各部門から毎月届く予算の追加・流用の申請を、前年の実績と当期の消化と並べて、査定の論点を整理したメモにする

処理の起点を決める

部門が Teams のチャネルで申請を知らせたときに始めます。 ただし、ノートブックは申請ごとではなく、月ごとに1つ作ります。同じ月の申請を並べて見られると、ある工場の修繕の追加と、別の工場の同じ設備の修繕の追加のように、部門をまたいだ論点が見えるからです。

月初に、差異表の更新とノートブックの作成を済ませます。 差異表が前月のままだと、当期の消化が古い値で並びます。ノートブックを作るのは、差異表を更新した後と決め、ノートブックの名前に差異表の締めの月を入れます（例：「2026年10月査定（9月末実績）」）。

ノートブックは予算管理グループの3名で共有します。 公式のページでは、ノートブックはチームと共有して一緒に使えるとされています。担当者を部門で分けていても、同じノートブックで論点の表を作れば、部門をまたいだ論点に誰でも気づけます。

月末の集中には、届いた順ではなく決裁の期限の順で当たります。 申請書の「支出の時期」が近いものから頼み、期限が先の申請は翌週に回します。

入力データを集める

質を決めるのは、3行目の差異表と、7行目の査定の観点です。 差異表が数式で作られていれば、Copilot は計算せずに値を写すだけで済みます。査定の観点は、ベテランの担当者の目の付け所を文書にしたもので、これが無いと Copilot の論点は申請書の言い換えになります。

【査定の観点（抜粋）】
1. 当期の消化率が50％未満の科目への追加 → 消化の見込みを質問する
2. 前年同期にも同じ部門・科目で追加・流用がある → 予算の立て方そのものを論点にする
3. 見積が1社だけ、または見積の日付が3か月より前 → 相見積と最新の見積を質問する
4. 申請額と見積の合計が違う → 差の内訳を質問する
5. 「継続的な支出」なのに追加で申請 → 来期の予算への織り込みを論点にする
6. 決裁権限の区分の境目のすぐ下の金額 → 分割の有無を確かめる
書かない内容：認めるかどうかの結論、金額の妥当性の評価、申請者個人への評価

データの取得方法を決める

決まった資料は、ファイルとして直接追加します。 公式のページでは、フォルダやサイトを参照にした場合、指示に関係の深い300のファイルが選ばれるとされています。差異表や規程がその選び方から漏れないよう、フォルダとは別に直接追加します。

差異表は、参照が最新の状態を保つ点に注意します。 公式のページでは、データが変わっても参照は最新の状態を保つとされています。月の途中で差異表を更新すると、同じ月の前半の論点と後半の論点で、基にした値が変わります。 差異表は月初に1回だけ更新し、月の途中では触らない決まりにします。

パスワード付きのファイルは使えません。 Microsoft Purview の公式のページでは、パスワードで保護された文書は、利用者が同じアプリで開いている場合を除き、AIのアプリから読めないとされています。部門には、パスワードを付けずに申請用のフォルダへ置き、フォルダの権限で守るように頼みます。秘密度ラベルで暗号化された文書は、利用者に閲覧（VIEW）と抽出（EXTRACT）の権限があるときだけ使われます。

AIへ渡す前に整形する

1. 差異表の締めの月を確かめる … ノートブックの名前と差異表の締めの月が同じかを見ます
2. 申請書の様式を確かめる … 古い様式の申請書は、新しい様式で出し直してもらいます
3. 添付の有無を確かめる … 見積の無い追加の申請は、論点の表を作る前に部門に頼みます
4. パスワードの有無を確かめる … パスワード付きのファイルは外して置き直してもらいます
5. 申請番号を振る … 申請書のファイル名に、月と通し番号を入れます（例：2610-07）

5番目を省かないでください。 Copilot に「この申請」と頼むと、似た名前の申請書の内容が混ざることがあります。申請番号で指定すれば、どの申請の論点かがはっきりし、後で差異表と突き合わせるときも番号で引けます。

