ハイヤー会社が法人の契約先に毎月送る利用の報告の文と、使い方の提案の文を、運行の記録の集計表から ChatGPT で作る

処理の起点を決める

月初に集計表ができたことを起点にします。 営業が契約先ごとに、プロジェクトの中で新しいチャットを開き、スキル「月次報告」を呼びます。自動で起動する仕組みは作りません。

チャットは契約先ごとに分けます。 1つのチャットで何社も続けて作ると、前の会社の部署の名前や数字が混ざることがあります。1社1チャットにしておけば、後から「この会社の先月の報告はどう書いたか」を開き直すのも簡単です。

提案の文は、報告の文が直った後に作ります。 報告の数字を営業が確かめてから、同じチャットでスキル「提案の型」を呼びます。数字が直る前に提案を作ると、直った数字と提案の根拠が食い違います。

入力データを集める

質を決めるのは、提案の型の一覧です。 型の「当てはまる条件」が数字で書かれていないと、AIは何となく当てはまりそうな型を選びます。「同じ区間の利用が月10件以上」のように、集計表の列で判定できる条件にします。

営業のメモは、数字には出ないことを伝えるためのものです。 「来月は株主総会で役員の移動が増える」と聞いていれば、報告の所感に一言入れられます。メモに無いことを、AIに所感として作らせません。

データの取得方法を決める

集計表は、テキストの表として貼ります。 行の頭に R01、R02 のような番号を付け、列の名前を1行目に置きます。表計算のファイルそのものを渡すより、番号付きの表を貼るほうが、数字の出どころを示させやすくなります。

貼る集計表の例（一部）：

合計の行を R01 に固定しておくと、報告の概要の数字はいつも R01 から取れます。 営業が見比べるときも、まず R01 を見れば済みます。区分の行の順番も毎月同じにしておくと、先月の P05 と今月の R05 が同じ部署の行になり、読み違いが減ります。

運行の記録の明細は、ChatGPT に渡しません。 明細には、乗った人の名前や行き先が1件ずつ入っています。報告に要るのは部署別・時間帯別・区間別の集計で、明細は要りません。

AIへ渡す前に整形する

1. 集計の書式をそろえる … 全社で同じ列の並び（件数、利用時間、待機時間、距離、料金）と、同じ区分（部署、時間帯、区間）にします
2. 行に番号を振る … 今月は R01〜、先月は P01〜、先々月は Q01〜のように、月で頭の文字を変えます
3. 乗った人の名前を外す … 集計の区分に人の名前を使わず、部署と「役員」「来客」のような区分にします
4. 区間の名前をそろえる … 「本社→羽田」「本社→羽田空港」を「本社→羽田空港」に、決まった名前にします
5. 前月比を表計算で出す … 増減の数と率は表計算の式で出し、集計表の列に入れます。AIに引き算や割り算をさせません
6. 端数の扱いを決める … 料金は円、時間は分の単位で、四捨五入の決まりを集計表の側でそろえます

5番が、この前処理でいちばん大事です。 「先月より12件増えました」という文を作るとき、AIに今月と先月の数字を渡して引き算をさせると、桁を取り違えたり、別の行の数字で計算したりすることがあります。 増減は表計算の式で出し、AIはその列を読むだけにします。

3番は、報告の受け手のためでもあります。 契約先の総務の担当は、報告を役員や部長に回します。誰がいつどこへ乗ったかを報告の本文に書くと、回す範囲が狭まります。 必要なら、明細は別の添付として配車システムの帳票から出します。

AIに処理させる

文の中の数字には、すべて行の番号を付けさせます。 「先月のご利用は142件（R01）で、前月より12件（R01）増えました」のように書かせ、送る前に番号を消します。営業は番号を頼りに、集計表の行と見比べるだけで済みます。

3行目は、提案の文で起きやすい失敗です。 「時間制の契約に切り替えると、月の料金が下がる見込みです」と、根拠の無い見込みを書くことがあります。料金の比較は営業が契約の台帳で計算し、文には営業が数字を入れます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示：

あなたはハイヤー会社の法人営業の手伝いです。契約先に送る月次の報告の文を作ります。

【数字の決まり】
- 数字は、貼られた集計表に書いてあるものだけを使ってください
- 文の中の数字には、必ず集計表の行の番号を（R01）のように付けてください
- 足し算・引き算・割り算をしないでください。増減と率は集計表の列にあります
- 集計表に無い数字が要るときは「（集計表に無い）」と書いてください

【書き方の決まり】
- 資料の「報告の書き方」に従ってください
- 乗った方の名前は書かないでください。部署と区分（役員・来客など）で書いてください
- 他社との比較、料金の値引き、新しい料金の提示はしないでください

スキル「月次報告」：

貼られた集計表（今月 R、先月 P、先々月 Q）と営業のメモから、
{契約先名} 様への月次の報告の文を作ってください。見出しは【】で書いてください。

【構成】
【先月のご利用の概要】件数・利用時間・料金の合計と前月比
【目立った動き】前月比の大きい部署・時間帯・区間を3つまで
【所感】営業のメモにあることと数字の動きを結び付けて2〜3文。
        メモに無い理由は書かないでください
【来月に向けて】営業のメモに来月の予定があればそれに触れる。なければ省く

