ホテルの法人営業が、見積を出した企業や宿泊の多い企業に、利用の実績に合わせた法人契約の案内とフォローのメールを下書きし、返事の無い企業を拾う

処理の起点を決める

毎週月曜の朝8時半に、Schedule by Zapier で動かします。 見積のフォローは「何日たったら」で決まり、法人契約の案内は月初の実績で決まります。どちらも、何かが起きた瞬間ではなく、時間がたったことで発生する連絡です。 週に1回まとめて拾えば、担当者が月曜に1週間分の連絡をまとめて片付けられます。

毎日にしない理由は、下書きが毎朝少しずつ増えると読まれなくなるからです。 週に1回、まとまって置かれていれば、月曜の午前に時間を取って読む習慣が作れます。見積のフォローは「7日以上たったもの」で拾うので、週1回でも最大で13日後には拾えます。

Zap の時間帯は、アカウントの設定に従います。 公式の説明では、アカウントの時間帯を変えたら Zap をいったん止めて戻す必要があり、実行の履歴は UTC で表示されるとされています。履歴を見て「動いていない」と慌てないよう、運用の担当に伝えておきます。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の「書いてよい条件の一覧」です。 法人契約の案内で、AIに自由に条件を書かせると、「法人料金で20％お得に」のような、ホテルが決めていない数字を書きます。 書いてよい条件（「平日の法人料金の適用」「請求書での後払い」「チェックアウトの延長」など）を表にしておき、そこから選ばせます。

宿泊の実績は会社ごとの合計だけです。 誰が何日に泊まったかという宿泊者の情報は、AIにも Zap にも渡しません。会社の総務の担当者に送るメールに、個人の宿泊の記録を書く必要はありません。

データの取得方法を決める

区分の付いた行は、Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) でまとめて取ります。 検索の列を「今週の連絡の区分」の列にし、値は「対象」とします。区分の列には式で「見積フォロー」「契約案内」「更新案内」のいずれかを入れ、対象かどうかは別の列で「対象」と出します。こうすると、1回の検索で3つの区分をまとめて拾えます。

区分を決める式は、次のように組みます。

15泊や60日の数字は、営業部長が決めて表の上の欄に置きます。 式はその欄を参照するので、基準を変えたいときは数字を1つ書き換えるだけです。

相手からの返事は、Gmail の Find Email で探します。 担当の営業の Gmail の接続で、相手のメールのドメインからの直近7日のメールを探す検索の条件を渡します。見つかれば、相手は何か連絡してきているので、下書きは作らずに止めます。連絡先の表の状態が変わっていなくても、担当者がまだ返事を読んでいないだけかもしれないからです。

AIへ渡す前に整形する

1. 対象外を止める … Lookup の結果が0件なら、その週は何もしません。ループの中では、メールアドレスが空の行を最初の Filter で止めます
2. 返事のある企業を止める … Find Email で見つかった企業は、Filter で止め、表に「返事あり・未確認」と書きます
3. 数字の形をそろえる … 室泊数、平日の割合、前年同期との差を、文面に入れる形（「42泊」「平日が約8割」）に式の側で整えておきます
4. 渡さない列を外す … 担当者の携帯電話、社内のメモの列、単価の詳細は AI に渡しません
5. 担当の営業の署名を付ける … 担当の列から、署名と Gmail の接続の分かれ道を決めます
6. フォローの回数を見る … 見積フォローの2回目は、1回目と違う書き出しを使うよう、回数を AI に渡します

3番目を式の側で済ませるのは、AIに計算をさせないためです。 「平日が約8割」は、平日の室泊数を合計で割って式で出します。AIに室泊数の内訳だけを渡して割合を書かせると、計算を間違えたまま、もっともらしい数字が相手に届きます。

AIに処理させる

させるのは、区分ごとにメールの件名と本文を作り、どの数字と条件を使ったかを書くことだけです。

数字は、渡された値をそのまま写させます。 「42泊」を「40泊以上」や「多数」に丸めると、相手の担当者が社内で説明するときの材料になりません。逆に、渡していない数字を書いたら、それは作られた数字です。 出力形式のところで機械的に確かめます。

1行目がいちばん大事な禁止です。 法人契約の案内に「通常より15％お安く」と書かれた下書きは、読みやすく具体的なので、そのまま送られやすい一文です。 指示で禁じたうえで、出力の検査でも止めます。

指示内容を固定する

あなたはホテルの法人営業の担当です。
法人のお客さまへのメールの件名と本文を作ってください。
与えられた情報だけを使ってください。

【区分】{case_type}
- quote_followup ... 見積をお送りした企業へのフォロー
- contract_offer ... 法人契約の無い企業への、法人契約のご案内
- renewal ... 法人契約の満了が近い企業への、更新のご案内

