読みやすい表記に揃える方法｜漢字とかなの決め方

「同じメディアなのに、書き手によって読み心地が違う」「表記の決めごとを作りたいが、どこから手を付けるのか分からない」——編集を任された人が最初に抱える宿題です。読みにくさの原因は、内容の難しさだけではありません。漢字にするかひらがなにするかが揃っていないと、画面が黒く見えて読み始める前に離れます。この記事では、よりどころになる公的な指針と、守られる短い決めごとの作り方を整理します。

読み心地は漢字の割合で決まる

文章の読みやすさは、内容だけで決まるわけではありません。画面を開いた瞬間の印象、つまり文字の見た目が最初の関門になります。漢字が多い文章は黒っぽく見え、読む前から重たそうだという判断をされます。

同じ内容でも、書き手によってこの割合は大きく変わります。「事」「時」「所」「物」を漢字で書く人と、ひらがなで書く人。「出来る」と書く人と「できる」と書く人。1つひとつは小さな違いですが、1本の記事の中で数十か所に及びます。

読み手はこの違いを言語化しません。「なんとなく読みにくい」という感想だけが残り、途中で離脱します。離脱の理由が表記にあることは、書いた側からは見えません。

そして、書き手ごとにばらつくと、メディア全体の印象も揺らぎます。同じ会社の発信なのに、記事によって声色が違うように感じられる。内容の信頼性とは別のところで、まとまりのない印象を与えてしまいます。

この問題は、書き手の腕前とは関係ありません。判断の基準がないから、それぞれが自分の慣れで書いているだけです。基準を1つ置けば、その日から揃い始めます。しかも、書く速度は落ちません。

とはいえ、ひらがなを増やせばよいわけでもありません。意味を担う語まで開くと、文節の切れ目が分からなくなります。漢字は読み手が意味の区切りを見つけるための手がかりでもあります。減らす対象を分類で決めるのは、このためです。

よりどころになる公的な指針がある

表記のルールをゼロから作る必要はありません。文化審議会が2022年1月に建議した「公用文作成の考え方」があります。昭和26年に定められた古い要領を、約70年ぶりに見直したものです。

これは政府内で公用文を作るための手引きですが、民間の文章にもそのまま応用できます。不特定多数に向けて、正確に、分かりやすく書くという目的が共通しているからです。

よりどころが公的な指針であることには実務上の利点があります。社内で表記について議論になったとき、個人の好みではなく、示された指針に沿って決められます。感覚のぶつかり合いを避けられます。

もう1つのよりどころが、常用漢字表です。どの漢字をどの読みで使うかの目安がここにまとめられています。指針も、まずはこの表を見ることを前提に組み立てられています。

ただし、そのまま全部を採用する必要はありません。公用文と読み物では求められるものが違います。指針を土台にして、自社の記事に合う部分だけを抜き出す。この作り方がもっとも現実的です。

指針は、文書の種類によって書き方を変えることも示しています。法令や告示のような文書と、広く一般に読んでもらう解説では求められるものが違う。企業のメディアは後者にあたり、分かりやすさを優先してよい立場です。堅く書く理由がありません。

接続詞はひらがなで書く

もっとも効果が大きく、判断も簡単なのがここです。指針では、接続詞は原則としてひらがなで書くとされています。おって、かつ、したがって、ただし、ついては、ところが、ところで、また、ゆえに。これらを漢字で書かないだけで、見た目がかなり軽くなります。

接続詞は文章の中で高い頻度で出てきます。1本の記事に何十回も現れるため、ここを揃えるだけで全体の印象が変わります。手を入れる箇所は多いものの、判断に迷う余地がありません。

ただし例外があります。「及び」「並びに」「又は」「若しくは」は漢字で書くとされています。これらは語の並べ方の階層を示す働きを持つため、漢字にして目立たせる意味があります。

記事の文章では、この4語自体をあまり使いません。「と」「や」「または」で足りる場面がほとんどです。契約書や規程のような文書でなければ、無理に使う必要のない語だと考えて構いません。

実際に置き換えてみると、効果が実感できます。既存の記事を1本開いて、接続詞だけをひらがなに直してみる。文字数は変わらないのに、画面の黒さが目に見えて減ります。

接続詞そのものを減らす、という手もあります。前の文との関係が明らかなら、接続詞がなくても意味は通ります。接続詞が多い文章は、論理を言葉で補っている状態でもあります。順序を入れ替えるだけで不要になることがあります。

