結婚式場のプランナーが新郎新婦との打合せの記録から、当日の進行表と司会・音響・料飲・介添えへの申し送りを ChatGPT で下書きし、決まっていない項目を挙げる

処理の起点を決める

最終打合せの翌日に始めます。 最終打合せは当日の3〜4週間前で、ここで進行と料理・飲物がほぼ決まります。申し送りは当日の2週間前までに各担当へ渡すことを式場の決まりにし、 そこから逆算して、最終打合せの翌日に下書き、その週のうちに未決の確認、という順にします。

最終打合せより前には作りません。 決まっていない項目が多いうちに作ると、未決の一覧が長くなりすぎて読まれません。ただし、2回目の打合せの後に一度だけ進行表の下書きを作り、 新郎新婦に「ここが未決です」と見せる使い方は効きます。

最終打合せの後に変更が入ったら、作り直さずに直します。 進行表を確定させた後の変更は、プランナーが進行表を直接直し、点検のスキルだけを通し直して申し送りとのずれを拾います。

入力データを集める

質を決めるのは、打合せシートに回の番号と日付があることです。 回の番号があると、同じ項目が2回目と4回目で違うとき、AIは「4回目の決定を採り、2回目と食い違う」と書けます。 番号が無いと、どちらが新しいか分からず、食い違いとして挙げることもできません。

未決になりやすい項目の一覧は、キャプテンが作る資料です。 当日の現場で聞かれて困った項目を集めたもので、たとえば「乾杯の発声の方の読み方」「花束贈呈・退場の曲」「お色直しの中座のエスコート役」「ゲストの中の高齢者・車いすの方の席と介助」「子どもの席の料理と椅子」「お祝いのデザートや特別な飲物」「写真撮影の時間と場所」などです。記録に書かれていない項目を見つけるための網で、AIはこの一覧の項目ごとに記録の中の決定を探します。

データの取得方法を決める

ChatGPT と顧客台帳はつなぎません。 プランナーが、打合せシートとアンケートと注文書の内容を1つの文書にまとめ、名前を役割の記号に置き換えてから貼ります。

アンケートには、書いた時点の回を付けます。 新郎新婦はアンケートを2回目の打合せの前後に書き、その後の変更は打合せシートにしか残りません。アンケートを最新の決定として扱わないように、 いつの時点のものかを見出しで示します。

ソースは、キャプテンだけが差し替えます。 標準の進行表をプランナーが各自で直すと、骨組みがまた分かれます。

AIへ渡す前に整形する

1. 名前を役割の記号に置き換える … 新郎新婦は「新郎」「新婦」、ゲストは「新郎の上司A」「新婦の友人B」「新婦の祖母C」のように書きます。対応表は顧客台帳の側に置きます
2. アレルギーなどは席番号と食材だけにする … 「12番席：えび・かに」のように書き、誰のことかは書きません
3. 回の番号と日付を付ける … 打合せシートの見出しに入れます
4. 「検討中」「当日まで」と言われたことを残す … 消さずに、そのまま書きます。未決として拾う材料です
5. 曲名は新郎新婦が書いたとおりに写す … 表記を整えません。音響の担当が正しい曲を用意できるように、曲名とアーティスト名の確認は人が行います

1番目と2番目が、手間のかかる前処理です。 1組あたり5〜10分かかりますが、ゲストの名前と体のことを ChatGPT に渡さないためのものです。 記号に置き換えた記録は、その後のプランナーの読み返しにも使えます。

記号の付け方は、式場で1つに決めます。 「誰側か（新郎・新婦）」「間柄（上司・友人・祖母など）」「通し番号のアルファベット」の順に並べ、同じ組の中で同じ記号を二度使わないことだけを守ります。間柄を記号に残すのは、AIが「主賓の挨拶は新郎の上司A」「中座のエスコートは新婦の祖母C」のように、進行の中での役割を読み取れるようにするためです。間柄まで消すと、標準の進行表のどの行に当てはまる人かが分からなくなり、未決が増えます。

