発明の掘り起こしの打合せ（Teams）の記録から、出たアイデアごとの課題・構成・効果を発明提案書の骨子にまとめ、発明者に確かめる質問を添える

処理の起点を決める

打合せが終わり、文字起こしが保存されたことを起点にします。 Teams 会議の Copilot は、会議が終わった後に質問するには文字起こしが必要とされています。出席者の了解が得られず文字起こしをしなかった打合せは、この構成に乗りません。

担当の会議ポリシーは、Copilot を「On with saved transcript required」にします。 公式のページでは、これが既定の値で、主催者の会議オプションが「会議中と会議後」に固定されるとされています。文字起こしを始めるのは、出席者の了解を得てからです。

指示文を送るのは、打合せの当日中です。 担当は打合せに出ていたので、アイデアの切り分けの誤りに記憶で気づけます。公開の予定の印も、早く出るほど出願の準備の時間が取れます。 会議のチャットの右上の「Copilot を開く」から、または「まとめ」のタブから開けると公式のページにあります。

指示文は、知財部の共有のフォルダに1つだけ置き、4名が同じものを使います。 担当ごとに指示文を変えると、骨子の書き方のばらつきがそのまま残ります。直すときは1か所を直し、版の日付を付けます。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の会議のチャットです。 公式のページでは、文字起こしがあるとき、Copilot は会議のチャットと文字起こしの両方を使い、文字起こしが始まると会議の24時間前までのチャットも含めるとされています。前日に貼る一覧は、打合せの24時間前より後に貼ります。

【第3グループ 10月 掘り起こし】
テーマ：搬送ユニットの新機種（K-200）の開発で工夫したこと
直近の開発の一覧：
 ・K-200 搬送路の改良（試作3号機まで）
 ・検査工程の治具の見直し
 ・量産ラインの立ち上げ（11月）
骨子の欄：
 1 従来の課題  2 解決の構成  3 効果  4 実施の手がかり  5 変形の例
アイデアが出たら、担当が「アイデア1」「アイデア2」と番号を付けます。

直近の開発の一覧を貼るのは、アイデアを開発の名前に結び付けるためです。 技術者は「あの3号機の件」と短く話します。一覧があれば、Copilot は「3号機」がどの開発かを一覧から結び付けられます。

図は文字起こしに入りません。 打合せでホワイトボードや画面に描いた図は、口で説明した部分だけが記録に残ります。 担当は、図を描いた技術者に「いまの図を言葉で言うと」と促し、図そのものは打合せの後にファイルで受け取ります。

データの取得方法を決める

会議の Copilot に、別の打合せの記録を混ぜません。 会議のチャットから開いた Copilot が使うのは、その打合せの文字起こしとチャットです。前の月の打合せで同じアイデアが出ていても、結び付けるのは担当が案件の一覧で行います。

Word に移すときは、会議の Copilot の出力を写します。 公式のページでは、機密のラベルが会議の内容の書き出しを止めている場合や、会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送を止める設定がある場合には、Copilot の応答を Word に書き出せないとされています。発明の掘り起こしの打合せに機密のラベルを付けている会社は、書き出しを止める設定かどうかを先に確かめ、止めているなら、Word の作業を省いて会議の Copilot の出力から直接骨子を作る運用にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 打合せを知財部の担当が主催する … 研究開発のグループから届いた招待は使わず、こちらで1回ずつ設定し直します
2. 打合せの24時間前より後に、テーマと直近の開発の一覧と骨子の欄をチャットに貼る
3. 打合せの冒頭で、骨子づくりに使うことを伝える … 了解が得られてから文字起こしを始めます
4. アイデアが出るたびに番号を口で付ける … 「これをアイデア3とします」と言います。前のアイデアに話が戻ったら「アイデア1の続きです」と言います
5. 図を言葉にしてもらう … 「どこが、何に対して、どう違うか」を促します
6. 最後に番号と一言の名前を読み上げる … 「アイデア1は搬送路の傾斜、アイデア2は治具の兼用」と言い、出席者に確かめます