形式名詞と補助動詞をひらがなにする

次に効くのが、実質的な意味を持たない語です。「こと」「とき」「ところ」「もの」「ため」といった形式名詞。これらは漢字で書くと、本来の意味を持っているように見えてしまいます。

たとえば「事」と書くと、出来事や事件を指すように読めます。「その事について」ではなく「そのことについて」と書けば、読み手は無意識のうちに軽く読み流せます。意味を担う語だけが漢字になっている状態が理想です。

補助動詞も同じ考え方です。「〜していく」「〜してみる」「〜しておく」「〜してくる」。これらの後半部分は、動作そのものを表していません。ひらがなで書くことで、前の動詞が主役だと分かります。

指針でも、平仮名で書く語として具体例が挙げられています。おそれ、ほか、よる、かかわらず、この、これ、その、ため、もって、ら。いずれも漢字にすると硬く見え、読む速度が落ちる語です。

この2つの分類を押さえるだけで、判断に迷う場面のかなりの部分が解消します。「意味を担っているか、働きだけの語か」という問いを立てれば、その場で判断できるようになります。

分類	ひらがなで書く例	考え方
接続詞	また／ただし／したがって／ところが	原則としてひらがな
形式名詞	こと／とき／ところ／もの／ため	実質的な意味を持たない
補助動詞	〜していく／〜してみる／〜しておく	後半は動作を表さない
副詞・代名詞	この／これ／その／ほか／よる	指針に例が挙げられている
例外（漢字）	及び／並びに／又は／若しくは	階層を示す働きがある

判断に迷いやすいのが、同じ語が両方の使い方をする場合です。「時」は時刻を指すなら漢字、条件を示すならひらがな。「所」も場所を指すなら漢字、それ以外はひらがなにします。この使い分けは、一括の置換に任せられません。

常用漢字表にない字をどうするか

指針では、常用漢字表にない漢字や読みへの対応も示されています。取れる手は3つです。別の語に言い換える、振り仮名を付ける、ひらがなで書く。

記事の文章でもっとも使いやすいのは言い換えです。難しい字を含む語は、たいてい日常的な言い方に置き換えられます。言い換えられないなら、その語は読み手にとっても難しい語です。置き換えの努力が、そのまま分かりやすさにつながります。

振り仮名は、その語自体を伝えたい場合に使います。業界の専門用語や、製品の正式な名称。初出のときだけ付けて、以降は付けないのが読みやすい形です。毎回付けると、かえって読みにくくなります。

ひらがなで書く選択は、語によって向き不向きがあります。短い語であれば違和感がありませんが、長い語をすべてひらがなにすると、逆に読みにくくなります。文節の切れ目が分からなくなるためです。

実務では、この3つの判断を毎回するのではなく、自社でよく出る語を一覧にしておきます。業界の用語であれば、出てくる語の数は限られています。20語も決めておけば、ほとんどの場面で迷いません。

業界の用語には、常用漢字表にない字が含まれることがあります。その語が読み手にとって当たり前なら、そのまま使って構いません。指針は絶対の規則ではなく、読み手を基準に判断するための土台です。

送り仮名の揺れも決めておく

漢字とひらがなの判断と並んで揺れるのが、送り仮名です。「行う」と「行なう」、「表す」と「表わす」、「引っ越し」と「引越し」。どれも間違いではないため、書き手ごとに自然と分かれます。

よりどころは、やはり常用漢字表です。この表には、それぞれの漢字の送り仮名の付け方の目安が示されています。迷ったらこの表に合わせる、と決めておけば議論になりません。

実務で頻繁に出るのは、動詞と名詞で揺れる語です。「申込み」と「申し込み」と「申込」。名詞として使うときは送り仮名を省く、という決め方が一般的です。ただし、省きすぎると読みにくくなります。

特に固有の名称に関わる語は注意が要ります。画面に表示されるボタンの名前や、申込の書類の名称。実物と記事の表記が違うと、読み手はどこを操作すればよいか分かりません。実物に合わせるのが原則です。