AIに処理させる

させるのは、標準の進行表に記録を当てはめること、未決と食い違いを挙げること、確定した進行表から4つの申し送りを抜き出すことです。

1行目が、いちばん起きやすい失敗です。 「新婦の手紙」「両親への花束贈呈」は多くの披露宴にある演出なので、記録に無くてもAIは入れたがります。新郎新婦が「手紙は読まない」と決めていた組では、 司会が手紙の紹介をしかける、という当日の事故になります。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示（進行表の下書き）：

あなたは結婚式場で、プランナーが新郎新婦との打合せの記録から
当日の進行表を下書きする手伝いをします。

【材料】
- ソースの「標準の進行表」のうち、挙式の形式 {style}・会場 {hall} のもの
- 貼られた打合せの記録（回の番号と日付付き）、アンケート、料理・飲物の注文

【進め方】
1. 標準の進行表の行をそのまま並べ、各行の内容・BGM・照明・担当を記録から埋める。
2. 記録で追加・省略が決まっている演出だけ、行を足すか消す。
3. 記録に決定が無い欄は「未決」と書き、ソースの「未決になりやすい項目の一覧」の
   番号があれば添える。

【厳守事項】
- 記録に無い演出を足さないでください。多くの式にある演出でも、記録に無ければ
  行を足さず、標準の進行表にある行なら内容を「未決」にしてください。
- 時刻は標準の進行表の時刻を写してください。行を足した・消した・所要時間が
  変わったところは、時刻の欄に「時刻要確認」と書き、計算し直さないでください。
- 同じ項目が回によって違う場合は、いちばん新しい回の内容を入れ、
  備考に「食い違い：2回目＝〇〇／4回目＝△△」と書いてください。
- アンケートは見出しにある時点の記録として扱い、打合せシートの方が新しければ
  打合せシートを採ってください。
- 曲名・アーティスト名は記録のとおりに写し、表記を直さないでください。
- 名前は記号のまま使ってください（新郎の上司A など）。
- アレルギーなどは席番号と食材だけを写し、対応の内容は「キッチン確認」としてください。

【出力】進行表（列：番号／時刻／項目／内容／BGM／照明／担当／備考）のあとに、
【未決の一覧】（番号／項目／一覧の番号／記録の該当箇所）を付けてください。

【当日の枠】形式 {style}／会場 {hall}／開始 {start}／人数 {guests}
【記録】{records}

スキル「当日の進行の点検」の指示：

貼られた確定の進行表、4つの申し送り、打合せの記録を照らし合わせ、
次の3つの表を作ってください。直した進行表や申し送りは書かないでください。

【表1 未決の一覧】ソースの「未決になりやすい項目の一覧」の各項目について、
  記録に決定があるか。無いもの・「検討中」のものを挙げる（番号／項目／記録の状態）。
【表2 記録どうしの食い違い】同じ項目で回ごとに違う記録（項目／回と内容／進行表に入った内容）。
【表3 進行表と申し送りのずれ】時刻・曲名・担当・席番号が、進行表と申し送りで違う箇所
  （申し送りの種類／該当箇所／進行表の値）。
どれも無ければ「該当なし」と書いてください。

「多くの式にある演出でも足さない」を書かないと、ほぼ必ず足します。 AIは、結婚式の一般的な流れを知っているほど、空いたところを埋めたがります。標準の進行表の行に無く、記録にも無いものは存在しない、と書くのが要点です。

時刻を計算させないのは、所要時間の判断がプランナーの仕事だからです。 余興が2組から3組に増えたとき、何分延ばすか、どこを詰めるかは、会場の次の組の時間と料理の出し方で決まります。

出力形式を固定する

進行表は表で、申し送りは担当ごとの見出し付きの表で受け取ります。 式場のひな形に貼る文書なので、JSONにはしません。 列を固定し、どのプランナーが作っても同じ並びにします。

【進行表】
番号｜時刻｜項目｜内容｜BGM｜照明｜担当｜備考
12｜13:05｜乾杯｜発声：新郎の上司A｜（記録のとおり）曲名X / アーティストY｜明転｜司会・料飲｜
13｜13:10｜歓談・料理｜前菜から順に｜BGMリスト1｜－｜料飲｜子どもの席 3席
14｜時刻要確認｜余興｜新郎の友人D（3組目を追加）｜持ち込み音源｜－｜司会・音響｜食い違い：3回目＝2組／5回目＝3組
15｜13:55｜お色直しの中座（新婦）｜エスコート：未決（一覧4）｜未決｜スポット｜介添え｜
…

