新しい仕入先との取引を始める前に、会社案内・見積・品質の資料・訪問のメモから取引先評価シートの下書きを作り、確認できていない項目を挙げる

処理の起点を決める

購買の申請の一覧に、候補の会社が登録されたことを起点にします。 一覧は SharePoint のリストで、担当者が候補の会社名・調達する品目・担当者・審査の予定日を入れます。Power Automate がこの登録を検知し、仕入先候補/2026-10_〇〇工業/ のような候補ごとのフォルダを作って、担当者に Teams で知らせます。

Copilot に表を作らせるのは、担当者が資料をそろえたと判断したときです。 資料が届くたびに自動で走らせることはしません。半分しか資料が無い状態で表を作ると、未確認 の行が多すぎて、どれを問い合わせるべきかが分かりにくくなります。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の記入の手引です。 項目ごとに「何を見れば 証憑で確認 としてよいか」を書いておきます。例えば品質の認証なら「認証書の写しで、規格・範囲・有効期限を見た」、資本金なら「登記事項証明書か決算書で見た」です。 これが無いと、Copilot も人も、確認の度合いを同じ基準で付けられません。

訪問のメモは、見たことと聞いたことを分けて書きます。 「検査の記録を見た」と「検査は全数と聞いた」は、確認の度合いが違います。メモの様式に「見た」「聞いた」の欄を作っておきます。

データの取得方法を決める

資料は、担当者がフォルダに入れたものだけを使います。 候補の会社のウェブサイトを Copilot に調べさせることはしません。ウェブの情報は古いことがあり、いつの何を根拠にしたかが残りにくいからです。 ウェブで見たものを使うときは、担当者が PDF にしてフォルダに入れます。

ノートブックには、候補のフォルダと共通のフォルダの2つを参照先に加えます。 SharePoint のフォルダを参照先にすると、Copilot はその場所にある対応する形式のファイルのうち、利用者がアクセスできるものを使うとされています。資料が増えたらフォルダに入れるだけで、ノートブックを作り直す必要はありません。

アクセスできるもの、という点が効いてきます。 共通のフォルダに置く記入の手引と指示は、購買部と品質管理部の全員が読める権限にします。一方で候補のフォルダは、その候補の担当者と品質管理部の仕入先担当だけが読める権限にします。 他の担当者がノートブックを開いても、権限の無い候補の資料は根拠に使われません。

質問票は、候補の会社に最初に送る段階で様式をそろえておきます。 事業継続の備え、環境の取り組み、紛争鉱物、情報セキュリティなど、評価シートの後半の項目は会社案内にはまず書かれていません。質問票の問いの番号と評価シートの項目を対応させておくと、根拠の欄に「質問票の回答 問7」と書かせられ、確認が速くなります。

AIへ渡す前に整形する

1. メールの本文で届いた回答を PDF にする … 本文のままではフォルダに入れられません。件名と受信日時が残る形で PDF にします
2. ファイル名をそろえる … 「資料の種類_受領日」（例：見積書_2026-10-02.pdf）にします。根拠を示すときの手がかりになります
3. 画像だけの PDF を確かめる … スキャンした認証書は、文字が選べるかを開いて確かめます。選べないものは文字を読み取れる形にしてから入れます
4. 古い版を退避する … 見積が改訂されたら、古い版は 旧版 のフォルダに移します。同じフォルダに残すと、古い単価を拾います
5. 長い資料は分ける … 数十ページの会社案内や品質マニュアルは、章ごとに分けます。公開資料では、長い文書は分けて渡すか部分ごとに要約させることが勧められています
6. 訪問のメモを「見た」「聞いた」に分ける … 手書きのメモを打ち直すときに、欄を分けます

4番目を省くと、この構成は逆効果になります。 改訂前の見積が残っていると、整った表に古い単価が入ります。 人が書き写したときより、気づきにくくなります。

AIに処理させる

させるのは、評価シートの項目ごとに、値と根拠と確認の度合いを表にすることです。 評価や採否は書かせません。

いちばん大事なのは、自己申告 と 証憑で確認 を分けることです。 どちらも値は埋まりますが、審査で求めている重みが違います。記入の手引に「証憑で確認」の条件が書かれていない項目は、どの資料に書かれていても 自己申告 までしか付けさせません。

資料の間の食い違いも拾わせます。 会社案内の従業員数と質問票の回答の従業員数が違う、見積の納期と訪問のメモで聞いた納期が違う、という形です。どちらが正しいかは決めさせず、両方の値と根拠を並べさせます。

取引の条件にかかわる項目は、別に一覧にさせます。 2026年1月1日に、下請法は「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律」（取適法）として施行されました。公正取引委員会のページでは、適用基準に従業員基準が加わったことと、資本金の額・従業員数・委託の内容を選ぶと適用の範囲を簡易に確認できる仕組みが案内されています。この構成では、資本金と従業員数とその確認の度合いを並べて担当者に渡すところまでにし、該当するかの判断は担当者がその仕組みや社内の手順で行います。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 「品質管理体制」の欄が空だと、モデルは会社案内の「お客様第一の品質を」という一文から、それらしい所見を作ります。根拠の欄には会社案内の名前が入るので、確認したように見えてしまいます。

指示内容を固定する

ノートブックで使う指示の例です。 担当者が毎回同じ指示を使えるよう、共通のフォルダに置いておきます。

あなたは購買部の担当者が、新しい仕入先の候補について取引先評価シートを
下書きするのを手伝う役割です。参照先の資料だけを根拠にしてください。
ウェブの情報や一般的な知識で補わないでください。

