人事部が労働組合と毎月開く労使協議会の文字起こしから、Copilot で議事録の案と、双方の確認事項・持ち帰り事項の一覧を作り、前回からの持ち越しを追う

処理の起点を決める

協議会の終了をきっかけに、労務課がその日のうちに始めます。 協議会の直後なら、「この件は会社側が持ち帰った」と担当がまだ覚えています。録音を聞き直す2時間を、表の区分を根拠の発言で確かめる時間に置き換えます。

文字起こしは、協議会の冒頭で始めます。 議長が開会のときに「議事録の作成のために文字起こしを使います。休憩中は止めます」と告げる決まりにします。この運用は、組合と事前に文書で取り決めます。 文字起こしを使うこと、休憩中は止めること、文字起こしの保存の期間と閲覧できる人を決めておきます。

会議の Copilot の設定は「会議中と会議後」にします。 公式の管理者向けのページでは、方針の既定値は文字起こしの保存を必須とする設定で、このとき主催者の会議のオプションは「会議中と会議後」に固定されるとされています。会議の Copilot の設定は会議のテンプレートにも入れられるので、「労使協議会」のテンプレートで10件の会議を立てます。

協議会を、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。毎月の協議会は回ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに Word に移します。

入力データを集める

質を決めるのは、出席者の一覧です。 文字起こしには話者の名前が付きますが、その人が会社側か組合側かは文字起こしには書かれていません。 一覧が無いと、Copilot は発言の中身から立場を推し量り、取り違えます。

議題の一覧も、開催の前に作っておきます。 協議会では議題の境目が言葉ではっきり示されないことがあり、議題の番号を議長が読み上げる決まりと、議題の一覧があれば、表の区切りがそろいます。

前回の確定した議事録は、持ち越しの一覧を作るためだけに使います。 前回の会社側の説明や組合側の要望を、今回の議事録の本文に引き写させません。今回の協議会で話されたことだけが今回の議事録に載る、という線を守ります。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 Copilot の回答は Word に移して使います。公式のページでは、会議のオプションで「会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにする」を有効にすると、Copilot の回答を Word や Excel に書き出せないとされています。協議会のテンプレートでは、この設定を有効にしないでおきます。

前回の議事録は、確定したものだけを参照させます。 組合と確かめ合う前の案を参照させると、組合が直した箇所が反映されていない持ち帰り事項を、今回の一覧に持ち越してしまいます。

AIへ渡す前に整形する

1. 出席者の一覧を作る … 名前、会社側か組合側か、役職。代理で出る人も開催の前に足します
2. 議題の一覧を作る … 議題の番号と題名。議長が議題に入るときに番号を読み上げます
3. 文字起こしの止めた区間を記録する … 休憩や内部の打合せで止めた時刻を、担当がメモします
4. 個別の組合員の話を分ける … 協議の中で特定の組合員の処遇や懲戒の話になったときは、その議題の間は文字起こしを止め、手で記録します
5. 前回の議事録の確定版を確かめる … 協議会のフォルダに、双方の確認を経た版があるかを見ます
6. 会社側の説明資料の題名をそろえる … 協議会で画面に映した資料の題名を議題の一覧に書きます。発言の中で「この資料の3ページ」と言われたとき、どの資料かを後から特定できます

4番目を軽く見ないでください。 協議会では、ある職場の配置換えの話から、特定の組合員の名前と事情が出ることがあります。本人の処遇に関わる話を、協議会全体の文字起こしと Copilot の表に残す理由はありません。 一般的な議題と分けて扱います。

AIに処理させる

させるのは、議題ごとに発言を区分して並べることと、前回の持ち帰り事項と今回の回答を並べることです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 会社側が「その方向で検討します」と言い、組合側が「よろしくお願いします」と返すと、Copilot は双方が同意したとして確認事項に書きがちです。確認事項にするのは、双方が「確認します」「それで結構です」と明示した場合だけにし、それ以外は持ち帰り事項か継続協議にさせます。

2行目は、公式の考え方とも重なります。 公式のプライバシーのページは、職場のやり取りから社員の業績・態度・内面の状態・人柄を推し量る用途を制限しているとしています。協議会の出席者は双方とも社員です。「組合側は強い不満を示した」のような書き方をさせません。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、会社と労働組合の労使協議会です。
以下の出席者の一覧と議題の一覧を使い、議題ごとに表を作ってください。

【出席者の一覧】{attendees}  ← 名前／会社側・組合側／役職
【議題の一覧】{agenda}

【表の列】
議題の番号／区分／内容／発言者（会社側・組合側と役職）／時刻／根拠の発言

【区分は次の6つだけを使ってください】
- 会社側の説明
- 組合側の質問・要望
- 確認事項 …… 双方が「確認します」「それで結構です」など、
                その場で確かめ合ったと明示した場合だけ
- 持ち帰り事項 … どちらの側が何を持ち帰ったか。期限が言われていれば書く
- 継続協議 …… 結論が出ず、次回以降も話し合うと述べたこと
- 区分不明

【厳守事項】
- 「検討します」「前向きに」「その方向で」は確認事項にしないでください。
  持ち帰り事項か継続協議にしてください。
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 発言者の態度・感情・口調・強さを書かないでください。
- 立場は出席者の一覧で決めてください。発言の中身から推し量らないでください。
- 一覧に無い人の発言は、発言者を「一覧に無い出席者」としてください。
- 期限が言われていない持ち帰り事項は、期限を「期限の発言なし」としてください。
- 文字起こしの無い区間のことを補わないでください。

