訪問介護のヘルパーが手書きするサービス提供記録を読み取り、提供時間・内容を予定と突き合わせて、実績の食い違いと記入漏れを拾う

処理の起点を決める

Apps Script の時間主導型トリガーで、15分おきに「受付」フォルダを確かめます。 公式のページでは、時間主導型のトリガーは毎分から月1回までの間隔で設定でき、実行の時刻はわずかにずれることがあるとされています。インストール型トリガーの一覧には、ドライブにファイルが置かれたことを起点にするものは無いので、一定の間隔で新しいファイルを探す形にします。

スキャンは、ヘルパーが控えを提出したその日に行います。 週に1回の提出をためずにスキャンすれば、食い違いの確かめが、訪問から1週間以内に始まります。 ヘルパーが訪問を覚えているうちに問い合わせられるかどうかで、1件の確かめにかかる時間が大きく変わります。

処理が終わったPDFは「処理済み」フォルダへ移します。移すのは、確認待ちのシートに書き込みが終わったときだけにします。途中で止まったPDFは次の実行で拾い直され、「受付」フォルダに残っている数が、そのまま未処理の数になります。

入力データを集める

質を決めるのは、訪問予定のシートの鮮度です。 予定は、利用者の入院やケアマネジャーからの変更連絡で週に何度も変わります。介護ソフトの予定を変えたのに、シートの予定が古いままだと、正しい記録票がすべて「予定と違う」になります。 予定のCSVは、突き合わせの前日に貼り直す決まりにします。

突き合わせの決まりの表には、何分のずれを印にするかを書きます。 何分からを確かめの対象にするかは、サービス提供責任者と事業所の管理者が決めます。この構成は、決めた分数で機械的に印を付けるだけです。

データの取得方法を決める

Apps Script は、「受付」フォルダの getFiles() で新しいPDFを探し、Form Parser のプロセッサに送ります。オンラインの処理は1回の要求で最大15ページなので、20枚、30枚とまとめてスキャンしたPDFは、15ページ以内に分けて送るか、上限が100ページのバッチ処理に回します。

1ページ1訪問として扱います。 記録票は1枚1訪問の書式なので、ページの番号で訪問を分けます。裏面に続きを書いた記録票は、裏面も同じ訪問としてまとめます（前処理の4番目）。

空欄と読めない欄は、信頼度と全文で分けます。 「終了」の項目名があって値が取れないとき、全文の中で項目名の近くに時刻らしい文字が検出されているかを見ます。何も無ければ空欄、検出されていて信頼度が低ければ読めない欄です。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … 公式の対応形式は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。複合機の出力はPDFにそろえます
2. 解像度の確認 … 公式のページでは、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよいとされています。複写式の控えは元の紙より文字が薄いので、300dpiで取ります
3. ページの分割 … 15ページを超えるPDFは、オンラインの処理に送る前に分けます
4. 裏面の確認 … 裏面に特記事項の続きが書かれたページは、表のページと同じ訪問にまとめます。白紙の裏面は外します
5. 利用者名の置き換え … 読み取った利用者名を利用者の一覧で引き、Claude API に渡す前に利用者コードに置き換えます
6. 重複の確認 … 同じ利用者・同じ訪問日・同じ開始時刻の記録票が2枚あれば、二重のスキャンか書き直しかを担当に確かめる印を付けます

2番目が、この構成の精度をいちばん左右します。 複写式の控えは、ボールペンの筆圧で写った文字で、元の紙より線が細く、かすれます。 解像度が足りないと、「3」と「8」、「1」と「7」の見分けがつかず、時刻が読めない欄が増えます。

5番目は、生成AIに渡す情報を減らすためのものです。 実績の形にそろえるのに、利用者の名前は要りません。引き当てられなかった名前は置き換えずに user_unknown の印を付け、Claude API には名前の欄を空にして渡します。

AIに処理させる

させるのは、読み取り結果を実績の項目に書かれたとおりに写すことと、特記事項の記述に印を付けることです。 予定との突き合わせは、Apps Script の規則で行います。

6行目が、AIを使う大きな理由です。 「食べる量が少ない」「いつもより口数が少ない」は、決まった言葉を探す規則では拾いにくい書き方です。迷ったら印を付ける側に倒すのは、見逃した記述は誰にも読まれず、印を付けすぎた記述はサービス提供責任者が数秒で外せるためです。

1行目がいちばん大事です。 つぶれた「10:50」を予定の「11:00」に寄せて読むと、記録票と予定は一致し、ヘルパーが早く引き上げた日があったという事実は誰の目にも触れなくなります。

指示内容を固定する

あなたは訪問介護事業所の事務の担当で、ヘルパーが手書きした
サービス提供記録の読み取り結果を、実績の項目に写す立場です。
OCRが返した結果だけを見て、書かれていることを写してください。

【写す項目】
visit_date（訪問日）、helper_text（担当。書かれたとおり）、
start_time（開始）、end_time（終了）、service_category（身体介護／生活援助）、
service_items（印の付いた内容）、confirmation（確認欄）、note（特記事項）

