葬儀社の Web・電話の事前相談の内容を、宗派・人数・希望の形式・予算に整理して相談記録にし、プランの案内文を下書きする

処理の起点を決める

事前相談の表に新しいレコードが入ったことを起点にします。 Web のフォームは Zap ①（Catch Hook から Create Record）で、電話のメモは Zapier Forms の送信で、どちらも同じ表に入ります。表に入った時点で、入口の違いは「経路」の列の値（Web／電話）だけになります。

Web のフォームを直接 Zap ② の起点にしないのは、電話の相談と流れを1本にするためです。 入口ごとに要約の Zap を作ると、指示を直すたびに2か所を直すことになり、片方だけ古い指示のまま残ります。 表を間に置けば、要約の Zap は1本です。

電話のメモは、通話を終えてすぐに入れます。 入力フォームは、相談者の氏名・連絡先・メモ（自由記述）・連絡の希望の4つの欄だけにします。欄を細かく分けると、通話の直後に入れる気がなくなります。 項目に分けるのは AI の仕事です。

送られた時間帯で動きを変えません。 夜に届いた Web の相談も、その場で相談記録と案内文の下書きができます。送るのは翌朝の担当者ですが、書き起こしは済んでいます。

入力データを集める

質を決めるのは、プランの表の書き方です。 AIにプランを選ばせるには、プランごとに「形式」「参列の人数の目安」「会場」の列がそろっている必要があります。プランの表に無い組み合わせ（30名の一日葬など）は、AIに作らせず「当てはまるプランなし」にします。

金額はプランの表にだけ置き、AIには渡しません。 AIが選ぶのはプランの名前だけで、案内文に入る金額は、Find Records で引いた値を Zap が差し込みます。 AIに金額を書かせると、表の金額と違う数字が案内文に入る余地が生まれます。

データの取得方法を決める

過去の相談を引くのは、2回目の相談に1回目の記録を添えるためです。 事前相談は、一度で終わらずに何度か続くことがあります。前回の相談記録の日付と担当者を、今回の相談記録の冒頭に並べます。 担当者が前回の話を踏まえて返事を書けます。

プランの一覧を AI のステップの指示に書き込むのは、プランの数が少ないからです。 家族葬・一日葬・一般葬・火葬式と会館の組み合わせで十数件です。プランを改定したら、プランの表と指示の一覧の両方を直します。 片方だけを直さないよう、改定の手順に書いておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 経路の確認 … Web か電話かで、渡す本文の種類を分けて書きます（相談者の文章か、担当者のメモか）
2. 相談者の連絡先を渡さない … 電話番号・メールアドレス・住所は要約に要りません。表と下書きの宛先にだけ使います
3. 過去の相談の取り出し … Find Records の結果から、前回の日付と担当者と希望の形式だけを渡します
4. 病状の詳細を渡さない運用 … 電話のメモには病名を書かず、「入院中」「自宅で療養中」程度にとどめるよう、担当者の入力の決まりにします

4番目は、相談者以外の方の情報を守るためです。 事前相談では、対象の方（相談者の家族）の病状が語られることがあります。 病歴は本人にとっての要配慮個人情報で、葬儀の準備に病名は要りません。メモの段階で書かないのがいちばん確かです。 Web の相談に病名が書かれていたときは、AIに要約の項目へ写させない指示を入れます。

AIに処理させる

させるのは、相談の内容を項目に要約することと、プランの一覧から候補を2つまで選ぶことです。

宗教と宗派を推測させないのは、誤りが施行の当日まで残るからです。 「お寺とのつきあいがある」から宗派を当てはめると、相談記録に載った宗派で打合せが進み、宗教者の手配の段になって違うと分かります。 書かれていなければ not_stated にし、担当者が次の連絡で尋ねます。

時期の見込みは、相談者の言葉だけを写します。 「医師からそろそろと言われた」は「急ぎ」の原文として残し、病名や病状は写しません。 担当者が連絡の順番を決める材料で、病状の記録ではありません。

3行目は誤りやすいところです。 相談者がお布施について尋ねていると、AIは一般的な目安を書きがちです。お布施は寺院と宗派と地域で違い、葬儀社が金額を示すと誤解のもとになります。 「不安と質問」に尋ねられたことを写すだけにし、答えは担当者が相談者と話して伝えます。

指示内容を固定する

Analyze and Return Data の指示：

あなたは葬儀社で、事前相談の内容を記録に整理する担当です。
相談の内容に書かれていることだけを使って、項目を埋めてください。
推測で埋めないでください。

【経路】{channel}
経路が「電話」の場合、本文は担当者のメモです。
メモの略語はそのまま写し、意味を補わないでください。

【項目の埋め方】
- relation：相談者から見た対象の方の関係を写してください。
- religion：宗教と宗派が書かれていれば、そのまま写してください。
  寺院とのつきあいなどから宗派を推測しないでください。
- temple：菩提寺や付き合いのある寺院・教会・神社についての
  記載を原文で写してください。
- attendees：参列の人数の見込みを原文のまま写してください。
- style：家族葬／一日葬／一般葬／火葬式／未定 から選び、
  style_text に根拠の原文を写してください。迷えば未定です。
- venue：会場の希望を写してください。
- budget_text：予算の記載を原文のまま写してください。
- timing_text：時期の見込みを相談者の言葉で写してください。
  病名、病状、治療の内容は写さないでください。
- concerns：相談者が尋ねたこと、心配していることを箇条で
  写してください。答えを書かないでください。
- contact_pref：連絡の方法と時間帯の希望を写してください。
- 書かれていない項目は not_stated にしてください。

