介護施設で起きた転倒・誤薬などの事故の記録から、家族への説明文と市町村へ出す事故報告書の下書きを作り、再発防止策の検討の材料を添える

処理の起点を決める

起点は2つあります。下書きを作るときと、期限を知らせるときです。

下書きは、生活相談員が「事故対応」リストの状態を「下書き依頼」にしたことを起点にします。トリガーは状態以外の変更でも動くので、フローの最初で状態を確かめ、「下書き依頼」でなければ何もせずに終えます。 受診の結果が分かってから依頼するので、事故の直後ではなく、多くは翌日の午前中になります。

事故の記録が書かれたことを起点にはしません。 受診の結果が出る前に下書きを作ると、市町村への報告の要否も、家族への説明の中身も決まりません。

期限の知らせは、「繰り返し」のトリガーで毎朝8時に動かします。タイムゾーンを日本の時刻に合わせます。報告の要る事故のうち、第1報を出していないものを、期限までの日数とともに施設長に知らせます。

入力データを集める

質を決めるのは、説明文の決まりです。 法人として、事故の検証が終わる前の説明文にどこまで書くかを決めておきます。決まりが無いと、AIは丁寧に書こうとして、記録に無い評価の言葉を足します。

誤薬のときは、与薬の記録を必ず足します。 転倒は介護記録で経過が追えますが、誤薬はどの段階で取り違えたか（準備・配薬・与薬）が与薬の記録にしか残りません。取り違えた段階の事実が無いまま説明文を書くと、家族への説明が「お薬を誤ってお渡ししました」の1文で終わります。

市町村の様式は、市ごとに持ちます。 通知は、これまで市町村等で用いられている様式の使用や、別紙様式を改変しての使用を妨げるものではないとしつつ、その場合でも別紙様式の項目を含めることとしています。項目の並びと書き方は市によって違うので、提出先の市の様式で下書きを作ります。

データの取得方法を決める

事故の前後の記録の範囲は、前日から受診の翌日までにします。 前日の記録には、眠れていなかった、食事が進まなかった、薬が変わったといった、再発防止の検討に効く事実が残っていることがあります。それより前は渡しません。

過去の事故は、AIに探させません。 フローが条件で絞った結果だけを渡します。探す範囲をAIに任せると、関係の薄い事故まで「似ている」と並べます。

AIへ渡す前に整形する

1. 記録を時刻順に並べる … 職員ごとの記録を、記録した時刻ではなく記録の中に書かれた出来事の時刻で並べられるよう、両方の時刻を残します
2. 記録に番号を振る … R-01 のような番号を付け、時系列の根拠として引けるようにします
3. ほかの利用者の名前を伏せる … 同室者や、その場にいた利用者の名前を [他の利用者A] のような記号に置き換えます
4. 職員の名前を役割に置き換える … 「夜勤の介護職員」「看護職員」のように置き換えます。対応表はフローの側で持ちます
5. 報告の要否の候補を出す … 死亡、または治療の有無が「あり」なら要報告。それ以外は市ごとの取扱いの一覧と事故の種類で照らし、一覧に無いものは「施設長が判断」とします
6. 第1報の期限を出す … 事故の発生日から5日目を目安の期限として、リストに入れます

3番目を省かないでください。 介護記録には、同じ部屋の利用者や、その場にいた利用者のことが書かれています。家族への説明文にほかの利用者の名前が出れば、それ自体が新しい事故です。 伏せてから渡し、下書きに記号が残っていれば、人が「同室の方」のような言葉に直します。

5番目を規則にしているのは、報告の漏れがいちばん避けたい誤りだからです。 迷うものは報告の側に倒し、報告しないと決めるのは施設長にします。

AIに処理させる

させるのは、時系列の組み立て、2つの文書の書き分け、検討の材料の整理です。どれも記録の番号を根拠にします。

市町村の様式は、1〜6の項目までを下書きにします。 通知は、第1報に少なくとも1から6の項目までを可能な限り記載し、事故の原因分析や再発防止策等については作成次第報告することとしています。原因分析と再発防止策の欄は、委員会で話し合った後に人が書きます。

検討の材料は、委員会の議論を始めるためのものです。 「前日に眠剤が変わっていた」「同じ利用者の2か月前の転倒も夜間のトイレへの移動中」のような事実を、記録の番号付きで並べます。それが原因かどうかは書かせません。

指示内容を固定する

あなたは介護施設の生活相談員で、事故の経過の説明文と報告書の下書きを作る担当者です。
渡された記録に書かれていることだけを根拠にしてください。

【作るもの】
1. 経過の時系列：出来事ごとに時刻・内容・根拠の記録番号（R-xx）
2. 記録どうしの食い違い：時刻・状況・対応が記録によって違う箇所
3. 家族への説明文：説明文の決まりに沿って
4. 市町村の様式の1〜6の項目の下書き：提出先の市の様式に沿って
5. 検討の材料：前日からの状態の変化、過去の似た事故、確認の観点

