仕入先の工場監査のチェックリストと現地のメモから監査報告書の下書きを作り、是正を求める事項を根拠付きの一覧にする

処理の起点を決める

監査の翌朝、主担当が資料のそろったことを確かめた時点を起点にします。 チェックリスト、監査員2名のメモ、前回の報告書と是正の回答の4つです。副担当のメモが届かないうちに始めると、副担当だけが見た不適合が一覧から抜けます。

監査の当日には始めません。 現地で付けた判定は、帰りの道中や翌朝に2名で見直すことがあり、見直す前の判定で一覧を作ると、変わった判定を後から探すことになります。 判定の見直しを終えてから起点にします。

仕入先から是正の回答が届いた時点が、2回目の起点です。 回答を仕入先のフォルダに保存し、一覧の行ごとに回答を並べさせます（第9章の本格構成）。

入力データを集める

質を決めるのは、2つ目のメモの形です。 メモに項目番号が付いていないと、AIはどの事実がどの項目のものかを推測で結び付けます。現地のメモは、チェックリストの項目番号を先頭に書く決まりにします。 手書きのメモは、その日のうちに打ち込みます。

写真はAIに渡しません。 写真には仕入先の製造の現場がそのまま写っていて、監査で見せてもらった範囲を超える情報が含まれることがあります。 メモには写真の番号だけを書き、報告書に写真を添えるかは監査員が決めます。

報告書の様式には、書き方の決まりを文章で書いておきます。 「所見は観察した事実を書き、評価の言葉を使わない」「是正を求める事項には要求事項の項目番号を付ける」などです。この決まりがあることで、第3章の（b）がAIの指示の側でそろいます。

データの取得方法を決める

資料は、監査員が仕入先のフォルダに保存しています。取得の仕組みを新しく作る必要はありません。 主担当が Copilot Chat と Word の Copilot で、/ を使って資料を指定するだけです。

資料は名前で1つずつ指定します。 指定しないで「この仕入先の監査の報告書を書いて」と頼むと、Copilot は自分で情報源を探し、似た名前の他の仕入先の資料を拾うことがあります。 他社の監査の所見が混ざった報告書は、それだけで信用を失います。

表計算のチェックリストは、クラウドに保存したものを指定します。 公式のページでは、Excel のファイルは OneDrive か SharePoint に保存し自動保存を有効にしたものが対象とされ、ローカルのパスは使えないとされています。

AIへ渡す前に整形する

1. 判定の見直し … 監査員2名で、チェックリストの判定を確定させます
2. メモの打ち込み … 手書きのメモは打ち込み、各行の先頭に項目番号を付けます
3. 2名のメモの突き合わせ … 同じ項目について2名の書いた事実が食い違っていないかを、主担当が目で確かめます
4. ファイル名の統一 … 「仕入先コード_監査日_チェックリスト」「仕入先コード_監査日_メモ_監査員名」のようにそろえます
5. 個人名の置き換え … メモの中の仕入先の担当者の氏名は、「品質保証課長」のような役職に置き換えます
6. 写真の番号の確認 … メモに書いた写真の番号と、保存した写真が合っているかを確かめます

2番目と5番目を軽く見ないでください。 項目番号の無いメモは、第7章の指示で「出典の無い事実は書かない」としているため、一覧から落ちます。 落ちた事実は、主担当が照らすときに見つけるしかありません。

5番目は、報告書が仕入先の社内で回し読みされるためです。 「〇〇さんが手順を知らなかった」と書くと、仕組みの問題が個人の問題に読み替えられます。 報告書は仕組みの所見を書くもので、個人を評価するものではありません。

AIに処理させる

させるのは、判定が付いた項目を、事実と要求事項の組にして並べることと、それを様式に沿った文章にすることです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 メモに「記録が一部欠けていた」と書かれた項目が「観察事項」になっていると、AIは文面から「軽微な不適合ではないか」と書き添えがちです。 その一文が報告書に残ると、監査員の判定と報告書の記載が食い違います。

3行目も、明記しないと書きます。 不適合の一覧を作らせると、AIは親切に「教育が不足していたためと考えられる」と原因まで書きます。仕入先は、推測された原因に合わせて是正の回答を書き、本当の原因の分析が浅くなります。

指示内容を固定する

一覧を作るときの指示（Copilot Chat）：

あなたは製造業の購買部で、仕入先の工場監査の報告書を作る立場です。
次の資料だけを使ってください。資料に無いことを補わないでください。
/チェックリスト  /メモ_監査員A  /メモ_監査員B  /前回の監査報告書

【作るもの1：是正を求める事項の一覧】
- チェックリストで判定が「軽微な不適合」「重大な不適合」の項目だけを対象にします。
- 各項目について、メモから観察した事実を書き写してください。
  メモの文を要約してよいのは、意味を変えない範囲だけです。
  評価の言葉（不十分、不適切、甘い など）を足さないでください。
- 要求事項は、チェックリストの要求事項の文をそのまま写してください。
- 判定は、チェックリストの判定をそのまま写してください。
  判定を変えたり、判定の無い項目に判定を足したりしないでください。
- メモに事実の記載が無い項目は、事実の欄に「事実の記載なし」と書いてください。
- 2名のメモで同じ項目の事実が違う場合は、両方を並べ「メモの食い違い」と書いてください。
- 原因の推測、是正の方法、回答の期限は書かないでください。

【作るもの2：観察事項の一覧】
- 判定が「観察事項」の項目について、同じ形で並べてください。

【作るもの3：前回の是正の確認結果】
- 前回の監査報告書で是正を求めた事項ごとに、
  今回のメモに確認の記載があるかを並べてください。
- 記載があれば、その文を写してください。無ければ「今回の確認の記載なし」と書いてください。
- 是正が済んだかどうかの結論は書かないでください。