【厳守事項】
- 時刻は書かれたとおりの文字列で写してください。
  読みにくい数字を、ありそうな時刻に直さないでください。
- 「2:00」のように午前か午後か分からない書き方は、そのまま写し、
  ampm_unclear を true にしてください。午後と決めないでください。
- 欄が空欄なら status を blank、文字はあるが読めなければ
  unreadable にしてください。空欄と読めない欄を混ぜないでください。
- 担当は書かれたとおりに写してください。フルネームに直さないでください。
- □の印が判別できないときは unclear にしてください。
- 確認欄に署名や印が見当たるかだけを書いてください。誰の署名かは書かないでください。
- 特記事項は全文を写してください。要約や言い換えをしないでください。
  読めない文字は〓にしてください。
- 特記事項に、体調の変化（health）、転倒・けが・ヒヤリ（incident）、
  苦情・要望（request）に当たりそうな記述があれば note_flags に入れ、
  その部分を note_evidence に写してください。迷ったら入れてください。
- サービスが適切だったか、計画と合っているかは書かないでください。
- サービス提供記録でない書類と判断した場合は、document_type に種類を書いてください。

【読み取り結果】{ocr_result}

予定をAIに渡していないことが、このプロンプトのいちばんの工夫です。 予定を見せると、読みにくい時刻を予定の時刻に合わせて写します。照らす相手を見せなければ、合わせることもできません。

「午後と決めない」も同じ考え方です。 訪問介護の時刻は「2:00」「4:30」と12時間の書き方で書かれることがよくあります。午後と補うのは Apps Script が予定を見て行い、補ったことを ampm_inferred として残します。 AIが黙って補うと、補ったかどうかが後から分かりません。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Claude API の構造化出力（output_config.format に JSON スキーマを渡す方式）を使い、形を固定します。

{
  "document_type": "service_record",
  "page": 0,
  "user_code": "",
  "fields": [
    { "item": "visit_date | helper_text | start_time | end_time | service_category",
      "value": "", "status": "read | blank | unreadable | unclear" }
  ],
  "ampm_unclear": false,
  "service_items": [""],
  "confirmation": "present | absent | unclear",
  "note": "",
  "note_flags": ["health | incident | request"],
  "note_evidence": [""]
}

1つ目の理由は、記録票1枚がそのまま確認待ちのシートの1行になることです。 fields の status を列にすれば、空欄と読めない欄を、シートの上で色を分けて見せられます。

2つ目は、突き合わせを Apps Script の規則で持てることです。

note は他の印と別の列に出します。 事務の担当が見る印と、サービス提供責任者が見る印を分けておくと、体調の変化の記述が、時刻の確かめの順番を待たずに届きます。

公式のページでは、列挙の値の大文字・小文字までは保証されないとされているので、status などは Apps Script で小文字にそろえてから使います。stop_reason が max_tokens のときは出力が途中で切れているので、シートに書かずに呼び直します。

システムへ連携する

介護ソフトには、この構成から書き込みません。 予定を実績に直すのは、確かめが済んだ記録票を見た事務の担当です。読み取りの誤りが、そのまま実績や月末の確定に入ることはありません。

ヘルパーへの問い合わせも、この構成からは送りません。 誰に何を確かめるかは、印の付いた行を見た事務の担当が決めます。

人が確認する

事務の担当が見るのは、印の付いた行だけです。 印の無い行は、利用者ごとの件数を流し見て確認済みにします。

1. note はサービス提供責任者が先に見る … 原文を記録票の写しで読み、ケアマネジャーや家族への連絡が要るかを決めます
2. missing_record と no_schedule を見る … 提出漏れか、予定にない訪問かをヘルパーに確かめます。予定にない訪問は、理由をサービス提供責任者が聞きます
3. check_image を見る … 写しの該当箇所を開いて読みます。読めないものは推測せず、ヘルパーに確かめます
4. time_diff・helper_diff・category_diff を見る … 書き間違いか、実際に予定と違ったのかをヘルパーに確かめ、理由を残します
5. incomplete を見る … 空欄の時刻や確認欄をヘルパーに確かめます

目標は、1,800件をならして1件0.5分です。 印の無い行は流し見で数秒、印の付いた行は写しを開いて確かめるので数分かかります。

例外に対処する

上の2行が大半を占めます。 どちらもAIの問題ではなく、複写式の紙と、時刻の書き方の問題です。読めない欄が多いヘルパーには、筆圧の強いペンを配るか、時刻を24時間で書いてもらうよう相談するほうが、判定を工夫するより効きます。

記録を残す

• 元の記録票のPDFと、スキャンした日時
• OCRが返したJSONの全文と、Claude API の応答の全文
• 突き合わせに使った訪問予定の版（貼った日時）と、突き合わせの決まりの版
• 付いた印と、確かめた結果・ヘルパーの説明・確かめた日時と担当
• サービス提供責任者が note を読んだ日時と、取った対応
• ヘルパーごとの check_image と incomplete の件数

記録票の原本は、紙で残します。 指定訪問介護の基準では、提供した具体的なサービスの内容等の記録を整備し、完結の日から2年間保存しなければならないとされています。PDFやAIの写しは原本の代わりにせず、保存の期間と方法は、事業所の指定を受けている自治体の条例も確かめて決めます。

最後の行は、ヘルパーとの面談の材料になります。 特定のヘルパーだけ読めない欄や空欄が多いなら、ペンか書き方に理由があります。