バイク便の会社がメールで届く配送の依頼を Zapier で受け、集荷先・届け先・時間の指定・荷物を抜き出して配車表に1件ずつ入れ、急ぎと確認の要る依頼を配車係に知らせる

処理の起点を決める

受注用のアドレスに届いたメールを、Email by Zapier のアドレスへ自動転送して起点にします。 転送を始めるときに、@zapiermail.com のアドレスの確認が求められることがあり、Zap の試しの画面で確認のメールを開いて確認のURLを踏みます。

送り主のアドレスが無いメールでは動きません。 Email by Zapier の受信を担う外部のサービスは、送り主の欄にアドレスの無いメールを受け付けないとされています。メーリングリストやグループからの自動の通知は、送り主が空のため Zap を動かしません。 顧客がグループのアドレスから送ってくる場合は、この経路に乗らないので、配車係が受注用のアドレスで直接見る運用を残します。

1通ずつ、届いたらすぐ動かします。 バイク便の依頼は分単位で動くので、まとめて処理する理由がありません。

入力データを集める

質を決めるのは、顧客の一覧の「よく使う届け先の略称」の列です。 常連の顧客は「いつもの裁判所」「本社」「例の印刷所」と書きます。この略称と正式な届け先の組を一覧に持たせ、AIに渡します。 渡さなければ、AIは「いつもの裁判所」を確認事項にするしかありません。

いつもの集荷先も同じです。 集荷先が書かれていない依頼は、送り主の事務所からの集荷であることが多く、一覧の「いつもの集荷先」を既定の値として渡します。 ただし、既定の値を使ったことは配車表に印を付けます。

データの取得方法を決める

顧客の一覧は、送り主のアドレスで引きます。 当たらなければ新規の顧客として、配車表に「顧客未確認」の印を付けます。同じ事務所でも担当者ごとにアドレスが違うので、一覧にはドメインの列も持たせ、アドレスで当たらなければドメインで引き直します。

区域・料金・積めるかは、Zapier では計算しません。 配車表の列に式を置き、行が足されたときに計算させます。料金の表や上限が変わっても、Zap を止めずに表だけ直せます。

AIへ渡す前に整形する

1. 過去のやり取りの引用に気をつける … 返信の形で依頼が来ると、本文の下に前回の依頼が引用されて続きます。前回の配送を今回の配送として拾わないよう、いちばん新しい部分だけを見るように指示で書きます
2. 署名を残す … 署名には送り主の事務所の住所と電話番号があり、集荷先の既定になります。落とさずに渡します
3. 届いた時刻を渡す … 「30分後に」「今から」を時刻に直す基準にします
4. 顧客の情報を渡す … いつもの集荷先と、よく使う届け先の略称の組を渡します
5. 添付の有無を見る … 添付のファイルは AI に渡さず、添付があれば配車表に「添付あり」の印を付けます

5番目で添付を渡さないのは、添付が配送する書類そのものであることが多いからです。 「この契約書を印刷して届けて」のような依頼もありますが、届ける書類の中身を読む必要はありません。 添付で依頼の内容を送ってくる顧客は、配車係が開いて確かめます。

AIに処理させる

させるのは、本文から配送を1件ずつに分け、それぞれの項目を抜き出すことだけです。

大きさと重さは、書かれた文のまま抜き出させます。 「A4の封筒」「段ボール小1箱、5kgくらい」を、積めるかどうかの判断にAIは使いません。積めるかは、積載の上限の表と式が決めます。 AIに判断させると、「小さめの段ボールなので積めます」と書きます。

5行目がいちばん起きやすい失敗です。 「〇〇地方裁判所」と書かれていると、AIは住所を知っていて補います。同じ名前の建物が複数ある、移転している、といったことがあり、間違った住所にライダーが走ります。 住所は、本文か顧客の一覧の略称の組からだけ取ります。

指示内容を固定する

あなたはバイク便の会社の配車係で、届いた依頼メールを配車表に入れる準備をしています。
本文と、渡した顧客の情報だけを見て、配送を1件ずつに分けて項目を抜き出してください。

【配送の分け方】
- 集荷先と届け先の組が1つで1件です。
- 「A社とB社に1部ずつ」は2件です。
- 「集めたものを全部こちらに戻して」は、集荷先ごとに1件です。
- 往復（届け先で受け取って戻る）は1件のまま、round_trip を yes にしてください。
- 本文の下に引用された過去のメール（「>」で始まる行や「〜 wrote:」の後）の
  配送は拾わないでください。

【各配送の項目】
pickup / dropoff：名称、住所、建物・階、担当者、電話番号
- 住所は本文か、【よく使う届け先】の組に書かれているものだけを使ってください。
  名称から住所を補わないでください。
- 集荷先が書かれていなければ、【いつもの集荷先】を入れ、
  pickup_defaulted を yes にしてください。
pickup_time：集荷の希望。「すぐ」「今から」は届いた時刻を入れ、
  pickup_asap を yes にしてください。
deadline：届ける期限。「本日中」はそのまま書いてください。
item_type：document / small_parcel / unclear
item_size_text：大きさ・重さ・数の記載をそのまま写してください。
round_trip：yes / no
proof_of_delivery：stamp / name / photo / none
questions：顧客に確かめることを、聞く文の形で。

