展示会で集めた名刺のデータとブースでの応対メモを突き合わせ、関心の度合いで分けて、お礼とフォローのメールの下書きを担当営業に回す

処理の起点を決める

取込シートに名刺の行が増えたことを起点にします。 名刺管理の仕組みから CSV を書き出し、マーケティング担当が取込シートへ貼り付けます。貼り付けた行に、展示会のコード（例：EXPO-2610-OSK）と出展日を付けます。

Watch New Rows は15分おきに動かし、1回の Limit を50件にします。 150枚の名刺を一度に貼っても、3回ほどの実行で処理が終わります。1回で全件を扱わないのは、途中で失敗したときにやり直す範囲を小さくするためです。

名刺の取込は、応対メモがそろってからにします。 メモが後から入ると、照合が not_found になります。出展の翌日の午前に「メモの入力締切」を置き、それから取り込む運用にします。締切後に届いたメモは、マーケティング担当が not_found の行と手で結び付けます。

入力データを集める

質を決めるのは、応対メモの自由記述です。 フォームに「時期」「台数」「比較している他社」「依頼された資料・デモ」の欄を設けても、混雑時には空欄になります。自由記述の1〜2行に、その情報が書かれていることが多いので、AIが拾うのはそこです。

名刺の取得経路も列に持たせます。 交換した名刺か、主催者のバッジの読み取りかです。理由は第13章で書きますが、メールを送ってよいかの扱いが経路で違うためです。

データの取得方法を決める

顧客台帳は会社名ではなく、メールのドメインで引きます。 会社名は「株式会社」の前後や略称で表記がゆれ、引けない取引先が出ます。ドメインが一致しないときだけ、会社名で引き直します。 フリーメールのドメインは照合に使いません。

担当割当表は、名刺の住所の都道府県と、AIが拾った関心のある製品群で引きます。 製品群がメモから読み取れないときは、展示会で出展した製品群の既定値を使います。

AIへ渡す前に整形する

1. 列のそろえ … CSVの列名を取込シートの見出しに合わせます。名刺管理の仕組みが変わっても、見出しは変えません
2. 空の行の除去 … 貼り付ける前に空の行を消します。Watch New Rows は空の行より後を処理しきれないためです
3. 重複の検知 … 同じメールアドレスが同じ展示会コードで二度入っていれば、2件目に印を付けて処理しません
4. ドメインの切り出し … メールアドレスからドメインを取り出し、顧客台帳と除外の一覧の照合に使います
5. 名前の正規化 … 全角・半角、空白、「株式会社」「(株)」の表記を照合用の列でそろえます。元の値は残します
6. 応対メモの候補の絞り込み … 同じ展示会コードで、会社名か氏名の一部が一致するものを最大5件まで取ります

5番目は照合用の列だけで行います。 下書きに使う会社名と氏名は、名刺に書かれた表記のままにします。正規化した名前で宛名を書くと、相手の会社名を勝手に変えたメールになります。

AIに処理させる

AIにさせることは2回に分けます。1回目は照合と関心の材料の書き出し、2回目はメールの下書きです。 1回目の結果を規則で判定してから、2回目に度合いを渡します。

関心の度合いは AI に決めさせません。 書き出された材料から、規則で決めます。

1行目に「時期と数量の両方」を置いているのは、片方だけでは弱いためです。 「来期」だけなら情報収集のこともあります。規則はマーケティングと営業で話して決め、変えるときは規則の表だけを直します。

指示内容を固定する

1回目（照合と関心の材料）の指示です。

あなたは展示会の来場者のフォローを準備する担当です。
名刺のデータと、ブースで説明員が書いた応対メモの候補を読み、
次の2つだけを行ってください。推測で埋めないでください。

【1. 照合】
応対メモの候補のうち、この名刺と同じ人のものを選んでください。
- 会社名と氏名がともに一致するか、表記のゆれ（株式会社の有無、
  略称、全角・半角）だけの違いである候補を選ぶ
- 一致する候補が1つなら match、2つ以上なら ambiguous、
  無ければ not_found
- 氏名が一致しても会社名が別なら、別人として扱う
- 選んだ理由を reason に1文で書く

【2. 関心の材料】
選んだ応対メモから、次を拾ってください。
- products: 関心のある製品名・型番
- timing: 導入・更新の時期
- quantity: 台数・拠点数など
- requests: 依頼事項（catalog / quote / demo / visit から選ぶ）
- competitors: 比較している他社
- exclusion_hint: 競合・学生・同業の調査と読める記載

【厳守事項】
- メモに書かれていないことは空にしてください。
  役職や会社の規模から関心の高さを推し量らないでください。
- timing と quantity は、メモの言葉をそのまま写してください。
  「来期」を日付に直す、「数台」を数字にすることをしないでください。
- 各項目の evidence に、根拠にしたメモの文をそのまま写してください。
- 関心が高い・低いといった結論は書かないでください。
- 照合が match でないときは、関心の材料を空にしてください。

【名刺】{card}
【応対メモの候補】{memo_candidates}
【展示会で出展した製品】{exhibited_products}

2回目（下書き）の指示です。

あなたは計測機器メーカーの営業担当の名前で、展示会のお礼の
メールの下書きを作ります。送るのは営業本人で、あなたは下書きまでです。

【入力】度合い {grade}、関心の材料 {facts}、名刺 {card}、
展示会 {expo}、担当の営業 {rep}、度合いごとの文例 {templates}

