施主との設計打合せ（Teams）の文字起こしから、決定事項・施主の宿題・設計変更の候補を打合せ記録にまとめ、前回までの決定と食い違う発言を拾う

処理の起点を決める

打合せの終了をきっかけに、担当がその日のうちに始めます。 打合せの直後なら、Copilot の表を読んで「ここは違う」と担当がすぐに気づけます。記録を書く時間を、翌日の夜から打合せ当日の30分に移すのが、この構成の狙いです。

文字起こしは、打合せの冒頭で始めます。 担当は最初に「記録のために文字起こしを使います」と施主に伝え、了承を得てから始めます。了承が得られない施主の打合せは、これまでどおり手で記録します。

定例の打合せを、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。打合せは回ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに Word の記録に移します。

会議の設定は、テンプレートでそろえます。 公式の管理者向けのページでは、会議の Copilot の設定を会議のテンプレートに入れられるとされています。「施主打合せ」のテンプレートを作り、Copilot を「会議中と会議後」にしておけば、担当ごとに設定がばらつきません。 担当は予定表からこのテンプレートで会議を立て、施主に招待を送ります。

入力データを集める

質を決めるのは、3行目の「施主が確かめた版」です。 案件のフォルダには、施主に送る前の下書きや、担当の手書きのメモの写真も残っています。下書きを照合の参照にすると、施主が直した内容より前の版と照らしてしまいます。 施主の確認の返事が来た記録だけを、ファイル名に「確定」と入れて別のフォルダに置きます。

【記録の決まり（抜粋）】
区分：決定（施主が「それでお願いします」と言ったもの）／保留（次回までに考える）／
      施主の宿題／事務所の宿題／設計変更の候補（前回までの決定と違う要望）
書かない内容：施主の家計・勤め先・健康など、設計に要らない個人の事情
用語：「LDK」「造作」「下がり天井」は図面の表記に合わせる
発言者：施主が2人のときは、名字ではなく「施主A」「施主B」と書く

データの取得方法を決める

会議の Copilot は、文字起こしだけでなく会議のチャットも使います。 公式のページでは、文字起こしがあれば、会議の前24時間までのチャットも含めてチャットと文字起こしの両方を情報源にするとされています。施主が会議の前にチャットへ書き込んだ「やっぱり和室は要らないかも」も、候補に入ります。

会議のオプションで、チャット・ライブキャプション・文字起こしのコピーと転送を止めないでください。 公式のページでは、この設定をオンにすると、Copilot の回答を Word や Excel へ書き出せないとされています。施主の情報を守るつもりで止めると、表を記録の様式に移す手間が増えます。守る手立ては、第13章の権限と Web検索の方針で取ります。

ノートブックには、案件ごとに決まった参照を追加します。 公式のページでは、参照にはファイルだけでなくフォルダも追加でき、本人がアクセスの権限を持つものだけが使われるとされています。Microsoft Copilot のユーザーは300を超える参照を追加でき、根拠に使われるのは最初の300までとされており、1案件の記録30回分には十分です。参照のファイルが更新されると、ノートブックの答えにも反映されます。

AIへ渡す前に整形する

1. 文字起こしの言語を確かめる … 会議の話す言語が日本語になっているかを、文字起こしを始めるときに確かめます
2. 発言者の名前を確かめる … 打合せ室の1台のパソコンから話すと、施主2人の発言が同じ発言者になります。対面の打合せでは、施主にも自分の端末で会議に入ってもらうか、記録の段で人が分けます
3. 共有した図面の名前を書き込む … 画面に映した図面の版（「平面図 第5版」）を、担当が会議のチャットに書き込みます。「この壁」「ここ」が、どの図面の話かを後で引けるようにします
4. 確定の記録をフォルダに移す … 前回の記録に施主の返事が来ていれば、「確定」のフォルダに移します
5. 決定事項の一覧を最新にする … 前回の決定が一覧に足されているかを確かめます
6. 前回の宿題を会議のチャットに貼る … 前回の記録の「施主の宿題」「事務所の宿題」の行を、打合せの前に会議のチャットへ貼ります。会議の Copilot は会議の前24時間までのチャットも使うので、今日の発言と照らせます