【未決の一覧】
番号｜項目｜一覧の番号｜記録の該当箇所
1｜新婦のお色直しの中座のエスコート役｜4｜5回目「当日までに決める」
2｜退場の曲｜2｜記載なし
3｜新婦の祖母C の席の介助（車いす）｜5｜記載なし（席は3番卓）

申し送りの例（料飲）：

未決の一覧を進行表と同じ文書の末尾に付けるのは、 プランナーが新郎新婦への確認の連絡にそのまま使うためです。番号付きの一覧を見せながら「この3点を決めてください」と聞けます。

申し送りを表にしているのは、各担当が時刻で引けるようにするためです。 司会・音響・介添えは、当日、進行表と申し送りを並べて見ます。時刻と項目の列を進行表と同じにしておけば、 ずれがあれば点検の表3で拾えます。

システムへ連携する

ChatGPT から外へは何も自動で出しません。 外部の各社に渡すのは、記号を名前に戻した後の申し送りで、キャプテンが読んでからです。

記号を名前に戻す作業は、式場の文書の中で行います。 対応表から名前と読み方を入れ、司会への申し送りには読み方を必ず添えます。 読み方は新郎新婦に確認したものだけを書き、推測で入れません。

人が確認する

全部の進行表と申し送りを、担当のプランナーが読み、キャプテンが読みます。

1. 未決の一覧を先に見る … 本当に決まっていないのか、記録に書き漏らしただけかを分けます。書き漏らしなら記録を直し、未決なら新郎新婦に確認します
2. 食い違いの一覧を見る … どの回の決定を採るかをプランナーが決めます。迷うものは新郎新婦に確認します
3. 「時刻要確認」の行の時刻を決める … 会場の次の組と料理の出し方を見て、プランナーが入れます
4. 申し送りとのずれ（表3）を直す … 進行表を直したら、申し送りの該当箇所も直します
5. キャプテンが通して読む … 当日の現場の目で、担当の抜けと時間の無理を見ます

1番目を省かないでください。 未決の一覧には、「話したけれど書かなかった」項目が混ざります。それを新郎新婦に聞き直すと、「前に言いましたよね」となります。 プランナーが自分の記憶と照らして分けてから連絡します。

5番目でキャプテンが見るのは、文書の正しさより当日の動きです。 お色直しの中座と料理の提供が重なっていないか、介添えが新婦について離れる時間に新婦側の介助が要るゲストがいないか、人の動きが重なる箇所を見ます。ここは進行表の行を縦に読むだけでは見えにくく、当日の現場を知る人の目が要ります。

目標は、1組あたりの確認と直しが35分です。 未決が多い組ほど時間がかかりますが、未決の確認の連絡自体は、これまでも必要だった作業です。 一覧があることで、連絡が1回で済むようになります。

例外に対処する

2行目は、未決を残さないための決まりです。 一覧で見えるようになった未決も、期限が無ければ残ります。1週間前を過ぎたら、式場の標準で進める案を出して決めてもらう、 という締めを式場の決まりにしておきます。

記録を残す

• 名前を記号に置き換えた記録の文書と、作った日
• ChatGPT の下書きと点検の3つの表（チャットはプロジェクトに残す）
• 新郎新婦に確認した未決の項目と、その回答の日付
• 確定した進行表と4つの申し送り（名前に戻した版）、各担当に渡した日
• 当日の後にキャプテンが書く「当日、聞かれて困った項目」
• 標準の進行表と未決になりやすい項目の一覧の版

当日の後の「聞かれて困った項目」が、この構成を育てます。 キャプテンがそれを未決になりやすい項目の一覧に足すと、次の組からは点検の網に入ります。

チャットは下書きの経過です。 削除したチャットは原則として30日以内に完全に削除される予定とされているので、確定した進行表と申し送りは式場のフォルダに置きます。