る

処理の起点を決める

会議が終わり、文字起こしが保存されたことを起点にします。 Teams 会議の Copilot は、会議が終わった後に質問するには文字起こしが必要とされています。文字起こしを開始し忘れた日は、この構成に乗りません。

文字起こしの開始を忘れないように、会議ポリシーで Copilot を「会議中と会議後」に固定します。 管理者の会議ポリシーで Copilot の設定を「On with saved transcript required」にすると、主催者の会議オプションの Copilot が「会議中と会議後」になり、主催者は変えられないとされ、これが既定の値です。

生産会議は、課ごとに毎朝の定例の予定として作り、主催者を課のスタッフにします。 会議室の Teams Rooms と出席者全員を招待します。話者の識別は、招待されていて声のプロファイルを登録した人だけが対象とされているので、出席者の招待は欠かせません。

会議室の機器だけで会議に入ると、話者の識別が始まりません。 会議の招待者による話者の識別は、Teams Rooms 以外の誰かが会議に参加したときに始まるとされています。生産管理の担当が自分のPCから会議に入り、生産計画の画面を映す役を兼ねます。

エージェントを動かすのは、課のスタッフが会議の直後に行う手作業です。 会議が終わってから10分以内に作らせる、という決まりにします。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目と5行目です。 実績の表が無ければ数字を声から拾うしかなくなり、呼び名の一覧が無ければ「ブラケット」「Bの短い方」「3号」が正式な品番と設備に結び付きません。現場は正式な品番を口にしません。

前日の実績の表は、たとえば次のように貼ります。

【10/7 機械加工課 実績（4ライン）】
ライン  品番     計画   実績   不良  停止(分)
1      A-1020   1,200  1,140  18    35
2      A-1035     800    812   4     0
3      B-2210     600    540  11    60
4      B-2215     600    600   2     5

冒頭にライン数を書いておくのは、拾い漏れを確かめるためです。 表のライン数と議事録のライン数がそろえば、抜けが無いと分かります。

呼び名の一覧は、班長に書いてもらいます。 「Bの短い方＝B-2210」「3号＝第3マシニングセンタ」のように、会議で実際に出る言い方を左に、正式な名前を右に並べます。新しい品番が立ち上がったら、その週のうちに足します。

データの取得方法を決める

会議は、Agent Builder の知識で直近5日分を個別に指定します。 「自分の Teams のチャットと会議すべて」を選ぶと、エージェントはすべての会議の文字起こしと予定表を探すとされています。課のスタッフが出る他の会議が混ざるので、個別の指定に絞ります。 毎朝、いちばん古い日を外して今日の会議を足します。

問題の追跡リストは、リスト自体のURLで指定します。 サイトを指定しても、そのサイトのリストは含まれないとされています。

追跡リストの「状態」の列は、選択肢で固定しておきます。 対応中・確認待ち・完了、の3つに決めておけば、AIが照らすときの言葉がぶれません。完了して1か月たった行は、別のリストに移します。

実績の表は、生産管理のシステムから毎日同じ列の並びで出します。 ライン・品番・計画・実績・不良・停止時間の6列に固定し、列の名前も毎日同じにします。 列の並びが日によって変わると、AIが「計画」と「実績」を取り違えることがあります。表を貼る前に、列を並べ替えるだけの決まった手順を課のスタッフ2名でそろえておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 前日の実績の表を前日の夕方にチャットへ貼る … 生産管理のシステムから出した表を、ライン数を頭に付けて貼ります
2. 会議の冒頭で、扱うライン数を言う … 「今日は4ラインです」
3. 決まったことを課長が一文で言う … ライン・品番・何をするか・時刻を一文にします
4. 宿題は持ち主と期限を一緒に言う … 「保全の田中さんが今日中に3号の主軸を見る」
5. 呼び名の一覧を新しくしておく … 新しい品番や設備の呼び名を、その週のうちに足します