【プランの候補】
下のプランの一覧から、style・attendees・venue に合うものを
最大2つ選び、plan_1・plan_2 に名前だけを入れてください。
合うものが無ければ plan_1 を「当てはまるプランなし」にしてください。
金額や含まれるものは書かないでください。
{plan_list}

【厳守事項】
- 宗教上の作法やお布施の目安を書かないでください。
- 金額を書かないでください。
- quote_1 と quote_2 に、相談者の気持ちや希望がよく表れた文を
  原文のまま1つずつ写してください。言い換えないでください。

【相談の内容】{body}
【前回の相談】{previous}

quote_1 と quote_2 で相談者の文を原文のまま写させるのは、記録を引き継ぐためです。 「母は家族だけで静かに送りたいと言っている」という一文は、項目に分けると「家族葬」になります。施行の打合せを受けた担当者が、その一文を読んでから遺族と話し始められるようにします。 第3章の（c）への答えです。

プランの一覧は名前・形式・人数の目安・会場だけを書き、金額を載せません。 指示に金額があると、AIはそれを要約や理由の説明に使います。

出力形式を固定する

Analyze and Return Data の出力項目として、次のように定義します。

項目に分けて受け取る理由の1つ目は、相談記録のテンプレートの置き場所にそのまま入ることです。 相談記録は、関係・宗教と宗派・寺院・人数・形式・会場・予算・時期・不安と質問・連絡の希望・相談者の言葉の順に並び、電話の相談も Web の相談も同じ形になります。

2つ目は、案内文を組み立てられることです。 案内文の下書きは、AIの別のステップで次の形に書かせ、プランの部分は Zap が差し込みます。

件名：事前相談のお礼と、プランのご案内

{name} 様

このたびはご相談をお寄せいただき、ありがとうございます。
〇〇葬祭の{staff_name}です。

（AIの文：相談の内容を受け止めたことを、concerns と quote_1 を
　踏まえて2〜3文で。宗教上の作法や金額には触れない）

【ご希望に近いプラン】
{plan_1}：{plan_1_contents}　{plan_1_price}
{plan_2}：{plan_2_contents}　{plan_2_price}

（AIの文：concerns の質問には、担当者から改めてお伝えする旨を書く）

ご都合のよい日時に、改めてお電話でお話を伺えますと幸いです。

AIに書かせるのは、括弧の2か所だけです。 プランの名前・含まれるもの・金額は Find Records で引いた値で、AIの文に数字が入らない形にしておきます。 plan_1 が「当てはまるプランなし」のときは、プランの部分を出さず、担当者が電話で相談する案内にします。

システムへ連携する

案内文は下書きまでにし、Send Email は使いません。 担当者が言葉を直してから送ります。電話の相談で、相談者がメールを希望していないときは、下書きを作らず、相談記録だけを作ります。

人が確認する

1. 相談記録を確かめる … 宗教と宗派・人数・形式・予算が元の内容と合っているかを見ます。特に religion は、not_stated か原文かを必ず見ます
2. 案内文を直す … 相談者の事情に合わせて言葉を直し、プランの候補が合っているかを見ます
3. 送る … 責任者の確認が要る場合は、責任者に見せてから送ります
4. 次の連絡の予定を決める … timing_text と contact_pref を見て、事前相談の表に予定を書きます

3番目の責任者の確認を Zap に組み込むこともできます。 Zapier の Human in the Loop の Request Approval は、Zap を止めて担当者に承認・却下・内容の編集を求められ、Professional・Team・Enterprise で使えます。 ただし、Professional では承認の依頼を自分にしか送れず、確認する人にも Zapier のアカウントと Zap の共有が要ります。責任者に回すなら Team 以上が前提で、それまでは Gmail の下書きを責任者が見る運用で足ります。

目標は、90件をならして1件10分です。 書き起こしが済んでいるので、残るのは確かめることと言葉を直すことです。相談者の事情が複雑な相談では、言葉を選ぶのに10分を超えます。

例外に対処する

1行目は、事前相談のフォームに届くことがあります。 深夜に家族が亡くなり、フォームから連絡してくる人がいます。その連絡に事前相談の案内文を返すことはあってはなりません。 指示の中で急ぎの書き方を「至急」として拾わせ、案内文は作らずに当番の担当者へ知らせます。

記録を残す

• 事前相談のレコード（経路、受付日時、元の本文またはメモ）
• AI のステップが返した項目の全文と、プランの候補
• 相談記録の文書と、送った案内文
• 担当者が記録と案内文を直した記録 … どの項目を、どう直したか
• 次の連絡の予定と、その後の相談・施行につながったか

4つ目が、指示を育てる材料です。 担当者が religion や style を直した件数を月に一度数え、同じ直しが続くなら、指示の項目の定義に足します。