送り仮名は数が多いため、覚えるルールには入れません。用語の一覧のほうに、迷った語を追記していく形にします。一度決めた語を書き残しておけば、次から調べる時間が要りません。決めることより、決めた結果を残すことのほうが重要です。

数の書き方と単位

数字の表記も、ばらつきやすい部分です。指針では、算用数字とひらがなを組み合わせる形が示されています。「3か所」「7か月」のように書きます。

特に明確なのが期間の書き方です。「か月」を用い、「ヶ月」や「カ月」は使わないとされています。この3通りが記事の中で混在しているメディアは珍しくありません。

漢数字と算用数字の使い分けも決めておきます。数量を表すときは算用数字、熟語として固まっている語は漢数字という分け方が扱いやすい。「一部」「二次」「三者」は漢数字のままにします。

桁の区切りも統一します。4桁以上の数にカンマを入れるかどうか、「1万」と書くか「10,000」と書くか。読み手が数の大きさを掴みやすいのは、単位を漢字にした形です。

金額と割合は特に注意が要ります。記事の中で「約1割」と「約10%」が混ざると、同じ数字なのか違う数字なのか判断に一瞬迷います。どちらかに寄せると決めておきます。

単位の書き方も統一します。円、パーセント、時間、人数。記号で書くか、日本語で書くか。本文では日本語、表の中では記号という使い分けが読みやすい形です。表は情報の密度が高いため、短い表記が向きます。

記号の使い方を統一する

記号は、決めておかないと必ずばらつきます。指針では、「―」「～」「…」は用法を統一する必要があると示されています。

よく揺れるのが範囲を示す記号です。「3月〜5月」と「3月から5月」が混在する。記号を使うか言葉で書くかを最初に決めておけば済みます。本文では言葉、表の中では記号、という使い分けも実務的です。

感嘆符と疑問符についても指針があります。「？」「！」の後は、全角または半角1文字分を空けるとされています。記事の文章ではこれらの記号自体を多用しないほうが読みやすくなります。

かぎかっこの使い分けも決めておきます。引用に使うのか、強調に使うのか、固有の名称に使うのか。すべてに使うと、どれが引用なのか分からなくなります。強調は装飾に任せて、かぎかっこは引用と名称に限る形が明快です。

読点については、指針で横書きの扱いに触れられています。従来の公用文ではコンマが原則でしたが、現在は一般的な読点を用いる形が示されています。記事では、もともと使っている形をそのまま続ければ問題ありません。

記号は、決めたことを一覧に書き残すのが要点です。口頭で共有しても、半年後には誰も覚えていません。記号の項目は5行もあれば足ります。短いからこそ、実際に参照されます。

1文の長さは50字から60字を目安に

表記と並んで読みやすさを決めるのが、1文の長さです。指針では、50字から60字ほどになってきたら読みにくくなっていないか意識するとよいと示されています。

これは上限ではなく、確認を始める目安です。60字を超えても読みやすい文はありますし、40字でも構造が複雑なら読みにくくなります。字数はあくまできっかけとして使います。

長くなる原因はだいたい決まっています。1つの文に2つ以上の主語を入れている。修飾する語と修飾される語が離れている。接続助詞でいくつもの節をつないでいる。

直し方も決まっています。文を切る。並列している内容を箇条書きにする。修飾する語を近くに移す。この3つで、ほとんどの長すぎる文は解消します。

書きながら数えるのは現実的ではありません。書き終えてから、目で見て長い段落を探す。文章の見た目として、句点が少ない部分を見つければ足ります。校正の道具に長さを判定させる方法もあります。

段落の長さにも同じ考え方が使えます。1つの段落が画面の半分を超えると、読み手は途中で目を離します。3文から4文で1つの段落にまとめる形が、画面では読みやすくなります。紙とは適した長さが違います。

3つ以上並ぶときは箇条書きにする

指針には、もう1つ実務に効く目安があります。三つ以上の情報を並べるときには箇条書を利用するという指針です。これは文章の形式そのものに関わる判断です。

実際、3つ以上を文中に並べると読みにくくなります。読み手は数を数えながら読むことになり、最後まで読んだときに最初の項目を覚えていません。箇条書きにすれば、数も内容も一目で分かります。

