デイサービスが毎月ケアマネジャーへ送る空き状況と行事の案内を、利用予定の集計から事業所ごとに下書きする

処理の起点を決める

Zap 1 は、毎月25日の朝9時に予定で動かします。 Schedule by Zapier の Every Month で、Day of the Month と Time of Day を決めます。予定は Zap の設定ではなく、Zapier のアカウントの時間帯で動きます。 アカウントの時間帯が日本になっているかを、最初に確かめます。変えたときは、Zap を一度止めて動かし直す必要があります。

25日にしているのは、翌月の利用予定がおおむね固まる時期だからです。ケアプランの翌月分の提供票がそろうのが月の下旬で、それより早いと空きの数が大きく変わります。遅すぎると、ケアマネジャーが翌月のプランを組み終えてしまいます。

Zap 2 は、送付の管理表の承認の列が変わったときに動かします。 Google Sheets の New or Updated Spreadsheet Row を使い、見張る列を承認の列だけにします。 すべての列を見張ると、生活相談員が案内文を直しているだけで Zap が動いてしまいます。Zapier のヘルプも、特定のトリガーの列を選ぶことを勧めています。

入力データを集める

質を決めるのは、送り先の一覧の「関心」の列です。 ここが空なら、AIは共通の案内しか書けません。「認知症の方の受け入れ」「入浴を希望する方が多い」「送迎の範囲の端」のように、1〜3語で書いておくと、事業所ごとの段落が具体的になります。 これは、生活相談員の頭の中にあった選び方を、一覧の列に書き出す作業です。

前回のやり取りのメモには、利用者の名前を書かない決まりにします。 「先月、土曜の入浴の空きを問い合わせいただいた」のように、事業所とのやり取りだけを書きます。このメモはAIに渡るので、利用者の情報を入れると外部に出ることになります。

データの取得方法を決める

Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) は、列と値で探した行を最大500行までラインアイテムとして返します。 90か所なら1回で取れます。送り先が500か所を超えるなら、地区ごとにZapを分けます。

空きの集計は、利用予定の表とは別のシートにします。 集計のシートには、月、曜日、午前午後、定員、予定の数、空きの数、区分だけを置きます。Zapier がつなぐのは、この集計のシートの行だけです。 利用予定の表そのもの（利用者の名前が入ったシート）を、Zap の参照先にしません。

AIへ渡す前に整形する

1. 区分を表の式で決める … 空きの数が5以上なら「空きあり」、1〜4なら「少しあり」、0なら「空きなし」のように、区分の境目を表の式で決めます
2. 休業日を落とす … 祝日や年末年始の休業日は、集計のシートで「休業」にします。AIには休業日の空きを渡しません
3. 送らない事業所を落とす … 送り先の一覧の状態が「休止中」「送らない」の事業所は、Lookup の条件で外します
4. 今月の案内が空でないか確かめる … 空なら Zap を止めて、生活相談員に知らせます（Filter by Zapier で、案内の列が空のときに止める）
5. メールアドレスを確かめる … 送付の方法が「メール」なのにアドレスが空の事業所は、管理表に「アドレス未登録」と書きます

1番目の区分の境目は、デイサービスで決めます。 空きの数をそのまま書くか、区分で書くかは、問い合わせが来たときに受けられるかどうかで決めます。数を書くと、月の途中で変わったときに案内と食い違います。区分にしておくと、少しの変化では案内とずれません。

4番目を省かないでください。 案内のシートが空のまま動くと、AIは空き状況だけで文を作り、行事や新しいサービスがあるのに書かれていない案内が90か所に並びます。

AIに処理させる

させるのは、事業所1か所ずつについて、渡した空きの区分と今月の案内を、その事業所の関心に合わせて並べ替えた案内文を書くことだけです。

いちばん下の「取り上げた理由」が、生活相談員の確認を速くします。 「関心：入浴 → 火曜午後の空きと個別入浴の時間帯を取り上げた」のように、なぜその段落を選んだかを並べさせます。 生活相談員は、選び方が自分の考えと合っているかを1行で確かめられます。

2行目と3行目が、この構成でいちばん気をつけるところです。 AIに「新規の利用者を増やしたい」と伝えると、「ご利用回数を週2回に増やしてみませんか」「ご紹介いただいた方に」のような文を自然に書きます。 ケアマネジャーへの案内で、そうした文は書いてはいけません。指示で禁じ、生活相談員の確認でも見ます。

指示内容を固定する

あなたはデイサービスの生活相談員で、地域の居宅介護支援事業所の
ケアマネジャーへ、毎月の空き状況とご案内のメールを書く立場です。
渡した空きの区分、今月の案内、送り先の情報だけを使って書いてください。

【書くもの】
1. 件名：「{month}の空き状況とご案内（{facility_name}）」
2. 宛名と季節のあいさつ（1文）
3. 曜日ごとの空き：曜日の順に、区分をそのまま並べる
4. 関心に合わせた段落：送り先の関心に合う空きや案内を1〜2文。関心が空なら書かない
5. 行事と新しいサービス：今月の案内にあるものだけ
6. 見学と問い合わせの案内（決まった文をそのまま使う）：{fixed_contact}