【書き方】
- 書き出しは、文面の決まりの書き出しから区分に合うものを1つ選んでください。
- quote_followup では、見積の用途と泊数を1行で振り返り、日程や条件の変更の
  ご相談に応じられることを書いてください。フォローの回数が1回目か2回目かで
  書き出しを変えてください。
- contract_offer と renewal では、宿泊の実績の数字を、渡された表記のまま
  1回だけ本文に入れてください。
- contract_offer では、書いてよい条件の一覧から2つまで選び、その文言のまま
  書いてください。
- 文面の決まりにある「今後のご案内が不要な場合」の一文を、そのまま入れてください。
- 本文は全体で350字程度、段落は4つまでにしてください。
- 署名は与えられた署名をそのまま使ってください。

【厳守事項】
- 料金、割引率、金額を書かないでください。「お得」「お安く」も使わないでください。
- 書いてよい条件の一覧に無い特典やサービスを書かないでください。
- 渡されていない数字を書かないでください。数字を丸めたり言い換えたりしないでください。
- 宿泊されたお客さまの名前、宿泊日、部屋の情報を書かないでください。
- 他のホテルとの比較を書かないでください。
- ご返事がない理由を推測して書かないでください。
- 情報が足りず書けない場合は、本文を書かずに missing に足りない項目を挙げてください。

【会社の情報】{company}
【見積の要点】{quote}
【宿泊の実績】{usage}
【法人契約の情報】{contract}
【文面の決まり】{rules}
【書いてよい条件の一覧】{allowed_terms}
【署名】{signature}

「お得」「お安く」まで名指しで禁じるのは、料金の数字を禁じるだけでは足りないからです。 数字を書けないと、AIは「大変お得な料金で」と書きます。相手が「いくら安くなるのか」と問い合わせてくれば悪くはありませんが、営業部長が決めていない約束を匂わせることになります。

「書けない場合は missing に挙げる」は、空の列を推測で埋めさせないためです。 見積の用途が空なら、用途に触れないフォローを書くより、担当者に用途を埋めてもらうほうが早く済みます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目を、次のように定義します。

項目を分けて受けるのは、検査のためです。 Zap の中で次の3つを確かめ、どれかに当たったら下書きを作らず、表に「要確認」と書いて担当者に任せます。

1. missing が空でない
2. body に「％」「円」「お得」「お安く」の文字がある
3. used_numbers の数字が、渡した実績の表記と一致しない

3番目が、作られた数字を止める検査です。 Formatter で used_numbers を分け、渡した「42泊」「約8割」と同じ文字が body にあるかを見ます。本文に数字があるのに used_numbers に無い場合も、要確認にします。

検査を通ったものは、次の形で Gmail の下書きにします。

宛先：{担当者のメールアドレス}
件名：{subject}
本文：{body}

下書きの宛先には、相手の担当者1人だけを入れます。 CC に上司を入れるかは、担当の営業が下書きを直すときに決めます。

システムへ連携する

Gmail の接続は、担当の営業ごとに分けます。 下書きは担当の受信箱に置かないと、担当者が気づきません。3名分の接続を作り、担当の列の値で使う接続を変えます。 共有の受信箱に置く形にすると、誰が送ったかが分からなくなります。

宿泊管理システムには書き込みません。 法人契約が決まったら、営業部長が宿泊管理システムに法人料金を登録します。この構成が触るのは、スプレッドシートと Gmail の下書きだけです。

人が確認する

担当の営業は、月曜の午前に下書きをまとめて読みます。

1. 下書きを読む … 区分と相手の会社名を見て、送ってよい相手かを確かめます。担当者だけが知っている事情（先週電話で話した、担当者が異動した）があれば送りません
2. 数字を見る … 実績の数字が相手に伝えてよいものかを確かめます。相手の社内で出張を控えている時期なら、数字に触れないほうがよいこともあります
3. 直して送る … 1行足すか、そのまま送るかを決めます
4. 送らなかったら理由を残す … 連絡先の表の状態を「連絡不要」「電話で対応」などに変えます

「要判断」の企業は、営業部長が週に1回見ます。 フォローを2回しても返事の無い企業を、電話で確かめるか、見送りにするかを決めます。ここを決める人がいないと、表の上で同じ企業が毎週拾われ続けます。

目標は、150件をならして1件4分です。 下書きを読んで直して送る時間で、要確認の印が付いたものは、担当者が表の列を埋め直すので10分近くかかります。

例外に対処する

7行目は、月初の第1週に必ず起きます。 実績のシートを貼るのが月曜の午後になると、月曜の朝の Zap は先月の実績で動きます。実績のシートに「今月分を貼った」印の欄を置き、印が無い週は契約案内と更新案内を止めます。

記録を残す

• 下書きを作った日、区分、フォローの回数（連絡先の表）
• AI の出力の全項目（件名、本文、使った数字、使った条件、missing）を、別のシートに1行ずつ
• 検査で止めた理由（料金の言葉、数字の不一致、missing）
• 担当の営業が送ったか、送らなかった理由
• 相手からの返事の有無と、法人契約に至ったか

AIの出力を残すのは、送った文面と比べるためです。 担当者がどこを直して送ったかを月に一度見ると、文面の決まりと書いてよい条件の一覧のどこが足りないかが分かります。

法人契約に至ったかの列は、区分ごとに数えます。 契約案内の下書きを何社に作り、何社と打合せになり、何社と契約したか。この数字で、15泊の基準が適切かを営業部長が見直します。