部材メーカーが Web のサンプル請求を Zapier で受け、用途と検討の段階から営業のフォローの優先度を付けて、初回のメールの下書きを作る

処理の起点を決める

フォームが送信されたときに、1件ずつ動かします。 1日に1回まとめて仕分ける形にはしません。量産の検討の請求は、届いたその日に営業が連絡できるかどうかで、次の段取りに乗れるかが変わります。 朝にまとめて仕分けると、前日の夕方の請求が半日遅れます。

サイトのフォームから Catch Hook の URL へ、内容を JSON で送ります。 多くのフォームの仕組みには、送信のたびに決めた URL へ内容を送る設定があります。設定が無い場合は、フォームの通知メールを受け取る Gmail の New Email Matching Search をトリガーにする方法もありますが、メールの本文から項目を切り出す手間が増えるため、Webhook を先に検討します。

入力データを集める

検討の段階・年間の数量の見込み・採用の時期は、フォームの選択肢にしておきます。 選択肢は「量産品の置き換え／新規の設計／試作・評価のみ／研究・学術／情報収集」、数量は「〜1,000個／〜1万個／〜10万個／10万個〜／未定」、時期は「3か月以内／半年以内／1年以内／未定」のように置きます。選択肢があれば、多くの請求者はそこを埋めます。 AI が自由記述から読むのは、選択肢が「未定」で用途の欄に書かれていたときの補いです。

入れないもの： 図面や仕様書のファイル。フォームにファイルの欄を置きません。 図面が要る請求は、担当営業が秘密保持の取り決めを確かめてから、決めた方法で受け取ります。

データの取得方法を決める

顧客の表は、会社名ではなくメールのドメインで引きます。 会社名は「株式会社」の前後、略称、事業部の名前で表記が揺れます。ドメインなら1つに決まります。 ただし、グループ会社が同じドメインを使っている場合があるので、顧客の表には「ドメインが同じ別の会社あり」の列を持たせ、その場合は会社名も併せて人が見ます。

担当営業は、既存の取引先なら顧客の表の担当、新規なら送付先の地域で決めます。 地域の担当の一覧は月に一度も変わらないので、Paths の分岐の中に固定で書かず、顧客の表とは別の小さな表に持ち、Find Records で引きます。 担当が変わったら表を直すだけで済みます。

担当営業への Direct Message の本文には、フォームの内容をそのまま載せます。 書き写しで落ちていた数量と時期を、AI の要約ではなく原文のまま見せるためです。

【サンプル請求・区分A】SR-20261015-062
会社：（請求者の会社名）／開発部 設計課（新規）
品番：TP-4120（両面テープ 0.2mm）×5m
検討の段階（選択）：量産品の置き換え
年間の数量（選択）：〜10万個　採用の時期（選択）：半年以内
用途（原文）：車載カメラのハウジングの固定。現行品の剥がれの改善を検討中
区分の理由：段階が量産品の置き換え、数量が1万個超、時期が半年以内（基準 A-1）
不明の項目：使用温度、被着体の材質
→ 共有の受信箱に初回のメールの下書きあり。本日中に連絡をお願いします

AIへ渡す前に整形する

1. 必須の欄の確認 … 会社名・メールアドレス・品番のどれかが空なら、AI に渡さずフォールバックへ送ります
2. 個人・学生の請求の印 … 会社名の欄が「個人」「なし」、部署が空でメールアドレスが無料のメールのドメインなら、印を付けて AI に渡します
3. 海外の送付先の印 … 送付先の国が日本以外なら、区分にかかわらず「輸出の確認」の印を付けます
4. 二重の送信の確認 … 請求の番号で請求の表を引き、あれば止めます
5. 直近の請求の確認 … 同じメールアドレスで30日以内の請求があれば、その日付と品番を AI に渡します
6. 長すぎる用途の欄を切る … 決めた文字数を超えるものは先頭だけを渡し、全文は請求の表に残します

2番目は、AI に判断させずに機械で印を付けます。 無料のメールのドメインの一覧は自社で持ち、Paths の前の Filter や条件で見ます。個人や学生を一律に断るのではなく、区分 C の返し方に回すための印です。 大学の研究室の請求は、数年後の採用につながることもあります。

3番目の輸出の確認は、この構成の外の手続きです。 品番によっては、海外へ送る前に輸出の管理に当たるかの確認が要ります。AI にその判断はさせず、印が付いた請求は区分にかかわらず受付の当番が見ます。

AIに処理させる

基準の表は次のとおりです。 自社の営業部で決め、AI by Zapier の指示にそのまま書きます。

AI に区分を決めさせるのに、点数を付けさせない理由があります。 「有望さを100点満点で」と聞くと、同じ請求でも実行のたびに数点ずつ動き、境目の請求が A と B を行き来します。 条件の表に当てはめさせ、どの番号に当たったかを返させれば、外れたときにどこが違ったかが読めます。

指示内容を固定する

あなたは部材メーカーの営業企画課で、サンプル請求の受付をする係です。
フォームに書かれた内容と、渡された事実だけを使って答えてください。
会社名から規模や業績を推し量らないでください。

【読み取る項目】
stage / volume_band / timeline は、フォームの選択肢の値をそのまま使ってください。
選択肢が「未定」で、用途の欄に明記がある場合だけ、その文を根拠に選び、
evidence にその文をそのまま写してください。
明記がなければ「不明」としてください。推測で埋めないでください。

