メディアに置く方針の項目一覧｜信頼の土台を整える

「記事の公開は始まったが、下部の方針のページは空のままだ」「会社のサイトにあるので、それで足りると思っていた」——メディアを立ち上げた直後によくある状態です。方針のページは、体裁を整えるための飾りではありません。書くべき項目は、法律の側で定められています。この記事では、置くべき項目と、書き方の勘どころを整理します。

方針のページは飾りではない

サイトの下部に並ぶリンクは、形式的なものに見えます。しかし、その一部は法律で求められているものです。特に、個人情報の扱いに関する方針がそれに当たります。置いていない状態は、単なる不備では済みません。

対象になる範囲は、思っているより広くなります。営利かどうかに関係なく、個人情報を取り扱う事業者は方針の作成が必要です。問い合わせのフォームを1つ置いているだけでも、該当します。資料の請求の欄があれば、確実に該当します。

さらに、解析の道具も関係します。訪問の状況を計測する道具を使う場合も、記載を意識する必要があるとされています。記事だけを公開しているメディアでも、計測は通常行われています。だから、実質的にすべてのメディアが対象になります。

方針が置かれていない状態は、読み手にも伝わります。フォームに入力する前に、方針を確認する人がいるためです。見つからなければ、入力をやめます。BtoBでは、この確認を行う担当者が一定数います。

取引先の審査でも、確認の対象になります。委託の先を選ぶ審査で、公開されている方針を見る場合があります。整備されていないと、その時点で評価が下がります。作成に費用はかからないため、放置する理由がありません。

この記事では、置くべきページと項目を整理します。個人情報の方針、免責、運営者の情報の順に見ていきます。

法律が求める5つの項目

個人情報の方針には、記載すべき項目が定められています。法律の条文に基づく、5つの項目です。

1つ目が、事業者の情報です。氏名または名称と住所、法人の場合は代表者の氏名も含まれます。誰が個人情報を扱っているかを、明示する項目です。メディアの運営者と、法人の名称が違う場合は注意します。

2つ目が、利用の目的です。すべての保有する個人データについて、利用の目的を示します。通知や公表の義務を負わない場合は、除かれます。実務では、収集の場面ごとに目的を書き分けます。

3つ目が、請求に応じる手続です。開示、訂正、利用の停止、第三者への提供の停止の請求が対象です。これらに応じる手続と、手数料の額を記載します。手数料を取らない場合も、その旨を書きます。

4つ目が、安全管理のために講じた措置です。ただし、公開すると安全管理に支障を及ぼすおそれがあるものは除かれます。具体的な仕組みの詳細まで書く必要はありません。どのような種類の措置を講じているかを示します。

5つ目が、苦情の申出先です。個人データの取扱いに関する苦情を、どこに伝えるかを示します。

記載する項目	内容	書き方の目安
事業者の情報	名称と住所と代表者の氏名	法人の登記の内容に合わせる
利用の目的	保有するすべてのデータの目的	収集の場面ごとに書き分ける
請求の手続	開示や訂正などの手続と手数料	手数料を取らない場合もその旨を書く
安全管理の措置	講じている措置の種類	支障が出る詳細は書かない
苦情の申出先	連絡の窓口	部署名と連絡の手段を示す
解析の道具	計測の仕組みと停止の方法	使っている場合は必ず書く

書く順序にも、読みやすさの工夫があります。利用の目的を先に置き、事業者の情報を末尾にまとめる形です。読み手が最も知りたいのは、自分の情報が何に使われるかという点です。条文の順序どおりに並べる必要はありません。

請求に応じる手続の書き方

5つの項目の中で、書き方に迷うのが請求の手続です。これらの項目は、本人の知り得る状態に置く必要があります。

書くのは、受付の方法です。どこに、どのような形で連絡すれば請求ができるかを示します。電子メールか、書面か、専用のフォームかを明示します。本人であることの確認の方法も、併せて書きます。

手数料の額も、記載の対象です。徴収する場合は、その額を明示します。徴収しない場合も、その旨を書いておきます。書いていないと、請求を受けたときに判断が必要になります。

請求への対応にも、注意点が示されています。すべての情報の開示を求められた場合、対象を特定するための情報の提示を求められます。ただし、本人が容易かつ的確に請求できるよう、適切な措置をとる必要があります。特定を求めることで、実質的に請求を妨げる形にしてはいけません。