【厳守事項】
- 空きは「空きあり」「少しあり」「空きなし」の区分をそのまま写してください。
  数に言い換えたり、区分を変えたりしないでください。
- 利用回数を増やすこと、サービスを追加することを頼む文を書かないでください。
- 紹介へのお礼、特典、贈り物を思わせる文を書かないでください。
- 「必ずお受けできます」「すぐにご利用いただけます」と書かないでください。
  受け入れは、ご本人の状態をうかがってから相談する、と書いてください。
- 今月の案内に無い行事・サービス・設備を書かないでください。
- 他の事業所との比較を書かないでください。
- 利用者の名前、要介護度、病名を書かないでください。
- reason には、関心に合わせた段落で、どの関心とどの情報を結び付けたかを書いてください。
- 本文は「です・ます」で、400字以内にしてください。

【翌月の空きの区分】{vacancy}
【今月の案内】{monthly_notice}
【送り先】事業所名：{office}／ケアマネジャー：{cm_name}／関心：{interests}
         送迎の範囲：{area}／前回のやり取り：{last_memo}

「受け入れは、ご本人の状態をうかがってから相談する」と書かせているのは、空きがあることと受けられることが違うからです。 空きがあっても、入浴の介助の体制や送迎の経路で受けられない方がいます。案内の段階で受け入れを約束すると、問い合わせのあとで断ることになります。

「区分をそのまま写す」も同じ理由です。 AIは読みやすさのために「火曜は2〜3名ほど空いています」と数に言い換えます。表の区分は、少しの変化では変わらないように作ってあります。 数に戻すと、その工夫が消えます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目（Output Fields）として、次の項目を決めておきます。 項目ごとに型と説明を付け、必ず返す項目には印を付けます。

送付の管理表には、次の並びで1行ずつ書きます。

| 事業所名 | 送付の方法 | 件名 | 本文 | 取り上げた点 | 理由 | 確認事項 | 承認 | 送った日時 |
| ○○居宅介護支援事業所 | メール | 11月の空き状況とご案内（△△デイサービス） | （本文） | 火曜午後の空き、個別入浴 | 関心：入浴 → 火曜午後の空きと個別入浴の時間帯 | | （人が選ぶ） | |

項目を分けて受ける1つ目の理由は、本文と確認の材料を分けられることです。 reason と questions は管理表にだけ書き、メールには入れません。本文に確認事項が混ざると、ケアマネジャーに「確認してほしいこと」が届いてしまいます。

2つ目は、管理表の1行で読めることです。 生活相談員は、本文の横に取り上げた点と理由を見ながら読みます。90行を上から順に読み、承認の列を選んでいくだけで済みます。

AI by Zapier は、前の実行のことを覚えていません。 実行のたびに知識がリセットされるので、前月にどう書いたかは、前回のやり取りのメモの列で渡します。

システムへ連携する

Zap 2 では、Filter by Zapier で承認が「メール」の行だけを先へ進めます。 条件に合わなければ、そこで Zap が止まります。「FAX」「送らない」の行は、メールの送信に進みません。 Filter は Professional 以上のプランで使えます。

送るのは、生活相談員が直した後の本文です。 Zap 2 は管理表の行の本文の列を読むので、生活相談員が管理表で直した文がそのまま送られます。 AIが最初に書いた文を送ることはありません。

Gmail には送信の上限があり、超えると最大24時間の停止になることがあります。 90か所は1日の上限には遠いですが、同じ日に別の一斉送信をする予定がある場合は、日をずらします。

人が確認する

生活相談員は、送付の管理表の90行を全件読みます。 ここは省けません。ケアマネジャーとの関係は、デイサービスにとっていちばん大事な関係です。

1. 集計のシートの区分を先に見る … 25日の時点の区分が、自分の感覚と合っているかを確かめます。合わなければ、利用予定の表の入力が遅れていないかを見ます
2. 取り上げた点と理由を読む … 関心と取り上げた情報の結び付きが合っているかを見ます
3. 本文を読む … 回数の増加を頼む文、受け入れを約束する文、案内に無い行事が無いかを見ます
4. 確認事項を見る … あれば、本文を直してから承認します
5. 承認の列を選ぶ … 「メール」「FAX」「送らない」から選びます

1番目を最初にするのは、区分が誤っていれば90行すべてが誤っているからです。 1行ずつ読む前に、元の数字を1回だけ確かめます。

目標は、90件をならして1件4分です。 取り上げた点と理由を見て、本文を流し読みし、承認を選ぶまでで3分前後、FAXの印刷と送信が加わる事業所はもう少しかかります。

例外に対処する

いちばん下の行は、仕組みでは防げません。 承認の列を選んだ瞬間に Zap 2 が動きます。生活相談員には、1行を読み終えてから列を選ぶ、まとめて選ばない、という決まりを守ってもらいます。

記録を残す

• Zap 1 を動かした日時と、そのときの集計のシートの区分
• 今月の案内のシートの内容
• 事業所ごとの案内文（AIが書いたもの）と、取り上げた点・理由・確認事項
• 生活相談員が直した後の本文と、承認の列の選択
• 送った日時と送った方法（メール・FAX）
• ケアマネジャーからの問い合わせと、どの案内を見ての問い合わせか

4つ目は、書き方の決まりを育てる材料です。 生活相談員が毎月同じ箇所を直しているなら、指示か書き方の決まりの一覧に足します。

最後の行は、関心の列の見直しに使います。 どの事業所から、どの曜日やサービスについて問い合わせが来たかを数か月分並べると、関心の列に書くべきことが分かってきます。