左官の会社が工務店から届く工事の依頼を Make で受け、工事の種類・面積・工期を抜き出して見積の下書きの表を作る

処理の起点を決める

見積の専用アドレスにメールが届いたことを起点にします。 工務店には、見積の依頼を mitsumori@ のような専用アドレスに送ってもらいます。Gmail のフィルタでこのアドレス宛てに「見積依頼」のラベルを付け、Make の Watch emails はこのラベルと未読を条件に見ます。

取り込んだメールは既読にします。 Watch emails には取り込み時に既読にする設定があり、同じ依頼を二度取り込むことを防げます。 処理に失敗したときは、担当者が未読に戻せば次の回で取り直されます。

実行の間隔は15分ごとにします。回答の期限が「今週中」の依頼もあるので、1日1回では遅すぎます。 工務店からの追加の連絡（「2階の洗面も追加で」）は同じスレッドの返信で届くことが多いので、件名の受付番号で元の依頼に結び付けます。

入力データを集める

AIに渡すのは、上の4つまでです。 単価表と工程表はAIに渡しません。金額と日数は式で出すもので、AIに見せると「目安の金額」を書き足してくる余地が生まれるからです。

質を決めるのは、工種表の「言い換えの例」の列です。 工務店ごとに「ジュラク」「聚楽壁」「じゅらく」のように書き方が違います。最初の1か月は、AIが工種表に当てはめられなかった言い方を、この列に足していきます。

データの取得方法を決める

添付は、ファイルのデータを出力に含める設定で取り出します。 List email attachments and media には、ファイルのデータを出力の束に含めるかの設定があり、含めたデータを base64 にして、Responses API の input_file に file_data として渡します。

PDF 以外の添付は、AIに渡しません。 写真（現場の壁の写真など）は、見積の下書きの行にリンクを付けて担当者が見られるようにするだけにします。Excel の見積依頼書が付いてきたときは、工務店に PDF で送り直してもらうか、担当者が PDF にしてから同じアドレスへ転送します。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用部分と署名の除去 … 返信のメールの過去のやり取りと、署名の住所・電話番号を落とします。署名の会社の住所を、現場の住所と取り違えないためです
2. 受付番号の付与 … メールごとに受付番号を振り、件名に「【見積 M-1029-007】」の形で付けます
3. 追加の連絡の判定 … 件名に受付番号があるメールは、元の依頼への追加として扱い、同じ受付番号の下書きの表に行を足します
4. 添付の種類と大きさの確認 … PDF だけを残し、1ファイル50MB未満、合計50MBまでに収まるかを確かめます。超えるものは担当者へ回します
5. ページ数の確認 … 図面の束のように数十ページある PDF は、左官に関わるページだけを担当者が選んでから渡します
6. 送り主の確認 … 工務店の一覧に無いアドレスからの依頼は、AIに渡さず担当者へ回します

5番目を軽く見ないでください。 PDF はページの画像も一緒にモデルへ渡されるので、ページが多いほど1件あたりのやり取りが大きくなります。 図面の束をそのまま渡すと、左官に関係の無いページの読み取りに費用を使うことになります。

AIに処理させる

させるのは、左官に関わる部位を拾い、部位ごとの項目を書かれているとおりに写すことです。 工事の種類だけは、渡した工種表の中から選ばせます。

面積の扱いが、この構成でいちばん大事なところです。 面積が空のまま返ってくるから、どの部位を担当者が図面から拾えばよいかが、一覧で分かります。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 平面図が付いていると、AIは部屋の寸法から壁の面積を計算しようとします。開口部の差し引きや天井の高さの読み違いがあっても、出てきた数字は確かそうに見えます。

左官と塗装の境目にも注意します。 外壁の「吹付け」は、塗装の会社が受けることも、左官の会社が受けることもあります。工種表に「吹付け（左官で受ける場合）」の行があるときだけ拾い、無ければ 不明 にして担当者が決めます。

指示内容を固定する

あなたは左官工事の会社の見積の担当として、工務店から届いた見積の依頼を読み、
左官に関わる部位ごとの行に分ける立場です。
本文と添付の PDF に書かれていることだけを使ってください。推測で埋めないでください。

【やること】
1. 左官に関わる部位を拾い、items の配列に1部位1要素で入れる。
   仕上表に他の職種（クロス、フローリング、塗装など）の行があっても拾わない。
2. work_type には、下の【工種表】の name から1つを選ぶ。
   言い換えの例（aliases）も見てよい。当てはまらなければ「不明」とする。
3. area_text には、書かれている面積・長さ・か所数を、数字と単位のまま写す。
   書かれていなければ空文字にする。「図面参照」とあれば note に写す。
4. finish と substrate には、仕上げ（色・模様・塗り回数）と下地を写す。
5. site、start_wish、finish_wish、reply_deadline には、
   現場、着工の希望、完了の希望、見積を返す期限を、書かれているとおりに写す。
6. evidence には、その行の判断に使った本文または PDF の箇所を写す。
   PDF の場合はページ番号も書く。

