養蜂家が直販の注文をフォームで受け、備考の書き込みから送り先ごとの発送の一覧とお礼の文を Apps Script と AI で作る

処理の起点を決める

トリガーは2つです。

①回答のスプレッドシートのフォームの送信時のトリガー。 注文が1件届くたびに動きます。イベントには、質問の名前と値の組（namedValues）、スプレッドシートの列の順の値（values）、書き込まれた範囲（range）が入ります。この構成では namedValues で欄の名前から値を取り、列の並びが変わっても壊れないようにします。

届くたびに処理するのは、確認の一覧を早く出すためです。 備考が読み解けない注文は、注文者に聞き返す必要があります。発送日の前日にまとめて読むと、聞き返しの返事が発送に間に合いません。

②時間主導型のトリガー。 毎日17時台に動き、翌日が発送日（月曜か木曜）のときだけ発送日ごとの一覧とお礼の下書きを作ります。定時のトリガーは、設定した時刻から1時間の間で実行の時刻がばらつくので、17時台のどこかで動けば足りる処理にしています。

どちらもインストール型のトリガーで、作った人のアカウントで動きます。 お礼の下書きはそのアカウントの Gmail にできるので、養蜂園の注文用のアカウントでトリガーを作ります。

入力データを集める

AIに渡すのは、品目と数、送り先の呼び名、備考だけです。 送り先の名前・住所・電話は渡しません。フォームに「送り先1を何と呼ぶか（例：自宅、母、田中さん）」の欄を作り、AIはその呼び名で振り分けを答えます。 住所はスクリプトが呼び名から引き当てます。

この「呼び名」の欄が、(a) をほぼ解きます。 注文者が備考に「母へ」と書いたとき、送り先1〜3のどれが母かを住所から推し量る必要がなくなります。呼び名の欄が空の送り先は「送り先2」のような番号の名前で渡します。

品目の一覧は、品名と容量の組み合わせを渡します。 備考に「アカシアの大きいほう」と書かれても、どれが「大きいほう」かを一覧から読めるようにするためです。

データの取得方法を決める

1. namedValues から欄を取る … 品目ごとの数、送り先の呼び名、支払いの方法、備考
2. 品目の一覧を読む … 品目のコード・品名・容量の3列だけを文字にします
3. 注文者の履歴を数える … 同じメールアドレスの過去の注文の数を数え、お礼の文に使います。AIには渡しません
4. Claude API を呼ぶ … UrlFetchApp.fetch で Messages API を呼びます。muteHttpExceptions を true にし、失敗の応答でも例外で止めずに処理の記録へ書きます
5. 結果を照らして書く … 発送の一覧か確認の一覧に、送り先ごとに1行ずつ書きます

備考が空の注文は、AIを呼びません。 送り先が1つで備考が無ければ、注文の品目と数をそのまま送り先1の行にします。AIを呼ぶのは、送り先が2つ以上あるか、備考に何か書かれている注文だけです。 呼ぶ回数が減り、費用と読み違いの機会の両方が減ります。

API キーは、スクリプトのコードに書かずにスクリプトのプロパティに置きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 品目と数を数字にする … フォームの数の欄を数字にそろえ、0の品目を外します
2. 送り先の数を数える … 名前の欄が埋まっている送り先だけを数えます
3. 呼び名を作る … 呼び名の欄が空なら「送り先1」「送り先2」にします
4. 品目の一覧から在庫切れを外す … 発送の可否が「不可」の品目は渡さず、注文にあれば確認の一覧へ回します
5. 備考の文字数を見る … 1,000字を超える備考は、AIに渡さずに確認の一覧へ回します

3番目で呼び名を必ず作るのは、AIの答えを住所に結び付ける鍵だからです。 AIが「実家」と答えても、呼び名の欄に「実家」が無ければ、どの住所か決まりません。AIには、渡した呼び名のどれかだけで答えさせます。

