生地の卸がアパレルの客からメールで届く見本（スワッチ）の請求を Zapier で受け、品番・色・送り先を抜き出して発送の表に1色ずつ入れる

処理の起点を決める

見本の請求用のアドレスに届いたメールに、Gmail のフィルタでラベル「見本請求」を付け、そのラベルで Zap を動かします。 送り先のアドレスで絞るフィルタにしておけば、営業の個人のアドレスに混ざって届く請求は拾いません。個人のアドレスに届いたものは、営業が見本の請求用のアドレスに転送する決まりにします。

ラベルを起点にするのは、人が手で付け直せるからです。 迷惑メールのフォルダに入っていた請求も、営業事務がラベルを付ければ同じ経路に乗ります。

返信でも Zap が動くことを前提にします。 同じスレッドへの返信は、追加の請求か、聞き返しへの答えか、お礼のどれかです。AIに「このメールに新しい請求が書かれているか」を判定させ、書かれていなければ行を足しません。 聞き返しへの答え（「07 ではなく 09 でした」）は、元の行を直すのではなく、答えの内容を新しい行として足し、元の行には人が「取消」を付けます。

処理が終わったメールには、Zap の最後で「見本請求済」のラベルを足します。 Gmail の Add Label to Email のアクションで付けられます。「見本請求」が付いていて「見本請求済」が付いていないメールが、まだ表に入っていない請求です。

入力データを集める

AIに渡すのは、上の2つだけです。 メールと、顧客の一覧から引いた会社名と登録済みの送り先。品番の台帳はAIに渡しません。 台帳を渡すと、書き違えた品番をいちばん近い実在の品番に直して返すようになり、書き違いを見つける機会がなくなります。 台帳との照らし合わせは、行を足した後に表の式で行います。

品番の書き方の対応表は、表の式で使います。 品番を改めたときの旧品番と、客がよく使う略し方の一覧です。AIに覚えさせるのではなく、表の式が引く表として持ちます。 対応表に足すのは営業事務の仕事で、足した内容は次の請求から効きます。

データの取得方法を決める

メールは、トリガーの出力に件名・本文・送り主・スレッドのIDが入ってきます。 本文はテキストの版を使います。HTMLの版を渡すと、署名の表組みや画像の代わりの文字がまざり、送り先の行が崩れます。

顧客の一覧は、送り主のアドレスのドメインで Lookup Spreadsheet Row を使って引きます。 前段で Formatter の Text の Split Text を区切りの文字「@」・Segment Index「Last」で使い、ドメインだけを取り出します。同じ会社から担当が替わって届いても、ドメインで当たります。 フリーメールのアドレスで届いた場合は当たらないので、当たらなかったことを「顧客未登録」としてAIに渡します。

登録済みの送り先は、候補として渡すだけです。 本文に送り先が書かれていればそちらを使い、書かれていないときだけ登録済みの送り先を入れて、出どころを「顧客の一覧」と記録します。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用の部分を外す … 返信のメールでは、過去のやり取りが引用として本文の下に続きます。Split Text を自社のメールの引用の見出しの文字列で区切り、Segment Index「First」で前だけを残します。引用を残すと、前回の請求の品番をもう一度行にします
2. 全角と半角をそろえない … 品番の「ＴＸ－２０４１」は、AIに渡す前には直しません。 書かれたとおりを残し、そろえるのは表の式の側で行います
3. 添付を確かめる … 前の季節の見本帳を撮った写真や、品番を並べた表計算のファイルが付いてくることがあります。添付がある請求は、本文の写し取りに加えて「添付あり」の印を付け、営業事務が添付を開きます
4. 送り主が自社のアドレスでないかを見る … 営業が転送したメールは、送り主が自社です。本文の転送の部分から元の送り主を取り出し、そのアドレスで顧客の一覧を引き直します

2番目が直感に反するところです。 そろえてから渡したほうがAIは読みやすいのですが、そろえる処理で「O」と「0」まで直してしまうと、書き違いが消えます。 品番の照合は表の式で行い、そろえ方の規則はそこに1か所で持ちます。

AIに処理させる

させるのは、1通の請求を1色ずつに分け、書かれていることを書かれたとおりに写し取ることです。

品番と色番の組み立てが、いちばん手のかかるところです。 「TX-2041 の 03、07」は2行、「TX-2041 03／KN810 12」は2行、「TX-2041 と KN810 の 12」はどちらも 12 なのかが曖昧です。曖昧なものは、どちらかに決めずに needs_check を立て、理由を短く書かせます。

3行目は、AIが親切のつもりでやりがちなことです。 住所を推測で埋めると、確かめるべき行が確かめなくてよい行に見えてしまいます。

指示内容を固定する

あなたは生地の卸の営業事務として、見本（スワッチ）の請求メールを
発送の表の行に写し取る係です。メールに書かれていることだけを写してください。

【分け方】
- 1つの行は「1つの品番の1つの色」です。
  「TX-2041 の 03、07、12」は3行です。
- 「全色」「全色展開」と書かれていれば、色番を空にして all_colors を true にし、1行にしてください。
- どの色がどの品番のものか決められないときは、決めずに needs_check を true にし、
  check_reason に「色番の対応が曖昧」と書いてください。

【写し方】
- item_code と color_code は、書かれた文字列をそのまま写してください。
  ハイフンを足す、全角を半角にする、O を 0 に直すことをしないでください。
- swatch_type は cut／hanger／a4_board／small_piece／unknown から選んでください。
  「カット」「スワッチ」は cut、「ハンガー」は hanger、「台紙」「A4」は a4_board、
  「50cm」「小切り」は small_piece です。書かれていなければ unknown です。
- quantity は数字だけ。書かれていなければ null です。
- needed_by は書かれた言葉のまま写してください。日付に直さないでください。