どれも、会議の進め方の決まりです。 システムの前処理ではなく、人が会議の中で行う前処理です。この構成では、ここを整えるほうが指示文を工夫するより効きます。

3番目の一文は、慣れるまで課のスタッフが言い直します。 課長が「じゃあBを先に」で終えたら、課のスタッフが「組立2ラインは品番Bを先、切り替えは10時でよろしいですね」と受けます。数週間で、課長の側から同じ形で言うようになります。

AIに処理させる

させるのは、会議で言葉にされた決定と宿題を拾い、数字は表から写すことだけです。

1行目と6行目がいちばん大事です。 課長が会議で「3号は540じゃなくて560だったはず」と言っても、AIは表の540を写し、「声では560、表では540」と食い違いに出します。 どちらが正しいかは課のスタッフが生産管理のシステムで確かめます。AIが黙って片方に寄せると、どちらの誤りも見えなくなります。

3行目の「誰のせいか」を禁じているのは、会議の記録の使い方の問題です。 Microsoft は、職場のやり取りから従業員の成績や態度を推し量る用途に生成AIを使うことを制限しているとしています。生産会議の議事録も、作業者の評価に使う記録にはしません。

指示内容を固定する

あなたは製造課の課のスタッフを手伝い、毎朝の生産会議の議事録と、
ラインに掲示する要点を作る立場です。
指定した会議の文字起こしと会議のチャット、問題の追跡リスト、
埋め込んだ様式と呼び名の一覧だけを見てください。

【拾うもの】
- 前日の実績：会議のチャットの実績の表から、ラインごとに写す。
- 問題：設備番号・品番・内容・その場で決まった対応。
- 当日の段取りの変更：ライン・品番・何をするか・時刻。
- 宿題：持ち主・内容・期限。
- 前日までの宿題：直近の会議の宿題が、今日の会議で完了と言われたか。

【厳守事項】
- 数字は実績の表からだけ写してください。
  文字起こしの数字で表の数字を直さないでください。
- 声で言われた数字が表と違うときは、両方を「数字の食い違い」に書いてください。
- 品番と設備は、呼び名の一覧で正式な名前に直してください。
  一覧に無い呼び名は、そのまま書いて「要確認」としてください。
- 不良や停止の原因を推し量らないでください。言われた内容だけを書いてください。
- 人の名前は、宿題の持ち主にだけ書いてください。
  問題を誰が起こしたかは書かないでください。
- 段取りの変更は、課長が言葉にしたものだけを書いてください。
- 持ち主か期限が無い宿題は「要確認」としてください。
- 決定と宿題には、根拠にした発言の時刻を付けてください。

【出力】
1. 議事録（実績・問題・段取りの変更・宿題）
2. 前日までの宿題の状況
3. 掲示用の要点「今日変わること」（3〜5行。ライン・品番・時刻を先頭に）
4. 数字の食い違いと要確認の箇所

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 課のスタッフは毎朝「今日の生産会議の議事録と掲示を作って」と頼むだけにします。毎回指示を貼り直すと、人によって指示が変わります。

掲示用の要点の行数を決めているのは、現場で読まれる長さに収めるためです。 5行を超えるなら、掲示ではなく班長からの口頭の説明が要る量です。行数に収まらなかったことも、課長に伝える情報になります。

出力形式を固定する

エージェントには、表と短い箇条書きで返させます。 この構成ではシステムへの自動登録をしないため、JSON ではなく、課のスタッフが読んで直しやすく、そのまま印刷できる形にします。

【前日の実績（表から写す）】
| ライン | 品番 | 計画 | 実績 | 不良 | 停止(分) |
| 3 | B-2210 | 600 | 540 | 11 | 60 |

【段取りの変更】
| ライン | 品番 | 変更 | 時刻 | 根拠の時刻 |
| 組立2 | B-2215 | 先に流す | 10:00切替 | 00:06:20 |

