入札する工事の特記仕様書・現場説明書・質問回答書から、見積に反映すべき条件を出典付きで一覧にし、積算の漏れを防ぐ

処理の起点を決める

主担当が、案件の書類がそろったことを確かめた時点を起点にします。 入札説明書・特記仕様書・現場説明書・図面がそろわないうちに読ませると、後から届いた書類の条件が一覧から抜けたまま配られます。そろったかどうかは、入札説明書の「配布資料の一覧」と案件のフォルダの中身を突き合わせて確かめます。

質問回答書が届いた時点が、2回目の起点です。 回答書は入札の直前に届くことが多く、ここで一覧を更新できるかどうかが、この構成の価値を決めます。 回答書の掲載を見落とさないよう、電子入札システムや発注者のサイトで回答の掲載日を案件の管理表に書いておき、その日に主担当が確かめます。

図面の差し替えや、仕様書の訂正が出たときも起点になります。 訂正の書類は参照に足し、古い版は参照から外します。 外さないまま読ませると、訂正前の条件と訂正後の条件が両方とも一覧に出ます。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の確認項目の一覧です。 これが無いと、AIは書類に書かれている条件しか拾わず、「どの書類にも書かれていない」という情報が出てきません。 第3章の（a）で経験の長い担当者が必ず拾っていた項目を、この1枚に書き出します。

質問回答書は、入札参加者の質問と発注者の回答の組で書かれています。 自社が出した質問だけでなく、他社の質問への回答も条件を変えます。 回答書は全文を参照に入れます。

図面そのものは参照に入れても、図の中身は読めないことがあります。 図面のPDFは、線と文字が重なった形で作られていることが多く、特記事項の欄の文字が読めるかどうかは図面ごとに違います。 図面の特記事項は、主担当が別に確かめる前提にします（前処理の4番目）。

データの取得方法を決める

書類は、主担当が電子入札システムや発注者のサイトからダウンロードし、案件のフォルダに保存しています。取得の仕組みを新しく作る必要はありません。 主担当がノートブックを作り、参照を追加するだけです。

参照は、フォルダごとではなくファイルを1つずつ追加します。 公式のページでは、共有の場所を参照に加えると、その中から関係の深い最大300のファイルが選ばれて根拠に使われるとされ、確実に使わせたいファイルはノートブックに直接追加するよう案内されています。特記仕様書の1つの章のファイルが選ばれずに抜けると、その章の条件だけが一覧に出てきません。

ファイル名は、書類の種類と版が分かるようにそろえます。 「特記仕様書_建築_第2版.pdf」「質問回答書_第1回.pdf」のようにしておくと、AIが出典として返すファイル名から、どの書類のどの版かがすぐに分かります。優先順位の判断に、ファイル名の書類の種類を使うからです。

AIへ渡す前に整形する

1. 配布資料の突き合わせ … 入札説明書の配布資料の一覧と、フォルダの中身が合っているかを確かめます
2. ファイル名の統一 … 書類の種類、工種、版、回答の回を付けます
3. 文字として読めるかの確認 … 特記仕様書・現場説明書がスキャンした画像だけのPDFでないかを、PDFの文字を選択できるかで確かめます
4. 図面の特記事項の扱い … 図面ごとに、特記事項の欄の文字が読めるかを見ます。読めない図面は、主担当が特記事項だけを書き写した文書を作って参照に加えます
5. 古い版の除外 … 訂正や差し替えが出た書類は、古い版を参照から外します
6. ページ番号と項番の確認 … 出典を返させるため、ページ番号や項番の無い書類はそのことを記録します
7. 配布資料の取り扱いの確認 … 入札説明書に、配布資料の利用や第三者への開示の制限が書かれていないかを確かめます（第13章）

3番目と4番目を軽く見ないでください。 文字として読めない書類は、AIから見ると何も書かれていない書類です。そこにあった条件は「記載なし」として返ってきて、書いてあるのに発注者へ質問を出すことになります。逆に、読めなかったことに気づかないまま「条件なし」と受け取ると、拾い漏れがそのまま積算に入ります。