BtoBの記事では、この形が特に効きます。確認すべき項目、判断の基準、手順。読み手が実務で使う情報ほど、拾いやすい形にする価値があります。

ただし、箇条書きが多すぎる記事も読みにくくなります。文章の流れが途切れ、どこが主張でどこが補足なのかが分からなくなるためです。1つの見出しに1つ程度が目安になります。

箇条書きにするときは、項目の書き方も揃えます。体言止めで統一するか、文の形で統一するか。1つの一覧の中で混ざると、それだけで雑な印象になります。

箇条書きにするときは、前後に文章を置きます。何を並べるのかを示す1文と、それを受けてどうするかの1文。箇条書きだけが連続すると、資料の断片を並べたように見えます。

カタカナ語をどこまで使うか

BtoBの記事では、カタカナ語の扱いも読みやすさを左右します。業界で定着している語もあれば、書き手の癖でしかない語もあります。後者が多い記事は、内容が同じでも難しく感じられます。

指針でも、特有の用語や表現は分かりやすく言い換えるとされています。判断の基準は単純で、日本語で書ける語かどうかです。日本語で書けるのにカタカナのままにしている語は、置き換えの候補になります。

一方で、無理に言い換えないほうがよい語もあります。業界で完全に定着していて、日本語に直すとかえって伝わらない語です。読み手が普段どちらの言葉を使っているかで判断します。書き手の好みではありません。

初出のときだけ日本語を添える形も有効です。カタカナの語を出したあと、かっこで短く説明を入れる。2回目以降は説明なしで使えるため、記事全体が重くなりません。

長音の記号を付けるかどうかも決めておきます。語の末尾に伸ばす記号を付ける形と付けない形が、業界によって分かれます。こちらも用語の一覧に入れておく項目です。1本の記事の中で両方が出てくると、確認していない印象を与えます。

ルールは短いほど守られる

ここまでの内容をすべて文書にすると、それなりの分量になります。しかし、長い表記ルールは読まれません。実務で守られるのは、覚えられる量だけです。

現場で機能しているルールは、たいてい10項目以内に収まっています。接続詞はひらがな。形式名詞はひらがな。補助動詞はひらがな。この3つを覚えるだけで、ばらつきの大半は消えます。

残りは、迷ったときに引く一覧として別に持ちます。覚えるルールと、調べる一覧を分けることが要点です。全部を覚えさせようとすると、誰も何も覚えません。

優先順位を付けるなら、頻度の高いものから決めます。1本の記事に何十回も出てくる語を先に揃える。年に数回しか出ない語のために、ルールを増やす必要はありません。

ルールを書いた文書は、書き手が実際に開く場所に置きます。共有のフォルダの奥に置いても開かれません。原稿の書式そのものに注記として書き込んでおく形が、もっとも参照されます。

ルールを増やしたくなったときは、頻度を確かめます。その語は、月に何回出てくるのか。年に数回しか出ない語は、覚えるルールではなく調べる一覧に入れます。この線引きだけで、ルールは肥大化しません。

用語の一覧は10語から始める

表記ルールと別に持ちたいのが、自社の用語の一覧です。製品名、サービス名、業界の用語の表記を決めたもの。ここがばらつくと、検索で見つけてもらう場面でも不利になります。

最初から網羅しようとすると、作る前に力尽きます。まず10語から始めます。記事に必ず出てくる語を10個選んで、表記を1つに決める。それだけで、社内での問い合わせが減ります。

決める内容は3つです。正式な表記。略して書いてよいかどうか。ひらがなとカタカナと英字のどれで書くか。この3つが決まれば、迷いは起きません。

一覧は表計算の1枚で十分です。語、決めた表記、使ってはいけない表記、決めた日。4列あれば、後から見返したときに理由まで追えます。

増やすのは、実際に迷いが出たときだけにします。「この語はどう書くのか」と聞かれたら、その場で決めて追記する。この積み上げ方であれば、無理なく続きます。

一覧を作るときは、決めた理由も1行書き添えます。実物の画面に合わせた、公式の表記に従った、社内で定着している。理由が書いてあると、後から異論が出ても議論が早く終わります。