【共通】
- 人の氏名は書かないでください。役職か部署で書いてください。
- 各行に、出典（ファイル名と項目番号）を付けてください。
- 出力は、次の列の表にしてください。
  項目番号／章／判定／観察した事実／要求事項／出典／状態

「評価の言葉を足さない」を例で示しているのは、何も言わないと足すからです。 「記録が2件欠けていた」というメモが、「記録の管理が不十分であり、2件の欠落が認められた」になります。仕入先が直したいのは「不十分」ではなく、2件の欠落です。

「是正が済んだかどうかの結論は書かない」も同じです。 今回のメモに「手順書が改訂されていた」とあれば、AIは「是正済み」と書きます。手順書が改訂されていても、現場で守られているかは別の確認です。 結論は監査員が付けます。

報告書の本文を書くときの指示（Word の Copilot）：

開いている様式に沿って、監査報告書の本文の下書きを作ってください。
次の資料だけを使ってください。
/是正を求める事項の一覧（確認済み）  /チェックリスト  /書き方の決まり

- 「監査の概要」には、監査日、監査の範囲（チェックリストの章）、
  判定の件数（適合・軽微な不適合・重大な不適合・観察事項ごと）を書いてください。
  件数はチェックリストの判定を数えた値だけを使ってください。
- 「章ごとの所見」には、章ごとに、一覧の事実をもとに書いてください。
  一覧に無い所見を足さないでください。
- 「良かった点」には、メモに「良好」「優れている」と書かれた事実だけを書いてください。
  メモに無ければ「記載なし」としてください。
- 書き方の決まりに従い、事実と評価を分けて書いてください。
- 原因の推測、是正の方法、取引の継続に関わる記載はしないでください。

件数を「数えた値だけ」に限るのは、本文の件数と一覧の件数を合わせるためです。 本文に「軽微な不適合5件」とあり、一覧が6行だと、仕入先はどちらが正しいのかを問い合わせてきます。 件数は主担当が最後に一覧と照らします。

出力形式を固定する

是正を求める事項の一覧は、次の列の表で受け取ります。

JSONではなく表で受け取るのは、この一覧がそのまま報告書の別紙になるからです。 後段に機械で読み込む仕組みは無く、主担当が照らして直し、仕入先へ送るので、Word の表として扱えるほうが手数が少なくなります。

列を固定する理由は3つあります。 1つ目は、「判定」をチェックリストからの写しにして、本文と一覧の判定を必ず一致させることです。2つ目は、「観察した事実」と「要求事項」を別の列にして、仕入先が「何を見られたか」と「何を求められているか」を取り違えないようにすることです。

3つ目は、「状態」の列で、主担当が先に見る行を絞れることです。 「メモの食い違い」と「事実の記載なし」の行は、主担当が監査員に確かめてから直します。

仕入先へ送る一覧には、次の2列を人が足します。

回答の期限をAIに書かせないのは、起点の日を間違えると取り返しがつかないからです。 監査日から数えるのか、報告書の送付日から数えるのかは自社の決まりで、様式の側に計算の式を持たせておきます。

システムへ連携する

仕入先の管理表には、AIから何も書き込みません。 管理表の「重大な不適合の件数」は、取引の条件や次回の監査の頻度に関わる数字です。数字は主担当がチェックリストを数えて記入します。

仕入先への送付も自動にしません。 報告書は仕入先との取引の記録で、送った後に直すと、どちらの版が正しいのかが問題になります。 上長が確かめた版だけを送ります。

人が確認する

1. 一覧の判定をチェックリストと照らす … 判定の列がチェックリストと1件ずつ一致しているかを見ます。件数も数えて合わせます
2. 「メモの食い違い」「事実の記載なし」の行を直す … 監査員に確かめ、事実を書き足すか、どちらの事実を採るかを決めます
3. 事実の写しを原本と照らす … メモの文と一覧の文を並べ、評価の言葉が足されていないか、数字が変わっていないかを見ます
4. 前回の是正の確認結果に結論を付ける … 「確認済み」「再度の是正を求める」を監査員が付けます
5. 本文の下書きを直す … 一覧に無い所見や、原因の推測が混ざっていないかを見ます
6. 副担当と上長が確かめる … これまでどおりです

3番目を省かないでください。 報告書は仕入先にとって、自社の工場について書かれた公式の記録です。 「2件」が「数件」になっただけで、仕入先は是正の範囲を決められなくなります。

目標は1件60分です。 一覧の照らし合わせに25分、本文の手直しに20分、副担当と上長の指摘への対応に15分を見込みます。不適合の多い監査は60分を超えます。

例外に対処する

上の2行が大半を占めます。 どちらもAIの問題ではなく、現地のメモの取り方の問題です。 項目番号を先に書く決まりが守られれば、ほとんど起きません。

記録を残す

• 仕入先ごとに、監査日、指定した資料のファイル名と版
• AIが出した一覧と本文の下書き（主担当が直す前のもの）
• 主担当が確かめた後の一覧と、送付した報告書
• 主担当が直した箇所と、その理由（判定の写し違い、評価の言葉の追加、事実の抜けなど）
• 仕入先の是正の回答と、次回の監査での確認結果

2つ目の「直す前のもの」を残すのは、AIがどこで誤りやすいかを知るためです。 同じ種類の直しが続くなら、指示か、メモの取り方に原因があります。3か月分を見直すと、指示に足すべき一文が見えてきます。

最後の行は、次回の監査の資料になります。 前回の是正の回答と今回の確認結果が仕入先のフォルダに残っていれば、次回の監査の前に、繰り返している不適合を拾えます。