5番目は、2回目の起点で特に大事です。 訂正前の版を残すと、変わる前と後の条件が並びます。

AIに処理させる

させるのは、書類に書かれた条件を原文のまま写し、出典と区分を付けることだけです。 要約や言い換えはさせません。

加えて、2つのことをさせます。 1つは、同じ事項について書類どうしで違うことが書かれている箇所に印を付けることです。もう1つは、確認項目の一覧のうち、どの書類にも書かれていない項目を「記載なし」として並べることです。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 書類どうしが食い違うと、AIは「回答書が優先されるので」と結論を書きがちです。優先順位は契約の書類で決まり、案件によって入札説明書が別に定めていることもあります。 結論を書かせると、その結論を誰も確かめなくなります。

指示内容を固定する

あなたは建設会社の見積部で、入札する工事の発注者の書類から、
見積に反映すべき条件を拾う立場です。
このノートブックに追加された参照だけを使ってください。
参照に無いことを、一般的な知識や過去の工事の経験で補わないでください。

【今回抜き出す区分】{category}
（区分は 工期・工程／作業の条件／搬入・仮設／指定の材料・工法／
 安全・環境／提出書類・手続／別途・支給 のどれか1つ）

【抜き出し方】
- 条件は、書類の文をそのまま写してください。要約・言い換えをしないでください。
- 1つの文に複数の条件があれば、行を分け、それぞれに同じ出典を付けてください。
- 出典には、ファイル名、ページ、項番（あれば）を書いてください。
  出典を示せない条件は書かないでください。
- 「影響の種類」は 単価／数量／経費／仮設／工程／範囲 から選んでください。
  どれか決められないときは「要確認」としてください。

【食い違い】
- 同じ事項について、書類どうしで違うことが書かれていれば、
  両方の原文と出典を並べ、「食い違い」と書いてください。
- どちらが優先されるかの結論は書かないでください。

【記載なし】
- 参照の「確認項目の一覧」のうち、今回の区分に当たる項目で、
  どの書類にも書かれていないものを「記載なし」として並べてください。
- 書かれていないことを、通常の条件や一般的な扱いで埋めないでください。

【出さないもの】
- 積算への反映の仕方、金額や数量の見込み、入札の判断は書かないでください。

【出力】次の列の表にしてください。
No／区分／条件（原文の写し）／出典（ファイル名・ページ・項番）／
影響の種類／状態（記載あり・食い違い・記載なし）

区分を1つずつ指定して聞くのは、1回の応答で全部を求めると、後ろの区分ほど行が省かれやすいからです。 7区分を7回に分けて聞き、区分ごとに行の数を前回の案件と見比べます。 極端に少ない区分は、読めない書類が混ざっていないかを疑います。

「出典を示せない条件は書かない」を入れているのは、一覧の行を必ず原文に戻れるようにするためです。 出典の無い行は、主担当が確かめようがありません。確かめられない行は、配る一覧に入れません。

「どちらが優先されるかの結論は書かない」も、明記しないと書きます。 書類の優先順位は一般的な知識として広く知られているため、AIは食い違いを見つけると、気を利かせて結論まで書きます。 結論は主担当の仕事として残します。

質問回答書が届いたときの指示は、次のように変えます。

参照に「質問回答書_第1回.pdf」を追加しました。
回答書の各回答について、特記仕様書・現場説明書・図面の特記事項の
どの条件を変える、または補うものかを、次の列の表にしてください。

No／回答書の番号／回答（原文の写し）／
変わる条件（原文の写し）／その出典（ファイル名・ページ・項番）／
変わり方（追加・変更・削除・補足）

- 回答が、どの条件にも当たらないときは「対応する条件なし」と書いてください。
- 回答の内容を要約しないでください。
- 積算への影響の見込みは書かないでください。

「対応する条件なし」を書かせるのは、回答書が新しい条件を足している場合を拾うためです。 特記仕様書に無かった条件が回答で加わることがあり、それは既存の一覧のどの行にも当たりません。 新しい行として足します。