3番目を省かないでください。 打合せの発言の多くは、図面を指しながらの「ここを少し広く」です。文字起こしには「ここ」としか残らず、どの部屋の話かは図面の版と時刻が無いと分かりません。 Copilot に「ここ」を推して部屋の名前に置き換えさせないための準備です。

AIに処理させる

させるのは、その日の発言を区分ごとに分けて書き出すことと、前回までの決定と違って見える発言を、根拠を付けて並べることです。

「了承が言葉に無ければ保留」が、この表でいちばん大事な点です。 打合せでは、担当の提案に施主がうなずいただけで次の話題に移ることがよくあります。文字起こしにはうなずきは残らないのに、Copilot は流れから「決定」と書きがちです。 記録の決定は施主との約束なので、言葉で了承した発言だけを決定にします。

最後の行も外せません。 施主2人の意見が違う事項を、Copilot は「施主は〜を希望」と1つにまとめがちです。どちらの希望かが消えると、第3章の（c）が繰り返されます。

指示内容を固定する

打合せのあと、会議のチャットの Copilot に次の指示を出します。

この打合せの文字起こしとチャットだけを使って、施主との打合せ記録の下書きを作ります。

【やること】
次の列の表を作ってください。
区分｜内容（50字以内）｜発言者｜時刻｜根拠の発言（文字起こしのまま）

区分は「決定」「保留」「施主の宿題」「事務所の宿題」「施主の意見の違い」のどれかです。

【決まり】
- 「決定」は、施主が「それでお願いします」「それで進めてください」のように
  言葉で了承した事項だけにしてください。了承の言葉が無ければ「保留」にしてください。
- 施主が2人のときは「施主A」「施主B」と書き、2人の希望が違う事項は
  「施主の意見の違い」として両方の発言を根拠に書いてください。1つにまとめないでください。
- 「ここ」「これ」「この壁」のように場所が分からない発言は、言い換えず、
  内容に「（場所は図面で確認）」と書いてください。
- 宿題の期限は、発言に日付や「次回まで」があるときだけ書き、無ければ「期限なし」と書いてください。
- 費用、工期、法令への適合について、文字起こしに無い数字や判断を書かないでください。
- 施主の家計、勤め先、健康など、設計に要らない個人の事情は書かないでください。
- チャットに貼った前回の宿題の1行ごとに、今日報告があったかを「報告あり」「報告なし」で
  別の表にしてください。報告があれば根拠の発言を書いてください。

「根拠の発言を文字起こしのまま」を列に入れないと、決定の欄が言い換えだけになります。 言い換えはきれいでも、施主が本当にそう言ったかを担当が確かめられません。

食い違いは、記録を保存したあと、案件のノートブックで次の指示を出します。

このノートブックの参照だけを使ってください。
「今日の打合せ記録（第{n}回）」の各行を、「確定」の打合せ記録と決定事項の一覧に照らして、
前回までの決定と違って見える行だけを、次の列の表にしてください。
今日の内容｜今日の根拠の発言｜照らした決定の内容｜決定の日付と回｜違って見える点（1文）
違って見えるかどうか分からないものは入れないでください。
設計変更かどうか、費用がかかるかどうかは書かないでください。
要望書の内容と今日の内容が違うものは、別の表にしてください。

「決定の日付と回」の列が、施主に確かめるときの根拠になります。 「第8回（7月12日）に床はフローリングと決めましたが、今日はキッチンだけタイルとのお話がありました。変更として進めてよいですか」と、日付と回を添えて聞けば、施主も思い出せます。

出力形式を固定する

会議の Copilot とノートブックの結果を、列を決めた表で受け取ります。 どちらも API で構造化した結果を返す仕組みではないので、表の列を指示で固定し、Word の打合せ記録の様式に貼ります。