【厳守事項】
- バイクに積めるか、料金、時間に間に合うかは書かないでください。
- 「至急」の言葉だけで pickup_asap を yes にしないでください。
  集荷の時刻が書かれていれば、その時刻を入れてください。
- 届け先の住所が分からないときは、空にして questions に入れてください。
- 配送の依頼ではないメール（請求の問い合わせ・苦情など）なら、
  配送を作らず request_type にその種類を書いてください。

【届いた時刻】{received_at}
【いつもの集荷先】{default_pickup}
【よく使う届け先】{known_destinations}
【本文】{body}

配送の分け方を例で書いているのは、分け方が会社の決まりだからです。 往復を2件にする会社もあれば1件にする会社もあり、料金の数え方と配車表の行の持ち方に合わせて決めます。

「至急」だけで急ぎにしない指示は、急ぎの知らせを本物の急ぎに絞るためです。 顧客は習慣で「至急」と書くことが多く、そのまま急ぎにすると、配車係に届く知らせの半分が急ぎでない依頼になり、知らせが読まれなくなります。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目を決め、「Return a list of results」を有効にして、配送ごとのオブジェクトの配列で受け取ります。

[
  {
    "pickup_name": "", "pickup_address": "", "pickup_floor": "",
    "pickup_contact": "", "pickup_phone": "", "pickup_defaulted": "yes | no",
    "dropoff_name": "", "dropoff_address": "", "dropoff_floor": "",
    "dropoff_contact": "", "dropoff_phone": "",
    "pickup_time": "", "pickup_asap": "yes | no", "deadline": "",
    "item_type": "document | small_parcel | unclear", "item_size_text": "",
    "round_trip": "yes | no", "proof_of_delivery": "stamp | name | photo | none",
    "questions": ""
  }
]

たとえば、次のメールは2件の配送になります。

件名：本日の配送のお願い
お世話になっております。〇〇法律事務所の△△です。
14時以降に当事務所で集荷のうえ、
・東京地裁の民事受付（いつもの裁判所）へ書面1通、受領印をお願いします
・新橋の□□株式会社 総務部 ××様へ契約書2部、16時までに。
  先方から署名済みの1部を受け取って戻ってください。

2行目は届け先の住所が本文に無いので、questions に「□□株式会社様のご住所」が入り、確認が要る道に進みます。 1行目は期限が書かれていないので、questions に期限が入ります。

1つ目の理由は、配列の要素がそのまま配車表の行になることです。 Create Multiple Spreadsheet Rows で、要素ごとに1行を足します。1通に3件の配送があれば、3行が足されます。 第3章の（b）の写し漏れは、ここで無くなります。

2つ目は、配車表の式と Paths の条件を項目で書けることです。 式は、住所から区域を、区域の組と種類から料金の区分を、item_size_text とは別に配車係が入れる大きさの列から積めるかを出します。

小物を確認に回すのは、積めるかを人が見るためです。 書類は封筒の大きさで決まりますが、小物は大きさの記載があいまいなことが多く、積載の上限の表で判定できる数字がそろわないからです。

システムへ連携する

顧客への受付の返信は、自動では送りません。 返信は、ライダーの割り当てが決まってから配車係が送ります。受付だけを自動で返すと、顧客は手配が済んだと受け取ります。

人が確認する

配車係は、配車表の全部の行を割り当てのときに見ます。抜き出しの確認として開くのは、知らせのあったものと印のある行です。

1. 急ぎの知らせを先に見る … 集荷先と期限を見て、すぐにライダーを探します
2. 確認が要る依頼の聞き返しを送る … 届け先の住所や期限が分からないものを、まとめて1通で聞きます
3. 印のある行を見る … いつもの集荷先を使った行、顧客未確認、添付ありの行を本文と見比べます
4. 小物の積めるかを決める … 大きさの列を入れ、式の結果を見ます
5. 直したら記録する … どの項目を、どの値に変えたかを残します

3番目のいつもの集荷先の行は、本文を一読するだけで済みます。 「今日は支店から」と書かれていれば、AIは集荷先を抜き出しているはずですが、既定の値が使われた行は、念のため人の目を通します。

目標は、1,800件をならして1件1分です。

例外に対処する

2行目は見落としやすい例外です。 配送する書類を PDF で添付して「これを印刷して届けて」と頼む顧客は、添付が大きくなりがちで、Email by Zapier に届かないまま、Zap が動いたことにも動かなかったことにも気づきません。 受注用のアドレスで、配車表に行の無いメールを1日の終わりに見る運用を残します。

記録を残す

• 依頼メールの本文と、届いた時刻・送り主
• AIが抜き出した配送の配列と、使ったプロンプトの版
• 配車表の行（区域・料金の区分・種類・積めるかの式の結果を含む）
• 配車係が直した項目と、聞き返しの記録
• 割り当てたライダー、集荷と届けた時刻、受領の証明

最後の行は、何か起きたときの記録になります。 届かなかった、遅れた、と言われたときに、依頼の本文から届けた時刻までを1つの行で追えます。