AIに処理させる

させるのは、申請書から要旨を拾い、差異表の値を写し、規程と観点に照らして確かめる点と質問を並べることです。

「差異表の値を写す」と「計算しない」を分けて指示するのが、この表でいちばん大事な点です。 申請額を足した後の消化率や、前年比の増減率を Copilot に求めると、それらしい数字を作ります。 足し算1つでも、査定に使う数字は差異表の数式で出し、Copilot には写させるだけにします。足した後の数字が要るなら、差異表に列を足します。

4行目には理由があります。 Microsoft のプライバシーのページは、職場のやり取りをもとに従業員の業績・態度・内面・個人の特性を推し量り、判断し、評価する生成AIの使い方を制限しているとしています。論点メモは申請の内容についてのメモで、申請した人についてのメモではありません。

指示内容を固定する

申請ごとに、ノートブックのチャットで次の指示を使います。

あなたは財務部の予算管理の担当として、部門から届いた予算の申請の査定の論点を整理します。
このノートブックの参照だけを使ってください。

【対象】申請番号 {request_no} の申請書と、その添付

【やること】次の項目を表で書いてください。
1. 申請の要旨：種類（追加／流用／前倒し）、部門、科目、金額、支出の時期、目的（2文以内）
2. 差異表の値：差異表のうち、この部門・科目の行の「当期予算」「当期消化」「残り」「消化率」
   「前年同期実績」を、表の値のまま写してください
3. 見積：社数、見積の合計、見積の日付
4. 規程上の確認点：予算規程のどの条に当たるか（条番号）と、確かめる点
5. 過去の同種の申請：前月までの査定メモのうち、同じ部門・科目の申請番号と論点
6. 論点：「査定の観点」の番号ごとに、当てはまるものと、その根拠にした記載
7. 部門への質問：論点ごとに1つずつ

【決まり】
- 数字は計算しないでください。足し算、比率、増減を求めないでください。
  差異表と見積に書かれた値だけを、そのまま写してください。
- 差異表にこの部門・科目の行が見つからないときは「差異表に行なし」と書き、
  別の行の値で代えないでください。
- 申請書に書かれていないことは「記載なし」とし、理由を推し量って補わないでください。
- 申請を認めるべきか、金額が妥当かは書かないでください。
- 申請者個人の能力や姿勢について書かないでください。
- 「査定の観点」に当てはまらない論点を作らないでください。

「別の行の値で代えない」を明記しないと、似た科目の行の値が入ります。 「修繕費（工場A）」の行が無いと、「修繕費（工場B）」や「修繕費（全社）」の値を写すことがあります。行が無いこと自体が、差異表の作り方か申請書の科目の書き方の誤りを示しています。

月をまたいで比べる指示は、別に用意します。 「前月までの査定メモのうち、同じ部門から出た申請を一覧にし、科目と金額と査定の結論を並べてください。結論は査定メモの記載のまま写してください」と頼むと、同じ部門の申請の続き方が見えます。結論を写させるだけで、傾向の評価はさせません。

「観点に当てはまらない論点を作らない」と縛るのは、論点の数を増やさないためです。 何も言わなければ、Copilot は申請書の気になる言い回しを次々に論点にします。財務部長が読むのは、観点に照らして確かめた論点だけにします。観点が足りなければ、観点の一覧のほうを直します。

出力形式を固定する

ノートブックのチャットの結果を、決めた項目の表で受け取ります。 Copilot Notebooks は構造化した結果を API で返す仕組みではないので、項目と順番を指示で固定し、担当者が確かめやすい形にします。

【論点の表（申請番号 2610-07）】
| 項目 | 内容 | 根拠 |
| 要旨 | 追加／第二工場 製造課／修繕費／1,850,000円／11月／プレス機の油圧ユニットの交換 | 申請書 |
| 差異表の値 | 当期予算 6,000,000／当期消化 5,420,000／残り 580,000／消化率 90.3％／前年同期実績 4,980,000 | 差異表 第二工場・修繕費の行 |
| 見積 | 1社／1,850,000円／2026-09-02 | 添付の見積 |
| 規程上の確認点 | 第14条：追加の申請で200万円未満は財務部長の決裁 | 予算規程 |
| 過去の同種の申請 | 2604-11（同じ設備の部品の追加） | 4月の査定メモ |
| 論点 | 観点3：見積が1社／観点2：前年同期にも追加あり | 添付、査定メモ |
| 部門への質問 | 相見積を取れない理由／油圧ユニットの更新の周期の見込み | － |