最後に、使った行の番号の一覧を付けてください。

スキル「提案の型」：

報告の文で使った集計表と、資料の「提案の型の一覧」を見て、
当てはまる型を最大2つ選んでください。

【選び方】
- 型の「当てはまる条件」を、集計表の列の数字で確かめてください
- 条件を満たす型が無ければ「今月は提案なし」と書いてください
- 条件を満たすか分からないときは、型の名前と「分からない理由」を書いてください

【提案の文】
- 選んだ型の「勧める内容」を、この会社の数字（行の番号付き）で書いてください
- 料金が下がる・上がるといった見込みは書かないでください
- 型の「配車に確かめる」が「要」のときは、文の最後に【配車に確認】と書いてください

「今月は提案なし」を書かせることが大事です。 何も言わなければ、AIは毎月何かを提案します。当てはまらない月に無理な提案を出すと、総務の担当に「毎月同じことを言う」と思われ、本当に効く提案が読まれなくなります。

「料金の見込みを書かない」は、営業の約束になるのを防ぐためです。 総務の担当は提案の文を上司に回します。「下がる見込み」と書いてあれば、上司はそれを前提に契約の見直しを考えます。

出力形式を固定する

報告の文と提案の文は、メールの本文にそのまま貼れる形で返させます。 見出しは【】で、段落ごとに空行を入れます。数字の後の行の番号は、営業が確かめた後に消します。

報告の文の例：

【先月のご利用の概要】
先月のご利用は142件（R01）、ご利用時間は合計318時間（R01）でした。
前月より12件（R01）増えています。

【目立った動き】
・営業本部のご利用が21件（R05）増えました。
・本社→羽田空港の区間が18件（R12）で、前月の2倍近く（R12）です。
・22時以降のご利用は9件（R20）で、前月と同じ水準（R20）でした。

【所感】
先月お伺いした海外からのご来客の予定と、空港の区間の増加が重なっています。

提案の文の例：

【ご提案：空港のお送り迎えの事前のご予約】
本社→羽田空港の区間のご利用が18件（R12）ありました。
便の時刻が決まった段階で前日までにご予約いただくと、
ご希望の車種で配車の準備をしやすくなります。
（型：空港の事前予約／配車に確認：不要）

提案の型の一覧の例：

一覧に「配車に確かめる」の列を持たせるのは、第3章の（d）の失敗を繰り返さないためです。 専属の契約や深夜の利用は、運転者の勤務の組み方に直接関わります。営業だけで決めて送らず、配車の担当に確かめてから送ります。

システムへ連携する

システム同士はつなぎません。 集計表は営業が貼り、報告の文は営業がメールに貼って送ります。ChatGPT から契約先にメールを送る仕組みは作りません。

スキルを直すときは、営業部で1人が直して共有します。 4人がそれぞれ指示を書き換えると、報告の書き方がまたばらばらになります。

人が確認する

1. 営業が数字を見比べる … 行の番号の付いた数字が、集計表のその行と合っているか。番号の付いていない数字があれば消すか、集計表から入れ直します
2. 営業が所感を読む … 営業のメモに無いことが書かれていないか
3. 営業が提案を出すかを決める … 型の条件が数字の上で当てはまっていても、契約先の事情（予算の時期、担当の交代）で今月は出さない、と決めることがあります
4. 配車の担当が【配車に確認】の提案を見る … その時間帯・その台数で配車できるか、運転者の勤務の組み方と合うか
5. 上長が数社分を読む … 毎月、営業ごとに1社以上を抜き出して読みます

1番が、この構成でいちばん大事な確認です。 報告の信用は数字で決まります。番号を頼りに見比べるので、1社あたり数分で終わります。

4番で配車の担当が「できない」と言った提案は、型の一覧の条件を見直す材料にします。 同じ型が毎月止まるなら、条件か勧める内容のほうを直します。

確認の順番も決めておきます。 1番の数字の見比べを先に終え、数字が直ってから2番と3番に進みます。数字が直る前に提案を読むと、直った後の数字で提案の条件が外れていた、ということが起きます。 4番の配車への確認は、まとめて1日1回にすると配車の担当の手を止める回数が減ります。

例外に対処する

3行目は、AIに頼りたくなる場面です。 集計表の式が壊れていると、AIに「今月と先月から増減を出して」と頼みたくなります。ここで計算させると、数字の出どころが集計表でなくなります。

6行目は、営業のメモの扱いの決まりです。 打ち合わせのメモには、契約先の社内の話（役員の交代の予定など）が書かれていることがあります。報告の文に入れてよいかは営業が決め、入れないものは貼りません。

記録を残す

• 契約先ごと・月ごとの集計表（行の番号付き）
• ChatGPT に貼った営業のメモ（貼った部分だけ）
• 報告の文と提案の文の下書き、営業が直した後の文、送った文
• 選ばれた提案の型と、営業が出した／出さなかったの記録
• 配車の担当の確認の結果
• 契約先からの返事（提案への反応）

4つ目の記録は、提案の型を育てる材料です。 半年分を見ると、よく選ばれるのに営業が出さない型と、出すと契約先から返事が来る型が分かります。型の一覧を年に2回見直すときに使います。

チャットの履歴はプロジェクトに残りますが、送った文の正本はメールと営業の記録に置きます。 チャットを消しても、何を送ったかが分かるようにしておきます。