税理士事務所のWebサイトに届いた相談に、相談の種類に合わせた初回の返信と面談の日程候補・事前の質問票を返し、返事の無い見込み客への追いかけの連絡を下書きする

処理の起点を決める

お問い合わせフォームが送信されたときに、1件ずつ動かします。

通知メールを起点にしない理由は、メールの本文を読み直す必要が無くなるからです。 フォームから直接届く内容は、名前・連絡先・相談の種類の選択・相談の文が欄ごとに分かれています。通知メールを起点にすると、メールの本文からもう一度欄を取り出す工程が増えます。

3営業日の数え方は、送信日から土日と事務所の休業日を除いて数えます。 Delay For は時間の長さで止めるので、金曜日に送った返信の追いかけが月曜日に来ないよう、送信の曜日に応じて待つ時間を変えます。 休業日の一覧はスプレッドシートに置き、待つ日数を計算する列を管理表に作ります。

入力データを集める

質を決めるのは、種類ごとの案内です。 AIに書かせるのは返信の文の組み立てで、担当の税理士、質問票のリンク、費用の目安はこの表から差し込みます。 AIにリンクや費用を書かせると、それらしいURLや金額を作ります。

フォームの「相談の種類」の選択は、参考として渡します。 相談した人が「その他」を選んでいても、文を読むと相続の相談ということがあります。AIには、選択と文の両方を見て種類を決めさせ、食い違っていれば印を付けさせます。

データの取得方法を決める

空き枠は、複数の行を取る操作で取ります。 1行だけを返す操作では候補が1つしか出ません。「Lookup Spreadsheets Rows (Advanced)」は最大500行を取れるとされているので、担当の税理士と「空き」の2つの条件で取り、日付の近い順に3つを使います。

種類による分岐は Paths で作ります。 1つのまとまりに最大10本の分岐を置け、分岐は左から順に評価され、条件に合えば複数が動きうるとされています。種類は1つに決まるので、条件を「種類が相続」「種類が法人の顧問契約」のように互いに重ならない形にし、どれにも当たらない相談は Fallback の分岐で「その他」の案内に回します。 Fallback はまとまりに1つだけ、最後に置く決まりです。

追いかけの時点では、相談の番号で同じ行を引き直します。 初回のときに取った値を使い回すと、その後に所員が面談日を入れていても反映されません。待った後に、必ずいまの管理表を見ます。

AIへ渡す前に整形する

1. 必須の欄を確かめる … メールアドレスが空、または形式がおかしい相談は、初回の返信を作らず、管理表に「連絡先不備」の印を付けて所員に知らせます
2. 顧問先を除く … メールアドレスのドメインが顧問先の一覧にあれば、新規の相談として扱わず、担当の所員に転送する印を付けます
3. 同じ人の重複を除く … 同じメールアドレスから24時間以内に2回送られていれば、2回目は前の行に追記するだけにします
4. 相談の文の長さを確かめる … 文が極端に短い（「相談したい」だけ）ものは、種類を決めずに「内容確認」として、聞き返す返信の下書きにします
5. 個人を特定する情報の扱いを決める … AIに渡すのは、名前（宛名に使う）、法人か個人か、相談の種類の選択、相談の文までにします。電話番号と住所は渡しません

5番目は、相談の文の中身にも関わります。 相談の文には、「父が先月亡くなり」「年収は〇〇万円で」と、本人や家族の事情が書かれます。AIに渡す範囲を最小にしても、文そのものは渡すことになります。 そのため、AIの出力に相談の事情を繰り返させないよう、指示でも制限します（次の小見出し）。

AIに処理させる

させるのは2つの段で、どちらも欄を決めて返させます。

1つ目の段（種類の分類、Standard の層）：

2つ目の段（返信の下書き）：

「相談の要旨を1文」に絞るのは、相談した人の事情を返信の中で繰り返さないためです。 「お父様が先月お亡くなりになり、相続税の申告について」と書くと、返信のメールに家族の事情がそのまま残ります。「相続のご相談をいただき」のように、種類が分かる1文にします。

1行目は、税理士法の決まりに関わります。 税理士法は、税務代理、税務書類の作成と並べて、申告等に関し課税標準等の計算に関する事項について相談に応ずる「税務相談」を税理士の業務としています。初回の返信は事務所から出るものですが、税理士が確かめないままAIが税務の判断を書いた文を送る形は避けます。

指示内容を固定する

2つ目の段（返信の下書き）の指示：

あなたは税理士事務所の受付担当です。Webサイトから届いた相談に、
初回の返信メールを下書きしてください。

【書くこと】
1. 相談へのお礼と、受け付けたこと
2. 相談の要旨を1文。種類が分かる書き方にし、相談の文に書かれた
   家族・収入・資産の事情を繰り返さないでください。
3. 面談の日程候補として、【面談枠】の3つをそのまま並べてください。
   都合が合わない場合は、ご希望の日時を返信してほしいと添えてください。
4. 事前の質問票の案内。【案内】の質問票のリンクをそのまま書いてください。
5. 面談までにご用意いただきたい資料。【案内】の資料をそのまま並べてください。
6. 費用の目安。【案内】の費用の文をそのまま書いてください。