Word の Copilot への指示（議事録の様式を開いた状態で出す）：

/会議の Copilot の表 /前回の確定した議事録 を参照し、
この様式に沿って労使協議会の議事録の案を作ってください。

- 議題ごとに「会社側の説明」「組合側の質問・要望」「確認事項」
  「持ち帰り事項」「継続協議」の見出しで書いてください。
- 表に無いことを書かないでください。区分を変えないでください。
- 最後に「持ち越しの一覧」を作ってください。前回の議事録の持ち帰り事項を
  すべて並べ、今回の表に回答があれば要旨と時刻を、無ければ
  「今回の言及なし」と書いてください。回答があったと推し量らないでください。
- 人の名前は役職で書いてください（例：会社側 人事部長、組合側 書記長）。

「区分を変えないでください」を Word の側にも書くのは、 文を整えるときに「持ち帰り事項」の見出しの中身を確認事項らしく言い換えることがあるからです。表で付けた区分を、議事録の文の段階で動かしません。

出力形式を固定する

会議の Copilot の表は、次の列で受け取ります。

議題 | 区分 | 内容 | 発言者 | 時刻 | 根拠の発言
2 | 持ち帰り事項 | 11月の休日出勤の日数を工場ごとに示す | 会社側 生産管理部長 | 00:42 | 「工場ごとの日数は持ち帰って次回お示しします」
2 | 確認事項 | 11月の休日出勤は2日とする | 会社側 人事部長／組合側 書記長 | 00:47 | 「では2日で確認します」「それで結構です」
3 | 継続協議 | 食堂の営業時間の延長 | 組合側 副委員長 | 01:05 | 「引き続き次回も話をさせてください」

持ち越しの一覧は、次の形で議事録の案の末尾に置きます。

【持ち越しの一覧】
前回の持ち帰り事項 | 持ち帰った側 | 期限 | 今回の回答 | 時刻
第2工場の休憩室の空調の更新時期 | 会社側 | 今月の協議会 | 来年3月に更新と回答 | 00:12
夜勤手当の見直しの要望 | 会社側 | 期限の発言なし | 今回の言及なし | －

1つ目の理由は、区分を根拠の発言と一緒に確かめられることです。 組合の書記長から「この件は確認ではない」と言われたとき、表の根拠の発言と時刻を見れば、録音を探さずに確かめられます。

2つ目は、持ち越しの一覧で回答の漏れが見えることです。 「今回の言及なし」が2回続いた持ち帰り事項は、次の協議会の冒頭で回答する事項として議題の一覧に載せます。 第3章の（c）が、ここで止まります。

3つ目は、担当が替わっても経緯が追えることです。 持ち帰り事項ごとに、どの回に誰が持ち帰り、どの回に何と答えたかが議事録に並びます。過去の議事録を何か月分も読み直す必要がなくなります。

システムへ連携する

Copilot から外へ自動で出ていくものはありません。 組合への案の送付も、各部署への持ち帰りの連絡も、労務課が行います。

協議会のフォルダの権限は、労務課と人事部長に絞ります。 Copilot が参照できるのは使う人が閲覧できるファイルだけで、権限が広いと、人事部の別の担当の Copilot が協議会の議事録を材料に使いえます。

組合の書記長には、確定した議事録の案だけを送ります。 会議の Copilot の表は会社側の作業の材料で、根拠の発言を写した表を組合に渡すかどうかは、取り決めの中で決めます。 組合から「区分の根拠を見せてほしい」と言われたときに、該当する行だけを示せるよう、表は協議会のフォルダに残しておきます。

人が確認する

1. 区分を根拠の発言で確かめる … 確認事項の行は、根拠の発言に双方の明示の言葉があるかを見ます。無ければ持ち帰り事項か継続協議に直します
2. 立場の取り違えを見る … 発言者の会社側・組合側が出席者の一覧と合っているかを見ます
3. 持ち越しの一覧を見る … 「今回の回答」がある行は、時刻の発言を開いて回答の要旨が合っているかを確かめます
4. 人の評価の言葉が無いかを見る … 態度・感情の言葉があれば消し、発言の中身に書き換えます
5. 人事部長が会社側の説明の書き方を確かめる … 説明の要旨が、会社として言ったことと合っているかを見ます

1番目を省かないでください。 確認事項は、組合が職場に報告する内容になります。会社が持ち帰ったつもりの事項が「確認した」として職場に伝わると、 次の協議会はその訂正から始まります。

5番目のあとで組合に送ります。 組合の書記長には、確認事項と持ち帰り事項の区分に異論があれば根拠の時刻を添えて返してもらうよう頼みます。時刻があれば、労務課は表から根拠の発言をすぐに引けます。

目標は、1件あたり90分です。 表の区分を根拠で確かめる時間が40分ほど、議事録の案を整える時間が20分ほど、組合の直しを反映する時間が20分ほど、持ち帰り事項の担当への連絡が10分ほどという見立てです。

例外に対処する

最後の行のために、会議室の録音機はしばらく残します。 文字起こしが失敗した回に議事録が作れなくなると、組合との確認そのものが止まります。

記録を残す

• 確定した議事録と、組合に送った案（協議会のフォルダ）
• 会議の Copilot の表を Word に書き出したもの
• 組合からの直しの依頼と、直した箇所
• 文字起こしを止めた区間の時刻と理由
• 持ち越しの一覧の月ごとの推移（回答済み・今回の言及なし）

文字起こしそのものの保存の期間は、組合と取り決めた期間に合わせます。 公式のプライバシーのページでは、Copilot とのやり取りは利用者の Copilot の利用履歴として保存され、管理者は Microsoft Purview で保持の方針を決められるとされています。会社が文字起こしを組合との取り決めより長く持たないよう、 情報システムの担当と保持の設定を決めます。