実務では、様式を用意しておく形が効率的です。請求の様式を用意し、方針のページから取得できるようにします。様式があれば、本人も何を書けばよいか分かります。対応の側も、判断が速くなります。

対応の期限も、内部で決めておきます。受け付けてから何日以内に回答するかを、社内の手順として持ちます。

解析の道具を使うときの記載

訪問の状況を計測する道具を使う場合の記載も、必要です。この点は、見落とされやすい項目になります。

書くのは3つです。何を計測しているか、何のために使うか、停止する方法があるか。計測の対象には、閲覧したページと訪問の時刻が含まれます。氏名などを直接扱っていないことも、明示します。

停止の方法についても、触れておきます。閲覧の道具の設定で、計測を止められる場合があります。その方法を案内するか、案内のページへのリンクを置きます。選択の余地があることを示すのが、この記載の意味です。

広告のための計測を行っている場合は、別に記載します。訪問の履歴に基づいて広告を出す仕組みを使っている場合です。この仕組みは、より詳しい説明が求められます。使っている道具の提供元が、記載の例を公開しています。

計測の道具を追加したときは、記載も更新します。道具を入れ替えるたびに、方針の記述が古くなります。道具の導入の手順に、方針の更新を1行として加えておきます。

この更新は、忘れられやすい作業です。導入の担当と、方針の管理の担当が違うことが原因です。

外部の事業者に情報が渡る点も、記載の対象です。計測の道具を使うと、その提供元にも情報が渡ります。国外の事業者が提供する道具では、情報が国外で取り扱われることになります。この点も、方針の中で触れておくのが安全な形になります。

フォームでの同意の取り方

問い合わせや資料の請求のフォームには、同意の仕組みを置きます。方針のページを置くだけでは、足りない場合があります。

基本の形は、方針への同意を求める仕組みです。送信のボタンの手前に、方針を読んで同意する欄を置きます。方針へのリンクを、その場から開ける形にします。別のページを探させる形では、実質的に読まれません。

利用の目的も、その場に示します。入力した情報を何に使うかを、フォームの中で1行示します。後日の連絡に使う、資料の送付に使うといった内容です。方針のページに書いてあっても、その場での明示が親切です。

営業の連絡に使う場合は、特に明示します。資料の請求のつもりで入力した相手に、営業の連絡をする場合です。書いていないと、後で苦情の原因になります。書いておけば、連絡そのものは問題になりません。

入力の項目も、目的に合わせて絞ります。目的に必要のない項目を集めると、説明が難しくなります。使わない情報は、集めないのが原則です。

同意の記録も、残す仕組みにします。いつ、どの版の方針に同意したかを記録しておきます。

免責の記載は何を守るか

免責の記載も、多くのメディアが置いています。法律で義務付けられているものではありませんが、意味があります。

書く内容は、責任の範囲です。記事の内容の正確さや、それに基づく行動の結果についての記載です。情報の提供に努めているが、完全性を保証するものではないという趣旨です。読み手の判断で行動してもらう前提を、明示します。

サービスの停止についても、記載します。保守、火災、停電、自然災害などによる停止が想定されます。不正な行為や妨害による停止も、この項目に含まれます。不可抗力による停止で生じた損害について、責任を負わない旨を書きます。

外部へのリンクについても、触れておきます。記事から他社のサイトへリンクを張る場合です。リンク先の内容について責任を負わない旨を、記載します。リンク先が変わることも、想定しておきます。

ただし、免責の記載には限界があります。書いておけば何をしてもよい、という性質のものではありません。明らかな誤りを放置すれば、記載があっても責任は生じ得ます。訂正の手順を持つことのほうが、実質的な備えになります。

分量は、1ページで足ります。長い免責は、かえって読まれなくなります。

運営者を示すページ

誰が運営しているかを示すページも、置いておきます。信頼の面で、最も分かりやすい要素です。

書くのは、基本の情報です。会社の名称、所在地、代表者、事業の内容、連絡の方法。会社のサイトへのリンクだけで済ませない形が望まれます。メディアの中で完結して読めることが重要です。

編集の体制についても、書いておきます。誰が記事を書き、誰が確認しているかという情報です。監修者がいる場合は、その情報も示します。この情報は、内容の信頼につながります。