どれも、打合せの進め方の決まりです。 システムの前処理ではなく、担当が打合せの中で行う前処理です。とくに4番目は、アイデアの切れ目をAIに推し量らせないための決まりです。

4番目の番号付けは、技術者の話を止めない程度に行います。 話の途中で割り込まず、一区切りしたところで「いまのをアイデア3としますね」と言うだけで足ります。

AIに処理させる

させるのは、番号ごとに話を集め、骨子の欄に、打合せで言われた言葉を引用付きで並べること、足りない欄を質問にすること、決まった種類の話に印を付けることだけです。

「発言した人」は、発明者を決めるための欄ではありません。 誰がどこを話したかを並べるだけで、誰を発明者とするかは、知財部と発明者が別に決めます。 打合せで話した人が発明者とは限らず、話していない人が発明者のこともあります。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「ここを斜めにしたら詰まらなくなった」から、「搬送面に対して5度から15度の傾斜面を設け」と書き足します。 数値も向きも、技術者は言っていません。引用の無い構成は書かない、と指示と出力の形の両方で縛ります。

指示内容を固定する

あなたは知財部の発明発掘の担当を手伝い、発明の掘り起こしの打合せから、
アイデアごとの発明提案書の骨子と、発明者への確認の質問を作る立場です。
この打合せの文字起こしと会議のチャットだけを見てください。
一般的な技術の知識や、他社の製品の情報で補わないでください。

【アイデアの集め方】
- 担当が口で付けた「アイデア1」「アイデア2」の番号ごとに話を集めてください。
- 「アイデア1の続き」と言われた部分も、アイデア1に入れてください。
- 番号の付いていない話でアイデアらしいものは、「番号なし」として別に出してください。

【骨子の欄】（アイデアごと）
1 従来の課題  2 解決の構成  3 効果  4 実施の手がかり  5 変形の例
- 各欄は、打合せの発言を引用し、発言者と時刻を付けてください。
- 欄の文は、引用を短くまとめるだけにしてください。
  引用に無い形・位置・数値・材料・手順を書き足さないでください。
- 引用が無い欄は「言及なし」とし、発明者への質問に回してください。

【発明者への質問】
- 構成について「どこが・何に対して・どう違うか」が言われていない箇所。
- 効果が、どの構成から生まれるのかが言われていない箇所。
- 数値や条件が「少し」「だいたい」で言われている箇所。
- 1つのアイデアにつき3問までにし、答えやすい形にしてください。

【印】
- 学会・展示会・論文・顧客への提示・サンプルの出荷など、
  社外に見せる予定が話に出た箇所（予定の日と、どのアイデアか）。
- 社外の人（大学・取引先・委託先）が関わったと話に出た箇所。

【厳守事項】
- 特許になりそうか、新規性や進歩性があるかを書かないでください。
- 誰が発明者かを書かないでください。「発言した人」を並べるだけにしてください。
- 請求項の形の文を作らないでください。
- 番号と話の中身が合わないときは、まとめたり分けたりせず、
  「担当への注意」に書いてください。

【出力】
1. アイデアの一覧（番号、一言の名前、発言した人）
2. アイデアごとの骨子（5つの欄、引用と時刻）
3. アイデアごとの発明者への質問
4. 印（公開の予定／社外の人の関与）
5. 番号なしの話
6. 担当への注意

「引用に無いものを書き足さない」を、欄の説明と厳守事項の両方に書いています。 1か所だけだと、欄の文を整える途中で、技術的にもっともらしい言葉が足されます。

質問を「1つのアイデアにつき3問まで」に絞るのは、発明者が答えるからです。 10問並んだ質問票は後回しにされ、骨子が発明提案書になるまでの時間がかえって延びます。

出力形式を固定する

会議の Copilot には、表で返させます。 担当は表を、発明提案書の様式の Word にそのまま移せます。欄の並びを様式と合わせておくことが、この構成での構造化の役目です。

【アイデアの一覧（第3グループ 10/8）】
| 番号 | 一言の名前 | 発言した人 |
| 1 | 搬送路の傾斜 | 山本、伊藤 |
| 2 | 検査治具の兼用 | 伊藤 |