【厳守事項】
- 時系列の1行ごとに根拠の記録番号を付けてください。
  時刻が記録によって違うときは、どちらかに決めず、両方を書いてください。
- 「見守りが不十分」「手順の誤り」「職員の不注意」など、
  原因や責任についての評価を書かないでください。家族への説明文にも書かないでください。
- 謝罪の文は、説明文の決まりにある定型の文だけを使ってください。
- 記録に書かれていない今後の対応（「今後は〜します」）を書かないでください。
  ケアプランの見直しなどが記録に無ければ、「今後の対応は改めてご説明します」としてください。
- 診断と治療は、受診の記録に書かれたとおりに書いてください。
  けがの程度や回復の見込みを言い換えたり、推測したりしないでください。
- 家族への説明文では、専門の言葉を言い換えてください（例：「臥床」→「横になって」）。
  ただし、診断名は受診の記録のとおりに書いてください。
- [他の利用者A] などの記号を、元の名前に戻そうとしないでください。
- 市町村の様式の項目で、記録から書けないものは空欄にし、
  何が足りないかを missing に書いてください。原因分析と再発防止策の欄は書かないでください。
- 検討の材料では、事実を並べるだけにしてください。どれが原因かを書かないでください。

【事故の内容と受診の結果】{incident}
【事故の前後の記録】{records}
【利用者の情報】{resident}
【説明文の決まり】{letter_rules}
【提出先の市の様式】{city_form}
【過去の似た事故（フローが絞ったもの）】{past_incidents}

「時刻をどちらかに決めず、両方を書く」が、この指示の中心です。 指示しないと、AIは後に書かれた記録か、もっともらしいほうを選びます。どちらが正しいかは、記録を書いた職員にしか分かりません。

「今後は〜します」を禁じるのは、家族にとってはそれが約束になるからです。 記録に無い対策を書けば、委員会で別の対策に決まったとき、説明文と実際の対応が食い違います。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Azure OpenAI の構造化出力を使い、JSON Schema に沿った形で返させます。

{
  "incident_id": "",
  "timeline": [
    { "time": "", "event": "", "sources": ["R-03"] }
  ],
  "conflicts": [
    { "topic": "time | situation | response", "detail": "", "sources": ["R-03", "R-05"] }
  ],
  "family_letter": "",
  "city_report": {
    "city": "",
    "items": [ { "item_no": 1, "text": "", "missing": "" } ]
  },
  "review_material": [
    { "kind": "state_change | past_incident | checkpoint", "fact": "", "sources": [""] }
  ],
  "placeholders_left": true
}

1つ目の理由は、時系列と2つの文書を1回の呼び出しで返させられることです。 同じ入力から同時に作るので、家族への説明文と報告書で時刻が食い違うことがありません。 食い違いがあれば conflicts に出ます。

2つ目は、topic と kind を enum で縛れることです。 構造化出力は enum に対応しているので、食い違いの種類と検討の材料の種類が決まった値で返り、確認リストで種類ごとに並べられます。

3つ目は、すべての項目が必ず返ることです。 構造化出力ではすべての項目を必須にし、任意の項目は null との組み合わせの型で表します。conflicts が空の配列で返れば、食い違いが無かったことが明示されます。 空欄なのか、見ていないのかを区別できます。

placeholders_left は、伏せた記号が文書に残っているかの印です。 フローの側でも [他の利用者 の文字列を探し、残っていれば確認リストに目立つ印を付けます。

システムへ連携する

家族にも市町村にも、フローからは送りません。 家族への説明は施設長か生活相談員が手渡しか面談で行い、市町村への提出も人が行います。通知は、市町村への事故報告の提出は電子メールによる提出が望ましいとしていますが、送るのは確認を終えた人です。

人が確認する

生活相談員は、全件を次の順で見ます。

1. 食い違いを見る … conflicts に挙がった時刻や対応の違いを、記録を書いた職員に直接確かめます。 確かめた結果を時系列に反映します
2. 伏せた記号が残っていないかを見る … 残っていれば「同室の方」のような言葉に直します
3. 家族への説明文を読む … 評価の言葉が入っていないか、診断が受診の記録のとおりかを見ます
4. 報告書の下書きを読む … 様式の項目が埋まっているか、missing の項目を誰に聞けば埋まるかを見ます
5. 報告の要否の候補を施設長に確かめる … 「施設長が判断」のものは、ここで決めてもらいます

1番目を省かないでください。 時系列は、家族と市町村の両方に出す事実の土台です。ここで確かめずに直した下書きは、2つの文書を同じ誤りでそろえるだけです。

施設長は、家族への説明文と報告書の両方を読みます。 検討の材料は、委員会の担当者が月1回まとめて読みます。

目標は、40件をならして1件24分です。 食い違いの確認と下書きの手直しが中心で、記録を読み返して時系列を書き出す時間がなくなることを見込んでいます。

例外に対処する

上から3行目が、いちばん大事な例外です。 夜勤の職員が退勤していて確かめられないことはよくあります。決められないまま第1報を出すなら、決められていないことを書いて出すほうが、後で訂正するより誠実です。

記録を残す

• 下書きを作ったときに渡した記録の一覧と、伏せる前と後の対応（対応表はアクセスを絞った場所に置く）
• AIに渡した入力の全文（伏せた後のもの）と、返ってきたJSONの全文
• 食い違いと、職員に確かめた結果
• 生活相談員と施設長が直した後の説明文と報告書、下書きとの差分
• 報告の要否の候補と、施設長が決めた結果
• 第1報と追加の報告を出した日

4つ目の差分は、指示の見直しに使います。 毎回同じ種類の言葉を消しているなら、説明文の決まりか指示に足します。5つ目は、市ごとの取扱いの一覧を育てる材料です。 「施設長が判断」で決めた結果がたまれば、一覧に足せます。