【書き方】
- 1段落目は来場のお礼。展示会の名称と会期を入れる
- 2段落目は、関心の材料に書かれた内容にだけ触れる
  （例：デモの依頼があれば、日程の候補を伺う一文）
- 度合いAは次の連絡の提案、Bは資料の案内、Cはお礼と今後の案内
- 宛名の会社名・氏名は名刺の表記のまま書く

【厳守事項】
- 関心の材料に無い製品・時期・数量に触れないでください。
- 価格、値引き、納期、在庫について書かないでください。
- 「ご検討中の」「ご導入予定の」など、相手が言っていない
  意向を前提にした言い回しを使わないでください。
- 末尾の署名と配信停止の案内は、指定の定型文をそのまま使ってください。

1回目の「日付に直さない」「数字にしない」を明記しないと、「来期」が「2027年4月」に、「数台」が「3台」になります。 その値が2回目で文面に入ると、来場者が言っていない時期を書いたメールになります。写させるのは、2回目に誤った約束を書かせないためです。

出力形式を固定する

1回目は次の形の JSON で受けます。

{
  "card_id": "",
  "match": {
    "status": "match | ambiguous | not_found",
    "memo_id": "",
    "reason": ""
  },
  "facts": {
    "products":    [{ "value": "", "evidence": "" }],
    "timing":      { "value": "", "evidence": "" },
    "quantity":    { "value": "", "evidence": "" },
    "requests":    [{ "type": "catalog | quote | demo | visit", "evidence": "" }],
    "competitors": [{ "value": "", "evidence": "" }],
    "exclusion_hint": { "value": "", "evidence": "" }
  }
}

1つ目の理由は、match.status で Router の分岐を決められることです。 match のものだけが規則へ進み、ambiguous と not_found はフォールバックで人へ回ります。

2つ目は、度合いを規則で決められることです。 requests の type と、timing と quantity の値の有無だけで、A／B／C が決まります。AIの言い回しが変わっても、度合いの付け方は変わりません。

3つ目は、evidence で営業の確認が速くなることです。 営業はメモの全文を探さず、根拠の文だけを読んで下書きと照らせます。

2回目は件名と本文を受け、フォロー台帳には次の列で書き込みます。

システムへ連携する

Gmail の Send an email は、社内の営業に一覧を送るためだけに使います。 来場者へは送りません。公式のページでは、Send an email は本文に HTML を使え、Create a draft email は送らずに下書きを作るモジュールです。営業ごとの Gmail をシナリオに接続できるなら、営業本人のメールボックスに Create a draft email で下書きを置く形にもできます。その場合も送信は営業が行います。

一覧のメールは、担当の営業ごとに、展示会ごとに1通にまとめます。 1件ずつ送ると、150件の展示会で営業の受信箱が埋まります。台帳への書き込みは1件ずつ、通知はまとめてです。

人が確認する

1. マーケティング担当：照合の迷いを片付ける … ambiguous と not_found を、候補のメモと見比べて結び付けます。結び付けたら、その行だけ下書きを作り直します
2. マーケティング担当：除外の候補を確かめる … 競合・仕入先・代理店の社員、学生などです。除外と決めたものは営業に流しません
3. 営業：根拠と下書きを照らす … evidence の文と下書きの2段落目を読み、メモに無いことが書かれていないかを見ます
4. 営業：直して送る … 自分の言葉に直し、自分のメールから送ります。送信日を台帳に入れます
5. 営業：度合いが違うと思ったら記録する … 台帳の「度合いの修正」の列に、変えた度合いと理由を書きます

3番目を省かないでください。 下書きは来場者が受け取る文面そのもので、メモに無い一文は、来場者から見ると「言っていないことを書かれた」メールです。

5番目の記録は、規則を直す材料になります。 「B と出たが A だった」が続くなら、規則の表の2行目に足す条件があります。

例外に対処する

3行目の「既存の取引先」がいちばん多い失敗の元です。 新規の営業が既存の取引先に初対面の挨拶を送ると、取引先の担当の営業が知らないうちに別の営業が近づいたように見えます。ドメインで引くのはこのためです。

構造化出力でも、応答がスキーマどおりでない場合があります。 公式のページでは、拒否（stop_reason が refusal）とトークンの上限（max_tokens）のときは、出力がスキーマに合わないことがあるとされています。stop_reason を見て、その行をやり直しに回します。

記録を残す

• 取込シートの元の行（名刺のデータと取得経路）
• AIに渡した応対メモの候補と、1回目の出力の全文
• 規則で決めた度合いと、そのときの規則の表の版
• 2回目の下書きと、営業が送った日
• 人が照合を結び付け直した記録と、度合いを修正した記録
• 除外とした来場者と、その理由

度合いを修正した記録は、規則の見直しのたびに読みます。 修正が多い度合いの組み合わせが、規則の弱いところです。

照合を結び付け直した記録は、フォームの見直しに使います。 特定の説明員の not_found が多いなら、その人のメモの書き方か、入力のタイミングに理由があります。