AIに処理させる

させるのは、備考を読んで、送り先ごとに何を何本送るか、のし・希望日・カードの文は何かを取り出すことだけです。

表の1行目の「振り分けが書かれていなければ残す」が、この構成の安全装置です。 注文が3本で送り先が2つ、備考に何も無いとき、AIは「2本と1本」に分けたくなります。分け方を決めるのは注文者です。 書かれていなければ、振り分けずに unassigned に残させます。

3行目は、取り出しと確定を分けるという意味です。 「アカシアの大きいほう」と書かれたら、AIは品目の一覧からアカシアの500gを候補として返します。スクリプトは、その品目が注文の品目と数の欄にあるかを確かめ、無ければ確認の一覧に回します。

指示内容を固定する

あなたは養蜂園の直販の受付として、注文の備考を読み、送り先ごとの発送の内容に分けます。

【注文の品目と数】（この合計を超えて振り分けないでください）
{order_items}
【送り先の呼び名】{recipient_labels}
【品目の一覧（コード｜品名｜容量）】
{item_list}
【備考】
{note}

【やること】
1. 備考の書き込みに従って、注文の品目と数を送り先の呼び名ごとに分けてください。
2. 送り先ごとに、のしの表書き、名入れ、希望日・時間帯、カードの文を取り出してください。
3. 備考に質問があれば、questions にそのまま写してください。

【厳守事項】
- 送り先は【送り先の呼び名】にあるものだけを使ってください。
  備考に別の呼び方（「母」と「お母さん」など）があっても、最も近い呼び名に当てはめず、
  当てはまるものが無ければ flags に recipient_unclear を入れてください。
- 振り分けが書かれていない品目は、どの送り先にも入れず unassigned に入れてください。
  均等に分けたり、送り先1に寄せたりしないでください。
- 数を足したり引いたりしないでください。注文の数を超える振り分けを作らないでください。
- のしの表書き、カードの文は、書かれた文字をそのまま写してください。
  言い直したり、敬語に直したりしないでください。
- 希望日が「お盆の前」「父の日に」など日付でない場合は、日付に直さず date_text に原文を写してください。
- 書かれていないことは空にしてください。推測で埋めないでください。

「最も近い呼び名に当てはめない」を書いているのは、取り違えの多くがここで起きるからです。 呼び名が「実家」と「義実家」のとき、備考の「母へ」はどちらとも読めます。AIが片方を選ぶと、それらしく見えるので誰も気づきません。 当てはまらないと答えさせ、人が注文者に聞きます。

カードの文を「そのまま写す」のも同じ理由です。 AIは丁寧な言い回しに直したくなりますが、カードは注文者から先方への言葉です。 一字でも変わると、注文者の言葉ではなくなります。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力で、次の形の JSON を受け取ります。 スキーマは output_config.format に type: "json_schema" で渡します。

{
  "shipments": [
    {
      "recipient_label": "実家",
      "items": [{ "item_code": "AC-300", "quantity": 1 }],
      "noshi": "御中元",
      "noshi_name": "山田",
      "date_text": "8月10日まで",
      "card_message": "いつもありがとう。暑いのでお体に気をつけて"
    }
  ],
  "unassigned": [{ "item_code": "HY-120", "quantity": 1 }],
  "flags": ["noshi_unclear"],
  "questions": ""
}

1つ目の理由は、送り先ごとの行にそのままなることです。 shipments の要素1つが発送の一覧の1行になり、呼び名から住所を引いて送り状に使う形がそろいます。

2つ目は、本数の照らし合わせを機械でできることです。 スクリプトは shipments と unassigned の数を品目ごとに足し、注文の数と比べます。

function checkAllocation_(order, ai) {
  const sum = {};
  ai.shipments.forEach(s => s.items.forEach(i => {
    sum[i.item_code] = (sum[i.item_code] || 0) + i.quantity;
  }));
  ai.unassigned.forEach(i => { sum[i.item_code] = (sum[i.item_code] || 0) + i.quantity; });
  const reasons = [];
  Object.keys(order.items).forEach(code => {
    if ((sum[code] || 0) !== order.items[code]) reasons.push('数が合わない: ' + code);
  });
  Object.keys(sum).forEach(code => {
    if (!(code in order.items)) reasons.push('注文に無い品目: ' + code);
  });
  if (ai.unassigned.length) reasons.push('振り分けが無い品目あり');
  if (ai.flags.length) reasons.push('要確認: ' + ai.flags.join(','));
  if (ai.questions) reasons.push('質問あり');
  return reasons;   // 空なら発送の一覧へ、空でなければ確認の一覧へ
}