問い合わせの窓口も、明示します。記事の内容に関する指摘を、どこに送ればよいかです。窓口がないと、指摘は他の経路で届きます。訂正の機会を、自ら失うことになります。

メディアの目的も、1段落で書きます。誰に向けて、何を伝えるメディアかという説明です。この説明があると、読み手が内容の位置づけを理解できます。

情報は、定期的に確かめます。移転や代表者の変更があると、記載が古くなります。

更新の担当も、このページで決まります。記載されている連絡先に届いた指摘を、誰が受けるかという問題です。共有の連絡先を使う場合は、確認する担当を交代で決めておきます。届いた指摘が放置されると、掲載している意味がなくなります。

著作権と転載の方針

記事の扱いについての方針も、置いておくと役立ちます。転載や引用の依頼が来たときの判断が、速くなります。

書くのは、許諾の範囲です。引用は認めるが転載は事前の連絡が必要、といった形です。条件を書いておけば、個別の判断が減ります。問い合わせの手間も、双方で省けます。

画像や図の扱いも、分けて書きます。本文と図では、扱いを変える場合があります。図は独自に作成したものが多く、価値も高くなります。無断での使用を認めない旨を、明示しておきます。

引用の条件も、示しておきます。出典としてサイト名とリンクを示すこと、といった条件です。条件を満たす引用は歓迎する姿勢を示すと、広がりが生まれます。厳しくしすぎると、紹介されなくなります。

生成の道具による学習についても、方針を持つ場面が増えています。記事を機械の学習に使われることを、認めるかどうかの判断です。技術的な遮断とは別に、方針として示す形もあります。

この方針は、1ページの中の1節で足ります。独立したページにする必要はありません。

AIの利用の開示

記事の制作に生成の道具を使う場合の記載も、検討します。この点は、方針として示す例が増えています。

書く内容は、使い方と確認の体制です。どの工程で使い、誰がどのように確認しているかを示します。構成の検討に使う場合と、本文の生成に使う場合では意味が違います。実態に合わせて、正確に書きます。

確認の体制の記載が、最も重要になります。人が内容を確認していることを、明示する部分です。使っていること自体より、確認の有無が読み手の関心です。確認の工程を書けば、不安は大きく減ります。

記事ごとの表示にするか、方針として示すかは選べます。全記事で同じ扱いなら、方針として1か所に書く形が簡潔です。記事によって扱いが違うなら、記事ごとに示します。どちらの形でも、実態と合っていることが条件です。

書いた内容は、守ります。確認していると書いて確認していない状態は、最も避けるべきです。書ける範囲だけを書くのが、安全な判断になります。

この記載は、これからの標準になっていきます。早めに整えておけば、後から慌てずに済みます。

雛形をそのまま使う危険

これらのページは、雛形が広く公開されています。そのまま使うことには、危険が伴います。

最も多いのが、実態と合わない記載です。使っていない道具の説明が、そのまま残っている状態です。逆に、使っている道具の記載が抜けていることもあります。雛形は、一般的な構成を示すものにすぎません。

会社の情報が、書き換えられていない例もあります。雛形の中の例示の名称が、そのまま残る形です。この状態は、確認していないことが一目で分かります。信頼を作るためのページで、逆の効果を生みます。

手数料の記載も、注意が必要です。雛形に書かれた金額を、そのまま使ってしまう例です。自社で徴収する意思がない金額を書くと、対応が矛盾します。各項目を、自社の実態に照らして確認します。

使い方としては、項目の一覧として使うのが適切です。何を書くべきかの確認に使い、中身は自社で書きます。この使い方であれば、雛形は有用な道具になります。

完成した内容は、法務か外部の専門家に見てもらいます。1度の確認で、以後は自社で更新できるようになります。

• 問い合わせのフォームを置いているのに、方針のページがない
• 雛形の例示の会社名を、書き換えないまま公開する
• 計測の道具を入れ替えたのに、方針の記載を更新しない
• 開示の請求の手続を、方針に書いていない
• 確認していないのに、人が確認していると書く

置き場所と導線

作ったページを、どこに置くかも決めます。探して見つからない状態では、置いていないのと同じです。

基本は、全ページの下部からのリンクです。どのページからでも1回の操作で到達できる形にします。記事から直接行けることが重要です。トップページからしか行けない形は、避けます。

フォームの近くにも、リンクを置きます。入力する直前に、方針を確認できる位置です。別の画面に移動させると、入力の内容が失われます。同じ画面で開ける形にするか、別の窓で開く設定にします。