【宿題】
| 持ち主 | 内容 | 期限 | 根拠の時刻 |
| 保全 田中 | 第3マシニングセンタの主軸の振動を点検 | 本日中 | 00:09:45 |

【今日変わること（掲示用）】
・組立2ライン：品番B-2215を先に流す。切替は10:00
・第3マシニングセンタ：主軸点検のため13:00〜14:00停止
・残業：機械加工1ラインのみ1時間

【数字の食い違い】
・ライン3の実績：声では560、表では540（00:04:10）

1つ目の理由は、根拠の時刻で文字起こしに戻れることです。 Teams 会議の Copilot は、応答に使った情報源を示すとされています。課のスタッフは、時刻から段取りの変更の発言を開いて確かめます。

2つ目は、掲示用の要点が議事録と別の欄になることです。 課長はこの欄だけを見て、現場に出してよいかを決めます。議事録の全体を読ませる必要がありません。

3つ目は、食い違いが独立した欄になることです。 数字の誤りは、黙って直されるより、食い違いとして見えるほうが安全です。 この欄が空の日は、表と声がそろっていたということです。

システムへ連携する

掲示の様式は、文字を大きく、行頭をライン名にします。 作業者は数メートル先から見ます。ライン名が行頭にあれば、自分のラインの行だけを探せます。

この構成には、自動で書き込む連携がありません。 追跡リストの更新も、掲示も、議事録の配布も、課のスタッフが確かめてから行います。難易度を★1にとどめている理由がここにあります。

人が確認する

1. ライン数を突き合わせる … 表のライン数と、議事録の実績の行数が合っているかを見ます
2. 数字の食い違いを片付ける … 生産管理のシステムで確かめ、正しい方に直します
3. 段取りの変更を時刻で確かめる … 品番と時刻を、根拠の時刻の発言で確かめます
4. 掲示用の要点を課長に見せる … 課長がよければ印刷して貼ります
5. 前日までの宿題の「触れられていない」を見る … 持ち主に状況を聞き、追跡リストを直します

確認は、現場への影響の大きさで順番を決めます。 段取りの変更、掲示、数字、宿題の順に見ます。誤った段取りが掲示されれば、そのまま現場が動くからです。

3番目は省かないでください。 品番の取り違えは、誤った材料の段取りにそのままつながります。

掲示を貼るときは、前日の掲示を必ず外します。 「今日変わること」が2枚並ぶと、作業者はどちらが今日のものか分かりません。掲示の右上に日付を大きく入れ、貼り替えたら古いものを回収するところまでを、課のスタッフの手順に含めます。

目標は、1回の会議あたり確認と掲示を合わせて12分です。 数字と段取りの確認に6分、掲示の課長確認と印刷に3分、宿題の確認に3分という配分です。

例外に対処する

3行目の「会議室」としか出ないのは、導入直後によく起きます。 出席者の誰かが声のプロファイルを登録していないか、会議に招待されていない場合です。新しく来た班長や応援の担当者を、定例の招待に足し忘れないでください。

記録を残す

• 会議の文字起こし（会議の記録の保存先と期限の設定に従う）
• エージェントが出した議事録と掲示用の要点の原文
• 課のスタッフが直した箇所 … どの行を、なぜ直したか（数字／品番／時刻／拾い漏れ）
• 掲示した要点と、掲示した時刻
• 数字の食い違いと、どちらが正しかったか

最後の行は、聞き違いの傾向を見る材料になります。 「声が正しかった」が多いなら実績の表の出し方に、「表が正しかった」が多いなら会議での数字の言い方に理由があります。AIの側を直すか、表を直すか、会議の進め方を直すかを、記録を見て決めます。

掲示した時刻を残すのは、効果を確かめるためです。 導入の前後で、掲示が何時に貼られていたかを比べられます。

掲示の原稿は、日付を付けて課の共有フォルダに残します。 段取りの取り違えが後で分かったとき、現場に何が伝わっていたかを、その日の掲示で確かめられます。 品質のトラブルを振り返るときにも、当日の段取りの記録として使えます。