1つ目の理由は、数字の突き合わせを1行で済ませられることです。 「差異表の値」の行を、差異表の同じ部門・科目の行と見比べます。根拠の列に「どの行か」が書いてあるので、探す必要がありません。

2つ目は、論点を観点の番号で読めることです。 財務部長は、観点の番号を見れば、どの種類の確認が要るかが分かります。月の終わりに観点ごとの件数を数えれば、どの部門でどの論点が多いかも分かります。

3つ目は、Word の論点メモへ整えやすいことです。 公式のページでは、Word の Copilot の入力欄で「/」を入力してファイルを選び、特定の資料を参照させて下書きを作れるとされています。担当者が確かめた論点の表を Word の文書に貼って保存し、それを参照させて論点メモの様式に整えさせます。公式のページは、下書きを共有する前に事実・数字・引用・名前を確かめるよう案内しています。 数字は、表から様式へ写る間にもう一度見ます。

システムへ連携する

会計システムには何も書き込みません。 予算の変更の登録は、査定の結論が出た後に、これまでどおり財務部が行います。Copilot の論点の表が、予算の数字を動かす経路はありません。

人が確認する

この構成では、財務部長に回す論点メモを全件、担当者が確かめます。

1. 差異表の値を突き合わせる … 論点の表の数字を、差異表の同じ行と1つずつ見比べます。ここは流し見しません
2. 見積と申請額を添付で確かめる … 見積の合計と日付を、添付を開いて見ます
3. 規程の条番号を確かめる … 書かれた条が本当にその申請に当たるかを、規程を開いて見ます
4. 論点を足し引きする … 観点に無いが気になる点は、担当者が自分の言葉で足します
5. 質問を送るかを決める … 部門に聞く質問を選び、Teams で送ります

1番目を省かないでください。 査定は数字で決まります。写しの誤りが1つあれば、論点メモ全体が信用されなくなります。

4番目で担当者が足した論点は、印を付けて残します。 「観点に無いが担当者が足した」論点が同じ型で何度も出るなら、それは観点の一覧に足すべきものです。月に1回、足した論点を見直して観点の一覧を更新します。 こうして、ベテランの目の付け所が少しずつ文書に移っていきます。

目標は、1件あたり18分です。 読んで拾う時間と、画面から数字を引く時間が、表を確かめる時間に置き換わります。

例外に対処する

写真だけの添付を読ませないのは、金額の読み違いを避けるためです。 写真の見積から読んだ金額が申請額と合っていても、それが正しく読めた結果かは分かりません。金額の根拠は、書面の見積に限ります。

最初の行がいちばん起きやすい例外です。 部門は「修繕費」と書き、差異表は「修繕費（設備）」と「修繕費（建物）」に分かれている、といったずれです。申請書の様式で科目を選ぶ形にすると、減っていきます。

記録を残す

• 月ごとのノートブックと、追加した参照の一覧（差異表の締めの月を含む）
• 申請ごとの論点の表と、担当者が直した後の表
• 財務部長に回した論点メモと、査定の結論
• 部門への質問と回答
• 観点ごとの論点の件数（月ごと・部門ごと）

Copilot とのやり取りの記録は、組織の Microsoft 365 の中に残ります。 Microsoft Purview の公式のページでは、AIのアプリへの指示と応答は統合監査ログに記録され、保持のポリシーで残す期間や削除を決められるとされています。査定の記録として残す期間を、稟議の保存の期間と合わせて決めます。

最後の行は、予算の立て方を直す材料になります。 「観点2：前年同期にも追加あり」が同じ部門で毎年続くなら、その部門の予算の立て方が実態に合っていないことを、来期の予算編成で取り上げられます。