校正の道具に任せる範囲

表記の統一は、機械で確認できる部分が多い作業です。校正の道具や、文章の確認の機能を使えば、決めたルールから外れた箇所を一括で洗い出せます。

道具に任せるべきなのは、判断の要らない置き換えです。「事」を「こと」に、「出来る」を「できる」に。判断が一意に決まる項目だけを登録します。

一方、任せてはいけない部分もあります。文脈によって漢字とひらがなを使い分ける語です。「時」は時刻を指すときは漢字、条件を示すときはひらがな。この判断は機械には難しく、一括で置き換えると誤りが生まれます。

生成AIに確認させる方法もあります。決めたルールを渡して、原稿の中で外れている箇所を挙げてもらう形です。この使い方であれば、判断そのものは人が行うため、誤った置き換えが本文に入り込みません。

いずれの方法でも、最後は人が目で見ます。機械の指摘には、直さなくてよいものが混ざります。すべて従うと、かえって不自然な文章になることがあります。

確認の工程をいつ入れるかも決めておきます。執筆の直後ではなく、内容の確認が終わってから表記を見る。内容と表記を同時に直そうとすると、どちらも中途半端になります。工程を分けるだけで、見落としが減ります。

外注の書き手への渡し方

外部のライターに依頼する場合、表記ルールの渡し方が品質を左右します。長い文書を送りつけても読まれません。依頼書の中に、守ってほしい項目を3つだけ書くのが実務的です。

その3つは、頻度が高くて判断が簡単なものにします。接続詞、形式名詞、補助動詞。これだけ守られていれば、残りは編集の側で直せます。

あわせて、参考にしてほしい既存の記事を1本示します。文章で説明するより、実物を見てもらうほうが早く伝わります。この記事と同じ調子で、という指示が最も具体的です。

受け取った原稿を編集する際は、直した箇所を伝えます。黙って直すと、次回も同じ状態で納品されます。一度伝えれば、2本目からは揃うようになります。

そして、こちらのルールが厳しすぎないかも見直します。書き手が納得できないルールは守られません。理由を説明できないルールがあれば、それは残す価値のないルールかもしれません。

• 表記ルールを30項目の文書にまとめ、共有フォルダに置いて終わりにする
• 文脈で使い分ける語を、一括の置換に登録して誤変換を生む
• 外注の原稿を黙って直し、書き手に何も伝えない
• 用語の一覧を網羅しようとして、完成する前に作業が止まる

社内の書き手にも同じ渡し方をします。他部署の担当が記事を書く場合、表記の話は初めて聞く内容です。3項目と参考の記事を渡すだけで、最初の原稿から水準が揃います。

よくある質問

公用文の指針を、記事にそのまま当てはめてよいのですか

土台として使い、合わない部分は外すのが現実的です。公用文と読み物では目的が違うため、すべてを採用する必要はありません。不特定多数に正確に分かりやすく伝えるという目的が共通している部分だけを取り入れます。

ひらがなを増やすと、幼稚に見えませんか

接続詞と形式名詞と補助動詞に限れば、その心配はほとんどありません。これらは意味を担っていない語だからです。意味を担う語まで開いてしまうと、確かに締まりのない文章になります。分類ごとに判断するのが要点です。

すでに公開した記事も直すべきですか

優先度は低く見て構いません。表記の統一は今後の記事から適用し、過去の記事は内容を更新するタイミングで併せて直す形が現実的です。表記だけのために全記事を直す作業は、費用に見合いません。

• 接続詞・形式名詞・補助動詞の3つを覚えるだけで、ばらつきの大半は消える
• 1文が50字から60字を超えたら、読みにくくないかを確かめる
• 覚えるルールと、調べる一覧は分けて持つ

まとめ

記事の読みやすさは、内容だけでなく表記で決まります。漢字とひらがなの判断が揃っていないと、同じメディアの記事なのに読み心地がばらつきます。この問題は、基準を1つ置くだけで解消します。

よりどころには、文化審議会が示した指針が使えます。接続詞はひらがな、形式名詞と補助動詞もひらがな。この3分類を押さえるだけで、判断に迷う場面のほとんどがなくなります。

そして、ルールは短く保ちます。覚える3項目と、調べる10語の一覧。この2つから始めれば、今日から運用できます。網羅的な文書を作ることより、実際に守られる形にすることのほうが、記事の品質にはるかに効きます。

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