【第12回 打合せ記録（下書き）】
| 区分 | 内容 | 発言者 | 時刻 | 根拠の発言 |
| 決定 | 玄関の収納は可動棚で進める | 施主A | 00:14 | 「可動棚で、それでお願いします」 |
| 保留 | 2階トイレの有無 | 施主A・B | 00:22 | 「次回までに2人で話します」 |
| 施主の意見の違い | 書斎の要否 | 施主A／施主B | 00:31 | A「要らない」／B「小さくてもほしい」 |
| 施主の宿題 | 冷蔵庫の幅を測る | 施主B | 00:40 | 「来週までに測ってきます」 |

【前回までの決定と違って見える発言】
| 今日の内容 | 照らした決定 | 決定の日付と回 | 違って見える点 |
| キッチンの床をタイルに | 1階の床はすべてフローリング | 7月12日 第8回 | 床材の決定と違う |

1つ目の理由は、根拠の発言で確かめられることです。 担当は、時刻を見て文字起こしの該当箇所を開き、本当に了承の言葉があったかを確かめます。

2つ目は、決定の行だけを一覧に移せることです。 施主の確認の返事が来たら、区分が「決定」の行だけを決定事項の一覧（Excel）に、日付と回とともに足します。

3つ目は、食い違いの表をそのまま施主への確認に使えることです。 記録の末尾に「ご確認いただきたい事項」として貼り、施主の返事を待ちます。

前回の宿題の表は、「報告なし」の行を次回の記録の宿題に持ち越します。 施主が冷蔵庫の幅を測り忘れたまま2回続けば、キッチンの図面がそこで止まっていることが記録から分かります。事務所の宿題の「報告なし」は、担当の持ち越しとして所長が毎週見ます。

システムへ連携する

施主へのメールを Copilot から直接送ることはしません。 記録は施主との約束の証拠で、担当が読んで直したものだけを送ります。

決定事項の一覧への追加も、人が行います。 施主の返事が来る前に一覧に足すと、施主が直した内容と一覧が食い違います。

人が確認する

この構成では、施主に送るすべての記録を担当が確かめます。

1. 決定の行の根拠を確かめる … 時刻から文字起こしを開き、了承の言葉があるかを見ます。ここは流し見しません
2. 「場所は図面で確認」の行を直す … 図面の版と時刻から、どの部屋の話かを書き足します
3. 施主の意見の違いを確かめる … 2人の発言が本当に違う希望か、言い方の違いかを確かめます
4. 食い違いの候補を確かめる … 照らした決定の日付と回を開き、本当に違うかを見ます。違わないものは消します
5. 聞き違いを直す … 建材の名前や設備の品番は、文字起こしで崩れやすいので図面と見積で確かめます

1番目を省かないでください。 記録に「決定」と書いた事項は、施主が確かめて返事をした時点で約束になります。うなずいただけの事項を決定として送ると、施主はそのまま了承の返事をすることが多く、後で「そんなつもりではなかった」になります。

4番目で消した候補も、消した理由を一言残します。 「第8回の決定は1階の居室の床。キッチンは対象外と同じ回に話している」のように残しておけば、次に同じ候補が出たときに、確かめ直さずに済みます。

目標は、1件あたり24分です。 記録を書く時間が、根拠の発言を確かめる時間に置き換わります。

例外に対処する

上の2行がいちばん起きやすく、どちらも打合せの前の準備で防げます。 予定表の会議の招待を事務所から出すことと、冒頭で文字起こしを始めることを、打合せの始めのチェックとして決めておきます。

記録を残す

• 打合せの会議の文字起こし（Teams の保存のしかたに従う）
• 会議の Copilot の表と、担当が直した後の打合せ記録
• 施主に送った記録と、施主の確認の返事
• 食い違いの候補の表と、施主の返事（変更として進める／前の決定のまま）
• 決定事項の一覧（日付、回、決めた人）

Copilot とのやり取りの記録は、組織の Microsoft 365 の中に残ります。 公式のページでは、利用者の指示と Copilot の応答は組織のほかのコンテンツと同じ約束に沿って処理・保存され、管理者は Microsoft Purview で保持のポリシーを決められるとされています。設計図書の保存の期間と合わせて決めます。