【application】
車載／家電／医療機器／建材／産業機械／研究／その他／不明 から1つ選んでください。

【priority の決め方】
次の基準の表に当てはめ、最初に当たった番号を rule_id に入れてください。
どれにも当たらない、または判断できないときは hold にしてください。
（基準の表：A-1, A-2, B-1, B-2, C-1 の条件をここに貼る）
迷ったときに A を選ばないでください。

【unknowns と questions】
品番ごとの「確かめたい項目」のうち、フォームに書かれていないものを unknowns に並べ、
そこから最大2つを questions にしてください。質問は1文ずつ、はい・いいえで
答えられない形にしてください。

【初回のメールの下書き】
区分ごとの型に沿って書いてください。
- 価格、納期、在庫、量産の可否を書かないでください。
- 「お送りします」と書かないでください。「発送の手配を進めております」とし、
  発送日は {ship_note} の内容だけを書いてください。
- 相手の会社や用途をほめる言葉を書かないでください。
- 署名は {signature} をそのまま使ってください。

【フォームの内容】{form}
【顧客の表の結果】{customer}
【直近の請求】{recent}
【前処理の印】{flags}

「迷ったときに A を選ばない」を書かないと、A が増えます。 生成AI は、相手の期待に寄せた答えを選びがちで、用途の欄が丁寧に書かれているだけの請求を A に上げます。 A が増えると営業の電話が追いつかず、区分を付けた意味がなくなります。

下書きで「お送りします」を禁じるのは、出せないサンプルがあるからです。 品番によっては在庫が切れている、有償のサンプルである、秘密保持の取り決めが先に要る、といったことがあります。発送できるかを決めるのは営業で、下書きは発送の手配中とだけ書きます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目を、次のように決めます。 型と必須かどうかを項目ごとに設定し、項目を決めずに1つの文章で受け取る形にはしません。

{
  "request_id": "SR-20261015-062",
  "stage": "量産品の置き換え",
  "stage_source": "選択肢 | 用途の欄 | 不明",
  "volume_band": "〜10万個",
  "timeline": "半年以内",
  "application": "車載",
  "evidence": "車載カメラのハウジングの固定",
  "unknowns": ["使用温度", "被着体の材質"],
  "priority": "A",
  "rule_id": "A-1",
  "reason": "段階が量産品の置き換え、数量が1万個超、時期が半年以内",
  "questions": ["使用される温度の範囲を教えていただけますか。", "貼り付ける相手の材質は何でしょうか。"],
  "draft_subject": "",
  "draft_body": ""
}

1つ目の理由は、priority を Paths の条件にそのまま使えることです。 文章の中に「区分は A です」と書かせると、Paths の条件で文字を探すことになり、「A」の1文字が別の文に出てきただけで分岐を誤ります。 区分を独立した項目にし、値を A／B／C／hold に限ります。

2つ目は、stage_source で根拠の出どころが分かることです。 選択肢から取った値と、用途の欄から読んだ値では、確かさが違います。営業は 用途の欄 と出た請求だけ、原文を読み直せば足ります。

3つ目は、rule_id と reason で基準の表を直せることです。 営業が区分を覆した請求を並べたとき、どの番号で外れたかが分かれば、直すべき条件が1つに絞れます。

システムへ連携する

Gmail へは下書きだけを作り、送りません。 Zapier の Gmail の連携には送信する Send Email もありますが、この構成では使いません。 下書きは、Zap に接続した共有の受信箱の下書きに入ります。件名の先頭に請求の番号を入れ、受付が下書きの一覧で探せるようにします。

請求の表は、Paths の前で1回だけ書きます。 Paths の後ろには共通の段を置けないため、分岐ごとに記録の段を置くと、分岐を足したときに記録を忘れる分岐ができます。 区分ごとの後の状態（連絡済み・送信済み）は、営業と受付が表の上で直接書き換えます。

人が確認する

区分 A は担当営業、区分 B・C は受付が確かめます。 hold は受付の当番が読みます。

1. 区分 A を先に開く … Direct Message の原文と reason を読み、フォームの選択肢と用途の欄が食い違っていないかを確かめます
2. 連絡の方法を決める … 電話かメールか、技術の担当を同席させるかを決めます。下書きは、メールで連絡する場合の叩き台です
3. 区分 B・C の下書きを直して送る … 品番の資料の案内と、質問が2つまでに収まっているかを見ます
4. 区分を覆したら記録する … 請求の表の「人の区分」に書き、理由を一言添えます

1番目を省かないでください。 「量産品の置き換え」を選んでいるのに、用途の欄に「学会の発表のため」と書かれている請求があります。選択肢は押しやすいものが押されることがあり、stage_source が 選択肢 でも原文と合わないことがあります。

目標は、240件をならして1件3分です。 区分 A は全体の1〜2割、hold は数件という想定です。hold が月に20件を超えるなら、フォームの選択肢の作り方か、品番の一覧の側に問題があります。

例外に対処する

記録を残す

• フォームの送信内容の全文と、受け取った日時
• 顧客の表・請求の表を引いた結果（既存の取引先か、直近の請求）
• AI by Zapier の出力の全項目（priority、rule_id、reason、stage_source を含む）
• そのとき使った基準の表の版
• 人の区分と、覆した理由
• 初回のメールを送った日時と、連絡した営業
• その後の結果（見積の依頼に進んだか、量産の採用に至ったか）

4つ目の「基準の表の版」を残すのは、表を毎月直すためです。 基準を直すと過去の区分の意味が変わり、どの版で A になったのかが分からないと、基準の良し悪しを比べられません。