【厳守事項】
- 相談の文に書かれた税務の問い（経費になるか、税金がかかるか、
  いくらになるかなど）に答えないでください。
  「面談で税理士が詳しく伺います」とだけ書いてください。
- お引き受けできるかどうかを書かないでください。
- 【面談枠】【案内】に無い日時・URL・金額・資料を書かないでください。
- 返信の前に事務所が確かめるべき点があれば、本文ではなく
  staff_note に書いてください。税務の問いが書かれていた場合は、
  その問いを staff_note に写してください。
- 敬語は丁寧に、長さは400字前後にしてください。

【宛名】{name}
【相談の種類】{category}
【相談の文】{message}
【面談枠】{slots}
【案内】{guide}
【文面の見本】{example}

「税務の問いを staff_note に写す」が、答えさせない指示と組になっています。 答えるなと禁じるだけだと、問いは返信から消えますが、所員も面談の担当もその問いを知らないまま面談の日を迎えます。 問いは所員への注意に移し、面談の準備に使います。

追いかけの指示（要点）： 「初回の返信から3営業日たちました。返事を急かさず、面談の日程候補をあらためて3つ並べ、質問票のリンクを添えて、200字前後で書いてください。初回の返信の文を繰り返さないでください。2回目の追いかけ（最後の連絡）では、今後も必要なときはいつでも連絡してほしいと添え、日程候補は書かないでください」

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目として、次の欄を決めます。

欄を分けて受ける理由は3つです。 1つ目は、category で Paths を分けられることです。相続なら所長の面談枠、法人なら別の税理士、と分岐します。2つ目は、staff_note を返信の本文から切り離せることです。所員への注意が本文に混ざると、そのまま送られるおそれがあります。 3つ目は、管理表の列にそのまま書けることです。

欄を決めないと、AI by Zapier は1つにまとめた出力を返すとされています。件名と本文と注意が1つの文にまとまると、Gmail の下書きに分けて入れられません。欄は必ず決めます。

システムへ連携する

Gmail は「Send Email」ではなく「Create Draft」を使います。 Zapier の Gmail には送信の操作もありますが、この構成では送信を自動にしません。 下書きに入れ、所員が開いて直してから送ります。

面談枠の「空き」を「予約済み」に変えるのは、所員です。 日程候補を3つ出しただけで枠を押さえると、返事の無い相談のために税理士の枠が埋まります。相談した人が日時を選んで返事をくれたときに、所員が予約済みにします。

人が確認する

所員が見るのは、Gmail の下書きと管理表の「所員への注意」です。

1. 急ぎの印から見る … 申告の期限や税務調査の連絡が書かれていれば、下書きを待たずに電話をかけるかを決めます
2. 所員への注意を読む … 税務の問いが書かれていれば、面談の担当の税理士に伝えます。返信の本文に答えを足しません
3. 下書きの本文を読む … 相談の要旨の1文が事情を繰り返していないか、日程候補とリンクが正しいかを見ます
4. 送る … 直して送り、管理表の送信日を入れます
5. 返事が来たら … 面談日を入れ、面談枠を予約済みにします。面談日が入っていれば、追いかけの下書きは作られません

5番目の「面談日を入れる」が、追いかけを止める唯一のスイッチです。 入れ忘れると、面談が決まった相手に追いかけの下書きが作られます。下書きなので送られることはありませんが、所員が開いて捨てる手間が増えます。 返事が来たら面談日を入れる、を受付の手順書の1行目にします。

目標は、60件をならして1件6分です。 売り込みや顧問先の連絡は印を見て閉じるだけで済み、税務の問いや急ぎの事情がある相談は、担当の税理士への引き継ぎに時間を使います。

例外に対処する

最後の行は、Delay の決まりから来ています。 待ちの間にステップを足したり消したりすると、その Zap は再開後に続きを実行しないとされています。Zap を直した週は、管理表で追いかけ漏れを手で拾います。

記録を残す

• フォームから届いた相談の内容と、受付日時
• AI by Zapier の分類の結果（種類、食い違い、急ぎ）
• 下書きの件名・本文・所員への注意と、作成日時
• 所員が送った日時と、送った本文（Gmail の送信済み）
• 面談日と、面談に進んだか・終了したか
• 追いかけの下書きを作った日時と、送ったか

最後の2行で、追いかけが効いたかが分かります。 追いかけの後に面談が決まった件数を数えれば、これまで取りこぼしていた相談がどれだけあったかの手がかりになります。

相談の内容は、事務所の顧問先の情報と同じ扱いで保管します。 相談しただけで依頼に至らなかった人の情報も、残す期間と消す時期を事務所で決めておきます。