【厳守事項】
- 図面の寸法から面積を計算しないでください。面積が書かれていない部位は、
  area_text を空文字にしてください。
- 金額や単価を書かないでください。
- 工期に間に合うか、工期が短いかを書かないでください。
- 「今週中」「来週の打合せまで」は日付に直さず、そのまま写してください。
- 工種表に無い工事の名前を作らないでください。
- 吹付けは、工種表に該当する行があるときだけ拾ってください。
- 左官の見積と関係の無い相談（日程の調整、別の現場の話）は
  other_notes に写し、items に混ぜないでください。

【工種表】{work_type_table}
【工務店】{builder_info}
【依頼メールの本文】{mail_body}

「図面の寸法から面積を計算しない」を、最初の厳守事項に置いています。 平面図が添付されているとき、何も言わなければAIは計算を始めます。埋まった面積が正しいかどうかではなく、拾っていない面積が拾ったように見えることが問題です。

「今週中」を日付に直させないのも同じ理由です。 届いた日の曜日によって、AIは金曜日にも土曜日にもします。期限を1日でも後ろに読むと、見積が間に合わなくなります。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "request_id": "M-1029-007",
  "builder": "",
  "site": "",
  "start_wish": "",
  "finish_wish": "",
  "reply_deadline": "",
  "items": [
    {
      "location": "1階LDK 壁",
      "work_type": "珪藻土 2回塗り | 漆喰 3回塗り | ... | 不明",
      "finish": "",
      "substrate": "",
      "area_text": "",
      "note": "",
      "evidence": ""
    }
  ],
  "other_notes": ""
}

1つ目の理由は、部位を配列で返させることで、1部位1行にできることです。 items の配列を Google Sheets の Bulk Add Rows に渡せば、部位の数だけ見積の下書きの表に行が足されます。

2つ目は、area_text を文字列にしていることです。 「45㎡」「約45平米」「L=12.5m」のように書き方がばらばらなので、文字のまま受けて、表の側で数と単位に分けます。 分けられないものは空と同じ扱いにして印を付けます。

3つ目は、構造化出力の決まりに合わせられることです。 Responses API の構造化出力では、すべての項目を required にし、additionalProperties を false にすることとされています。書かれていない項目も空文字で必ず返ってくるので、表の列がずれません。

要は、AIの列と式の列を分けておくことです。 単価を改定しても、AIの列はそのままで式の列だけが変わります。

システムへ連携する

ルーターの道は、面積が空・工種表に無い、工期の相談が要る、フォールバックの3つにします。 ルーターの道は1本ずつ順に処理され、どの条件にも当たらないものはフォールバックの道に入ります。 1つの依頼が「面積が空」と「工期の相談」の両方に当たるときは、先に聞き返しの下書きを作り、続けて社長の確認の一覧にも載せます。

見積の本体は、これまでどおりのひな形で人が作ります。 下書きの表は、ひな形に写す前の材料です。見積書の PDF を自動で作って送る仕組みは置きません。

人が確認する

見積の担当が開くのは、状態が「要確認」の依頼です。 「要確認」の無い依頼も、社長が金額と工期を確かめてから送るので、全件を人が見ることは変わりません。変わるのは、見るときに表がすでにできていることです。

1. 回答の期限の一覧を先に見る … 期限の近い順に並んでいるので、その日に手を付ける依頼が決まります
2. 面積が空の部位を拾う … 図面から拾うか、聞き返しの下書きを直して送ります
3. 工種が 不明 の行を決める … 言い換えの例に足すかも、ここで決めます
4. evidence で部位の取りこぼしを見る … 仕上表の左官の行が全部拾われているかを、PDF のページと見比べます
5. 社長が工期と金額を確かめる … 工期の比べで印が付いた依頼は、工務店と工期を相談するかを決めます

4番目を省かないでください。 拾い漏れた部位は、見積に載らないまま契約になります。工事が始まってから「この壁も左官です」と言われると、見積に無い工事を受けることになります。

目標は、90件をならして1件14分です。 そのうち半分ほどは、図面から面積を拾う時間です。「要確認」が多い月は、面積を書かずに送ってくる工務店が増えているか、工種表の言い換えの例が足りていません。 どちらが原因かは、状態の列の内訳を数えれば分かります。

例外に対処する

上から4行目までは、AIの問題ではなく依頼の送り方の問題です。 取引の多い工務店には、仕上表を PDF で、左官のページを付けて送ってもらうお願いをしておくと、この4行がほとんど起きなくなります。

記録を残す

• 元の依頼メールと添付の PDF、受付番号、届いた日時
• AIに渡した本文（前処理の後）と、AIが返したJSONの全文
• 見積の下書きの表の行と、式で出した金額の目安・工程の日数。そのとき使った単価表と工程表の版
• 人が直した記録 … 面積を図面から拾った行、工種を決め直した行
• 聞き返しの送信日時と、工務店からの返事との対応
• 送った見積の PDF と、送った日時。回答の期限に間に合ったか

3つ目で単価表の版を残すのは、単価を改定するためです。 材料の値上がりで単価を変えたあとに過去の見積を見返すと、当時の単価が残っていないと、なぜその金額だったかが分かりません。

最後の行は、受注の振り返りの材料になります。 回答の期限に間に合わなかった依頼と、間に合ったのに決まらなかった依頼を分けて数えると、見積の速さの問題か、金額の問題かが見えてきます。