【送り先】
- 本文に送り先が書かれていれば、それを使い ship_to_source を body にしてください。
- 本文に無く署名にあれば signature にしてください。署名に住所が2つあれば、
  どちらか決めずに needs_check を true にしてください。
- 本文にも署名にも無く、下の【登録済みの送り先】があればそれを入れ、
  ship_to_source を customer_list にしてください。
- 郵便番号・住所・電話は書かれたとおりに写し、足りない部分を補わないでください。
  記載がなければ空にしてください。

【返信のメール】
- 引用の部分は読まないでください。
- 新しい品番・色の請求が書かれていなければ is_new_request を false にし、行を返さないでください。

【しないこと】
- 品番が正しいか、廃番か、在庫があるかを判断しないでください。
- 代わりの生地を提案しないでください。

【メール】件名：{subject}
送り主：{from_name} <{from_email}>
本文：{body_plain}
【顧客の一覧の照合】{customer_name}（未登録なら「顧客未登録」）
【登録済みの送り先】{registered_ship_to}

「O を 0 に直さない」まで書くのは、書かないと直すからです。 AIは品番らしい文字列を見ると、品番らしい形に整えて返します。整えた結果が台帳にある品番と一致してしまうと、書き違いだったことに誰も気づきません。 別の色が届いて初めて分かります。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目を次のように決め、「Return a list of results」を有効にします。 1色が1つのオブジェクトになり、配列で返ります。

[
  {
    "is_new_request": true,
    "item_code": "TX-2041",
    "color_code": "07",
    "all_colors": false,
    "swatch_type": "hanger",
    "quantity": null,
    "needed_by": "来週の企画会議まで",
    "ship_company": "株式会社〇〇アパレル",
    "ship_dept": "企画室",
    "ship_person": "山田",
    "ship_postal": "150-0000",
    "ship_address": "東京都渋谷区〇〇1-2-3 〇〇ビル5F",
    "ship_phone": "03-0000-0000",
    "ship_to_source": "signature",
    "needs_check": false,
    "check_reason": ""
  }
]

JSONにするのは、項目ごとに表の列へ入れるためです。 自由文で返されると、送り先の会社名と部署の区切りが毎回変わり、表の列に入りません。

発送の表は、AIが埋める列と、式が出す列を分けます。

「O」と「0」の取り違えは、整形では直しません。 整形した品番が台帳に無いときに、「O を 0 にすると一致する品番がある」ことを別の列に出すだけにします。

システムへ連携する

Paths の分け方は、表の式の結果で決めます。 行を足した直後に、そのメールのIDで発送の表を引き直し、「確認」の立った行があるかを見ます。確認の行があれば、聞き返しの下書きを作る道へ、無ければ何もしない道へ進みます。 公式のヘルプでは、Paths は最大10本の道を持て、Paths と Filter のステップそのものはタスクを使わず、動いた道の中のステップだけが数えられるとされています。Paths も Professional 以上のプランです。

聞き返しの下書きは、AI by Zapier にもう1回書かせます。 渡すのは確認の行の品番（原文）・色番（原文）と、表の式が出した照合の結果だけです。「TX-2O41 は弊社の品番に見当たりません。TX-2041 のことでしょうか」のような、確かめたいことだけを並べた短い文面にさせます。 代わりの生地の提案は書かせず、営業事務か営業が足します。

品番の台帳には書き込みません。 見本の残りの数を減らすのは、発送の係が実際に見本を取り出したときです。Zap が請求のたびに減らすと、聞き返して取り消した請求の分まで減ります。

人が確認する

営業事務が見るのは、「確認」の列が立った行と、送り先の出どころが本文以外の行です。 「確認」の立っていない行は、発送の係が直接用意します。

1. 聞き返しの下書きを直して送る … 品番の書き違いの候補を出すか、廃番の代わりを勧めるかを決めます。送るのは営業事務か営業です
2. 送り先の出どころが signature や customer_list の行を確かめる … 署名の住所が企画室か本社か、登録済みの送り先が今も正しいかを見ます
3. 添付ありの請求を開く … 写真や表計算のファイルに品番が書かれていれば、行を足します
4. 見本切れの行を営業に知らせる … ハンガーが出払っているときに、カットで代えるか、補充を待つかは営業が決めます

2番目を省かないでください。 品番の誤りは送り直せば済みますが、企画中の生地の見本が他社に届くと取り返しがつきません。

「確認」の行の想定は全体の2割から3割です。 それより多い月は、対応表に足すべき略し方が溜まっています。

例外に対処する

「全色」をすぐに行に展開しないのは、色の数が多いからです。 1品番に30色あれば30行になり、ハンガー見本1本で済む請求を、カットスワッチ30枚として用意してしまいます。 「全色」は、見本の種類と合わせて営業事務が読みます。

記録を残す

• 元のメールのIDとスレッドのID（発送の表の各行に残す）
• AI by Zapier が返したJSON（Zap の実行の履歴と、発送の表の原文の列）
• 表の式が出した照合の結果と、そのときの「品番（整形）」
• 人が直した内容 … 品番を書き換えた、送り先を替えた、行を取り消した、を別の列に残す
• 聞き返しの下書きを作った日時と、送った日時
• 発送の日・送り状の番号

4つ目の「人が直した内容」が、対応表を育てる材料になります。 同じ書き違いを何度も直しているなら、その略し方を品番の書き方の対応表に足します。直した内容を原文の列に上書きしないでください。 原文が消えると、何を直したのかが追えなくなります。