出力形式を固定する

区分ごとに、次の列の表で受け取ります。

JSONではなく表で受け取るのは、受け取った後の作業が人の手で行われるからです。 この構成には、出力を機械で読み込む後段がありません。主担当が原文と照らし、工種ごとに分けて配るので、そのまま貼り付けて並べ替えられる表のほうが手数が少なくなります。

列を固定する理由は3つあります。 1つ目は、「状態」の列で、配る前に人が見る行を絞れることです。「食い違い」と「記載なし」の行は主担当が必ず開き、「記載あり」の行は出典を照らすだけにします。

2つ目は、「影響の種類」の列で、工種ごとに分けて配れることです。仮設と経費の行は共通費の担当へ、単価と数量の行は各工種の担当へ回します。「要確認」の行は、主担当が振り分けを決めます。

3つ目は、出典の列で、入札の前の確認が速くなることです。 第3章の（c）で「この条件はどこに書いてあったか」を探していた時間が、出典の列を見るだけで済みます。

主担当が確かめた後の一覧には、次の3列を足します。

「修正」「削除」になった行は、消さずに残します。 指示の見直しの材料になります。

システムへ連携する

積算システムには何も書き込みません。 条件を単価や数量にどう反映するかは、工種の担当者の判断です。AIの一覧から積算システムへ直接つなぐと、確かめていない条件が金額に入ります。

発注者への質問も、自動では出しません。 「記載なし」の行から質問の案を作るのは主担当で、質問を出すかどうかは、入札の戦略にも関わります。 他社にも回答が公開される質問で、自社の手の内を見せることになる場合があるからです。

人が確認する

主担当が一覧のすべての行の出典を照らします。 ただし、照らし方を行の状態で分けます。

1. 「食い違い」の行を先に見る … 両方の原文を開き、本当に同じ事項について違うことが書かれているかを確かめます。どちらが生きているかを、契約の書類の優先順位と入札説明書で決めます
2. 「記載なし」の行を見る … 本当にどの書類にも書かれていないかを、書類の目次と検索で確かめます。読めない書類に書かれていた、という場合をここで拾います
3. 「記載あり」の行の出典を照らす … 出典のページを開き、原文の写しが一致しているかを見ます。言い回しが変わっていれば修正します
4. 確かめた結果を「確認」の列に書く … 一致／修正／削除のどれかを書きます
5. 工種ごとに分けて配る … 「影響の種類」と「担当」の列で振り分けます

2番目を省かないでください。 「記載なし」は、発注者への質問か、自社で前提を置く条件になります。本当は書かれていた条件を「記載なし」として前提を置くと、積算が書類と食い違います。

目標は、1件90分です。 第10章の内訳のとおり、出典の照らし合わせに60分、一覧の手直しと配布に20分、積算への反映の確認に10分を見込みます。食い違いが多い案件や、読めない書類が多い案件は90分を超えます。

例外に対処する

上から2行目までが大半を占めます。 どちらもAIの問題ではなく、発注者から届く書類の形式の問題です。

記録を残す

• 案件ごとに、参照に入れた書類の一覧（ファイル名と版）と、追加した日時
• 区分ごとにAIが出した一覧の原文（貼り付ける前のもの）
• 主担当が確かめた後の一覧（「確認」「担当」「反映」の列を含む）
• 「確認」の列が「修正」「削除」になった行と、その理由
• 質問回答書の回ごとの、変わった条件の一覧
• 文字として読めなかった書類と、その扱い

2つ目の「貼り付ける前のもの」を残すのは、ノートブックの削除が取り消せないからです。 入札が終わった案件のノートブックを整理するときに、AIが何を出し、人がどこを直したかの記録まで消えないように、一覧の原文を案件のフォルダに保存しておきます。

4つ目は、指示を直す材料です。 同じ区分で同じ種類の修正が続くなら、指示の書き方に原因があります。3か月分の修正の記録を見直すと、確認項目の一覧に足すべき項目も見えてきます。