【作るもの】
1. 評価シートの様式の項目ごとに、次の列の表を作ってください。
   項目／値／根拠の資料名と箇所（ページ・見出し）／確認の度合い
2. 確認の度合いは、記入の手引の条件に従って次から選んでください。
   - 証憑で確認 ... 記入の手引が求める書類で値が見られる
   - 訪問で確認 ... 訪問のメモの「見た」の欄に記載がある
   - 自己申告 ..... 会社案内、質問票の回答、訪問のメモの「聞いた」の欄にだけ記載がある
   - 未確認 ....... どの資料にも記載が無い
   迷ったときは、度合いの低いほうを選んでください。
3. 資料の間で値が食い違う項目を、両方の値と根拠を並べて一覧にしてください。
4. 資本金、従業員数、委託の内容を、確認の度合いとあわせて別の表にしてください。
5. 「未確認」の項目と、食い違いのある項目について、候補の会社への問い合わせを
   1通のメールの文面にまとめてください。項目ごとに、求める書類も書いてください。

【厳守事項】
- 記載が無い項目は、値の欄を空にして「未確認」としてください。
  資料の雰囲気や一般論から文を作って埋めないでください。
- 会社案内に書かれているだけの内容を「証憑で確認」にしないでください。
- 根拠の資料名と箇所を挙げられない値は書かないでください。
- 食い違う値のどちらが正しいかを決めないでください。
- 評価の点数、取引を始めてよいか、法令に該当するかを書かないでください。
- 旧版のフォルダの資料は使わないでください。
- 金額と日付は資料の表記のまま写し、換算や丸めをしないでください。

「迷ったときは度合いの低いほうを選ぶ」を明記しないと、自己申告が証憑で確認になります。 会社案内に認証番号まで書かれていると、モデルは確かめたものとして扱います。認証書の写しを見たかどうかと、番号が書かれていることは別です。

「旧版のフォルダの資料は使わない」は、前処理の4番目が漏れたときの保険です。 参照先にフォルダを丸ごと加えているので、退避したつもりの資料も見えています。

出力形式を固定する

出力は、Word の評価シートにそのまま移せる表で受け取ります。

JSON ではなく表にしているのは、出力が人の確認と審査に回るからです。 後段のシステムに入るのは審査の後で、そのときは担当者が取引先マスタに入れます。列を固定しておけば、担当者が変わってもシートの埋め方が同じになります。 これが「確認済みの基準が人で違う」への答えです。

審査に回すシートにも、確認の度合いの列を残します。 様式に列が無ければ足します。審査する側が、どの値をどこまで信じてよいかを一目で見られるようにします。

システムへ連携する

購買システムへは書き込みません。 審査の前の表が取引先マスタに入ると、承認されていない仕入先に発注できる状態が生まれます。

人が確認する

人が見るのは、表の「根拠の資料と箇所」の列です。 資料を最初から読み直す確認にすると、第10章の50分には収まりません。

1. 証憑で確認 の行を先に見る … 根拠の箇所を開き、記入の手引の条件どおりの書類かを確かめます。有効期限は必ず目で見ます
2. 食い違いの一覧を見る … どちらも問い合わせに入っているかを確かめます
3. 未確認 の行を見る … 本当に資料に無いかを、資料の目次で確かめます
4. 問い合わせの文面を直して送る … 求める書類が具体的かを見ます
5. 確認の度合いを変えたら記録する … どの項目を、どれからどれに変えたかを残します

1番目を省かないでください。 証憑で確認 は、審査する側がそれ以上確かめずに通す行です。 ここが誤っていると、シート全体が信じられなくなります。

目標は、1社50分です。 内訳は、表の確認30分、訪問の所見の書き足し10分、問い合わせの手直し10分です。それより長くかかる会社は、資料の置き方が乱れているか、記入の手引に条件が書かれていない項目が多いかのどちらかです。

訪問の所見は、人が書き足します。 表の「訪問で確認」の行は、メモに「見た」と書かれた事実を拾っただけで、工場の整理の具合や担当者の受け答えから感じた評価は入っていません。 その評価を書くのは訪問した品質管理部の担当者で、Word の Copilot には言い回しを整えさせるだけにします。

例外に対処する

| 同じ候補の会社を2人が別々に担当していた | 申請の一覧で重複を見つけ、フォルダを1つにまとめる |

| 審査の前に候補の会社が辞退した | フォルダを辞退の扱いにし、保存の期限に従って消す |

上から2行目までが大半を占めます。 どれもAIの問題ではなく、資料の受け取り方と置き方の問題です。 資料が届いたらその日のうちに PDF にしてフォルダに入れる、という決まりを守るほうが、指示文を工夫するより効きます。

記録を残す

• 表を作った日時と、そのときフォルダにあった資料の一覧
• Copilot が出した表の全文と、問い合わせの文面
• 人が確認の度合いを変えた記録（どの項目を、どれからどれに）
• 問い合わせを送った日時と、回答の受領日時
• 審査に回したシートと、審査の結果

3つ目が、記入の手引を直す材料になります。 自己申告 を 証憑で確認 に上げる修正が特定の項目に偏るなら、その項目の条件が手引に書かれていません。下げる修正が多い項目は、条件があいまいです。

1つ目で「そのときフォルダにあった資料の一覧」を残すのは、資料が後から増えるためです。 回答が届いて表を作り直すと、前の表の根拠が分からなくなります。審査の後に「この値は何を見て書いたのか」と聞かれたとき、答えられるようにしておきます。