【アイデア1 骨子】
| 欄 | 内容 | 引用 | 発言者 | 時刻 |
| 従来の課題 | 小さな部品が搬送路で詰まる | 「K-100 だと小さいのが詰まるんですよ」 | 山本 | 00:12:40 |
| 解決の構成 | 搬送路の一部を斜めにした | 「ここを少し斜めにしたら」 | 山本 | 00:13:05 |
| 効果 | 詰まりが減った | 「3号機では詰まらなくなった」 | 山本 | 00:13:20 |
| 実施の手がかり | 試作3号機 | 「3号機では」 | 山本 | 00:13:20 |
| 変形の例 | 言及なし | － | － | － |

【アイデア1 発明者への質問】
1. 斜めにしたのは搬送路のどの部分で、何に対してどの向きに斜めですか。
2. 斜めにしたことで、なぜ詰まりが減るのですか。
3. 斜めの角度は、どのくらいの範囲で試しましたか。

【印】
| 種類 | 内容 | アイデア | 発言者 | 時刻 |
| 公開の予定 | 「3号機は来月の展示会に出します」 | 1 | 伊藤 | 00:51:10 |

1つ目の理由は、骨子の各欄に引用が並ぶことです。 発明者は、自分の言葉がどの欄に入ったかを読めます。担当の言葉で埋めた骨子より、直す量が少なくなります。

2つ目は、質問が骨子の空欄と対になっていることです。 上の例では、構成の「どこが・何に対して」が言われていないので、それが1問目になっています。質問に答えてもらえば、そのまま空欄が埋まります。

3つ目は、公開の予定の印が別の表になっていることです。 上の例では、アイデア1の試作機が来月の展示会に出ます。骨子を読む前に、この表だけを見て上長に知らせられます。

Word に移した後、Word の Copilot で手引を「/」で指して、欄の文を手引の書き方にそろえます。 このときも、引用の列は消さずに残し、欄の文だけを整えるよう指示します。

システムへ連携する

案件の一覧には、Copilot から書き込みません。 一覧は、出願か秘匿かを決める審査の入口で、担当が確かめたアイデアだけが入る形にします。

人が確認する

この構成では、全件を担当が確かめます。 骨子は発明者に送り、発明提案書の元になるからです。

1. 印の表を先に見る … 公開の予定があるアイデアは、その日のうちに上長に知らせます
2. アイデアの切り分けを確かめる … 番号ごとの話が、打合せの最後の読み上げと合っているかを見ます
3. 構成の欄を引用と照らす … 引用に無い言葉が入っていないかを、時刻から発言を開いて見ます
4. 質問を読み直す … 発明者が答えやすい形か、答えると空欄が埋まるかを見ます
5. 番号なしの話を見る … アイデアとして拾うかを担当が決めます

3番目を省かないでください。 引用に無い構成が骨子に残ると、発明者が「こういう意味でもいい」と受け入れてしまい、 発明の中身が打合せで言われたことから離れます。

目標は、1回あたり39分です。 録画の行き来が無くなり、確かめる箇所が引用と時刻で示されることで、見る場所が決まります。

例外に対処する

上から5行目は、見落とすと後で大きくなります。 打合せで「大学の先生に相談したら」と出たアイデアは、発明者や権利の持ち分の話につながります。 印を付けて知財部に回すところまでをこの構成で行い、判断は知財部が行います。

記録を残す

• 打合せの文字起こしと、会議のチャットに貼った一覧
• Copilot の出力（アイデアの一覧・骨子・質問・印）の全文と、使った指示文の版
• 担当が直した箇所 … どの欄の文を、どう変えたか
• 発明者に送った骨子と質問、発明者の答え
• 公開の予定の印と、上長に知らせた日
• グループごとの「番号なし」と「言及なし」の件数

Copilot の出力は、骨子とは別に保存します。 公式のページでは、文字起こしが使えなくなると Copilot とのやり取りの履歴も消えるとされています。出力を Word の別ファイルとして、グループのフォルダに置きます。

担当が直した箇所は、指示文を直す材料になります。 同じ種類の書き足しを何度も消しているなら、指示文の厳守事項に1行足せば、次の回から消す手間が減ります。