リンクの文言も、揃えます。個人情報保護方針、プライバシーポリシーなど、複数の呼び方があります。サイトの中で表記が揺れていると、別のページだと誤解されます。1つの名称に統一します。

会社のサイトとメディアで、方針を分けるかも決めます。同じ法人であれば、共通の方針を参照する形で足ります。ただし、メディアの側で独自に情報を集めている場合は、追記が必要です。

導線の確認は、実際に操作して行います。記事のページから、何回の操作で到達できるかを数えます。

作るときの進め方

ゼロから作る場合の進め方を、整理します。1日で終わる作業です。

最初に、集めている情報を洗い出します。フォーム、資料の請求、催しの申し込みの3つが主な経路です。それぞれで、何の項目を集めているかを書き出します。この一覧が、利用の目的を書く材料になります。

次に、使っている道具を洗い出します。解析の道具、配信の道具、フォームの道具などです。外部の事業者に情報が渡る仕組みがあれば、記載の対象になります。この確認は、実装の担当と一緒に行います。

そのうえで、5つの項目を埋めます。既存の会社の方針があれば、それを土台にします。ゼロから書くより、既存の内容を確かめて足すほうが速くなります。会社の法務に、既存の方針の所在を確認します。

免責と運営者の情報は、その後に作ります。これらは、義務ではないため後回しでも構いません。個人情報の方針だけは、公開の前に必ず用意します。

公開の前に、法務の確認を通します。1度確認を通せば、以後は同じ形で更新できます。

既存の方針を流用するときの注意もあります。会社の方針が、事業の内容を前提に書かれている場合です。メディアでの情報の収集が、その前提に含まれていないことがあります。含まれているかどうかを、法務に確認してから流用します。

見直しの仕組みを持つ

作った後の更新も、仕組みにします。放置されると、実態と合わなくなります。

更新のきっかけは3つです。道具の変更、集める情報の変更、制度の変更。この3つのいずれかが起きたら、方針を確認します。特に道具の変更は、頻繁に起きます。

担当も決めます。方針の管理の担当を1名決めておきます。決まっていないと、誰も更新しません。メディアの運営の担当が兼ねる形で足ります。

定期の確認は、年に1度で足ります。年度の初めに、記載と実態を照らします。変更がなければ、確認したという記録だけを残します。この記録が、管理していることの証拠になります。

更新した場合は、日付を示します。最終の改定の日を、ページの末尾に書いておきます。読み手が、いつの時点の内容かを判断できます。

大きな変更のときは、告知も検討します。利用の目的を広げる場合は、周知が必要になることがあります。

• 個人情報の方針に必要な項目は5つ。事業者の情報、利用の目的、請求の手続、安全管理の措置、苦情の申出先
• 解析の道具を使うだけでも記載の対象になり、道具を変えたら更新が要る
• 雛形は項目の確認に使い、中身は自社の実態に合わせて書く

整備が生む副次的な効果

方針の整備には、義務を果たす以外の効果もあります。自社の情報の扱いを、把握する機会になります。

作る過程で、洗い出しを行います。どこで何を集め、どこに保管しているかが一覧になります。この一覧は、方針を書く以外の場面でも使えます。取引先からの審査の質問に、そのまま答えられます。

使っていない道具も、見つかります。過去に導入したまま、放置されている計測の道具です。不要な道具は、この機会に外します。表示の速度も、同時に改善します。

集めているが使っていない情報も、見つかります。フォームで聞いているが、誰も見ていない項目です。この項目を減らせば、入力の負担が減り申し込みが増えます。整備の作業が、成果にもつながる形です。

社内の手順の見直しにも、つながります。請求を受けたときの対応の手順が、この機会に決まります。決めておけば、実際に請求が来たときに慌てません。

これらは、副次的な効果です。しかし、整備に着手する動機としては十分な大きさがあります。

まとめ

メディアに置く方針のページは、飾りではありません。個人情報を扱う事業者は、営利かどうかに関係なく方針の作成が必要です。記載すべき項目は5つ定められています。事業者の情報、利用の目的、請求に応じる手続と手数料、安全管理の措置、苦情の申出先です。解析の道具を使うだけでも記載の対象になり、道具を変えたら更新が要ります。免責と運営者の情報は義務ではありませんが、信頼の面で意味を持ちます。雛形は項目の確認に使い、中身は自社の実態に合わせて書きます。作る過程で情報の扱いが一覧になるため、審査への回答や手順の整備にも役立ちます。

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