次のどれかに当たれば、確認の一覧へ回します。

スキーマには数値の範囲を入れません。 構造化出力は、minimum・maximum のような数値の制約に対応しておらず、指定すると400のエラーになります。 数が0以下でないか、注文の数を超えていないかは、スクリプトが確かめます。オブジェクトには additionalProperties: false を付けます。

システムへ連携する

お礼のメールは、AIではなくスクリプトの決まった文で作ります。 文の差し替えは、初めての注文か、贈答か、発送日の3つだけで、スクリプトの条件分けで足ります。 発送日はトリガー②が決めた日付を入れます。

乳児への注意は、すべてのお礼のメールに同じ文で入れます。 消費者庁は、はちみつを生後1歳未満の乳児に与えてはいけないとし、ふだん乳児の世話をしていない人への情報の提供も大事だとしています。贈答で受け取る人に向けて、「贈り先に1歳未満のお子さまがいる場合はお伝えください」の一文も添えます。

下書きは GmailApp.createDraft(宛先, 件名, 本文, オプション) で作ります。 送るのは人で、発送を終えた注文の下書きだけを送ります。 この操作には Gmail の全体の権限（https://mail.google.com/）が要るので、注文用のアカウントで承認します。

人が確認する

人が見るのは、確認の一覧の注文と、発送日ごとの一覧です。

1. 確認の一覧（毎日） … 理由の欄を読み、備考と照らして振り分けを直します。分からなければ注文者にメールで聞きます。 直したら「確認済み」にし、発送の一覧へ移します
2. 入金の確認（毎日） … 振込の注文は、通帳と照らして注文の行に印を付けます。この印が無い注文は、発送日ごとの一覧に入りません
3. 発送日ごとの一覧（発送日の前日） … 品目ごとの合計の本数を見て、瓶と箱が足りるかを確かめます
4. お礼の下書き（発送の後） … 発送を終えた注文の下書きを読んで送ります

1番目を省かないでください。 確認の一覧に入る注文は、AIが「分からない」と言ったものです。そこを人が推し量らずに注文者へ聞くことが、(b) を防ぐ最後の段です。

贈答の時期は、確認の一覧を1日2回見ます。 注文が倍近くに増えると確認の一覧も増え、夕方にまとめて見ると、注文者への聞き返しが翌日の返事になって発送日を1回逃します。 朝と昼過ぎに見て、聞き返しのメールを早めに出します。

目標は、150件をならして1件2分です。 そのまま発送の一覧に入った注文は発送日の一覧で数十秒、確認の一覧の注文は数分かかります。

例外に対処する

上の4行が大半を占めます。 どれもAIの失敗ではなく、注文の書き方と在庫の問題です。 確認の理由を月ごとに数え、多い理由からフォームの説明文を直します。

「未処理」の注文は、スクリプトの側で拾い直します。 トリガー②が動くとき、未処理の注文が残っていればもう一度 AI に渡し、それでも失敗したものは発送日ごとの一覧の先頭に「未処理」として載せます。

記録を残す

• 注文の回答の全文（回答のスプレッドシートに残る）
• AIに渡した品目と数・呼び名・備考と、返った JSON の全文
• 照らし合わせの結果と、確認の一覧に入った理由
• 人が直した振り分けと、直した人・日時
• お礼の下書きを作った日時と、送った日時（Gmail の送信済みに残る）
• Claude API のエラーの応答

2つ目と4つ目を並べて残すのは、AIの読み違いと注文者の書き方の問題を分けるためです。 同じ直しが続くなら、プロンプトかフォームの説明文のどちらかに足します。